Comment surmonter l'anxiété liée aux e-mails au travail

L'anxiété liée aux e-mails est le stress et la peur créés par la gestion de votre boîte aux lettres. Bien que les causes de l'anxiété liée aux e-mails soient complexes, les résultats sont bien réels, la peur des e-mails étant l'une des principales causes de stress au travail.

Faire face à l'anxiété liée aux e-mails implique de comprendre les causes de votre phobie des e-mails et de développer des stratégies pour rationaliser le processus.

Dans cet article, nous explorons ce qu'est l'anxiété liée aux e-mails, décrivons certains des signes d'anxiété liés aux e-mails et fournissons des conseils d'experts pour vous aider à mieux gérer votre courrier.

Existe-t-il une chose telle que l'anxiété liée aux e-mails ?

Si vous faites partie des millions de personnes qui ont demandé à Google : pourquoi les e-mails me causent-ils tant d'anxiété ? Ensuite, il y a de l'aide disponible. L'anxiété liée aux e-mails est un véritable problème qui affecte la plupart d'entre nous à un moment donné de notre vie.

L'anxiété crée des sentiments d'inquiétude, de tension et de peur, dit l'organisme de bienfaisance pour la santé mentale Mind. Les émotions peuvent être générées par ce qui va arriver ou dont nous pensons qu'il pourrait arriver dans le futur.

Alors que nous luttons tous contre des montagnes de messages, vous vous demandez peut-être pourquoi les e-mails sont-ils si stressants ?

Nous pouvons devenir dépendants de la technologie numérique, disent le Dr Gini Harrison et le Dr Mathijs Lucassen de l'Open University. Ils avertissent qu'un engagement excessif avec la technologie pourrait affecter la structure de notre cerveau. Par exemple, des e-mails excessifs peuvent causer une distraction perpétuelle, affecter notre sommeil et nuire à notre équilibre travail/vie personnelle. Nous pouvons également rencontrer FOMO, ce qui nous oblige à vérifier nos e-mails plus souvent qu'il n'est sain. Enfin, nous pouvons développer des comparaisons sociales défavorables, croyant que les autres sont plus rapides, plus efficaces et plus efficaces que nous.

Le courrier électronique est l'un des déclencheurs les plus courants d'anxiété sociale et d'anxiété liée à la productivité, déclare Alice Boyes dans Psychology Today. Elle suggère que l'une des principales raisons pour lesquelles nous nous sentons inquiets à propos des e-mails est qu'ils sont « asynchrones », ce qui signifie qu'il y a un délai entre l'envoi d'un e-mail et la réception d'une réponse.

L'envoi d'un e-mail crée une attente de réponse, dit-elle. Attendre une réponse crée du stress. C'est parce que l'absence de réponse peut amener votre cerveau à commencer à courir, créant des scénarios pour combler le vide créé. Elle décrit cela comme étant « émotionnellement déroutant et anxiogène ».

L'anxiété liée aux e-mails peut également être causée par l'attente que vous répondrez à chaque e-mail. Les chercheurs ont qualifié ce "biais d'urgence par e-mail". En termes simples, nous devenons stressés par les e-mails sans réponse parce que nous pensons que l'expéditeur attend une réponse.

Quelle que soit la cause de l'anxiété liée aux e-mails, c'est un problème auquel il faut s'attaquer immédiatement. L'anxiété au travail peut conduire à une mauvaise santé physique et à l'absence et conduire à des sentiments de dépression.

Alors, comment arrêter l'anxiété liée aux e-mails ? Tout d'abord, vous devez comprendre ce qui cause votre anxiété.

Qu'est-ce qui cause votre anxiété liée aux e-mails ?

L'anxiété liée aux e-mails est un terme collectif décrivant le stress causé par la gestion de nos boîtes aux lettres. En fait, les e-mails peuvent créer de l'anxiété de plusieurs façons.

Combien d'entre eux vous causent de l'anxiété par e-mail ?

• Peur d'ouvrir le courrier - La peur d'ouvrir un courrier électronique peut créer une anxiété importante, et le pire, c'est que plus vous le laissez longtemps, plus il s'aggrave. (Si vous en avez quelques-uns, ne vous sentez pas trop mal – la psychologue Berit Brogaard admet avoir plus de 30 000 e-mails sans réponse.) Vous n'avez peut-être pas assez de temps pour répondre aux e-mails ou vous avez peur de les ouvrir par peur de ce qu'il y a à l'intérieur. Quelle que soit la raison, le stress est réel.
• Temps de réponse lent aux e-mails – Comme nous l'avons expliqué ci-dessus, une réponse lente aux e-mails peut entraîner du stress. Si quelqu'un tarde à répondre à votre message, vous commencez à en imaginer les raisons, ce qui peut entraîner une spirale négative d'émotions qui peut vous rendre anxieux.
• Anxiété en ouvrant des e-mails – Vous pouvez également ressentir de l'anxiété en ouvrant des e-mails, en vous demandant ce que vous trouverez à l'intérieur. Cela peut signifier que vous ne les ouvrez tout simplement pas, ce qui crée plus de stress et entraîne des messages manqués qui pourraient affecter votre travail.
• Anxiété d' envoi d'e-mails - L'anxiété d'envoi d'e-mails est le stress et les peurs que vous ressentez avant de pousser l'envoi. Vous vous inquiétez peut-être de la réaction à l'e-mail de la réponse que vous pourriez recevoir. L'anxiété liée à l'envoi d'e-mails est l'une des raisons pour lesquelles les e-mails nous rendent malheureux, déclare Cal Newport dans le New Yorker.
• Anxiété de répondre aux messages - Écrire des e-mails peut être difficile et entraîner de l'anxiété et du stress. Les signes révélateurs incluent la révision, la réécriture et la révision constantes des e-mails envoyés. Dire « non » est souvent la chose la plus difficile à faire, alors consultez notre blog pour savoir comment le faire poliment.
• Anxiété de non-réponse - Attendre une réponse à un e-mail - en particulier un e-mail qui nécessite une réponse urgente - peut créer du stress et de l'anxiété. Plus vous attendez, pire c'est.
• Vérification obsessionnelle des e-mails - Comme Harrison et Lucassen l'ont découvert, la vérification obsessionnelle des e-mails est un signe et une cause de stress et d'anxiété au travail. La personne moyenne vérifie ses e-mails 15 fois par jour, mais vérifier l'anxiété liée aux e-mails peut nous amener à le faire plus souvent, dans de nombreux cas à vérifier des centaines de fois. La perte d'une connexion au réseau ou d'un téléphone à court de batterie peut également entraîner de l'anxiété, car vous ne parvenez pas à rester en contact.
• Évitement des e-mails - L'évitement de l'anxiété par e-mail consiste simplement à ignorer vos e-mails et à espérer qu'ils disparaîtront. Si les choses peuvent devenir trop importantes, nous pouvons nous déconnecter et nous déconnecter, laissant nos e-mails pour un autre jour. Ce n'est pas une solution durable, il suffit de repousser le besoin inévitable d'ouvrir et de répondre à nos messages.
  

Comment surmonter l'anxiété liée aux e-mails

Nous avons exploré certaines des causes courantes du stress lié aux boîtes aux lettres, mais comment pouvez-vous gérer l'anxiété liée aux e-mails ? Il existe des stratégies simples, de nouvelles technologies passionnantes et des changements de mode de vie que vous pouvez apporter pour vous aider à lutter contre la fatigue liée aux e-mails.

Avant de plonger, si le stress que vous ressentez devient trop important et commence à affecter votre santé mentale, recherchez toujours une aide et un soutien professionnels. Un peu de stress au travail est naturel; l'anxiété grave ne l'est pas. Si tout devient trop difficile, discutez avec votre patron, un ami ou un professionnel de la santé.

Voici 10 façons de surmonter l'anxiété liée aux e-mails.

1. Découvrez les causes de votre anxiété liée aux e-mails ?

Commencez avec une feuille de papier ordinaire et indiquez ce qui vous cause de l'anxiété par e-mail. Au fil du temps, apprenez quels sont les symptômes et identifiez les déclencheurs. Par exemple, les choses sont-elles pires le matin, le soir ou le week-end ?

Envisagez d'utiliser une application de suivi de l'humeur pour garder une trace de vos sentiments. Les informations que vous recueillez peuvent être utilisées pour identifier des solutions adaptées pour gérer plus efficacement vos e-mails.

Si vous souffrez d'une surcharge de messagerie, envisagez d'utiliser des outils de productivité et des assistants de messagerie pour vous aider à mieux gérer votre boîte aux lettres.

2. Définissez les attentes

L'attente d'une réponse est l'une des principales causes d'anxiété au travail. Vous ne pouvez pas exiger que quelqu'un réponde, mais vous pouvez définir des attentes. Si vous avez besoin d'une réponse, demandez-en une. Si c'est urgent ou urgent, soyez clair à ce sujet. N'oubliez pas que vous n'êtes pas impoli, mais que vous établissez des attentes.

D'un autre côté, si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à un e-mail, soyez clair avec l'expéditeur et informez-le. Accuser réception de leur e-mail et fournir un délai de réponse. Encore une fois, cela réduit le stress pour vous deux.

Voici un exemple de la façon dont cela peut fonctionner.

3. Rédigez des e-mails émotionnellement intelligents

L'intelligence émotionnelle est la capacité à gérer nos propres émotions et à les canaliser positivement. Nous pouvons prendre ces principes et les appliquer à la communication par le biais d'un e-mail émotionnellement intelligent.

Au cœur de l'e-mail émotionnellement intelligent se positionne en tant que destinataire. Pensez à ce que vous ressentiriez en recevant le message (et moins à ce que vous demandez en tant qu'expéditeur).

Les experts mettent en garde contre l'effet de "désinhibition". Sans la personne en face de nous, nous sommes plus susceptibles d'écrire des choses qui pourraient contrarier ou offenser quelqu'un. Un autre point important est de ne jamais envoyer un e-mail lorsque vous êtes en colère ou contrarié.

4. Comprendre l'étiquette des e-mails

Tant d'anxiété liée aux e-mails est causée par des erreurs et des malentendus lors de la rédaction de messages. Cela peut être dû en partie au fait que vous comprenez ou suivez maintenant l'étiquette correcte des e-mails.

Notre blog contient une énorme quantité d'informations et de conseils sur l'écriture. Vous pouvez trouver des informations sur la façon de démarrer des e-mails formels, de rédiger de meilleurs e-mails professionnels et de trouver le bon ton dans un e-mail.

Vous voulez savoir par où commencer ? Nos 10 conseils pour une communication par e-mail efficace fournissent quelques techniques essentielles pour améliorer votre écriture.

5. Obtenez une aide à la rédaction

L'anxiété liée aux e-mails peut souvent être causée par un manque perçu de capacité d'écriture, disent les universitaires. "Les individus s'abstiennent d'activités sociales lorsque leur désir de créer une certaine impression s'accompagne d'un manque de confiance quant à leur capacité à le faire", avertissent les chercheurs qui étudient la communication numérique.

Beaucoup d'entre nous ont du mal à capturer nos pensées et à les communiquer efficacement par le biais de nos e-mails. Cela peut être particulièrement difficile pour ceux qui communiquent dans une autre langue dès leur première.

Chez Flowrite, nous facilitons la rédaction de meilleurs e-mails pour tous. Notre assistant de rédaction IA peut vous aider à créer de meilleurs e-mails professionnels.

6. Dépersonnalisez la situation

L'anxiété liée aux e-mails est souvent causée par une trop grande implication émotionnelle dans votre travail. Bien qu'une certaine implication émotionnelle soit positive, dans certains cas, une culture de travail à « haute implication » peut entraîner des comportements préjudiciables.

Si vous êtes aux prises avec le stress, les experts de MindTools suggèrent d'adopter une approche en trois étapes :

1. Arrêtez-vous et évaluez – Avant de répondre à un e-mail ou de vous laisser submerger par le stress, prenez du recul et évaluez la situation. Découvrez pourquoi vous vous sentez frustré et ce que vous pouvez faire à ce sujet.
2. Trouvez quelque chose de positif – Même dans les moments les plus difficiles, essayez de trouver une lueur de positivité. Remettez en question votre point de vue et encouragez-vous à penser positivement. Cela empêche la formation de schémas mentaux négatifs.
3. Rappelez-vous la dernière fois que vous vous êtes senti frustré – Reconnaître les signes de frustration et comprendre les sentiments peut établir de l'empathie, ce qui peut vous aider à faire face aux moments les plus difficiles.

7. Décrochez le téléphone

Parfois, la réponse à un e-mail n'est pas un autre e-mail ; c'est un appel téléphonique. Décrocher le téléphone et appeler quelqu'un peut faire des merveilles.

Parler crée des connexions plus profondes que le courrier électronique car il est actif plutôt que passif. Cela aide également à combler les "lacunes d'information" qui peuvent survenir lorsque l'on parle de sujets complexes.

Les appels téléphoniques ou les réunions en face à face peuvent également aider à créer des relations plus solides, en élargissant également votre réseau de soutien.

8. Établissez des limites

Le courrier électronique est un outil professionnel qui devrait faciliter votre vie professionnelle, mais lorsque vous lisez et répondez à des courriers électroniques à tout moment de la journée, c'est malsain (et probablement improductif). Fixer des limites peut vous aider à gérer vos messages plus efficacement.

Voici quelques solutions éprouvées :

• Préservez du temps pour consulter vos e-mails tous les jours - Réservez du temps dans votre agenda pour gérer les e-mails et respectez-le. Sécuriser le temps vous aide à définir des attentes.
• Triage des e-mails – Marquez et gérez vos messages au fur et à mesure qu'ils arrivent, et traitez les plus importants en premier.
• Utilisez votre absence du bureau – Votre absence du bureau n'est pas seulement pour les vacances ; cela peut vous aider à mieux gérer votre boîte aux lettres. Une réponse automatisée peut accuser réception et définir des attentes pour une réponse.
  
  Voici un exemple :

9. Exercice

Si votre anxiété est causée par trop de temps au travail, l'exercice peut aider à créer une distance saine et à réinitialiser la balance dans votre équilibre travail/vie personnelle. De plus, toute forme d'exercice est bénéfique pour votre santé, ont constaté des universitaires.

Une étude à Göteborg a révélé que ceux qui ont régulièrement pratiqué une activité physique pendant 12 semaines ont constaté une amélioration de leurs symptômes d'anxiété.

L'exercice peut aider à améliorer votre santé physique et votre bien-être et à vous éloigner des causes de l'anxiété. C'est tellement efficace que Harvard est allé jusqu'à dire : « Lacer ses baskets et sortir et bouger est peut-être la meilleure solution non médicale que nous ayons pour prévenir et traiter l'anxiété ».

10. Soyez la solution (pas le problème)

Si vous éprouvez de l'anxiété par courriel au travail, il est peu probable que vous soyez le seul. Lorsque vous écrivez et répondez à des e-mails, assurez-vous de soutenir les autres. Gérez les attentes, rédigez des e-mails émotionnellement intelligents et soyez patient. Lisez nos conseils sur l'étiquette des e-mails pour obtenir des conseils.

Soyez la solution au stress lié aux e-mails, pas le problème.

Le dernier mot sur la gestion de l'anxiété liée aux e-mails

L'anxiété liée aux e-mails est un vrai problème, et elle ne disparaît pas. Un certain niveau d'anxiété liée aux e-mails au travail est inévitable dans la plupart des emplois, mais si la peur des e-mails affecte votre santé mentale et physique, vous devez agir.

La façon précise de surmonter l'anxiété liée aux e-mails dépend de la cause de votre peur du courrier. Passez un peu de temps à explorer, comprendre et suivre les causes de votre anxiété liée aux e-mails, puis utilisez nos conseils pour trouver des solutions qui vous conviennent.