8 conseils de messagerie pour les introvertis

Selon la Fondation Myers-Briggs, vous êtes introverti si vous vous sentez plus à l'aise en vous concentrant sur « votre propre monde intérieur ». Les activités du monde extérieur, telles que parler avec les gens directement ou au téléphone, s'avèrent difficiles. Bien que l'envoi d'e-mails puisse sembler moins intense, il a aussi ses défis. Ces huit conseils sont spécialement conçus pour rendre l'envoi d'e-mails aussi indolore que possible pour les introvertis.

1 Minimisez les suivis en étant minutieux.

Si vous envoyez un e-mail, la dernière chose que vous souhaitez est de laisser des questions sans réponse. Les gens répondront pour obtenir des éclaircissements, ou pire encore, ils voudront parler en personne. La meilleure façon d'éviter cette situation embarrassante est de couvrir tous les détails dans un seul communiqué. Prenons un bon et un mauvais exemple.

Le deuxième exemple répond (et évite) d'éventuelles conversations de suivi. Il encourage les gens à répondre par e-mail au lieu de déposer les documents à votre bureau. Voici quelques-unes des questions auxquelles il répond : Pourquoi avez-vous besoin de la photographie ? Quelle taille? Doit-il être professionnel ? Vous pouvez même aller plus loin en joignant des exemples de ce que vous voulez que vos collègues envoient.

2 Gardez-le court et doux.

Être minutieux est nécessaire; être verbeux ne l'est pas. Plus votre e-mail est long, plus il est difficile pour les lecteurs de comprendre. Des collègues occupés pourraient manquer les points les plus importants si votre e-mail est un essai de cinq paragraphes. Utilisez plutôt des puces ou incluez un résumé au début du message. Vous pouvez également ajouter des liens vers des informations pertinentes sans les épeler dans le corps du texte.

3 Laissez briller votre personnalité.

Le courrier électronique est le moyen idéal pour mettre en valeur vos talents cachés et vos traits de personnalité. Par exemple, vous ne seriez probablement pas surpris en train de bavarder au refroidisseur d'eau. Cependant, vous pourriez être assez drôle avec vos amis proches. Allez-y et soyez comique dans vos e-mails et discussions de groupe. Si même une blague virtuelle semble trop effrayante, mettez les emojis au travail ! Ces adorables petits personnages peuvent se rouler par terre en riant ou vous faire un clin d'œil effronté. (Tenez compte de la culture de votre lieu de travail. Si c'est très formel, les émoticônes peuvent être inappropriées.) Vous pouvez également utiliser les e-mails pour féliciter les autres, partager des messages avec un grand groupe ou prendre les devants. Vous n'avez pas à être limité par la timidité si vous avez un ordinateur et un clavier.

4 Pratiquez le contrôle des foules.

Les groupes virtuels sont presque aussi mauvais que leurs homologues réels. Pour les éviter, limitez votre utilisation de CC et BCC. (CC signifie « copie carbone ». Cci est une copie carbone invisible. Vous utilisez ces fonctionnalités pour envoyer des e-mails à plusieurs destinataires.) Dans la plupart des cas, il est préférable d'envoyer à chacun un e-mail personnalisé. Si vous devez démarrer un fil de discussion, n'incluez que les personnes essentielles à la tâche à accomplir. Sinon, vous pourriez commencer un cauchemar "répondre à tous". Apprenez-en plus sur la façon de mettre en CC judicieusement dans cet article sur les habitudes de messagerie.

5 Répondez tout de suite.

Êtes-vous coupable de procrastination ? De nombreux introvertis redoutent l'interaction, ils repoussent donc les situations qui les mettent en contact avec les autres. Ne laissez pas cette tendance s'insinuer dans vos habitudes d'envoi d'e-mails. Gérez la majorité de vos e-mails avec la règle 2-2-2. Vérifiez vos e-mails au moins deux fois par jour, au début et vers la fin de la journée de travail. Répondez immédiatement à tous les e-mails dont le traitement prendra moins de deux minutes. Marquez les messages restants ou marquez-les comme non lus. Prévoyez deux heures par semaine pour faire face à ces suivis plus longs.

6 Certains courriels sont rhétoriques.

Comme les questions, tous les e-mails n'ont pas besoin d'une réponse. Plutôt que de vous soucier de répondre à chaque e-mail, demandez-vous si l'expéditeur attend une réponse. Par exemple, vous pouvez ignorer en toute sécurité les envois, les newsletters et les sondages volontaires. Envisagez de configurer une règle dans votre boîte de réception qui transférera automatiquement les messages comme ceux-ci vers un dossier séparé. D'autre part, assurez-vous de répondre rapidement aux invitations et aux e-mails directs. Si vous êtes l'expéditeur, il n'y a rien de mal à dire qu'aucune réponse n'est requise à moins qu'il n'ait des questions.

7 Ignorez l'e-mail.

Certaines situations, comme demander une promotion ou exprimer sa sympathie, sont mieux gérées en personne. Le courrier électronique est souvent un moyen inadéquat pour transmettre une émotion complexe ou pour faire face à des problèmes graves. Bien que parler face à face puisse sembler difficile, il est préférable de causer par inadvertance de la confusion ou de l'offense avec un e-mail mal rédigé. De plus, ne discutez jamais de sujets privés dans un e-mail. Si vous n'êtes pas à l'aise avec les informations transmises ou partagées, elles n'ont pas leur place dans un message. Si le courrier électronique est inévitable, prenez votre temps. Avant de l'envoyer, relisez-le du point de vue du destinataire. Parlez-vous comme un humain ? Avez-vous transmis le bon ton ?

8 Clinch la fermeture.

Dans la vraie vie, vous pouvez vous retrouver à vous éloigner lentement de la personne pour tenter de mettre fin à une discussion. Pourquoi est-il si difficile de mettre fin à une conversation ? Tout d'abord, vous voudrez peut-être omettre une signature d'e-mail. Après tout, ne voulez-vous pas qu'ils vous répondent par e-mail ? Si vous incluez votre numéro de téléphone ou votre adresse, vous envoyez le signal que vous accueillez les appels téléphoniques et les visites. Vous savez que vous ne voulez pas faire ça ! Au lieu de cela, il suffit de conclure le message avec une simple fermeture d'e-mail. Ils ne doivent pas être extravagants. En cas de doute, « merci » est presque toujours approprié.

Lequel de ces huit pointeurs allez-vous essayer en premier ? Si vous pouvez maîtriser l'art des e-mails efficaces, vous pouvez cultiver de meilleures relations avec les autres tout en réduisant simultanément la quantité d'interaction physique que vous avez avec eux. Quel introverti pourrait demander autre chose ?