Comment créer un plan de projet : un guide étape par étape

L’efficacité et l’organisation sont essentielles à tout projet sur le lieu de travail. Un plan de projet sert de guide détaillé qui aide les équipes à rester organisées et sur la bonne voie. Cela peut être le facteur décisif pour respecter le budget et les délais.

Dans l'article de blog suivant, nous vous expliquerons comment créer un plan de projet. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce qui est inclus dans un plan de projet et les meilleures pratiques pour rédiger un plan de projet.

Table des matières

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Éléments clés d'un plan de projet

Étapes pour créer un plan de projet

Meilleures pratiques

FAQ sur les plans de projet

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Un plan de projet, également appelé plan de travail, est un document qui couvre tout ce qui concerne un projet. Il s'agit en partie d'une feuille de route, d'une liste de contrôle et d'un plan directeur.

Les plans de projet, créés par les chefs de projet, décrivent la portée, les objectifs, les livrables et le calendrier d'un projet. Généralement rédigé après un examen par les parties prenantes d'une charte de projet, le plan est partagé avec l'équipe pour clarification et discussion. Dans les premières étapes, il sert de ligne directrice pour les livrables, tandis que dans les étapes ultérieures, il aide à mesurer les progrès et à maintenir l'équipe alignée sur la vision, les jalons et les dates d'échéance du projet.

Charte de projet vs plan de projet

Un plan de projet est une feuille de route détaillée qu'une équipe suit depuis le début d'un projet jusqu'à sa livraison. Il contient tous les détails dont l'équipe a besoin pour accomplir le travail, comme l'ordre dans lequel les livrables doivent être terminés, la manière dont le projet doit être suivi, les dates d'échéance pour chaque composant du projet et la manière dont les tâches du projet sont déléguées.

En revanche, une charte de projet est un document de plus haut niveau. Il détaille la portée du projet, les étapes, les livrables et un calendrier général, mais n'inclut pas les détails spécifiques trouvés dans un plan de projet. Les unes par rapport aux autres, une proposition de projet prime. Ensuite, la charte du projet suit, et le plan du projet vient ensuite.

Objectif d'un plan de projet

L'objectif principal d'un plan de projet est de maintenir l'équipe alignée pendant qu'elle travaille à sa réalisation. Cela a de nombreux effets d'entraînement, comme répondre aux questions des membres de l'équipe avant qu'elles ne surviennent et fournir un cadre pour la prise de décision et l'exécution.

Un plan de projet maintient également les parties prenantes alignées sur les objectifs d'un projet. Partager le plan de projet avant le début des travaux et s'y référer à chaque étape et/ou livrable tient les parties prenantes au courant de l'avancement d'un projet, leur donnant la possibilité de poser des questions et de fournir des commentaires à des moments clés.

Éléments clés d'un plan de projet

Étapes pour créer un plan de projet

1. Définir les objectifs du projet

Avant de rédiger un plan de projet, définissez les objectifs du projet.

• Qu’allez-vous réaliser avec ce projet ?
  • Quels sont les avantages qu’il apportera ?
  • Quels sont les problèmes que cela résoudra ?

Après avoir défini les objectifs du projet, vous pouvez extrapoler ses avantages comme un engagement accru sur les réseaux sociaux, une plus grande reconnaissance de la marque, une augmentation des ventes ou un flux de travail plus efficace, pour ne donner que quelques exemples. Si l’objectif est de résoudre un problème existant, notez clairement ce problème dans vos notes de brainstorming.

Lorsque vous réfléchissez et rédigez des objectifs, assurez-vous qu'ils respectent les critères SMART :

• Spécifique.Sont-ils concentrés sur un défi ou un objectif spécifique ?
• Mesurable. Pouvez-vous quantifier les progrès vers les objectifs ? Comment?
• Cessible. Existe-t-il des rôles clairs qui peuvent être délégués à des personnes spécifiques ?
• Réaliste. Est-il raisonnable d’attendre le résultat annoncé avec les ressources disponibles ?
• Lié au temps. Existe-t-il un calendrier clair pour atteindre les objectifs déclarés ?

2. Engager les parties prenantes

Prévoyez du temps pour parler avec chaque partie prenante. Renseignez-vous sur ce dont ils ont besoin et comment ce projet répondra à leurs besoins. Cela pourrait impliquer des allers-retours entre les parties prenantes, en particulier lorsque vous affinez les objectifs du projet et parvenez à un consensus. S’il y a plusieurs parties prenantes et des besoins variés, il peut être bénéfique d’organiser une réunion avec toutes les parties.

3. Établir la portée du projet

Avec la contribution des parties prenantes, l'étape suivante consiste à établir la portée du projet. Indiquez les livrables spécifiques.

Rédigez un énoncé de la portée qui définit clairement tous les aspects de la portée du projet.

4. Divisez le projet en tâches

Créez une structure de répartition du travail (WBS). Divisez le projet en petits morceaux, en définissant les livrables pour chaque phase. Ce faisant, affectez les membres de l’équipe à des tâches spécifiques.

5. Élaborer un calendrier

Une fois que vous avez une idée de chaque étape de l'avancement du projet, créez une chronologie en les classant dans un ordre séquentiel. La fonctionnalité de composition de Grammarly peut vous aider. D'autres outils que vous pouvez utiliser à ce stade incluent des diagrammes de Gantt pour visualiser des calendriers et des listes de contrôle interactives telles que celles de CoSchedule et Notion.

6. Estimer les ressources et les coûts

Déterminez les éléments suivants :

• Qui travaillera sur le projet
• L'équipement que l'équipe utilisera
• Les matériaux nécessaires au projet

Élaborez différents scénarios, comme externaliser une partie ou la totalité du travail et le conserver en interne. Cela vous donnera quelques estimations budgétaires différentes, que vous pourrez ensuite utiliser pour solidifier votre plan de projet. N'oubliez pas de tenir compte des imprévus tels que les frais urgents et les révisions.

7. Planifier les risques

Certains projets sont plus risqués que d’autres. Vous pourriez être confronté à des problèmes, comme une panne technique ou un retard d'expédition. Au fur et à mesure que vous élaborez votre plan de projet, évaluez ces risques de manière réaliste, en déterminant leur probabilité et l'impact que chacun pourrait avoir sur le projet. Ensuite, développez une stratégie d’atténuation pour chaque risque, en attribuant la responsabilité de la gestion des risques spécifiques aux membres concernés de l’équipe.

8. Rédiger un plan de communication

Un plan de communication est un élément crucial d’un plan de projet. N'oubliez pas que l'objectif du plan de projet est de maintenir l'équipe sur la bonne voie et de garantir que le projet se déroule efficacement. La communication, tant entre les membres de l'équipe qu'entre vous et les parties prenantes du projet, est essentielle.

Déterminez la manière dont vous communiquerez, par exemple par courrier électronique, réunions, rapports ou tableaux de bord. Vous souhaiterez peut-être planifier des réunions à des moments précis et mettre en place un canal pour la communication quotidienne. Ce faisant, définissez les rôles de mise à jour et de partage de l'avancement du projet.

9. Construire un processus d’assurance qualité

Intégrez des évaluations de qualité dans votre calendrier et attribuez des responsabilités de contrôle qualité.

L’assurance qualité est un objectif primordial de tout plan de projet. Dans votre plan de projet spécifique, déterminez comment vous définirez un produit de qualité. Il peut s'agir de données établies par rapport aux performances de votre produit ou de conceptions qui correspondent à une identité de marque établie.

10. Obtenez les approbations et finalisez le plan

Une fois votre projet prêt, présentez-le aux parties prenantes. Ils peuvent fournir des commentaires et, s’ils le font, intégrer leurs suggestions dans la prochaine version. Avant de commencer le travail, assurez-vous que l’équipe comprend ses rôles et responsabilités.

11. Exécuter et surveiller le plan

Démarrez le projet en examinant le plan avec l’équipe. À ce stade, présentez les outils de suivi et de communication qui seront utilisés. Dans les jours et semaines suivants, suivez les progrès et effectuez les ajustements nécessaires, tels que des changements de date d'échéance ou une réaffectation des tâches.

12. Documenter les leçons apprises

Une fois les livrables entre les mains du client/des parties prenantes, organisez une réunion de clôture du projet. Lors de cette réunion, enregistrez tous les succès, défis et domaines dans lesquels le flux de travail peut être amélioré. Grammarly peut rationaliser ce processus en organisant vos données et informations dans une documentation facile à lire. Cette documentation peut vous aider à rédiger des plans de projet plus efficaces à l'avenir.

Meilleures pratiques

L’un des moyens les plus efficaces d’apprendre à rédiger des plans de projet solides consiste à examiner un exemple de plan de projet. Votre entreprise peut avoir des exemples archivés ou vous pouvez les trouver en ligne.

Soyez proactif dans la collaboration avec les principales parties prenantes. Cela signifie communiquer régulièrement avec eux avant de commencer à rédiger le plan et prendre le temps de comprendre ce dont ils ont réellement besoin. Tenez-les également au courant de l'avancement du projet : à chaque étape, assurez-vous d'obtenir toutes les approbations nécessaires. Cela peut éviter les oublis et les retards.

Dans votre plan de projet écrit, la clarté et la concision sont essentielles ! Faites de ces priorités absolues. Que vous ayez besoin d'aide pour démarrer, réviser ou relire, Grammarly peut vous aider.

FAQ sur les plans de projet

Quelle est l’étape la plus importante dans la rédaction d’un plan de projet ?

L'étape la plus importante dans la rédaction d'un plan de projet consiste à définir les objectifs et les résultats du projet.

Comment puis-je garantir l’adhésion des parties prenantes à mon plan de projet ?

L’adhésion des parties prenantes est généralement plus probable lorsque le plan de projet comporte des objectifs clairs et un processus linéaire, étape par étape, pour les atteindre.

Quels outils puis-je utiliser pour créer un plan de projet ?

Grammarly fournit de nombreux outils que vous pouvez utiliser lors de la rédaction d'un plan de projet, comme la fonction de rédaction et la relecture.

Comment gérer les modifications apportées au plan du projet pendant l’exécution ?

Communiquer la nécessité d’apporter des changements aux parties prenantes et aux membres de l’équipe. Après avoir apporté des modifications, partagez une version révisée du plan avec toutes les parties.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’un plan de projet ?

Les erreurs courantes incluent :

• Détails insuffisants dans le plan
• Un manque de clarté concernant les objectifs, les résultats et les rôles
• Ne pas prévoir suffisamment de temps pour les imprévus
• Ne pas évaluer les risques et créer des stratégies d’atténuation