C'est pourquoi vous devriez vérifier votre courrier électronique le matin

Ne consultez pas votre messagerie ! Beaucoup de personnes avec des informations d'identification fantaisistes vous diront d'éviter à tout prix votre e-mail le matin. La consultante en gestion du temps Julie Morgenstern a écrit un livre entier à ce sujet. Elle a déclaré au Huffington Post que si vous cédez à la tentation, « vous ne vous en remettrez jamais ». L'écrivain en développement personnel Sid Savara donne sept raisons de ne pas le vérifier. Pour commencer, les demandes dans votre e-mail ne sont pas encore sur votre agenda de « choses à faire ». Si vous les ajoutez à votre assiette, vous serez distrait des choses importantes déjà sur votre liste de choses à faire. Voulez-vous perdre le bonheur qui accompagne l'ignorance ? En revanche, tout autant d'experts vous diront de vérifier vos e-mails en début de journée. Voici ce qu'ils ont à dire.

Pourquoi devriez-vous vérifier vos e-mails

Sortez-le du chemin

La principale raison de vérifier vos e-mails le matin est simplement de les éliminer. Lifehacker rapporte l'expérience personnelle de la collaboratrice de Harvard Business Review, Dorie Clark : « En poussant la correspondance par e-mail à la fin de la journée, j'ai constaté que j'évitais systématiquement de répondre à certains messages car ils nécessitaient des choix difficiles que mon cerveau trouvait éprouvants. J'ai réalisé que si je voulais enfin vaincre ces messages qui traînaient au fond de ma boîte de réception, ce dont j'avais le plus besoin n'était pas simplement du temps pour répondre ; c'était la volonté et le discernement pour porter de bons jugements et réagir en conséquence. Elle recommande de réserver des périodes de vingt minutes tout au long de la journée pour gérer la correspondance par courrier électronique.

Former les autres à respecter votre temps

Quelqu'un vous a-t-il déjà appelé ou vous a-t-il envoyé un message vous demandant si vous aviez reçu son e-mail envoyé il y a cinq minutes ? Dans le monde de la technologie d'aujourd'hui, les gens veulent que les choses soient rapides. Mais la patience n'est-elle pas une vertu ? Lorsque vous ne répondez pas instantanément, vous risquez d'irriter les autres au début. Cependant, lorsqu'ils reçoivent une réponse réfléchie, ils pourraient apprendre à apprécier votre diligence. Si votre coutume est de répondre aux e-mails le matin, vous pouvez répondre dans les vingt-quatre heures. C'est un délai raisonnable qui vous donne le temps de répondre correctement. Finalement, vos contacts fréquents se familiariseront avec votre routine. Ils verront que vous êtes trop occupé pour être à leur entière disposition, mais vous leur recontacterez en temps voulu. Pour les vraies urgences, ils peuvent vous appeler au téléphone.

Donnez-vous le temps de faire face

Si vous lisez vos e-mails tôt, vous avez le temps de réagir. Si vous attendez trop tard pour un e-mail urgent, vous risquez de manquer une opportunité ou de ne pas avoir assez de temps pour respecter un délai. Un examen matinal des e-mails vous empêche de retarder les autres. Si quelqu'un a besoin de votre réponse pour progresser, vous pouvez aider la productivité de votre équipe en faisant votre part dès que possible.

Vous pouvez éviter la « pression des e-mails »

Selon un article paru dans The Guardian, des chercheurs londoniens du Future Work Centre ont rapporté que les travailleurs se sentent sous la pression des flux constants d'e-mails exigeants. Les employés qui reçoivent des e-mails sur leurs appareils mobiles via des applications sont encore plus stressés. En Allemagne, le problème est devenu si préoccupant que le ministère de l'Emploi a commencé à envisager une législation "anti-stress" pour interdire aux entreprises de contacter les employés en dehors des heures de bureau dans des situations non urgentes. Bien que la vérification des e-mails au début et à la fin de la journée ait la plus forte corrélation avec le stress lié aux e-mails, le rapport suggère de désactiver les notifications automatiques de nouveaux messages. Si vous consultez votre compte le matin, gérez immédiatement les messages les plus importants, puis fermez l'application, vous constaterez peut-être que vous restez au courant de vos e-mails sans vous sentir submergé. Fait intéressant, la personnalité a également influencé la façon dont les gens se sentaient sous pression. Ce qu'un psychologue et un écrivain scientifique ont découvert sur les effets de la volonté peut vous surprendre.

La volonté est finie

Dans le livre Willpower, Roy F. Baumeister et John Tierney considèrent la volonté comme l'un des plus grands exploits humains. Selon Tierney, "Vous n'avez qu'une quantité limitée [de volonté] au cours de la journée, vous devez donc faire attention à la conserver et essayer de la conserver pour les urgences." Comment cela s'applique-t-il aux e-mails ? Il est facile de retarder d'y répondre si les réponses nécessitent des recherches ou une longue réponse. Retardez trop longtemps et vous semblez grossier. Répondre aux questions délicates nécessite de la volonté et vous en avez le maximum le matin, avant de l'avoir épuisée face à d'autres défis. Vous n'aurez peut-être pas de réponses importantes à écrire tous les jours, mais lorsque vous en aurez, le matin est le moment idéal pour y répondre. Tierney dit également que la volonté est comparable à l'entraînement en résistance. Plus vous exercez votre volonté, plus votre maîtrise de soi deviendra forte. Une fois que vous vous serez entraîné à gérer les communications clés dès le matin, vous aurez la discipline nécessaire pour éviter de dépenser de l'énergie mentale sur les pertes de temps.

Comment bien faire

L'écrivain Laura Chin nous explique comment consulter ses e-mails sans zapper notre énergie mentale. Le processus commence avant même que vous n'allumiez votre ordinateur portable. Elle cite le directeur du NeuroLeadership Institute, David Rock : « Si vous ne vous souvenez pas de vos objectifs, il est peu probable que vous puissiez analyser l'environnement à la recherche de choses pertinentes pour vos objectifs. Tout d'abord, définissez vos objectifs. Lorsque vous analyserez votre e-mail plus tard, vous pourrez vous concentrer sur les messages importants et décider comment les gérer.

Ensuite, ouvrez votre boîte de réception. Souvenez-vous de ces deux mots : discernement et volonté. Canalisez vos principales priorités lorsque vous faites défiler vos nouveaux e-mails. Utilisez votre jugement pour décider quels messages sont les plus importants. Ouvrez-les et répondez immédiatement ou marquez-les comme hautement prioritaires. Ensuite, utilisez votre volonté pour fermer votre navigateur. Tout ce qui n'est pas critique peut attendre plus tard dans la journée.

Avez-vous l'impression que le tri entre l'essentiel et le sans importance vous prend trop de temps ? Essayez un service d'organisation de messagerie, tel que Unroll.me, qui regroupe les messages de faible priorité afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses importantes. Outlook a récemment implémenté un service similaire. C'est ce qu'on appelle la boîte de réception ciblée. Le système réagit et s'adapte en observant les contacts avec lesquels vous interagissez le plus. Il filtre également les transferts, les newsletters et les e-mails en masse dans un onglet séparé que vous pouvez lire pendant votre temps libre. Outre la suppression automatique des spams, vous pouvez définir des "règles" pour ne conserver que la dernière copie des newsletters trop fréquentes.

Vous allez vous stresser. Vous serez distrait de vos objectifs quotidiens. Vous perdrez trop de temps précieux. Ce sont quelques-unes des raisons pour lesquelles les gens peuvent vous dire que vous ne devriez jamais consulter vos e-mails avant l'heure du déjeuner. Cependant, de nombreux experts ont découvert que le fait d'éliminer les e-mails importants dans la première partie de la journée libérerait votre cerveau pour d'autres questions. Les gens apprendront que vous êtes occupé, mais vous répondrez dans un délai raisonnable. Et vous développerez votre volonté en répondant uniquement aux messages clés. Quelle est la ligne de fond? Personne ne peut vous dire quelle philosophie est la meilleure car vous devez tenir compte de votre personnalité et des circonstances. Quelle heure convient le mieux à votre travail ? Quelle méthode vous fait ressentir le moins de stress ? Quand travaillez-vous le plus efficacement ? Personne ne frappera votre choix si vous êtes capable et compétent dans votre travail.