10 conseils de productivité des e-mails pour en faire plus chaque jour

La plupart d'entre nous ne réfléchissons pas à la façon dont nous utilisons le courrier électronique. Les messages continuent d'affluer chaque jour et nous continuons à répondre au fur et à mesure sans réaliser grand-chose pendant la journée. Cela peut ressembler à un cycle sans fin. Presque comme si vous étiez esclave de votre boîte de réception.

Mais il ne doit pas en être ainsi.

En fait, il est facile de rationaliser votre façon de gérer les e-mails si vous y réfléchissez. Quelques directives simples, quelques règles de base et un hack de productivité ou deux peuvent réduire les heures de votre régime hebdomadaire de gestion des e-mails. ‍

Vous ne nous croyez pas ? Lisez ces conseils de productivité par e-mail pour avoir une chance de vous tromper.

1. Vérifiez vos e-mails seulement deux fois par jour

Vous consultez vos e-mails 50 fois par jour ? Vous ne devriez probablement pas.

Gérer et répondre à vos e-mails une fois le matin avant de commencer toute tâche nécessitant une concentration approfondie. Et puis encore une fois dans l'après-midi lorsque vous avez besoin d'une pause dans les autres tâches.

Cela laissera le reste de la journée pour un travail plus productif. Assurez-vous de désactiver les notifications des e-mails entrants afin de ne pas ressentir le besoin de les consulter plus souvent.

2. Utilisez les règles du 1 clic et des 3 phrases

Ces hacks de productivité peuvent ou non fonctionner en fonction de votre flux de travail, mais ils valent vraiment la peine d'être essayés.

• Règle du 1 clic : s'engager à ne toucher qu'une seule fois un e-mail. Vous pouvez effectuer plusieurs actions lorsqu'il est ouvert, mais la règle stipule que vous devez faire quelque chose une fois que vous avez ouvert l'e-mail. Vous pouvez l'archiver, y répondre ou l'ajouter à votre liste de tâches.
• Règle des 3 phrases : toutes les réponses doivent être de trois phrases ou moins. C'est si simple. Des réponses plus courtes équivaut à moins de temps passé sur les e-mails. Vous pouvez modifier cela en 2 à 5 phrases, mais le point principal reste le même : ne perdez pas des heures de votre temps à rédiger une réponse soignée.

Si 3 phrases vous paraissent encore trop longues, pourquoi n'essayez-vous pas d'écrire seulement 3 puces avec Flowrite ? Clause de non-responsabilité : notre outil d'écriture alimenté par l'IA transformera ceux-ci en un e-mail à part entière.

3. Désinscription continue

C'est inévitable. À un moment donné, ces e-mails et newsletters de masse s'accumulent et commencent à encombrer votre boîte de réception. La solution : chaque fois que vous recevez un e-mail indésirable, appuyez sur le bouton de désinscription en bas du message.

La cohérence paie : après une semaine ou deux, vous vous serez désabonné de 80 à 90 % des e-mails inutiles.

Ou si vous ne voulez pas perdre de temps à le faire manuellement, il existe des services comme Unroll.me qui effectuent le processus de désabonnement pour vous.

4. Apprenez les raccourcis clavier

PSA : Vous n'êtes pas obligé d'utiliser Superhuman pour bénéficier des raccourcis clavier. Prenons Gmail comme exemple.

Tout d'abord, vérifiez dans les paramètres de Gmail que les raccourcis clavier sont bien activés : Paramètres → Général → Raccourcis clavier activés → Enregistrer les modifications.

Ensuite, il suffit de mémoriser les raccourcis les plus précieux (les suivants sont pour macOS) :

• Haut et bas = parcourir votre boîte de réception. Appuyez sur Entrée pour ouvrir une conversation. Appuyez sur X pour sélectionner une conversation.
• P/N = Sélectionnez un message précédent ou suivant dans une conversation. Appuyez sur Entrée pour ouvrir un message.
• Maj + C = Composer dans une nouvelle fenêtre
• Maj + 3 = Lorsqu'une conversation est sélectionnée, cela la déplace vers la corbeille.
• S = Démarrer une conversation
  

Pour en savoir plus, consultez cet article sur les raccourcis clavier pour Gmail.

5. Essayez la règle des 2 minutes

Définissez une règle pour les messages qui sont traités rapidement. Si cela prend moins de 2 minutes pour répondre, faites-le tout de suite.

Bien sûr, cette astuce de productivité des e-mails ne signifie pas que vous devez garder votre boîte de réception ouverte toute la journée et réagir à chaque fois que de nouveaux messages arrivent !

Au lieu de cela, lorsque vous réservez du temps pour gérer les e-mails, traitez d'abord les choses rapides.

Cela a-t-il fonctionné pour vous ? Nous aimerions savoir.

6. Configurer des filtres et des alias

Les filtres sont des règles d'automatisation qui redirigent vos e-mails vers les bons dossiers lorsqu'ils arrivent dans votre boîte de réception. Ils vous évitent d'avoir à trier les messages manuellement.

Par exemple, vous pouvez créer des règles basées sur l'adresse de l'expéditeur, la ligne d'objet, les mots inclus dans le corps du texte, la taille, la date, etc. Pour en savoir plus, consultez ce guide de configuration des filtres dans Gmail.

Les alias sont une fonctionnalité utile qui facilite le filtrage des e-mails. Gmail vous permet de configurer des alias en utilisant des signes plus et des points dans votre adresse e-mail.

Par exemple, supposons que vous ayez une adresse e-mail appelée [email protected]. Vous souhaitez vous abonner à la newsletter de Flowrite et filtrer les newsletters entrantes dans un dossier dédié. Vous pouvez ensuite vous abonner en utilisant l'adresse [email protected], et les problèmes de la newsletter trouveront toujours leur chemin vers votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite créer une règle de filtrage dirigeant tous les e-mails à cette adresse vers un dossier "Newsletters".

7. Utilisez le plein écran

Cette astuce de productivité par e-mail est super simple, mais efficace.

Si vous avez 50 onglets ouverts simultanément, il est presque garanti qu'il y aura une notification qui interrompra votre concentration. Ou vous décidez simplement que c'est maintenant le meilleur moment pour vérifier votre flux Twitter et ce mème crypto d'hier.

Éliminez les possibilités de distraction. Réglez la fenêtre de votre navigateur en plein écran et rendez les autres onglets invisibles.

• Windows : appuyez sur F11
• macOS : appuyez sur CMD + Maj + F

Vous pourrez nous remercier plus tard.

8. Programmez les e-mails à envoyer plus tard

Parfois, il est pratique et poli d'envoyer des e-mails à une heure prédéterminée au lieu du moment présent. L'heure d'envoi peut également affecter le taux d'ouverture.

Gmail rend cela facile. Cliquez simplement sur la flèche à côté du bouton "Envoyer" lors de la rédaction d'un e-mail et choisissez une date et une heure. Aussi simple que ça ! La plupart des clients de messagerie sont dotés de fonctionnalités similaires, et il existe de nombreuses extensions pratiques qui peuvent le faire pour vous si vous n'avez pas de chance.

9. Utilisez le courrier électronique pour prendre des notes de réunion

C'est un hack de productivité époustouflant (et pourtant si simple). Chaque fois que vous êtes dans une réunion Zoom ou Teams, ouvrez un modèle d'e-mail vide et commencez à prendre des notes.

Écrivez des puces rapides pendant la réunion.

Terminez la réunion 5 à 10 minutes plus tôt et peaufinez les notes rapidement pour une meilleure lisibilité.

Ensuite, envoyez-les à toute personne concernée.

Et voilà : vous êtes prêt pour votre prochaine tâche ou réunion sans passer 30 minutes à rédiger le mémo.

10. Supprimez vos e-mails

Pas tous, bien sur! Utilisez la matrice Eisenhower pour séparer vos e-mails en quatre catégories. Vous pouvez créer un dossier pour chaque catégorie pour un traitement plus facile.

• Urgent et important = Répondez immédiatement à ces e-mails. Mais pas avant d'avoir trié le reste de vos e-mails.
• Urgent et non important = Si possible, traitez ces messages juste après avoir traité les messages de la catégorie 1. Sinon, réservez du temps à partir de la fin de la même journée.
• Non urgent et important = Vous pouvez vous en occuper plus tard, mais n'oubliez pas de réserver du temps pour eux, afin qu'ils soient inévitablement traités.
• Non urgent et non important = Supprimez ou ignorez ces messages.
  

C'était ça, les amis ! Tout ce qu'il vous reste à faire est d'appliquer certains de ces conseils de productivité des e-mails à votre flux de travail et de voir combien d'heures vous pourrez gagner la semaine prochaine.