Rationaliser le succès : un guide étape par étape pour créer une documentation sur les processus pour votre entreprise

Ce n’est peut-être pas la tâche de rédaction commerciale la plus glamour, mais la documentation des processus est une partie importante de la gestion de projet et des opérations commerciales. Disposer de manuels d'opérations commerciales et de procédures opérationnelles standard rationalisés et bien rédigés peut permettre à votre équipe d'économiser du temps, de l'énergie et d'éviter des problèmes de communication sur le lieu de travail, et vous aider à vous démarquer en tant que communicateur efficace et efficient. La création de guides de processus ne doit plus être un casse-tête comme autrefois grâce aux outils de documentation commerciale et aux partenaires de rédaction IA. Poursuivez votre lecture pour découvrir un guide étape par étape sur la création d'une documentation organisationnelle et les meilleures pratiques en matière de documentation des processus.

Qu’est-ce que la documentation du processus ?

La documentation des processus fait référence à l'enregistrement détaillé et à la description des étapes, des procédures et des activités impliquées dans un processus métier particulier. Il vise à fournir une compréhension globale de la manière dont les tâches sont exécutées, de la séquence d’actions ainsi que des rôles et responsabilités des individus impliqués dans le processus.

Éléments clés d’une documentation de processus efficace

Des objectifs et une portée clairs

Comme toute bonne communication commerciale, l’objectif de votre documentation de flux de travail doit être clair avant de commencer à rédiger le contenu. Commencez par être précis sur les avantages commerciaux de la création d’une cartographie des processus métier.

Les objectifs commerciaux de la cartographie des processus métier peuvent inclure :

• Améliorer l’efficacité opérationnelle en rationalisant un processus
• Pour faciliter la formation et l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Pour assurer le respect des réglementations du secteur

Ensuite, définissez la portée de votre document en vous demandant ce que votre lecteur devrait gagner en suivant la documentation de votre workflow. Les meilleurs documents de processus n’essaient pas de tout prendre en charge en même temps. Au lieu de cela, commencez par être spécifique et gardez votre portée gérable afin de créer un processus de documentation commerciale qui peut évoluer avec votre entreprise.

Descriptions détaillées étape par étape

Ce qui différencie la documentation des processus des autres documents commerciaux, c'est leur niveau de détail. Il est important de ne sauter aucune étape du processus et d'écrire spécifiquement à votre public, qui n'a peut-être pas l'expérience ou les connaissances institutionnelles que vous possédez en tant que personne familiarisée avec le processus. Documenter le flux de travail implique de décomposer l'ensemble du flux de travail en étapes granulaires, d'élucider les entrées et les sorties et de délimiter les responsabilités et les dépendances pour chaque étape.

Prenons l'exemple de la création d'une documentation sur le processus d'intégration. Les trois premières étapes du document de flux de travail peuvent ressembler à l'exemple ci-dessous, qui a été créé avec l'IA générative de Grammarly et décompose de manière concise chaque étape et nomme le service ou la personne responsable de chaque action.

1. Pré-intégration

un. Les RH reçoivent la lettre d'offre signée du nouvel employé.

b. Les RH préparent le dossier d'intégration de l'employé, y compris les formulaires et documents requis.

c. Le service informatique configure les comptes, la messagerie électronique et les autorisations d'accès nécessaires.

2. E-mail de bienvenue

un. Les RH envoient un e-mail de bienvenue personnalisé au nouvel employé.

b. L'e-mail comprend un aperçu du calendrier d'intégration, des documents requis et un message de bienvenue de l'équipe.

3. Jour 1—Orientation

un. Un nouvel employé arrive au bureau et est accueilli par les RH.

b. Les RH organisent une séance d'orientation, présentant la culture, la mission et les valeurs de l'entreprise.

c. L'informatique fournit un bref aperçu des systèmes et outils technologiques de l'entreprise.

Inclusion de visuels

Les aides visuelles telles que les organigrammes, les diagrammes et les images peuvent transformer des informations complexes dans un format facile à comprendre. Ils servent de références rapides et peuvent améliorer considérablement la compréhension du processus, en particulier pour les apprenants visuels.

Vous pouvez utiliser des captures d'écran annotées pour guider le lecteur ou créer une vidéo de formation dans le cadre de la documentation. Un organigramme pour un processus d'exécution des commandes peut offrir une feuille de route visuelle, élucidant les points de décision et les activités à chaque étape. En tirant parti de ces outils visuels, les organisations peuvent améliorer considérablement la compréhension et rendre la documentation accessible à un public plus large.

Créer des guides de processus en 7 étapes

1 Identifiez les processus à documenter.

Identifier les processus à documenter est crucial pour prioriser efficacement vos efforts. Commencez par vous concentrer sur les fonctions métier essentielles et les opérations critiques qui ont un impact sur l’efficacité, la satisfaction client ou la conformité. Consultez les membres de l’équipe et les parties prenantes pour identifier les points faibles et les domaines nécessitant des éclaircissements. Considérez les processus sujets aux erreurs ou ceux essentiels à l’intégration des nouveaux employés comme priorités absolues en matière de documentation.

2 Impliquez des experts en la matière.

La collecte d’informations auprès d’experts en la matière est essentielle pour créer une documentation complète des processus. Vous pouvez utiliser l'organigramme de votre entreprise pour identifier les contributeurs et les parties prenantes et mener des entretiens ou des enquêtes avec ceux qui sont des experts dans le processus afin de recueillir des informations sur le flux de travail, les entrées, les sorties et les dépendances.

3 Définissez les formats que vous utiliserez.

Les meilleurs documents de processus sont visuels et riches en informations. Vous devrez probablement utiliser une variété de types de contenu, des organigrammes aux clips vidéo. Déterminez si les captures d'écran annotées constitueront des aides visuelles suffisantes ou si le processus nécessite des didacticiels vidéo ou des outils de formation interactifs.

4 Rédigez le document avec l'aide d'AI.

La rédaction de la documentation du processus sera probablement la partie la plus longue du processus, mais il existe plusieurs façons d'alléger ce fardeau. Par exemple, vous pouvez rédiger le document au fur et à mesure que vous effectuez le processus, afin de doubler le travail. Il existe également plusieurs outils sur le marché qui aident les chefs de projet et les équipes opérationnelles commerciales à créer et à mettre en œuvre une documentation des processus. Beaucoup de ces outils exploitent l’IA pour vous aider à créer ces documents essentiels en une fraction du temps.

Outils de documentation des processus :

• Microsoft Visioest un outil de création de diagrammes et d'organigrammes qui permet aux utilisateurs de créer des représentations visuelles des processus. Il propose une large gamme de formes et de modèles pour faciliter la création de diagrammes de processus détaillés.
• Lucidchartest un outil de création de diagrammes et de collaboration basé sur le cloud. Il fournit une plate-forme intuitive pour créer des organigrammes, des diagrammes et d'autres représentations visuelles de processus.
• Grammarlyest un partenaire d'écriture IA, conçu pour vous aider à chaque étape du processus d'écriture. Utilisez-le pour générer du texte et rendre chaque document commercial concis, clair, grammaticalement correct et conforme à la marque. Il vous permet également d'intégrer la documentation des processus dans des applications et des documents courants sur le lieu de travail, grâce à ses fonctionnalités de partage de connaissances et de guide de style pour les équipes. Au lieu d'équiper les équipes de guides de style ou de documents de marque volumineux, Grammarly peut fournir les mêmes conseils directement en ligne que les coéquipiers écrivent.
• Tallyfyest un outil de documentation des processus et de gestion des flux de travail conçu pour simplifier les processus métier. Il permet aux utilisateurs de documenter les processus, de suivre les progrès et de gérer les flux de travail sur une plateforme centralisée.
• Process Streetest une liste de contrôle et un outil d'automatisation des flux de travail qui permet aux utilisateurs de documenter, d'exécuter et de suivre les processus récurrents. Il est conçu pour améliorer l’efficacité des tâches et des processus récurrents.

Même avec les meilleurs partenaires IA du marché, vos documents de processus ont toujours besoin de votre touche humaine et de votre expertise. Pour cela, utilisez les meilleures pratiques de rédaction commerciale pour la documentation des flux de travail :

• Utilisez des phrases courtes et un langage simple.
• Optez pour des verbes précis et actifs et des phrases déclaratives concises.
• Écrivez pour votre public cible, en utilisant un langage commun à son rôle et à son niveau d'expérience. Évitez le jargon autant que possible et assurez-vous de définir les termes.
• Utilisez la voix active pour rendre votre guide plus facile à comprendre et encourager votre lecteur à prendre des mesures spécifiques.
• Utilisez des verbes spécifiques pour faciliter la clarté. Par exemple, « Cochez la case dans la colonne 4 » est plus utile que « Assurez-vous que tous les champs sont remplis ».
• Donnez le ton approprié au document. Une ambiance amicale et reconnaissante peut accroître l'engagement avec les employés et rendre les tâches fastidieuses plus agréables, tandis qu'un ton plus audacieux et plus formel peut exprimer le sérieux ou l'urgence des processus liés à la conformité légale et à la sécurité.
• Utilisez la voix et le style de la marque de votre entreprise dans votre documentation. Même la documentation interne doit ressembler à la marque de votre entreprise.

5 Examinez et recueillez des commentaires.

La révision du projet de documentation va bien au-delà de la relecture des erreurs de ponctuation, même si une vérification approfondie de la concision, de la grammaire et de la clarté devrait être un élément clé du processus de révision. Une fois que votre document est exempt d’erreurs d’écriture, demander des commentaires substantiels aux parties prenantes et aux experts vous aidera à fournir le meilleur produit final possible.

6 Distribuer et mettre en œuvre la documentation des processus.

Les meilleurs documents de processus sont inutiles si personne ne les utilise. La mise en œuvre de la documentation finalisée des processus implique la formation des employés et la communication efficace des changements de processus au sein de l'organisation. Si nécessaire, organisez des sessions de formation pour les équipes concernées, en mettant l'accent sur les changements et les avantages. Communiquez les changements de processus via plusieurs canaux, notamment les e-mails, les réunions et l'intranet, pour garantir que toutes les parties prenantes sont informées et alignées.

Utilisez des outils, tels que les fonctionnalités de partage de connaissances et de guide de style de Grammarly, pour intégrer la documentation des processus dans les flux de travail quotidiens des employés. Par exemple, Knowledge Share permet aux administrateurs de décoder les acronymes et le jargon de l'entreprise et de créer des liens vers des informations pertinentes, ce qui constituerait un moyen intelligent d'intégrer des documents de processus ou des instructions rapides partout où votre équipe travaille. Les guides de style sont des documents de processus courants qui, malheureusement, peuvent se perdre dans les disques durs ou prendre la poussière dans les tiroirs. Mais en téléchargeant votre guide de style dans Grammarly, votre équipe bénéficiera d'un coaching en temps réel partout où elle écrit afin qu'elle puisse rester fidèle à la marque avec moins de formation.

7 Planifiez des révisions et des mises à jour régulières.

La mise à jour et la maintenance régulières de la documentation des processus sont essentielles pour la maintenir à jour et pertinente. Planifiez des révisions périodiques de la documentation des processus pour refléter les changements dans la technologie, les réglementations ou la structure organisationnelle. Réservez des journées de processus et des séances de travail à l'échelle de l'équipe pour encourager les employés à mettre à jour la documentation des processus dont ils sont en charge. Établissez un processus de gestion des changements pour les mises à jour afin de garantir la cohérence et l’exactitude des documents.

Une documentation des processus bien structurée constitue la pierre angulaire du succès de l'organisation, offrant clarté, cohérence et efficacité dans les opérations quotidiennes. Les avantages vont d’expériences d’intégration améliorées et de flux de travail rationalisés à une collaboration améliorée et une adaptabilité aux changements. Investir du temps dans la création et la maintenance de la documentation des processus est un investissement dans le succès à long terme d'une entreprise. Cela favorise non seulement une culture d'amélioration continue, mais permet également aux équipes de relever efficacement les défis et garantit une transition fluide pour les nouveaux membres de l'équipe. En tirant parti de la puissance d’une documentation claire et complète des processus, les entreprises jettent les bases d’une croissance durable, de l’excellence opérationnelle et de la résilience dans un paysage commercial en constante évolution.

FAQ sur la documentation des processus

À quelle fréquence la documentation du processus doit-elle être mise à jour ?

La documentation des processus doit être mise à jour régulièrement, généralement trimestriellement ou annuellement, ou plus fréquemment en réponse à des changements importants dans les processus, la technologie ou les réglementations, garantissant ainsi son exactitude et sa pertinence.

Quels sont les défis courants liés à la création de documentation de processus ?

Les défis courants liés à la création d'une documentation de processus incluent l'obtention d'informations précises auprès des parties prenantes, l'alignement de la documentation sur les changements organisationnels, le maintien de la clarté sans complexité inutile et la garantie d'une pertinence continue au fil du temps.

Dans quelle mesure la documentation du processus doit-elle être détaillée ?

La documentation du processus doit trouver un équilibre entre être suffisamment détaillée pour fournir une compréhension complète de chaque étape, y compris les entrées, les sorties et les responsabilités, et éviter toute complexité inutile pour répondre aux besoins de son public cible.

Existe-t-il des outils spécifiques recommandés pour la documentation des processus ?

Les outils recommandés pour la documentation des processus incluent Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy et Process Street. Le choix de l'outil dépend de facteurs tels que les préférences organisationnelles, les besoins de collaboration et la complexité des processus documentés.