9 conseils pour une communication efficace en milieu de travail

La communication au travail ne devrait pas être aussi difficile.

Votre équipe n'est qu'à quelques jours de la sortie du projet sur lequel vous vous débattez tous depuis des semaines. Il y a eu des rafales de courriels et de messages, des présentations, un examen juridique et un après-midi de discussions déroutantes menant à des graphiques dessinés sur des tableaux blancs avec des marqueurs qui se sont avérés ne pas être effaçables à sec. Oups.

Surtout, il y a eu des réunions, tellement de réunions. Il y avait le genre quotidien rapide où les gens disaient sur quoi ils travaillaient, ou plus souvent détournés. Ensuite, il y a eu une session extrêmement longue impliquant des dizaines de diapositives sur les métriques des utilisateurs ; à la fin de celui-ci, vous rêviez tranquillement de prendre des cours de kickboxing.

Pourtant, toutes ces discussions décousues et ces fils de discussion interminables n'ont pas réussi à éviter un fiasco imminent. Maintenant, personne ne semble être sur la même longueur d'onde, et votre échéance se rapproche sans relâche. Ce que vous avez ici est une leçon abjecte sur la communication en milieu de travail - ou son absence.

L'efficacité avec laquelle vous et vos collègues communiquez en dit long sur la qualité du travail en général. Il est difficile de faire avancer les choses efficacement lorsque personne n'a de plan clair. Les gens peuvent patauger lorsqu'ils ne voient pas un bon moyen de discuter de nouvelles opportunités, sans parler des défis imprévus.

C'est pourquoi nous vous proposons ici quelques conseils pour améliorer vos compétences en communication en milieu de travail.

Sélectionnez le bon outil pour le travail

Il existe de nombreuses façons de se connecter et de se déconnecter. Choisis sagement.

Les e-mails sont peut-être de rigueur, mais ils sont aussi facilement enterrés. Les vidéoconférences ajoutent une touche humanisante si quelqu'un travaille à distance, mais elles peuvent être difficiles à manier. Les appels téléphoniques de base sont parfois sous-estimés, mais vous voudrez souvent planifier à l'avance, ou au moins commencer par demander à la personne que vous appelez si c'est un bon moment pour parler.

L'avantage de la conversation en temps réel est de savoir à quel point elle peut clarifier en peu de temps tout en évitant aux deux parties une énorme quantité de frappe dans les deux sens. Soyez judicieux lorsque vous organisez des réunions avec plusieurs parties ; cela peut facilement devenir une corvée, il faut donc s'attendre à un retour valable pour justifier l'effort.

Faites en sorte que vos réunions comptent

Comme pour le travail, qui, selon la loi de Parkinson, s'étendra pour occuper autant de temps que prévu, il en va de même pour les réunions. Fixez-vous une limite de temps et un ordre du jour. Prévoyez combien de temps vous passerez sur chaque article avant de passer à autre chose. L'idée ici est de respecter le temps de vos participants, alors communiquez de manière transparente à ce sujet ; cela vous aidera à éviter de paraître trop brusque lorsque vous guidez les choses.

Pour les tête-à-tête, mettez-le hors ligne

Les trous de lapin potentiels abondent dans toute discussion - et certains pourraient valoir la peine d'être suivis, au moins parmi un sous-ensemble de participants. Par exemple, si votre designer se rend compte qu'un nouveau modèle qui obtient le feu vert nécessitera bientôt un texte mis à jour, alors elle et son fidèle rédacteur peuvent discuter de ces détails après la réunion, pas pendant que l'équipe de développement regarde et essaie de ne pas bâiller. Une tournure de phrase pratique pour des situations comme celle-ci : "Mettons-le hors ligne".

C'est bien de se répéter parfois

Si quelque chose compte, cela vaut généralement la peine de le répéter.

Parfois, lorsqu'il s'agit de sujets complexes ou de processus en cours, il est utile de rappeler aux gens les bases. Vous n'avez pas à insister. Considérez cet exemple rapide :

"D'accord, cette conférence téléphonique vise à mettre à jour les principaux acteurs sur le prototypage. Nous essayons de fabriquer un meilleur lit pour chien d'ici l'automne, avant les soldes des fêtes, nous avons donc beaucoup de travail à faire en termes d'optimisation de la résistance à la bave. Lors de l'appel de la semaine dernière, Susan nous a informés que le fournisseur prévoyait un délai de huit semaines. Cela signifie que nous devons régler les dimensions ce mois-ci. Parlons des prochaines étapes. Qui est le premier ?

Ce bref récapitulatif est bien en deçà d'une conférence tout en accomplissant beaucoup de choses :

• Établit l'objectif de l'appel, afin que les intervenants sachent qu'ils doivent garder le cap et mettre d'autres sujets hors ligne dès qu'ils apparaissent
• Donne également une idée de ce à quoi s'attendre pour quiconque ne s'est pas connecté auparavant
• Reprend l'important point à retenir de Susan lors du dernier appel au cas où quelqu'un l'aurait manqué
• Énonce une priorité clé et une échéance à venir

Cette dernière partie méritera d'être répétée plus tard, mais en attendant, si votre préambule a épargné à quelqu'un une question embarrassante ou un e-mail confus, il a fait son travail. Et si vous craignez de passer trop de temps à revenir sur vos pas, demandez simplement si vous devez passer votre chemin ; vos collègues pourraient vous surprendre en disant non.

Essayez d'énoncer les points clés de différentes manières

Cela peut également aider à concevoir de nouvelles façons d'énoncer les idées clés - en utilisant des mots différents ou éventuellement différents canaux de communication, comme un e-mail de suivi qui cristallise les principaux points à retenir d'une réunion et qui est en charge des éléments d'action clés à l'avenir.

Alex Blumberg, le journaliste radio devenu entrepreneur qui a fondé Gimlet Media, a déclaré à Tape que malgré ses nombreuses années en tant que communicateur professionnel, il a fallu un certain temps pour reconnaître l'importance d'aider ses collègues à comprendre :

Quand les gens disent la même chose, cela a une résonance différente, vient d'un endroit différent ou signifie différentes choses pour différentes personnes… Une grande partie de mon travail consiste maintenant à dire la même chose de différentes manières juste pour que les gens comprennent d'où ça vient . Si vous ne le dites qu'une seule fois, rien ne garantit que les gens l'ont entendu comme vous l'avez dit.

En d'autres termes, si quelque chose est suffisamment important pour être répété, il vaut probablement la peine de le reformuler.

Exécutez-le en arrière

Surtout avec les questions techniques, reformuler les idées clés peut également vous aider à vous assurer que vous comprenez bien quelque chose de nouveau. Si vous avez le temps, essayez de demander à la personne qui vous explique si vous pouvez reformuler son propos dans vos propres mots et demandez-lui si vous avez bien compris. S'il y a un détail important que vous avez manqué, c'est une bonne occasion d'obtenir de l'aide pour le saisir.

Faites attention à votre langage corporel

Intentionnellement ou non, la façon dont vous comportez votre corps communique beaucoup. Par exemple, semblez-vous fermé avec vos bras croisés, ou activement engagé, disons en parlant avec vos mains ? Cela vaut la peine d'être considéré, de peur d'envoyer le mauvais message avec votre posture ou votre expression faciale.

Peut-être qu'un collègue termine une présentation et regarde autour de lui dans la salle, vous semblez blâmer, non pas parce que la présentation était mauvaise, mais parce que vous êtes perdu dans vos pensées. Dans des moments comme celui-ci, il vaut parfois la peine de s'expliquer : « Ce n'était pas mal du tout, j'ai juste besoin d'un moment pour traiter. Revenons en arrière dans un instant.

Résumez les faits saillants

Il n'est pas rare que les gens se réunissent pendant une heure, soulèvent une série de questions valables, réfléchissent aux réponses potentielles, ne résolvent rien, puis réalisent qu'il est temps de partir pour une autre réunion. C'est là que les notes de suivi peuvent vous aider à vous assurer que les progrès que vous avez pu faire ne disparaissent pas.

Si vous pouvez éviter d'envoyer de longs e-mails à de longues chaînes de destinataires, c'est probablement mieux. Mais si vous le devez, vous pouvez également inclure un tl;dr ("trop ​​long; n'a pas lu") qui résume brièvement les faits saillants. Mettez-le en haut pour que ce gars de la logistique qui ne semble qu'effleurer puisse au moins jeter un œil sur l'essentiel.

Etre gentil

Un petit mot de remerciement ou un sourire au bon moment peuvent grandement aider vos collègues à se sentir appréciés et compris.

Si cela donne envie aux gens de parler davantage avec vous, eh bien, n'est-ce pas là l'objectif d'une meilleure communication sur le lieu de travail ?