Fils de discussion par e-mail : définition et 4 façons de les gérer

Dans le monde professionnel, les fils de discussion par courrier électronique font partie de la vie. Et c'est généralement une bonne chose : lorsque vous avez une conversation en cours avec un collègue, un plan en développement ou des sujets de conversation récurrents que vous souhaitez garder séparés, un fil de discussion par courrier électronique est le moyen de le faire.

Qu'est-ce qu'un fil de discussion par courrier électronique ?

Un fil de discussion est une série d'e-mails qui enregistrent toutes les réponses à un e-mail original. Considérez un fil de discussion par courrier électronique comme une discussion de groupe : plusieurs personnes reçoivent chaque message, quelle que soit la fréquence à laquelle elles participent à la conversation, et chacune peut facilement visualiser la progression du fil de discussion par ordre chronologique.

Souvent, les fils de discussion sont affichés dans un format « imbriqué » dans les boîtes de réception des destinataires, affichant en premier la réponse la plus récente lorsque le destinataire ouvre le fil et chaque réponse précédente dans l'ordre de la plus récente à la plus ancienne, en terminant par le message d'origine.

Tous les clients de messagerie ne prennent pas en charge les fils de discussion, et parmi ceux qui le font, tous ne les activent pas par défaut. Ils ne font pas non plus toujours référence à cette fonctionnalité sous le nom defil de discussion. Un exemple notable est Gmail, qui fait référence au fil de discussion des e-mails sous le nomde vue de conversation.

Vous connaissez peut-être le termechaîne de courrier électroniqueet vous vous demandez : « S'agit-il d'un fil de discussion ou d'une chaîne de courrier électronique ? Une chaîne de courrier électronique n’est pas la même chose qu’un fil de discussion. Une chaîne d'e-mails est un ensemble d'e-mails transférés ou liés d'une autre manière qui ne sont pas nécessairement liés par sujet.

Comment fonctionnent les lignes d'objet,ccetbccdans les fils de discussion de courrier électronique ?

Lignes d'objet

Dans un fil de discussion par e-mail, chaque réponse a la même ligne d'objet que l'e-mail d'origine, précédée deRE :. RE :est une abréviation deconcernantouen référence à, et cela signifie qu'un e-mail est une réponse à un e-mail précédent. Voici un exemple de ligne d'objet pour une réponse par e-mail dans un fil de discussion :

RE : Fête de fin d'année le jeudi 14 décembre

Lorsque vous choisissez une ligne d'objet pour votre fil de discussion, suivez les mêmes directives que vous suivriez pour toute autre ligne d'objet. Il doit être concis et communiquer clairement l’objectif de l’e-mail.

CcetCci

De nombreuses personnes confondent les fonctions ccetbccdans les e-mails. Voici donc la différence : Cc, oucopie carbone, ajoute des destinataires à l'e-mail sans en faire les destinataires principaux de l'e-mail. En d'autres termes, lorsque vous ajoutez une adresse e-mail dans le champcc, vous incluez cette personne dans le fil de discussion sans espérer qu'elle réponde à votre e-mail.Ccest souvent utilisé pour garantir qu'une personne, telle que le superviseur du destinataire, dispose d'un enregistrement du message auquel elle peut faire référence si nécessaire. Lorsque vousmettez en copieune personne dans un e-mail, il n'est pas nécessaire de l'adresser dans le message d'accueil de l'e-mail.

Tous les destinataires d'un e-mail peuvent voir les adresses mises encopiedans l'e-mail. Lorsqu'il est nécessaire que les destinataires puissent voir ces informations, par exemple dans les cas où ils doivent discuter entre eux du sujet de l'e-mail, choisissezccplutôt quebcc.

Cci, oucopie carbone invisible, fonctionne de la même manière queccmais avec une différence clé : les destinataires de l'e-mail ne peuvent pas voir les adresses qui sont enCcisur l'e-mail. De plus, les adresses e-mailen copieou en copiecachéene peuvent pas voir les adressesen copiecachée sur l'e-mail. Cela fait deCciun excellent choix lorsque vous envoyez des e-mails qui doivent atteindre plusieurs destinataires mais que vous ne voulez pas qu'ils sachent qui d'autre a reçu le message. Par exemple, lorsque vous clarifiez une politique sur le lieu de travail avec votre superviseur, vous pouvezmettre en copieles RH dans l'e-mail.

Avantages des fils de discussion par courrier électronique

Les fils de discussion par courrier électronique sont utiles de diverses manières. En regroupant tous les e-mails d'une conversation, les fils de discussion :

• Réduisez l’encombrement dans les boîtes de réception.
• Facilitez le suivi de la progression d'une conversation, ce qui peut être utile pour les e-mails de suivi.
• Tenez tous les participants informés du sujet sans avoir à envoyer plusieurs e-mails.

Inconvénients des fils de discussion par courrier électronique

Bien que les fils de discussion par courrier électronique présentent de nombreux avantages, ils présentent également certains inconvénients. Ceux-ci incluent :

• Recevoir des e-mails non pertinents : si vous êtes en périphérie de la conversation du fil de discussion, il est possible que vous receviez des e-mails qui ne nécessitent pas votre attention.
• Ils peuvent être longs. Plus un fil de discussion reçoit de réponses, plus il est long, ce qui rend difficile la recherche de messages spécifiques dans le fil de discussion lorsque vous en avez besoin.

4 conseils pour utiliser efficacement les fils de discussion par courrier électronique

Les fils de discussion par courrier électronique peuvent être un outil utile, mais il est possible de commettre des erreurs avec eux. Savoir les utiliser efficacement est un élément clé de la communication professionnelle. Voici quelques conseils pour utiliser les fils de discussion de manière appropriée et efficace :

1 Attendez les réponses courtes

Enregistrez des réponses courtes d'un seul mot (et les questions auxquelles elles peuvent répondre de manière adéquate) pour les messages texte et les applications de chat comme Slack. Ces brèves interactions, en particulier lorsqu'elles ne concernent personne dans le fil de discussion autre que la personne à qui vous posez la question ou à qui vous répondez, ne justifient pas l'envoi d'un e-mail. En fait, les envoyer dans un fil de discussion prend inutilement de la place dans la boîte de réception des destinataires et envoie des notifications, ce qui peut être ennuyeux et une mauvaise étiquette de courrier électronique.

2 Sachez quand utiliserla réponseplutôt quela réponse à tous

Lorsque vous cliquez sur Répondreà un e-mail, votre réponse est envoyée uniquement à son expéditeur. Peu importe que l'expéditeur soit la personne qui a lancé le fil de discussion ou l'un des répondants :une réponseest une réponse directe adressée à un individu. En revanche,Répondre à tousrépond àtoutes les personnesprésentes dans le fil de discussion, y compris celles incluses viaccetbcc. Si vous êtes enCCIdans un fil de discussion, cliquez surRépondre à touspour révéler votre adresse e-mail à tous les participants.

3 Déterminez si votre réponse est nécessaire

Si vous ne participez pas activement à la discussion ou au projet, vous n'aurez peut-être pas à répondre ou à exprimer vos réflexions. Ajouter inutilement votre voix augmentera la longueur du fil de discussion, alors assurez-vous que ce que vous avez à dire en vaut la peine avant de répondre.

4 Restez dans le sujet

Vous pourriez être tenté d'inclure des questions, des commentaires ou des idées sur des sujets directement liés au sujet central du fil de discussion, mais sans l'impliquer directement. Poser des questions superflues peut rendre un fil de discussion difficile à gérer et enterrer les informations critiques que d'autres ont besoin de trouver. Si vous souhaitez aborder un autre sujet, même s'il est similaire, envoyez un nouvel email avec une nouvelle ligne d'objet.

Exemple de fil de discussion par e-mail

Objet :Projets de voyage pour la GrammarCon, du 20/10 au 22/10

Salut tout le monde,

Veuillez utiliser le lien suivant pour réserver votre vol pour GrammarCon : www.exampletravel.link.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter dès que possible, car je suis absent du bureau demain et mercredi.

Bien à vous, Miriam

Objet: RE : Projets de voyage pour GrammarCon, 20/10–22/10

Bonjour Myriam,

Je pensais que GrammarCon n'aurait lieu qu'en décembre ? S'il vous plaît aviser.

Merci,

Marc

Objet :RE : Plans de voyage pour GrammarCon, 20/10 – 22/10

Salut Marco,

C'était en décembre de l'année dernière. Mais cette année, ils l'ont augmenté.

J'espère que cela aide!

Bien, Etan

FAQ sur les fils de discussion par e-mail

Que sont les fils de discussion par courrier électronique ?

Les fils de discussion sont des groupes imbriqués d’e-mails qui constituent des réponses à un seul message original.

Comment fonctionnent-ils ?

Les fils de discussion par courrier électronique regroupent les e-mails dans la boîte de réception d'un destinataire, affichant le fil de discussion comme s'il s'agissait d'un seul e-mail. Lorsque vous ouvrez le fil de discussion, vous voyez généralement le message le plus récent ainsi que les versions compressées des réponses précédentes.

Quels sont les trois conseils pour utiliser efficacement les fils de discussion par courrier électronique ?

Voici trois conseils pour utiliser efficacement les fils de discussion :

• Évitez de traiter le fil de discussion comme un message texte. Enregistrez de courtes interactions individuelles pour d’autres plateformes.
• Choisissez une ligne d'objet concise qui communique l'objectif de l'e-mail
• N'utilisezRépondre à tousque lorsque vous avez vraiment besoin d'envoyer votre message à toutes les personnes participant au fil de discussion. Pour répondre à un seul participant, utilisez répondre.