5 éléments à prendre en compte lorsque vous envoyez un e-mail à votre professeur

Bien qu'il soit parfois nécessaire d'envoyer un e-mail à votre professeur pour clarifier une question que vous vous posez, il existe quelques bonnes pratiques à respecter. D'une part, il est important que vous respectiez le temps de votre professeur. Personne ne veut recevoir un e-mail contenant neuf paragraphes complets. Écrire un roman par courrier électronique à votre professeur n'est probablement pas la meilleure façon de tergiverser sur le devoir qu'il vous a confié.

En gardant les choses brèves et précises, votre message sera clair et attentionné, ce qui augmentera la probabilité que votre professeur réponde et réponde à toutes vos préoccupations.

Comment envoyer un e-mail à votre professeur

En fait, chaque fois que vous envoyez un e-mail à un enseignant ou à un professeur, vous devez garder certaines choses à l'esprit, telles que les formalités, la langue que vous utilisez et la durée.

Au lieu de bombarder votre professeur avec un e-mail qui lui prendra tout l'après-midi à traiter dans son intégralité, une bonne règle de base à suivre consiste à s'en tenir à un nombre total de mots de 150 mots (ou moins). La clé est de fournir autant de contexte que possible, comme votre numéro de cours ou votre section. N'oubliez pas : vous n'êtes pas leur seul élève !

Une autre façon d'aborder l'envoi d'e-mails à votre professeur consiste à adhérer à ce principe :si je ne suis pas clair et direct, mon professeur ne le sera pas non plus.C'est vrai : la façon dont vous rédigez votre e-mail initial aura un impact direct sur la réponse de votre professeur.

Lisez la suite pour découvrir des conseils pour envoyer des e-mails bien rédigés et polis qui amélioreront vos chances de recevoir une réponse utile.

Commencez par une ligne d'objet détaillée

La ligne d’objet de votre e-mail est la première chose que votre professeur verra en plus de votre nom. Plutôt que de laisser votre professeur dans le noir avec un objet comme « Bonjour » ou « Question », expliquez-lui le but de votre e-mail en termes précis. Ce n’est pas le moment d’être vague.

Décrire exactement le sujet de votre e-mail à votre enseignant attirera non seulement son attention, mais lui permettra également de répondre rapidement et de manière adéquate.

Voici plusieurs exemples de sujets forts et détaillés destinés aux enseignants :

• Biologie 101 : Question sur la dissection en laboratoire mercredi

• Page de citation pour l'essai : MLA ou APA ?

• Rendez-vous vendredi : 11h30

• Confirmation de la thèse pour le prochain devoir de dissertation

Toutes ces lignes d'objet communiquent le point principal de votre e-mail à votre professeur en dix mots ou moins. En incluant des informations d'identification (telles que l'unité de classe dans laquelle vous appartenez, comme Biologie 101, ou la date d'un cours ou d'une réunion à venir), votre professeur peut vous identifier parmi les innombrables autres étudiants, collègues et administrateurs de son univers.

Utilisez des salutations et des signatures formelles

Donnez le ton pour que votre professeur vous prenne au sérieux avec une salutation formelle et respectueuse. Commencer un e-mail par « Hey » est le contraire de cela. Une salutation formelle telle que « Cher M. Lee » ou « Bonjour professeur Bonnell » n'est pas seulement courtoise mais amicale. Votre professeur sera probablement rebuté par des salutations qui semblent trop informelles – ou s'il n'y a pas de salutation du tout !

Sauf indication contraire de votre professeur, vous devez toujours vous adresser à eux par leur nom officiel. Parfois, les professeurs d’université préféreront parler par leur prénom avec les étudiants. Vous pouvez généralement en juger par la façon dont ils communiquent en classe ou signent leurs e-mails. Si vous envoyez un e-mail à un professeur que vous n'avez pas rencontré (si vous espérez changer de cours ou vous inscrire au leur), vous souhaiterez certainement que votre salutation reste formelle.

Dans le même ordre d’idées, votre approbation ou signature doit également être formelle. Outre votre nom, voici quelques lignes de conclusion appropriées pour les enseignants :

• Cordialement,

• Merci pour votre temps,

• Sincèrement,

• Passez un bon reste de votre journée/semaine.

• J'apprécie vos conseils.

• Tous mes vœux,

Et même si cela ne devrait même pas être nécessaire, les e-mails adressés aux enseignants ne sont pasle lieu idéal pour les émojis, les mèmes, les abréviations ou le langage textuel.

Formatez la « viande » de votre e-mail

Le « contenu » de votre message (ou les paragraphes du corps) doit être formaté de manière à être rapide à lire et à aller droit au but. En vous limitant à cinq phrases ou moins, vous obtiendrez un message clair et direct.

Si vous avez plusieurs points à aborder et que vous savez que vous dépasserez les 150 mots, utilisez des puces. Utilisez une puce pour chaque question ; de cette façon, votre professeur peut facilement répondre à chaque préoccupation. (Grammarly peut également vous aider en faisant des suggestions pour transformer vos e-mails dans un format plus lisible , par exemple en réécrivant les paragraphes répertoriant les informations en puces et en mettant en gras les informations clés telles que les délais.)

Vous voulez également vous assurer que vos paragraphes ne sont pas trop longs ou maladroits. Séparez le texte en morceaux digestes afin que votre instructeur puisse le parcourir rapidement. Vous ne voulez pas de confusion de leur part, car cela pourrait retarder leur réponse.

En plus de réfléchir à la lisibilité de vos paragraphes, vous pourriez envisager de commencer par une phrase qui réitère votre ligne d'objet. Fournir une phrase de « présentation » qui touche au point principal de votre e-mail peut constituer un guide utile pour votre enseignant. Quelques exemples :

• Je vous envoie un e-mail parce que. . .

• J'aimerais poursuivre notre conversation sur . . .

• Je tends la main aujourd'hui parce que. . .

• J'écris pour poser des questions. . .

Résumez-le et montrez votre gratitude

Une fois que vous avez rédigé le corps de votre e-mail, résumez les choses en une dernière phrase contenant des actions à entreprendre pour votre enseignant. Tout comme la phrase « aperçu » au début de votre e-mail, cette phrase récapitulative doit être directe et concise, décrivant ce que vous attendez de leur réponse.

Par exemple:

• J'attends avec impatience votre réponse concernant la structure de ma bibliographie.

• J'attendrai votre confirmation avant de planifier la réunion.

• Merci d'avance pour vos retours sur mon sujet de thèse.

Parfois, cette phrase n’est peut-être pas totalement nécessaire, mais elle peut aider à susciter une réponse plus rapide. Assurez-vous, en conclusion, de remercier votre professeur. (Oui, avant même qu'ils ne répondent !) Leur montrer de la gratitude en leur disant « merci pour votre temps » ou « merci beaucoup pour votre aide » influencera grandement la façon dont ils digèrent votre message et vous considéreront comme un étudiant.

Une autre façon intelligente de laisser une bonne impression est de leur envoyer un e-mail de remerciement si vous leur avez récemment rendu visite pendant les heures de bureau ou si vous avez eu une réunion en tête-à-tête. Tout le monde apprécie d'être remercié, et c'est à peu près le moyen le plus simple de communiquer votre gratitude.

N'oubliez pas de relire !

Last but not least : relisez, relisez, relisez ! Exécutez votre e-mail via Grammarly Editor ou installez l'extension de navigateur Grammarly pour être sûr que votre e-mail est exempt de toute faute de grammaire, de ponctuation ou d'orthographe. Ou copiez et collez simplement votre écriture pour vérifier votre grammaire et obtenir un retour instantané sur d'autres erreurs que vous auriez pu manquer.

Même si vous n'envoyez pas d'e-mail à votre professeur d'anglais, ce type d'erreurs peut laisser entendre à votre instructeur que vous ne vous souciez pas beaucoup du cours. Lire l'e-mail à voix haute est un bon moyen d'identifier les redondances et les sections qui semblent guinchées ou peu claires.

Pour plus de prudence, saisissez votre e-mail dans un autre programme (comme Microsoft Word ou Google Docs) avant de l'envoyer, afin de pouvoir le consulter plusieurs fois sans risquer d'appuyer sur Envoyer trop tôt. (Grammarly fonctionne dans ces deux programmes, vous donnant l'assurance supplémentaire que toutes les erreurs seront détectées.)

Savoir comment rédiger un bon e-mail à votre professeur n'est pas seulement une compétence dont vous aurez besoin à l'école. C'est une compétence que vous conserverez avec vous tout au long de votre vie et de votre carrière lorsque vous communiquerez avec des gestionnaires, des collègues et d'autres professionnels.

Avec ces conseils comme guide, vous serez prêt à envoyer un e-mail efficace à des supérieurs comme votre professeur, qui réagiront forcément favorablement à votre message respectueux et précis.