25 règles et conseils d'étiquette pour les e-mails que tout professionnel doit connaître

Comme les e-mails prennent jusqu'à 28 % du temps d'un professionnel en moyenne, les gens négligent souvent l'étiquette des e-mails au nom de la productivité. Cependant, il existe un ensemble de règles et de conseils à suivre dans les e-mails professionnels, peu importe à quel point vous êtes occupé. En fait, une bonne étiquette de courrier électronique vous permettra non seulement de maintenir votre professionnalisme, mais elle peut également rendre votre communication plus efficace et aider l'entreprise à éviter des erreurs coûteuses.

Au moment où vous aurez lu cet article de blog, vous saurez tout ce que vous devez savoir sur l'étiquette des e-mails que vous pourrez transmettre à vos collègues.

Qu'est-ce que l'étiquette des e-mails ?

L'étiquette des e-mails désigne les principes qui guident notre comportement lors de l'envoi et de la réception d'e-mails. Ce code de conduite comprend des directives concernant le langage, l'orthographe, la grammaire et les manières appropriés. L'étiquette appropriée dépend de la personne à qui vous envoyez un e-mail. En milieu de travail, il est toujours plus prudent de se tromper du côté formel de ces conventions.

Pourquoi l'étiquette des e-mails est-elle importante ?

Le respect de l'étiquette des e-mails vous aidera à établir votre professionnalisme, à établir des relations plus solides sur le lieu de travail et à bien représenter votre employeur. Cela rendra également les communications plus efficaces et vous évitera, à vous et à l'entreprise, des ennuis. Vous familiariser avec l'étiquette professionnelle des e-mails vous aidera à communiquer respectueusement avec les autres et à réussir votre carrière.

1. Écrivez une ligne d'objet claire

Comme beaucoup d'entre nous sont constamment enterrés dans nos boîtes de réception, la ligne d'objet peut avoir un impact significatif sur l'ouverture ou non de votre e-mail.

Pour respecter l'étiquette des e-mailsVisez une ligne d'objet claire et courte qui décrit le sujet de votre e-mail en quelques mots ou en une phrase concise. Utilisez des identifiants tels que "proposition" et "application" qui indiquent immédiatement au destinataire explicitement à quoi s'attendre de votre e-mail. Les lignes d'objet qui fournissent une utilité sont plus susceptibles d'être lues, alors restez pratiques.

Quoi que vous fassiez, n'envoyez jamais un e-mail sans objet. C'est une violation flagrante de l'étiquette appropriée des e-mails. Voir le "Aucun sujet" garantit presque que le destinataire déplacera votre message directement à la corbeille car il semble suspect.

2. Commencez par un accueil professionnel

La meilleure façon de saluer une personne dans un e-mail dépend toujours de votre relation avec elle et du sujet. La manière appropriée de commencer un e-mail de manière professionnelle varie du formel au décontracté, mais vous ne devriez jamais rencontrer l'informel.

Certaines des salutations les plus courantes incluent :

• Chère Madame/Madame/M. <Nom de famille>,
• Bonjour <Prénom>,
• Bonjour <Prénom>,

La liste des salutations informelles qui comptent comme une mauvaise étiquette d'e-mail va de "Heya" et "Yo" au seul nom du destinataire - et faites-nous confiance, vous ne voulez pas faire cette erreur d'étiquette d'e-mail.

3. N'oubliez pas de vous présenter

Vous ne devriez jamais supposer que le destinataire sait qui vous êtes. Surtout si vous contactez quelqu'un que vous ne connaissez pas pour la première fois, cela fait partie de l'étiquette des e-mails de commencer le corps de votre e-mail par une brève introduction - une courte ligne ou deux couvrant les informations pertinentes suffiront. Si vous connaissez le destinataire mais que vous ne savez pas si votre nom lui dit quelque chose, trouvez un moyen de mentionner la dernière fois que vous vous êtes parlé ou rappelez-lui comment vous vous connaissez.

4. Soyez bref

Comme un employé de bureau moyen reçoit plus de 100 e-mails par jour, personne n'a le temps de lire de longs messages.

La pire chose que vous puissiez faire est de faire parcourir au destinataire l'intégralité de l'e-mail pour savoir de quoi parle votre message. Au lieu de cela, vous devriez être franc sur le but de votre e-mail en l'énonçant dès le début. Exprimez-vous rapidement, ne soyez pas verbeux et utilisez des phrases courtes qui se lisent bien. Idéalement, votre e-mail n'a qu'un seul objectif, mais si vous devez couvrir différents sujets, pensez à les condenser en puces.

Lorsque vous pensez avoir terminé, prenez le temps de modifier votre message pour vous assurer qu'il est clair et supprimez tous les mots inutiles. Si vous pensez toujours que c'est trop long, demandez-vous s'il existe un meilleur canal que le courrier électronique pour communiquer sur le sujet.

5. Abstenez-vous de l'humour

Sans le ton et l'expression appropriés pour les accompagner, même les punchlines les plus hilarantes peuvent atterrir à des kilomètres de leur cible.

C'est pourquoi l'humour se perd souvent dans la traduction d'un e-mail. Le sarcasme est particulièrement dangereux sous forme écrite, car le lecteur peut littéralement vous interpréter en signifiant le contraire que vous venez de dire. À moins que vous ne soyez vraiment proche du destinataire, évitez de plaisanter dans un e-mail professionnel.

Il ne s'agit même pas du risque d'être mal compris – ce que vous trouvez drôle n'est pas nécessairement drôle pour le destinataire.

6. Structurez correctement l'e-mail

Un e-mail professionnel doit inclure une ligne d'objet, un message d'accueil, un corps, une approbation et une signature. Le fait de s'éloigner de cette structure peut être considéré comme une violation de l'étiquette des e-mails. Vous devez toujours séparer ces parties par des sauts de paragraphe pour rendre votre message facilement digestible.

Essayez de livrer votre message de manière à ce que le corps de l'e-mail ne dépasse pas trois paragraphes. Comme les gens ont tendance à "scanner" les e-mails à la recherche de quelque chose d'intéressant au lieu de les lire mot par mot, commencez chaque paragraphe en mettant en évidence la chose la plus importante. Pensez également à laisser une ligne vide entre les paragraphes pour améliorer la lisibilité.

Si vous ressentez un risque de surcharge d'informations, envisagez d'utiliser des puces ou des listes numérotées pour structurer davantage votre écriture, divisez les sections verbeuses. Si vous utilisez le gras pour mettre en évidence ce qui est le plus important, ne l'utilisez jamais pour plus d'un mot ou une phrase par e-mail.

7. Utilisez la casse des phrases

Utiliser une casse de phrase signifie mettre en majuscule la première lettre du premier mot d'une phrase et tous les noms propres.

Pour

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L'utilisation de majuscules de manière conventionnelle fait partie de l'étiquette des e-mails professionnels, vous ne devriez donc pas vous en écarter. N'oubliez pas qu'écrire en majuscules au travail est également considéré comme un faux pas.

8. Surveillez votre ton

Ce n'est pas seulement ce que vous dites, mais comment vous le dites.

Soyez intentionnel avec vos choix de mots et réfléchissez toujours à la façon dont le destinataire pourrait les interpréter. Comme vous ne pouvez pas vous fier aux expressions faciales et à l'intonation pour transmettre le message, faites un effort supplémentaire pour paraître positif.

En plus de vous abstenir de faire de l'humour, n'utilisez pas de mots et d'adjectifs négatifs qui pourraient vous faire paraître plus émotif que vous ne l'êtes en réalité.

9. Écrivez comme si de rien n'était confidentiel

Évitez de discuter de sujets sensibles ou d'informations confidentielles par e-mail, car ils peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Quel que soit le destinataire, vous ne devez pas croire qu'il est la seule personne à voir votre e-mail, car une fuite peut être simplement une question de transfert accidentel ou de CC. Il vaut toujours mieux prévenir que guérir, donc une bonne ligne directrice pour l'étiquette des e-mails professionnels est de ne pas écrire un e-mail que vous ne voudriez pas que le monde entier lise.

10. Épargnez les points d'exclamation !!!

Vous ne criez sûrement pas souvent au travail, n'est-ce pas ? C'est pourquoi vous devez faire attention lorsque vous utilisez des points d'exclamation dans les e-mails professionnels. La seule véritable raison d'en utiliser un est d'exprimer son enthousiasme - et cela ne nécessite jamais plus qu'un point d'exclamation. En utiliser plus d'un par e-mail peut vous faire paraître non professionnel, sans même parler de terminer une phrase avec un certain nombre d'entre eux.

11. Soyez conscient des différences culturelles

Une mauvaise communication peut facilement se produire en raison de différences culturelles.

Le risque est encore plus grand dans les mots écrits car il n'y a pas de langage corporel pour accompagner le message. C'est pourquoi vous devriez essayer de vous familiariser avec la culture du destinataire lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un à l'étranger. Tenir compte de leurs préférences vous aidera à établir des relations plus solides avec eux.

Dans certains pays, on préfère aller droit au but. En revanche, dans d'autres, il est d'usage de faire d'abord connaissance avec le nouveau partenaire commercial. Vous pouvez commencer à maîtriser ces nuances de l'étiquette des e-mails professionnels en lisant cet article de la BBC.

12. N'utilisez pas d'emojis

Même si les emojis jouent un rôle important dans nos communications quotidiennes en matière de messagerie instantanée, ils n'appartiennent pas aux e-mails professionnels. Pourquoi pourriez-vous demander? La recherche a révélé que l'utilisation de smileys peut vous faire paraître moins compétent, sans compter que tout le monde les interprète différemment. À moins que le destinataire n'ait déjà utilisé des émoticônes lors de l'envoi d'un e-mail, vous devez les éviter.

13. Raccourcir les URL

Coller de longues URL dans votre e-mail est un moyen infaillible de le rendre désordonné. En plus de rendre votre message plus difficile à lire, ils occupent un bien immobilier précieux. Ce que vous devez faire est d'utiliser un raccourcisseur d'URL tel que bit.ly ou d'insérer un lien hypertexte à la place.

Pour

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PS Vérifiez ceci : https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email

14. Respectez les polices standard

Vous voulez toujours que vos e-mails soient faciles à lire, n'est-ce pas ? Tout commence par une police propre. En règle générale, utilisez la police standard de votre client de messagerie.

Certaines des meilleures polices pour les e-mails incluent :

• Arial
• Helvétique
• Calibri
• Courrier
• Times New Roman
  

En ce qui concerne la couleur de la police, le noir est le seul choix. La bonne taille est de 10 ou 12 points, selon la longueur de votre e-mail. Si vous copiez et collez du texte dans votre e-mail, n'oubliez pas d'effacer la mise en forme, sinon il pourrait apparaître différent du reste du message.

15. Utilisez une signature professionnelle‍

‍ La meilleure façon de signer un e-mail dépend toujours de votre relation avec le destinataire et de l'objectif de votre e-mail. Vous devez faire correspondre la signature avec la salutation et le reste de votre message pour conserver un ton cohérent. Vous voulez toujours être poli, mais voulez-vous écrire un e-mail formel ou avoir l'air amical ?

Certaines des fermetures d'e-mails professionnels les plus populaires incluent :

• Sincèrement,
• Sincères amitiés,
• Salutations,
• Meilleur,
• Merci,
  

Il est important de bien signer. C'est la dernière chose que le destinataire lit et peut laisser une impression durable semblable à la conclusion d'une réunion ou à la fin d'un appel téléphonique.

16. Inclure une signature

Moins c'est plus quand il s'agit de signatures d'e-mails.

La signature professionnelle comprend votre nom complet, titre, nom de l'entreprise, site Web de l'entreprise et numéro de téléphone pour vous joindre. Vous pouvez envisager d'ajouter LinkedIn et les adresses postales de l'entreprise si celles-ci jouent un rôle dans votre entreprise. Le logo de l'entreprise ou votre photo respecte également l'étiquette des e-mails professionnels. Cependant, assurez-vous que la conception est réactive.

Incluez automatiquement une signature à la fin de chaque e-mail - il est plus facile de la supprimer d'un message que de l'ajouter manuellement.

17. Vérifiez toujours le nom du destinataire

Rien ne fait une première impression comme mal orthographier le nom d'une personne - ou s'adresser à elle par le mauvais nom.

Cela prendra littéralement quelques secondes, et vous n'avez aucune excuse pour vous tromper. En plus d'éviter ces erreurs d'inattention, veillez à ne pas raccourcir le nom à moins d'être sûr que Robert du service juridique préfère vraiment s'appeler "Rob".

En cas de doute sur ce sujet, regardez comment ils vous ont signé leurs précédents e-mails, vérifiez leur profil LinkedIn ou leurs canaux de communication internes.

Il n'y a pas d'excuses - se tromper sur le nom du destinataire de l'e-mail est l'une des pires erreurs d'étiquette des e-mails.

18. N'envoyez jamais un e-mail sans l'avoir relu

Cette astuce d'étiquette de courrier électronique ne peut pas être assez soulignée car les fautes d'orthographe, et les erreurs grammaticales se refléteront inévitablement mal sur vous. Une fois que vous avez fini d'écrire, parcourez le corps de l'e-mail et la ligne d'objet au moins deux fois pour repérer les erreurs. Vous pouvez également essayer de lire votre e-mail à haute voix pour remarquer les erreurs que vos yeux n'ont pas remarquées.

19. Faites attention aux pièces jointes

L'une des règles d'étiquette les plus importantes concernant les pièces jointes est que vous ne devez pas joindre de fichiers volumineux à vos e-mails. La meilleure façon d'envoyer, par exemple, une présentation ou une vidéo est de télécharger le fichier sur un service cloud comme Google Drive ou Dropbox et de fournir au destinataire un lien qui lui permet d'y accéder. Si ce n'est pas possible, assurez-vous de compresser le fichier avant de le joindre afin qu'il prenne moins de place dans leur boîte de réception. N'oubliez pas également de mentionner la pièce jointe dans le corps de votre e-mail pour vous assurer que le destinataire le remarque.

20. BCC de manière appropriée

BCC signifie copie carbone invisible et vous permet de masquer la ou les personnes saisies dans le champ BCC des autres destinataires.

L'utilisation de BCC est une bonne étiquette d'e-mail lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes qui ne se connaissent pas, car cela vous permet de protéger leur vie privée. Il est également utilisé pour supprimer poliment quelqu'un d'un fil de discussion, par exemple, après qu'il vous a présenté quelqu'un d'autre par e-mail. Cela peut également être utile lorsque vous devez confirmer à quelqu'un que vous avez envoyé un e-mail important sans inclure la personne dans le fil de discussion suivant.

La copie carbone invisible peut également faire l'objet d'abus, et l'utiliser pour de mauvaises raisons est considéré comme trompeur et de mauvaises manières.

21. Donnez des réponses en temps opportun

Les e-mails peuvent être une énorme perte de temps pour tout professionnel, mais répondre rapidement à vos e-mails aide à maintenir le travail de chacun dans les délais.

La fenêtre de réponse appropriée dépend de l'expéditeur et du sujet. En règle générale, vous devez répondre à vos coéquipiers le même jour, aux autres collègues dans les 24 heures et aux personnes extérieures à votre organisation avant la fin de la semaine de travail, sauf si c'est urgent.

Surtout si vous travaillez dans un rôle en contact direct avec le client, vous devez savoir que votre long temps de réponse peut envoyer un message involontaire, car près d'un tiers des personnes s'attendent à ce que les entreprises répondent aux e-mails en une heure ou moins.

22. Utilisez "Répondre à tous" uniquement lorsque cela est nécessaire

Comme un employé de bureau moyen reçoit environ 121 e-mails par jour, vous ne voulez pas déranger les gens avec quoi que ce soit d'inutile. Ainsi, la prochaine fois que vous êtes sur le point d'appuyer sur "Répondre à tous", arrêtez-vous pour déterminer si tout le monde dans la chaîne de messagerie doit recevoir votre réponse. Si la réponse est non, utilisez "Répondre" et sauvez les victimes d'une autre notification gênante.

23. Répondez à tous vos e-mails

Malgré la boîte de réception inondée et le calendrier chargé, il est bon de répondre à tous les e-mails qui vous sont adressés. Ignorer un e-mail d'une personne de votre organisation ou d'un associé est impoli et aura probablement des conséquences. Si quelqu'un vous envoie un e-mail à froid, prenez une seconde pour lui donner une réponse, même si ce serait un "non" poli, car cela laissera une bonne impression. Si vous ne le faites pas, vous recevrez probablement une série d'e-mails de suivi. S'ils n'ont pas été assez prévenants pour faire leurs devoirs, ne vous sentez pas obligé de répondre.

24. Réfléchissez à deux fois avant de transmettre

Vous souvenez-vous de ce que nous avons écrit précédemment sur les sujets sensibles et les informations confidentielles en matière d'étiquette des e-mails ? Vous devez toujours déterminer si l'e-mail est destiné à être transféré et procéder avec prudence. Considérez également si le message crée réellement une valeur pour le destinataire. Lorsque vous décidez de transférer un e-mail, il est important de résumer ce qui a été discuté et d'informer le destinataire de ce qu'il attend de lui. Vous devez également modifier tout ce qui n'est pas nécessaire dans l'e-mail, comme les signes de transfert, les autres adresses e-mail, les lignes d'objet et les commentaires précédents.

25. N'oubliez pas de définir des réponses d'absence du bureau

Si vous n'êtes pas disponible pour répondre à vos e-mails pendant de longues périodes, vous devez configurer un message automatique d'absence du bureau qui fait savoir aux gens que vous ne pouvez pas leur répondre. Les situations typiques incluent les vacances et les conférences. Il est important d'inclure une date précise à laquelle vous serez de retour afin qu'ils puissent procéder en conséquence. Vous devez également fournir les coordonnées d'une personne que l'expéditeur peut contacter si son problème est urgent. Il est recommandé d'inclure l'identifiant "Absent du bureau" ou "identifiant" dans la ligne d'objet avec la date de votre retour.

Nous espérons que vous avez trouvé cet article de blog sur l'étiquette des e-mails utile. Nous croyons sincèrement qu'en connaissant les règles les plus importantes de l'étiquette des e-mails professionnels, chaque professionnel est en mesure de rendre les communications sur le lieu de travail plus efficaces. Si vous pensez que nous avons manqué un conseil important, faites-le nous savoir !