17 règles d'étiquette des e-mails à connaître et à pratiquer

Depuis les débuts d'AOL ("Vous avez du courrier !"), J'ai passé d'innombrables heures dans les tranchées de courrier électronique à des postes allant du représentant du service client au responsable de la communauté en ligne, en passant par le rédacteur en chef et le représentant des relations publiques. J'ai fait le calcul, et même en estimant à dix e-mails ultra-conservateurs par jour pendant vingt ans, j'ai envoyé au moins 73 000 e-mails. Ces expériences, bonnes et mauvaises, m'ont appris quoi faire et quoi ne pas faire. Ces jours-ci, je suis un e-mail expert qui a envoyé des campagnes d'e-mails en masse avec des taux de réponse de 55 %. (Au cas où vous vous poseriez la question, c'est sacrément bon.)

D'après mon expérience, il y a cinq violations de l'étiquette des e-mails si flagrantes qu'elles appartiennent à la catégorie Bad Email Hall of Shame. Commençons par eux.

Les cinq pires erreurs d'étiquette des e-mails

Faux pas par e-mail - nous en avons tous fait. Parfois, nous sommes conscients une fraction de seconde après avoir cliqué sur Envoyer et crié "Non!" souhaitant que nous puissions le reprendre.

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Voici les fautes les plus flagrantes de l'étiquette des e-mails.

1 Utiliser CC pour les e-mails de masse

Lorsque je travaillais comme journaliste de jeux vidéo, il y avait un représentant des relations publiques qui est devenu tristement célèbre pour avoir envoyé un e-mail de relations publiques à une énorme liste de journalistes utilisant CC, qui a révélé chacune des adresses e-mail soigneusement gardées de ces journalistes. Les journalistes ont ensuite joyeusement utilisé Reply All pour animer une conversation filée le narguant sans pitié.

N'utilisez pas CC pour les e-mails de masse. Croyez-moi. Vous n'avez vraiment pas besoin de ce genre de notoriété.

2 Appuyez sur Répondre à tous lorsque vous devriez appuyer sur Répondre

Répondre à tous est une fonctionnalité pratique lorsque plus de deux personnes doivent participer à une conversation, mais soyez prudent. J'ai été impliqué dans un e-mail de groupe où un membre a répondu, pensant qu'il ne m'envoyait qu'un e-mail, pour admettre qu'il avait le béguin pour un autre membre du groupe de messagerie. Elle a accidentellement utilisé Répondre à tous. Dans ce cas, le sujet du béguin était flatté. Mais . . . votre réponse accidentelle à tous peut ne pas entraîner une fin de conte de fées.

3 En supposant que le courrier électronique est privé et confidentiel

Tout ce que vous écrivez dans un e-mail peut être partagé, intentionnellement ou accidentellement. (Voir ci-dessus.) Ne dites pas des choses dans un e-mail, surtout au bureau, que vous ne diriez pas publiquement. Et surtout n'écrivez rien qui pourrait revenir vous hanter. Les courriels peuvent même être recevables devant les tribunaux.

4 Envoyer un e-mail quand on est en colère

Parfois, vous voulez juste dire à quelqu'un. Nous y avons tous été. Et il peut être beaucoup plus facile de mettre ces sentiments par écrit plutôt que d'avoir une conversation difficile en face à face. Mais résistez à l'envie. Les e-mails en colère augmentent les défenses du destinataire, et ce n'est pas productif.

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Si vous devez écrire un e-mail en colère, n'ajoutez pas de destinataire dans le champ À : ou écrivez-le dans votre traitement de texte, où vous ne serez pas tenté d'appuyer sur Envoyer. Laissez ensuite reposer le brouillon pendant vingt-quatre heures. Il y a de fortes chances que vous vous soyez calmé à votre retour et que vous puissiez offrir des commentaires lucides plutôt que des invectives cinglantes.

5 Ne pas aller à l'essentiel

Je ne sais pas combien de fois j'ai lu un e-mail décousu pour finir par penser : "D'accord, mais qu'est-ce que cette personne veut de moi ?" Pour l'amour de tout ce qui est électronique, n'utilisez pas le courrier électronique comme un moyen de faire un vidage de cerveau. Au lieu de cela, faites votre remue-méninges avant d'écrire l'e-mail. Ensuite, décidez quel est votre objectif - qu'espérez-vous qu'il se passera à la suite de l'envoi de cet e-mail ? Rédigez un message bref et clair dans cet esprit. Si le but de votre e-mail est de persuader, associez-le à un argumentaire éclair.

Douze conseils indispensables sur l'étiquette des e-mails

Maintenant que nous avons abordé les infractions les plus scandaleuses des e-mails, examinons quelques directives sur l'étiquette des e-mails qui vous donneront toujours l'air d'un professionnel raffiné.

1 Utilisez une ligne d'objet descriptive

Gardez votre air cultivé de mystère pour vaguebooking sur Facebook. (D'accord, vous ne devriez pas vraiment faire cela non plus.) Supposez que toutes les personnes à qui vous écrivez ont une boîte de réception inondée et utilisez votre ligne d'objet pour décrire le contenu de votre e-mail afin que le destinataire sache dès le départ pourquoi votre e-mail devrait être un priorité.

2 Ne saisissez pas tout en majuscules

En termes Internet, taper en majuscule ressemble à crier. Besoin d'une incitation supplémentaire pour supprimer le verrouillage des majuscules ? Vous pouvez déclencher des filtres anti-spam.

3 Supprimez les points d'exclamation

Je sais que tu es excité ! Sérieusement!!! Mais vous pouvez transmettre de l'excitation sans point d'exclamation. (Golly gee! Gardez-les pour quand vous vous exclamez vraiment.) La manie du point d'exclamation est un autre déclencheur de filtre anti-spam, alors utilisez-les avec parcimonie et jamais, jamais deux ou plus à la fin d'une phrase. Sauf si vous êtes un préadolescent. Alors allez-y.

4 Restez simple

L'e-mail idéal est bref et va droit au but. Écrivez des e-mails comme ça et tout le monde vous aimera et vous serez super populaire. (D'accord, peut-être pas. Mais au moins personne ne se plaindra de vos habitudes de messagerie ennuyeuses.) Si votre message est complexe, avec de nombreuses parties mobiles, envisagez de rédiger un résumé détaillé et de le joindre au format Google Doc ou PDF. Mais . . .

5 Demandez avant d'envoyer des pièces jointes

De nos jours, nous craignons tous d'ouvrir des pièces jointes à des e-mails, même à partir de sources connues. Et nous avons de bonnes raisons de l'être. Si vous devez envoyer une pièce jointe, prévenez le destinataire pour lui faire savoir qu'elle arrive.

6 Utilisez le répondeur automatique avec parcimonie

Les répondeurs automatiques de vacances sont très bien. (N'oubliez pas de les désactiver « automatiquement » ou de les désactiver manuellement lorsque vous revenez au bureau.) Mais les répondeurs automatiques disent des choses comme « Hé, j'ai reçu votre e-mail. Je vous répondrai bientôt !" sont inutiles. Ils pourraient également faire savoir aux spammeurs qu'ils ont atteint une adresse e-mail valide - double problème !

7 Utilisez des salutations professionnelles

À moins que vous ne connaissiez très bien le destinataire, et c'est un style auquel vous êtes tous les deux habitués, ne commencez pas les e-mails professionnels par des salutations comme "hey" ou "yo". "Bonjour" ou "salut" sont généralement bien. Utilisez « cher » dans la correspondance commerciale officielle.

8 Utilisez des approbations à consonance professionnelle

Avec classe. Voici quelques bonnes pratiques.

9 Utilisez l'humour avec prudence

Un peu d'humour au bon moment peut rendre un e-mail mémorable. Il peut aussi le couler comme le Titanic. Vous pensez peut-être que vous avez servi une plaisanterie intelligente, mais votre esprit pourrait être perdu dans la traduction. Gardez les trucs amusants pour les gens que vous connaissez bien, ils vous comprennent.

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10 Ne soyez pas ennuyeux avec les suivis

Évitez d'envoyer un déluge d'e-mails de suivi. Si un contact ne répond pas et que vous avez vraiment besoin d'une réponse, envisagez de passer un appel téléphonique si cela est possible. Dans tous les autres cas, si votre suivi soigneusement conçu ne reçoit pas de réponse après un ou deux essais, supposez que le destinataire n'est pas intéressé.

11 Faites attention à ce que vous transférez

Dans certains cas, il est possible de transférer un e-mail, si l'expéditeur a atteint le mauvais contact ou si vous devez ajouter quelqu'un à la conversation, par exemple. Mais ne transférez pas d'e-mails sensibles ou confidentiels. Si vous avez le moindre doute que l'expéditeur souhaite que la conversation soit partagée, demandez la permission avant d'amener quelqu'un d'autre dans la boucle.

12 Relisez

Dans un sondage Grammarly, 67% ont répondu que les fautes de frappe dans les e-mails professionnels sont un non-non. Pour éviter d'avoir l'air de manquer d'attention aux détails, relisez attentivement avant d'appuyer sur Envoyer. Personne n'a jamais regretté d'avoir passé un peu plus de temps à peaufiner son écriture.

Avez-vous fait des faux pas embarrassants dans vos e-mails ? Avez-vous des problèmes d'étiquette de courrier électronique ? Partagez un commentaire ci-dessous.