Étiquette des e-mails pour les RP

J'ai récemment passé deux heures à purger ma boîte de réception des anciens e-mails. Le déménagement a été forcé par mon achat d'un nouvel ordinateur et le souhait de nettoyer mon ancien ordinateur des fichiers inutiles. Pendant la purge, qui était la première entreprise de ce type depuis plus de deux ans, je suis tombé sur des centaines de communiqués de presse et de courriels de responsables des relations publiques. J'ai supprimé bon nombre d'entre eux et, ce faisant, j'ai proposé des règles de messagerie électronique pour les responsables des relations publiques.

1 . Mettez une ligne d'objet sur votre e-mail : Je ne comprends tout simplement pas pourquoi les gens envoient des e-mails sans ligne d'objet. Le but de la ligne d'objet est d'informer le destinataire sur le sujet du message. S'il n'y a pas de ligne d'objet, vous n'avez apparemment rien à me dire.

2. Encore une fois, pas de pièces jointes : Ce que je trouve absolument incroyable, c'est que les gens envoient des e-mails avec de gigantesques pièces jointes à des destinataires sans méfiance. Il n'y a aucune raison pour que quelque chose sous la forme d'un document Word ne puisse pas être coupé et collé dans le corps d'un e-mail. Si c'est quelque chose qui est graphiquement intensif, mettez-le sur un site Web et fournissez un lien.

3. Inclure mon nom : Mon nom n'est pas Bill, Bob, Joanie ou Chachi. Ce n'est pas non plus "nom ici" ou "premier dernier". Pourquoi envoyer un email si vous ne savez même pas à qui vous vous adressez ?

4. >>>> : Merci de m'avoir transmis le communiqué de presse : vous étiez manifestement trop paresseux pour couper et coller le communiqué dans l'e-mail. Au lieu de cela, vous me l'avez simplement transmis avec les symboles caret ennuyeux inclus. Curieusement, cela devient un peu un point de friction parmi les journalistes qui estiment que c'est un signe définitif d'irrespect et de paresse.

5. Oh, cette ligne d'objet : Veuillez dire que c'est un communiqué de presse. Voici un exemple, "Communiqué de presse : XYZ Corp. annonce le lancement d'un programme d'avantages sociaux." Vous constaterez en fait que les gens sont plus susceptibles de lire le communiqué qu'un titre trompeur destiné à tromper quelqu'un pour qu'il s'ouvre. J'ai une "règle" définie dans mon Microsoft Outlook qui place tout e-mail contenant le terme "communiqué de presse" dans un dossier spécial. Je parcours ce dossier au moins deux fois par jour.

6. Correcteur orthographique : C'est déjà assez grave que des journalistes paresseux comme moi fassent des fautes d'orthographe et de grammaire. Exécutez la vérification orthographique avant d'envoyer votre e-mail et prenez une minute pour lire l'e-mail avant de l'envoyer. J'ai trouvé un certain nombre d'e-mails où les gens ont mal orthographié le nom de leur client. Dans un cas, je n'ai pas pu déterminer le nom de l'entreprise parce que la personne l'a orthographié différemment à plusieurs reprises et a utilisé différents éléments de marque (lettres majuscules et trait d'union).

7. Vous êtes un professionnel, agissez comme tel : Les e-mails qui commencent par le message d'accueil « Yo ! » sont ce que j'attends de mes amis, pas de gens que je n'ai jamais rencontrés.

8. Ce n'est pas la quantité, c'est la qualité : Les longs e-mails sont ennuyeux et me font perdre mon temps. Allez droit au but et arrêtez-vous là.

9. Contactez, s'il vous plaît : J'ai trouvé au moins une centaine de courriels où les gens n'ont pas mis leurs coordonnées. J'ai également trouvé des événements étranges où les gens n'ont pas mis d'indicatif régional pour leur numéro de téléphone.

10. Veuillez cesser de m'envoyer des e-mails : j'ai demandé à maintes reprises d'être retiré de diverses listes de presse et mes demandes de retrait ont rarement été entendues. Gardez votre liste de diffusion à jour et, par courtoisie professionnelle, veuillez supprimer les personnes lorsqu'elles le demandent.

11. Oui, j'ai reçu votre e-mail : Envoyer trois fois un e-mail à un journaliste et lui demander s'il a reçu votre e-mail n'est pas une bonne utilisation de votre temps. Je me rends compte que de nombreux responsables des relations publiques tiennent des listes de projets qu'ils mettent à jour régulièrement. Je sais qu'à côté de mon nom, il y a généralement quelque chose comme "E-mail envoyé, appelé, pas de réponse". Avez-vous l'image? Inonder la boîte de réception de quelqu'un avec d'innombrables e-mails est un moyen d'être placé dans le dossier spam.

12. Cachez votre liste de distribution : La fonction "BCC" est là pour une raison. Voir une longue liste de distribution n'est pas seulement ennuyeux, mais c'est stratégiquement imprudent. Maintenant, je sais ce que d'autres journalistes ont vu les nouvelles et peuvent écrire sur le sujet. En tant que tel, je n'ai aucun intérêt à écrire sur le sujet.

13. Est-ce que vous, euh, Yahoo ! ? : Peut-être que c'est totalement pinailleur, mais j'ai un problème avec les flaks ou les entreprises qui utilisent des services de messagerie gratuits. Une autre est qu'il me semble étrange qu'une entreprise n'ait pas son propre service de messagerie. Je comprends que gmail est un excellent service de messagerie, mais ils proposent Google Apps que vous pouvez utiliser sous votre propre domaine. Je pense que quiconque dans les relations publiques sans site Web ou adresse e-mail sur son propre domaine ne fait pas son travail correctement.

14. Sans virus sur pain de blé : Un communiqué de presse avec une pièce jointe que j'ai reçu récemment a infecté mon ordinateur avec un virus (malgré la présence d'un logiciel anti-virus et d'un pare-feu). Tu penses que je suis fou ?

15. Est-ce vraiment prioritaire ? : 'Nuff a dit.

16. Format en texte brut : L'insertion du logo de votre entreprise ou l'utilisation de graphiques dans le corps d'un e-mail peut alourdir l'e-mail. Ces images peuvent également ne pas apparaître correctement dans certains programmes de messagerie et l'e-mail apparaîtra d'une manière qui le rendra étrange ou même complètement illisible.

17. Utilisez le courrier électronique à bon escient : Lisez "Le garçon qui criait au loup" d'Ésope.

18 : Ciblez bien vos e-mails : Je ne sais pas pourquoi je reçois des centaines de communiqués de presse sur les entreprises de biotechnologie (je ne couvre jamais le sujet) ou des e-mails me donnant l'opportunité d'interviewer des juges d'"American Idol".

19. Les e-mails personnels sont un non-non : Vous ne me connaissez pas, alors ne serait-il pas étrange que vous receviez un e-mail de ma part dans lequel je vous demande de m'aider à trouver un nouvel appartement ou un travail pour un ami ?

20. Attention à ce que vous transmettez : J'ai été choqué de voir qu'un certain nombre de personnes chargées des relations publiques m'avaient transmis du matériel politique et religieux. Dans un cas, un flak m'a transmis du spam politiquement chargé sur Israël et la Palestine. Elle n'a pas caché la liste de distribution et j'ai remarqué beaucoup d'autres types Silver, Gold et Wein sur la liste. Ce que vous transmettez à vos amis et à votre famille n'est généralement pas approprié pour être transmis à des contacts professionnels.

Comme toujours, j'espère que ces "règles" sont utiles. Je me rends compte que la plupart des gens utilisent le courrier électronique à bon escient dans un cadre professionnel, mais il y en a trop qui ne le font pas et ils donnent une mauvaise image de ceux d'entre nous qui comptent sur ce support pour leur travail.

Ben Silverman était auparavant chroniqueur d'actualités économiques pour le New York Post et fondateur/éditeur de DotcomScoop.com.

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