5 façons dont Grammarly vous aide à mettre fin à la surcharge de courrier électronique

Il est facile de se sentir dépassé par le flux constant d'e-mails et de messages tout au long de la journée de travail. Avec des équipes distribuées et davantage de travail à distance, il y a moins de conversations rapides au bureau et plus de messages de chat et d'e-mails échangés. Les recherches du Harris Poll montrent que les professionnels passent près de 25 % de leur semaine de travail à répondre uniquement aux e-mails et aux messages de discussion. Cette surcharge de messages les empêche de trouver le temps dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Il n'est donc pas étonnant que les professionnels soient plus stressés que jamais.

Le courrier électronique ne doit pas être considéré comme un tueur de productivité, mais plutôt comme un outil qui aide les professionnels à faire avancer leur travail. C'est pourquoi Grammarly s'est concentré sur la création de plusieurs fonctionnalités qui aident les professionnels à parcourir rapidement et en toute confiance leurs e-mails et messages quotidiens. Lisez la suite pour découvrir comment Grammarly peut vous aider à créer des e-mails qui font passer votre message du premier coup.

Assurez-vous que votre e-mail est facilement compris du premier coup

La surcharge d’e-mails est souvent le symptôme d’une mauvaise communication. L'enquête Harris Poll a également révélé que 100 % des travailleurs du savoir sont confrontés à des problèmes de communication au moins une fois par semaine, un sur quatre signalant un problème de communication plusieurs fois par jour. Pensez-y : si vous envoyez un e-mail déroutant, vous pouvez rapidement recevoir cinq e-mails supplémentaires dans lesquels vous devez clarifier votre message.

Grammarly peut réduire ces allers-retours inutiles en réécrivant rapidement des paragraphes entiers de votre e-mail. Lorsque Grammarly identifie des opportunités pour améliorer votre paragraphe, une barre latérale rouge apparaîtra à gauche de votre écriture. Vous pouvez survoler la barre latérale pour accepter une nouvelle version de votre paragraphe qui est soignée et claire.

Peaufinez vos messages en un instant

Relire et éditer chaque message prend du temps. Et lorsque vous vous arrêtez pour corriger une faute de frappe ou corriger une erreur de grammaire , cela interrompt votre concentration. Imaginez plutôt si vous pouviez peaufiner votre écriture au fur et à mesure que vous tapez. Avec Quick Fix, vous pouvez affiner les phrases d’une seule frappe. Vos doigts ne quittent jamais votre clavier et vos erreurs sont instantanément corrigées au fur et à mesure que vous écrivez.

Répondez aux e-mails plus rapidement que jamais

L’un des moyens les plus simples de gérer la surcharge de la boîte de réception consiste à répondre immédiatement aux e-mails. Si vous y parvenez en quelques minutes seulement, vous pouvez empêcher les e-mails de devenir un élément de liste de tâches plus volumineux. Cependant, répondre rapidement peut être difficile car vous avez besoin de temps pour lire l'e-mail, réfléchir à la meilleure façon de répondre, puis l'écrire.

Grammarly aide à accélérer ce processus avec des réponses rapides. Grammarly vous donne un aperçu d'un e-mail en résumant le message et le ton de l'expéditeur, vous permettant ainsi de décider rapidement comment répondre. Grammarly suggère également instantanément des options pour une réponse réfléchie en fonction du contexte du fil de discussion.

Réduisez les suivis en incluant les bonnes informations

L’inclusion de toutes les informations clés permet d’éviter des échanges inutiles. Non seulement cela vous aide à vous rapprocher du zéro de la boîte de réception, mais cela signifie également que votre équipe s'aligne plus rapidement. Mais déterminer ce qui sera convaincant ou influent peut être un défi.

Les suggestions stratégiques de Grammarly peuvent vous aider en anticipant les questions et préoccupations de vos lecteurs. Désormais, vous pouvez identifier et combler ces lacunes dès le départ, qu'il s'agisse de fournir juste assez de contexte et de données, d'ajouter une date limite manquante, de partager le « et alors » ou de proposer des solutions à un problème.

Restez sur la bonne voie sans basculer entre les onglets

Bien que l’envoi d’un e-mail de suivi de réunion semble assez simple, cela peut rapidement devenir un processus en plusieurs étapes et multi-applications. Vous pouvez rédiger l'e-mail dans Outlook tout en basculant vers Microsoft 365 pour créer un lien vers le bon document, accéder à Calendly pour fournir un lien pour une réunion de suivi ou accéder à votre outil de gestion de projet pour créer un lien vers une tâche. Basculer entre tous ces différents outils peut transformer un e-mail rapide en une tâche de 30 minutes.

Grâce aux actions d'application , vous pouvez accéder aux applications clés pendant que vous rédigez votre e-mail ou votre message de discussion. Au lieu de perdre votre concentration en basculant vers Calendy, Asana ou Google Drive, vous pouvez ouvrir Grammarly où que vous écriviez et sélectionner l'action d'application intégrée dont vous avez besoin pour passer à l'étape suivante de votre flux de travail là où vous écrivez déjà.

Mettez fin à la surcharge d'e-mails avec Grammarly

Les e-mails et les chats seront toujours des canaux importants pour communiquer et progresser au travail. Mais cela ne signifie pas que le courrier électronique doit prendre le dessus sur votre journée. Avec Grammarly à vos côtés, vous pouvez facilement parcourir vos messages afin de pouvoir vous remettre au travail qui compte le plus.