19 règles d'étiquette des e-mails à connaître

L'étiquette du courrier électronique est l'ensemble des directives sociales qui régissent une communication par courrier électronique polie et productive. Comme pour l’étiquette hors ligne, l’étiquette par courrier électronique sert à rendre les conversations confortables, attentionnées et professionnelles.

Qu’est-ce que l’étiquette du courrier électronique ?

Les règles d'étiquette des e-mails sur le lieu de travail peuvent varier selon les secteurs et les cultures, tant au niveau professionnel qu'à l'échelle mondiale. Cela peut également varier d’une génération à l’autre, car l’étiquette du courrier électronique, comme les règles applicables aux autres formes de communication, évolue avec le temps. Cependant, certaines directives générales s'appliquent à la plupart des communications par courrier électronique, comme utiliser un ton professionnel et relire chaque courrier électronique avant de l'envoyer.

Il est important de maintenir une bonne étiquette en matière de courrier électronique, car elle communique le respect des personnes à qui vous envoyez des e-mails. À la base, l’étiquette représente la considération envers les autres. Grâce à l'étiquette des e-mails, vous communiquez votre professionnalisme ainsi que celui de votre entreprise, le cas échéant. Dans la boîte de réception d'un destinataire, cela peut vous permettre, à vous et à votre entreprise, de vous démarquer positivement. L'étiquette des e-mails vous permet également d'envoyer des e-mails et d'y répondre plus efficacement. Vous trouverez ci-dessous 19 directives sur l'étiquette des e-mails qui peuvent vous aider à rédiger des e-mails plus clairs et plus professionnels qui conduisent à des résultats plus productifs.

19 conseils sur l'étiquette des e-mails

1 Relire, relire, relire

Rien ne mine votre professionnalisme comme une erreur de grammaire ou une faute d'orthographe du nom du destinataire. Avant d'envoyer un e-mail, relisez-le attentivement ou utilisez Grammarly pour vous assurer qu'il est exempt de fautes de grammaire, d'orthographe et de ponctuation. Vérifiez également que tous les détails, y compris l’orthographe du nom du destinataire, sont corrects.

2 Rédigez des lignes d'objet détaillées

Une bonne ligne d'objet est un aperçu de l'e-mail. Au lieu d'une ligne d'objet vague comme « Bonjour » ou « Enregistrement », adressez directement votre message. De cette façon, le destinataire sait immédiatement de quoi parle l’e-mail et peut y répondre de manière appropriée.

3 Inclure un message d'accueil

Commencez chaque e-mail par un message d'accueil approprié. Voici des exemples de salutations par courrier électronique appropriées :

• Cher [nom du destinataire]
• Bonjour [nom du destinataire]

4 Inclure une signature

Votre e-mail doit commencer par un message d'accueil approprié et se terminer par une signature appropriée. Les approbations professionnelles des e-mails incluent celles-ci :

• Salutations
• Meilleur
• Sincèrement
• Merci
• Acclamations

Après la signature, indiquez votre nom.

5 Soyez concis

La concision est un principe clé de toute communication professionnelle. Ne faites pas perdre de temps au destinataire avec des détails superflus et ne regroupez pas plusieurs conversations dans un seul e-mail. Gardez-le concentré afin qu'ils puissent le lire rapidement et répondre si nécessaire.

6 Soyez complet

Cela dit, ne lésinez pas sur les informations nécessaires pour que votre courrier électronique reste concis. Un élément important de la concision consiste à mentionner chaque élément d'information pertinent dans un seul e-mail. Pendant que vous relisez votre e-mail, lisez attentivement pour vous assurer que vous n’avez oublié aucune information importante. Devoir envoyer un deuxième e-mail pour mentionner les détails que vous avez oublié d'inclure dans le premier peut être gênant et embarrassant. Cela peut également paraître non professionnel.

7 Attendez 24 heures pour les suivis

Une fois que vous avez envoyé un e-mail, laissez au destinataire le temps de répondre. Le délai d'attente approprié dépend souvent de facteurs tels que votre relation avec le destinataire et l'urgence de votre message. Mais généralement, il est préférable d’attendreau moins24 heures avant de donner suite.

Il existe une autre règle des 24 heures en matière d'étiquette de courrier électronique : répondez à chaque e-mail que vous recevez dans les 24 heures. Cette règle s'étend aux appels téléphoniques et autres formes de communication. En répondant rapidement, vous montrez au destinataire que vous appréciez son temps.

8 Utilisez une réponse automatique lorsque vous êtes absent

Avant de partir en vacances, configurez votre répondeur automatique. Il s'agit d'une réponse automatique à chaque e-mail que vous recevez qui informe l'expéditeur que vous êtes absent et que vous ne pouvez pas lire les e-mails. Dans votre réponse automatique, mentionnez les dates auxquelles vous serez absent du bureau et un collègue que l'expéditeur peut contacter en cas d'urgence.

9 UtilisezCcide manière appropriée

Cci signifiecopie carbone invisible. Avec Cci, vous pouvez envoyer un e-mail à un grand groupe de personnes sans afficher les adresses e-mail de chaque destinataire. De cette façon, aucun des destinataires ne peut voir qui d’autre a reçu l’e-mail. Ils ne peuvent pas non plus s'envoyer des e-mails via la réponse à tous, ce qui fait de Cci un outil pratique pour éviter les boîtes de réception encombrées.

10 Utilisezccde manière appropriée

Contrairement au Cci, les personnes qui reçoivent une copie carbone d'un e-mail peuvent voir qui d'autre l'a reçu. Le but de cc est d'inclure plusieurs destinataires dans un e-mail tout en communiquant que vous n'attendez pas nécessairement une réponse de chacun d'eux. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à un collègue d'un autre service et mettre en copie votre responsable afin qu'il soit au courant de la progression de la conversation.

11 Sachez quand utiliser la réponse à tout

Lorsque plusieurs personnes sont copiées dans un e-mail, vous pouvez cliquer sur Répondre à tous pour envoyer votre réponse à toutes. À moins qu'il n'y ait une raison de le faire, comme le partage d'informations critiques que tous doivent connaître, n'appuyez pas sur Répondre à tout. Au lieu de cela, répondez individuellement à l'expéditeur de l'e-mail afin de ne pas spammer les boîtes de réception des autres avec une conversation qui ne les implique pas directement.

12 Faites attention à votre ton

Utilisez un ton professionnel dans vos e-mails professionnels et académiques. Un ton désinvolte peut nuire à votre professionnalisme, et un ton sec peut envoyer un mauvais message. Soyez poli et chaleureux, mais conservez également un air professionnel en évitant l'argot, les salutations informelles et les tangentes.

13 Soyez prudent avec les emoji

De même, il est généralement préférable d’éviter les emoji dans les e-mails professionnels. Dans certains cas, un emoji peut être approprié, comme l’emoji applaudissant pour célébrer le succès d’une équipe. En ce qui concerne les emoji dans les e-mails sur le lieu de travail, suivez l'exemple de votre responsable pour déterminer si les emoji sont appropriés et, si oui, lesquels.

14 Décrivez les pièces jointes des e-mails

Si vous avez une pièce jointe à partager, expliquez au destinataire de quoi il s'agit et comment vous souhaitez qu'il interagisse avec elle (en lisant, en commentant, en signant, etc. L'envoi d'une pièce jointe sans description pourrait laisser le destinataire perplexe, voire même perplexe). suspect d'une tentative de phishing.

15 Réitérez les conversations en personne et au téléphone

Après une réunion en personne ou une conversation téléphonique, il est souvent utile d'envoyer un e-mail de suivi réitérant les sujets dont vous avez discuté. Cela permet d'atteindre quelques objectifs :

• Cela garde votre discussion en tête de liste pour toutes les personnes impliquées.
• Cela crée une « trace écrite » à laquelle vous pourrez faire référence lors de discussions futures.
• Cela peut éviter les malentendus et les erreurs de communication en donnant aux participants la possibilité de poser des questions ou de clarifier leurs déclarations.

16 Écrivez à votre public

Bien que chaque destinataire d'e-mail doive être traité avec respect et considération, vous devrez peut-être ajuster votre langage et votre niveau de détail en fonction de la personne à qui vous envoyez un e-mail. Par exemple, lorsque vous envoyez un e-mail à un collègue, vous pouvez utiliser le même jargon et le même jargon d’initié que vous utilisez lors des réunions. Cependant, une personne extérieure à votre organisation ne connaît peut-être pas cette terminologie. Il est donc préférable de s'en tenir à un langage simple et compréhensible. De même, même si vous pouvez souvent utiliser un langage familier avec vos camarades de classe et vos collègues, gardez un ton professionnel avec les professeurs, les administrateurs et les supérieurs de l'entreprise.

17 Utiliser la ponctuation correctement et de manière appropriée

Vous avez sans doute reçu des e-mails contenant trop de points d’exclamation ou de points de suspension qui donnent au message une ambiance inquiétante. Leurs auteurs ne voulaient probablement pas paraître surexcités ou inquiétants, mais néanmoins, leur ponctuation traduisait ces humeurs.

Dans les e-mails, suivez les mêmes règles de ponctuation que vous suivriez dans tout autre écrit professionnel. Conservez des points d'exclamation pour les rares cas qui les justifient, terminez les phrases par des points et avant d'appuyer sur envoyer, vérifiez les erreurs de ponctuation.

18 N'envoyez rien que vous ne voudriez pas lire à haute voix

Lorsque vous êtes bouleversé, il est facile de laisser vos émotions colorer votre écriture. Il peut également être tentant de partager un potin juteux au bureau avec vos amis de travail. Mais rappelez-vous que les e-mails ne sont jamais privés. Tout ce que vous envoyez dans un e-mail peut être intercepté, capturé, téléchargé ou imprimé. Assurez-vous donc que chaque e-mail que vous envoyez est approprié pour être partagé.

19 Utilisez des polices et un formatage standard

Il existe de nombreuses façons de rendre vos e-mails mémorables. Comic Sans n'en fait pas partie. Tenez-vous en à une police standard, telle qu'Arial, Helvetica ou Times New Roman. Ces polices communiquent sur le professionnalisme et vous pouvez être sûr qu'elles apparaîtront correctement dans n'importe quel navigateur ou sur n'importe quel appareil.

La plupart des emails professionnels suivent le même format :

• Salutation
• Section d'ouverture
• Une ou deux parties du corps
• Section de clôture
• Se déconnecter

Lorsque quelqu’un reçoit un e-mail dans un format inattendu, cela peut prêter à confusion. Le message de l'expéditeur peut également se perdre dans le formatage. Tenez-vous-en à un format standard et prévisible pour garantir que votre message est compris.

FAQ sur l'étiquette des e-mails

Qu’est-ce que l’étiquette du courrier électronique ?

L'étiquette du courrier électronique est l'ensemble des directives sociales qui régissent une communication par courrier électronique polie et productive.

Quelles sont les 3 règles d'étiquette des e-mails ?

• Attendez 24 heures avant de donner suite.
• Relisez toujours avant d’envoyer.
• Gardez un ton professionnel.

Quelles sont les 3 erreurs d'étiquette dans les e-mails ?

• Cliquez sur Répondre à tout lorsque vous souhaitez répondre uniquement à l'expéditeur de l'e-mail.
• Utiliser une ligne d'objet vague.
• Rédiger un e-mail long et sinueux au lieu d'un e-mail concis.