Comment gérer la surcharge d'e-mails au travail

La surcharge des e-mails est un problème croissant pour les travailleurs du savoir du monde entier, d'autant plus que de plus en plus d'entreprises se tournent vers le travail à distance. Des millions de demandes restent sans réponse alors que nous luttons pour faire face à la montagne quotidienne de nouveaux messages. Heureusement, voici des moyens de traiter vos e-mails plus efficacement.

Dans ce guide, nous nous concentrons sur la façon de gérer la surcharge d'e-mails. Nous étudions les preuves pour fournir dix meilleures pratiques de gestion des e-mails à adopter au travail, y compris des stratégies de messagerie éprouvées pour vous aider à arrêter d'envoyer trop d'e-mails et à faire face au déluge de messages que vous recevez.

Qu'est-ce que la surcharge d'e-mails ?

La surcharge d'e-mails est le sentiment de stress et d'anxiété causé par une boîte de réception d'e-mails sans réponse.

Le phénomène de surcharge d'e-mails n'est pas nouveau. En fait, déjà en 2011, des chercheurs ont mis en garde contre les dangers d'un e-mail excessif. Les universitaires ont constaté qu'une grande partie de la communication qui encombre nos boîtes de réception n'était pas "critique pour l'entreprise". Pour le dire en termes plus simples, c'était de la camelote.

Lutter avec votre boîte de réception peut créer des sentiments négatifs intenses, ont découvert des chercheurs. Dans une étude, il a été constaté que la surcharge d'e-mails générait "des niveaux plus élevés d'épuisement professionnel et un faible engagement au travail". Les travailleurs ont constaté que la surcharge d'e-mails les affectait en dehors du travail, créant une pression même lorsque nous n'étions pas payés.

Comme les e-mails s'empilent dans nos boîtes de réception, il peut être impossible d'identifier ceux auxquels vous devez répondre immédiatement et ceux qui peuvent attendre. Nous perdons de vue ce qui est essentiel et ce qui peut être ignoré.

La situation s'aggrave avec l'augmentation du travail à domicile et hybride, explique la chercheuse Amy Zadow dans The Conversation. Dans ses recherches sur la communication universitaire, 55 % des universitaires ont envoyé une correspondance pendant un week-end. Plus inquiétant, 30 % ont envoyé des e-mails le week-end et attendaient une réponse le jour même.

Elle avertit que cette culture de la communication 24h/24 et 7j/7 – causée dans de nombreux cas par la surcharge des e-mails – nuit à notre santé physique et mentale.

Comment repérer les signes de surcharge d'e-mails

Le signe le plus évident que vous êtes aux prises avec une surcharge d'e-mails est d'avoir des centaines d'e-mails sans réponse dans votre boîte de réception. Comme nous l'avons vu, cela peut avoir des impacts psychologiques et même physiques sur nous.

Le courrier électronique nous rend malheureux, déclare Cal Newport dans le New York Times. Selon Newport, les e-mails sans réponse provoquent un niveau "d'anxiété de fond" qui peut vous suivre à tout moment et partout.

Dans les cas extrêmes, la surcharge d'e-mails peut générer des signes révélateurs de stress au travail, notamment le sentiment d'être incapable de faire face. D'autres symptômes de stress au travail peuvent inclure :

• sautes d'humeur
• être retiré
• perte de motivation, d'engagement et de confiance
• augmentation des réactions émotionnelles - être plus larmoyant, sensible ou agressif

Vous sentez-vous stressé ou chaque e-mail vous rend-il plus malheureux ? Voici quelques façons de gérer la surcharge des e-mails.

10 façons de gérer la surcharge d'e-mails

Voici dix stratégies fondées sur des preuves pour faire face à la surcharge d'e-mails. Si la surcharge de courrier électronique entrave vos performances, consultez notre article sur les 10 meilleurs conseils de productivité des e-mails.

Si vous éprouvez du stress ou de l'anxiété dans votre travail, il est essentiel que vous parliez à quelqu'un et que vous demandiez de l'aide. Les astuces et conseils ici sont des stratégies pour vous aider, mais pas une solution à long terme. Si vous avez besoin d'aide, demandez-la.

1. Comprendre comment vous utilisez le courrier électronique

Avant de plonger dans les conseils, réfléchissez à la façon dont vous utilisez le courrier électronique. La façon dont vous gérez votre boîte de réception reflète votre personnalité, disent Shana Lebowitz et Allana Akhtar dans Business Insider.

Ils divisent les travailleurs du monde en trois types :

1. Déclarants/supprimeurs d'e-mails (ceux qui répondent immédiatement)
2. Économiseurs d'e-mails (répondent rapidement, mais ne suppriment jamais les e-mails)
3. Ignorant (ceux qui ne lisent ou ne répondent jamais aux e-mails)

Êtes-vous quelqu'un qui doit répondre à tous les e-mails et qui a du mal à faire face? Ou ignorez-vous les e-mails et les stockez-vous ?

En reconnaissant comment vous utilisez le courrier électronique, vous pouvez identifier les stratégies qui ont les meilleures chances de succès.

La façon dont nous utilisons les e-mails peut également expliquer pourquoi vos stratégies actuelles de gestion des e-mails ont peu de chances de fonctionner. En fait, bon nombre de nos habitudes enracinées dans la gestion des e-mails, telles que la désactivation des alertes, peuvent avoir un impact négatif sur nous, prévient le Dr Emma Russell.

Reconnaître qu'il y a un problème dans la gestion des e-mails est la première étape pour apporter un changement positif.

2. Prévoyez du temps pour répondre aux e-mails

Répondre aux e-mails fait partie intégrante de votre rôle et doit être traité comme tel. Réservez régulièrement du temps pour répondre aux e-mails.

Cela peut être un matin, un après-midi ou à n'importe quel moment qui vous convient. Ajoutez ceci à votre calendrier et considérez-le comme une tâche importante. Ne partez pas répondre aux e-mails le soir et le week-end. Non seulement travailler pendant votre temps libre est inacceptable, mais il est également susceptible d'être inefficace. Cela pourrait causer plus de stress qu'il n'en résout.

Avoir du temps réservé aux e-mails vous permet de vous préparer mentalement. Les managers et les dirigeants que nous sommes en mesure de préparer à l'avance pour leur travail "ont connu une humeur positive et une concentration sur le travail plus élevées, ce qui leur a permis de mieux réussir tout au long de la journée", ont constaté des chercheurs de l'Université d'État de Portland.

Lorsque vous répondez à des e-mails, faites cela et rien d'autre. Jongler avec plusieurs tâches n'est tout simplement pas pratique, ont découvert des scientifiques. Réservez du temps pour répondre aux e-mails et concentrez-vous uniquement sur la tâche pour obtenir les meilleurs résultats.

3. Courriel de triage

La surcharge d'e-mails est un symptôme de l'échec du classement et de la hiérarchisation efficace de vos e-mails. Le triage de vos e-mails est une stratégie que vous pouvez utiliser pour faire face à des montagnes de correspondance.

Alors que vous pouvez recevoir des centaines (voire des milliers) d'e-mails par jour, Amy Gallow dans le Harvard Business Review recommande qu'il n'y ait que trois façons de traiter chaque e-mail :

1. Supprimer : vous pouvez voir rapidement les e-mails que vous n'avez pas besoin de lire ou de répondre. Cela peut inclure des invitations, des courriers indésirables et des publicités. Supprimez-les dès que possible pour économiser de l'espace et réduire le stress.
2. Répondre : les e-mails urgents seront envoyés et vous devez répondre immédiatement. Cela inclut la correspondance critique pour l'entreprise, comme les messages de votre patron.
3. Fichier: Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement, rangez les messages en lieu sûr où ils pourront être traités lorsque le temps le permettra (pendant votre temps protégé, par exemple).

Les packages de messagerie populaires tels qu'Outlook et Gmail vous permettent d'identifier rapidement les e-mails importants (signalés en rouge ou en vedette, par exemple). Cela peut fournir un moyen facile d'identifier les e-mails urgents et importants.

Nous vous recommandons de prendre un peu de temps pour comprendre le fonctionnement de votre programme de messagerie et voir s'il existe des moyens de l'utiliser plus efficacement.

4. Créez des modèles standard

La vérité est que la plupart d'entre nous traitons chaque jour des tâches et des demandes identiques ou similaires. Les e-mails que nous recevons et les réponses que nous créons sont en grande partie les mêmes - en suivant naturellement les règles de bonne étiquette des e-mails. La création d'une série de modèles de demande et de réponse standard écrits et préformatés par des professionnels peut faire gagner beaucoup de temps.

Classés dans un endroit accessible, nous pouvons appeler ces modèles en cas de besoin, les couper et les coller si nécessaire.

En effet, il vous faudra encore les éditer, les amender et les personnaliser, ce qui n'est pas idéal.

Besoin d'aide? Nous avons créé une série d'articles approfondis avec des modèles axés sur tous les aspects de la communication d'entreprise professionnelle, notamment :

• Comment rédiger un e-mail formel
• Comment rédiger un e-mail de suivi
• Comment rédiger un e-mail de demande commerciale
  

Mieux encore, lisez le conseil suivant pour voir comment nous, chez Flowrite, avons fait avancer le concept des modèles d'e-mail non seulement d'une mais plutôt d'une centaine d'étapes avec l'aide de l'intelligence artificielle.

5. Utilisez l'IA et la technologie pour transformer les e-mails

Les modèles peuvent vous faire gagner du temps, mais ils peuvent sembler impolis et impersonnels. Copier-coller et remplir manuellement les blancs dans les modèles prend encore du temps. Heureusement, une nouvelle technologie passionnante qui exploite la puissance de l'IA transforme la façon dont nous écrivons des e-mails. En quelques secondes, vous pouvez créer des e-mails ciblés, professionnels et efficaces qui obtiennent des résultats.

L'outil de productivité d'écriture alimenté par l'IA de Flowrite peut aider n'importe qui à gagner du temps en créant des e-mails personnalisés avec une précision incroyable. Si vous êtes coincé dans une ornière ou si vous avez du mal à gagner du temps, notre produit peut vous aider à rafraîchir et à affiner vos e-mails, en traduisant vos idées et vos réflexions en correspondance professionnelle qui donne les bons résultats.

Et ce n'est pas seulement l'écriture de l'IA ; il existe une multitude de nouvelles solutions et outils technologiques qui peuvent augmenter la productivité sur le lieu de travail et vous aider à lutter contre le fardeau des e-mails.

6. Supprimer, bloquer, se désinscrire

Courrier indésirable, courrier non sollicité, spam. Peu importe comment vous l'appelez, nous recevons tous des montagnes d'e-mails dont nous ne voulons pas ou dont nous n'avons pas besoin. Chaque jour, un nombre incroyable (ou effrayant) de 320 milliards de spams sont envoyés. C'est plus de 80% de tous les e-mails envoyés chaque jour.

Si vous avez un compte de messagerie, vous aurez reçu au moins un message non sollicité. Mais vous pourriez en recevoir jusqu'à des milliers chaque mois, en particulier si votre adresse e-mail est accessible au public sur Internet.

La première étape de la récupération de votre boîte de réception consiste à parcourir, à éliminer et à supprimer systématiquement tout courrier indésirable. Mais, vous devez également vous désabonner pour éviter de recevoir de futurs e-mails.

Au bas de chaque e-mail, vous devriez trouver un lien qui vous permet de vous désinscrire d'une liste de diffusion. C'est une obligation légale aux États-Unis et en Europe, bien que certains e-mails peu scrupuleux puissent trouver des moyens de le cacher. Si le courrier continue d'arriver, bloquez l'expéditeur.

À l'avenir, ne vous inscrivez jamais pour quelque chose dont vous ne voulez pas ou dont vous n'avez pas besoin. Par exemple, si vous recevez des e-mails non sollicités d'une liste de diffusion, cliquez toujours sur se désabonner immédiatement.

7. Pensez à appeler

Le ping-pong des messages peut augmenter rapidement le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception, mais est-ce le meilleur moyen de communiquer ?

Selon les psychologues, un appel peut parfois être plus efficace (ou "optimal") pour créer une connexion et communiquer. Nous avons tendance à écrire des e-mails lorsque nous pouvons communiquer plus efficacement en personne, que ce soit au téléphone ou en face à face, en essayant d'éviter les maladresses.

Ils ont conclu que "les interactions incluant la voix (téléphone, chat vidéo et chat vocal) créaient des liens sociaux plus forts et n'augmentaient pas la gêne, par rapport aux interactions incluant le texte (e-mail, chat textuel)."

Bien qu'il ne soit pas toujours possible de se rencontrer en personne, demandez-vous s'il pourrait être plus rapide d'appeler quelqu'un avant d'envoyer un e-mail. Une courte conversation téléphonique peut prendre moins de temps que la gestion du déluge d'e-mails qui peuvent souvent arriver lorsqu'il s'agit de détails.

8. Investissez dans des outils de communication interne

Les services de messagerie instantanée tels que Slack facilitent un échange plus rapide entre collègues, clients et clients. Supposons que vous puissiez surmonter les obstacles à la mise en œuvre ; dans ce cas, la messagerie instantanée peut être une excellente stratégie pour éliminer la surcharge d'e-mails au travail.

Dans un guide pratique pour la mise en œuvre de la messagerie instantanée, la Harvard Business Review conseille d'utiliser les technologies de votre personnel et de définir des règles de base. Ils notent que la messagerie instantanée fait déjà partie intégrante des équipes techniques. Slack, par exemple, prend en charge l'échange rapide d'informations dont les équipes ont besoin pour collaborer et se développer pour devenir un outil essentiel pour les entreprises de toutes tailles.

Bien sûr, le simple fait de remplacer le courrier électronique par la messagerie instantanée pourrait entraîner un tout nouveau problème de surcharge de messagerie. Cependant, les stratégies décrites ci-dessus sont toutes toujours pertinentes. La nécessité de respecter l'équilibre travail/vie personnelle est tout aussi importante, selon le HBR.

9. Stockez les documents dans le cloud

Combien d'e-mails sont des demandes de documents et combien manquent de pièces jointes ?

Le partage et le stockage de documents évoluent, de plus en plus d'entreprises passant au cloud. En adoptant des solutions cloud et en fournissant un accès adéquat, vous pourriez supprimer des quantités importantes de trafic de messagerie.

Tous les documents peuvent être stockés et rendus accessibles à tous, n'importe où et à tout moment. Dans un monde du travail post-covid, les services cloud pourraient apporter l'augmentation de productivité dont nous avons besoin, affirme William Smith dans Technology Magazine.

Vous n'avez plus besoin d'envoyer un e-mail et d'attendre une réponse (ou d'émettre une réponse si vous êtes de l'autre côté). Vous pouvez supposer que tout le monde peut accéder aux documents dont il a besoin quand il en a besoin.

10. Faites une pause

Cela peut sembler contre-productif, mais faire une pause dans les e-mails (vacances par e-mail) peut réduire le stress et augmenter la concentration, ont découvert des chercheurs.

Lors de tests, les scientifiques ont découvert que ceux qui lisaient immédiatement les e-mails étaient dans un état d'alerte élevé, avec des fréquences cardiaques plus constantes. En revanche, les travailleurs retirés de la réponse aux e-mails pendant cinq jours "ont connu des fréquences cardiaques plus naturelles et variables".

Maintenant, il n'est pas pratique de désactiver les e-mails pendant la semaine de travail. Mais limiter la réponse aux e-mails à la journée de travail et s'éteindre le soir et le week-end peut réduire le stress et le sentiment de surcharge d'e-mails.

Vous pensez que cela affectera vos perspectives au travail ? Établir des limites est une compétence essentielle pour les dirigeants, déclare Jenn Lofgren dans Forbes. Établir clairement ce qui est OK et ce qui ne l'est pas, y compris répondre aux e-mails pendant le week-end, envoie un message fort.

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Les conseils ici devraient fournir des moyens de gérer la surcharge des e-mails. Malheureusement, le problème du trop grand nombre d'e-mails ne va pas disparaître. La vérité est que la surcharge d'e-mails est susceptible de devenir plus risquée car nous travaillons plus à distance et passons encore plus de temps en ligne, également pendant notre temps libre.

Si vous êtes aux prises avec trop d'e-mails, il est essentiel que vous développiez des stratégies de gestion des e-mails qui fonctionnent pour vous. Envisagez d'utiliser de nouvelles technologies telles que les assistants de messagerie IA, la messagerie instantanée et la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion des e-mails au travail.