Éléments essentiels à inclure dans un communiqué de presse officiel

Les déclarations officielles sont toujours un moment angoissant pour une entreprise, que la nouvelle soit bonne ou mauvaise.

On ne sait jamais vraiment, à l'ère de l'information instantanée, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, si cette déclaration va se transformer en commentaires négatifs et sarcastiques sur les réseaux sociaux, ou en un tremplin passionnant qui transformera le succès de votre entreprise.

C'est pourquoi il est essentiel que la formulation soit parfaite. Dans ce guide, nous présenterons les éléments essentiels que vous devez inclure dans votre déclaration officielle.

Le titre de la déclaration officielle

Ne faites pas l'erreur de penser que le titre est une étiquette ou un titre lorsque vous rédigez des déclarations officielles.

Le titre est votre première tentative pour capter l'intérêt du lecteur, il est donc crucial que vous le fassiez correctement et que vous le traitiez comme vous le feriez si vous étiez un journaliste écrivant un titre de première page.

Il doit expliquer succinctement l’essence de l’actualité et fournir des indices qui inciteront le lecteur à l’explorer davantage.

Rendez votre titre clair et net. Moins de mots pour partager un message fonctionnent toujours mieux que la manière. Utilisez des verbes d’action et choisissez des adjectifs puissants qui feront sourciller.

Vous devriez également essayer, si possible, de partager un sentiment d’urgence dans votre titre.

Le sous-titre

Si vous vous sentez trop limité sur les mots de votre titre, c'est pourquoi un sous-titre existe. Il renforce votre titre et fournit des informations plus cruciales à votre lecteur.

Vous pouvez l'utiliser comme une accroche, une déclaration attrayante qui donne au lecteur un sentiment d'urgence pour continuer à lire la déclaration complète. Cela devrait également renforcer le titre.

Par exemple, vous ne pourriez peut-être pas insérer des détails comme une date dans votre titre, mais vous estimez qu'il s'agit d'une information vitale que les lecteurs doivent comprendre. Dans ce cas, vous ajouterez ces informations au sous-titre.

Vous pouvez également inclure d’autres informations, telles que les personnes clés impliquées dans l’histoire ou un élément de preuve. Le sous-titre joue un rôle essentiel pour aider quelqu'un à décider si un reportage est pour lui, alors rendez-le également pertinent pour votre public.

Informations sur la date et le lieu

Si vous n'avez inclus aucune information de date ou de lieu dans votre titre ou sous-titre, vous devez ensuite inclure ces informations dans votre déclaration officielle.

Cela établit un certain contexte pour le lecteur et le rassure sur le fait qu'il n'est pas tombé accidentellement sur un communiqué de presse ancien, obsolète ou sans rapport avec son emplacement.

Ces informations sont cruciales si vous avez une déclaration spécifique à un lieu à faire, comme un événement.

Le temps sera essentiel si vous organisez un événement urgent, tel qu'un lancement de produit ou un développement d'entreprise, où le public voudra peut-être marquer son calendrier.

L’affichage de ces informations en haut de votre relevé crée une urgence.

Cela garantit que le public ne le mettra pas de côté pour une lecture ultérieure. N'oubliez pas d'inclure l'heure et les minutes de votre déclaration si elles sont importantes, comme l'heure de début d'un événement. Sinon, respectez la date, le mois et l’année.

Votre introduction : une chance de répondre aux grandes questions

Utilisez votre introduction pour attirer l’attention et répondre à certaines des grandes questions qui traverseront l’esprit de votre public – en d’autres termes, qui, quoi, où, pourquoi, quand et comment.

Cette section doit être concise avec les détails, alors ne vous attardez pas sur des points mineurs. Ils peuvent lire des détails plus petits plus tard dans votre déclaration. Soyez impitoyable quant à savoir si l'information est suffisamment importante pour justifier une place dans ce premier paragraphe d'introduction.

Les journalistes aiment toujours connaître les personnes impliquées, alors répondez toujours à la question « qui » dans votre introduction. Si les noms sont connus, cela contribuera à stimuler l’intérêt pour votre déclaration.

Vous souhaiterez peut-être également utiliser cette introduction pour expliquer le but ou la raison de votre déclaration officielle, en répondant au « pourquoi » le plus probable que votre public aura après avoir vu votre titre.

Une introduction bien rédigée doit fournir aux lecteurs suffisamment d'informations pour que même s'ils choisissent de ne pas lire le reste de la déclaration, ils obtiennent néanmoins suffisamment de contexte pour comprendre votre communiqué de presse.

Le corps de votre déclaration officielle

Le corps principal de votre communiqué de presse suit l’introduction. C'est l'occasion pour vous d'étoffer les informations que vous avez fournies dans cette introduction.

Développez vos réponses à certaines des questions que vous avez abordées dans l’introduction.

Ajoutez plus de profondeur et de contexte, tout en restant concis et digne d'intérêt. Discutez de la signification et des implications de votre déclaration pour votre entreprise, votre secteur ou le monde en général.

Votre flux doit être logique.

Les informations les plus importantes doivent se trouver plus haut dans le corps et les informations les moins importantes doivent se trouver plus bas. La rédaction doit également être accessible, en évitant le jargon, sauf si votre public est hautement spécialisé dans un domaine technique.

Tout comme l’introduction, l’écriture ici doit être convaincante. Une déclaration qui retient l’attention du lecteur est une déclaration réussie.

Proposez des devis

Les citations attirent l’attention et apportent un élément humain à votre déclaration officielle. Ils apportent également une certaine crédibilité. Choisissez des parties prenantes ou des experts et demandez-leur de fournir une brève déclaration offrant leur point de vue sur l’actualité.

Une bonne citation est pertinente et a un impact sur le lecteur. Ils fournissent également un point de vue critique, vous préférerez donc peut-être en inclure deux ou trois si vous devez couvrir différents points de vue.

Une citation est également l'occasion idéale de créer un lien émotionnel avec le lecteur, alors assurez-vous de l'authenticité et de la relativité dans vos citations finales choisies. La citation doit également ajouter de la valeur à l’histoire, évitez donc tout ce qui semble sans rapport avec le message principal.

Inclure certaines données

Une déclaration pleine d’opinions et de réflexions n’aura pas le même impact qu’une déclaration présentant des faits. Mais les faits n’ont un certain poids que s’ils sont étayés par des preuves.

Incluez des données si possible dans votre communiqué de presse pour étayer ce que vous dites. Il peut s'agir d'informations financières ou de statistiques, comme les résultats d'une recherche que vous avez effectuée.

Cela influencera les sceptiques de votre public. Par exemple, si vous faites une déclaration officielle au sujet d'une coentreprise, fournissez les chiffres démontrant pourquoi il s'agit d'un plan financièrement solide.

Vérifiez à nouveau que vos sources d’informations sont fiables avant de les inclure. Sinon, vous risquez de voir vos affirmations contestées par un journaliste soucieux du détail.

Fournir des informations générales sur l'entreprise

Ne présumez pas que votre lecteur connaîtra vous et votre entreprise. Vous devez proposer quelques informations générales pour aider votre public à comprendre la déclaration que vous êtes sur le point de publier.

Cependant, soyez bref. Offrez des informations pertinentes telles que l’historique de votre entreprise, les principales réalisations et les détails du personnel clé comme votre PDG.

Vous souhaiterez peut-être également inclure des déclarations positives sur votre croissance et vos réalisations, même si cela ne doit pas être trop promotionnel. Les informations sont là pour ajouter une certaine crédibilité et pertinence à votre déclaration officielle.

Fournir des informations de contact

Une fois qu'un journaliste a lu votre déclaration officielle, il souhaitera peut-être y donner suite par quelques questions ou une interview. Pour tirer le meilleur parti de votre communiqué de presse, vous devez inclure des points de contact désignés pour les médias.

Vous devriez le faire, même si vous n'avez pas de rôle officiel en matière de relations publiques dans votre organisation.

Choisissez la personne la mieux placée pour répondre aux questions complémentaires des médias. Ajoutez leur nom, leur numéro de téléphone, leur adresse e-mail et des informations sur leur rôle.

Formatez-le de manière à ce qu'il soit également facile à numériser pour un lecteur. Vous souhaiterez peut-être également ajouter une note indiquant si vous êtes ouvert ou non aux demandes d'interview des journalistes.

Ajouter un passe-partout

Les passe-partout font partie des meilleures pratiques en matière de relations publiques.

Un passe-partout est une section distincte et reconnaissable de tout communiqué de presse proposant une description standard de l'entreprise. Ceci est généralement ajouté à la fin de la déclaration et formaté de manière à ce qu'il soit facile à numériser et à repérer pour les médias.

Il s'agit d'un paragraphe concis contenant des informations objectives sur l'entreprise plutôt que d'une forte approche marketing.

Il doit également être cohérent avec l’identité de votre marque afin qu’il ressemble aux informations figurant sur votre site Web. Incluez quelques notions de base sur la mission, l'histoire et toutes les réalisations notables de votre entreprise.

Appel à l'action

Chaque fois que vous distribuez un communiqué de presse, vous espérez que le lecteur fasse quelque chose avec l'information. Un appel à l’action est une déclaration spécifique destinée à guider le lecteur vers ce que vous souhaitez qu’il fasse ensuite.

Avec une déclaration officielle, cela dépendra du contexte. Il peut s'agir de visiter un site Web, de contacter votre contact relations publiques ou de noter un événement dans le calendrier. Un appel à l’action doit être clair, concis et convaincant.

Multimédia, liens et images

Vous souhaiterez peut-être ajouter d’autres informations à votre communiqué de presse, ce qui peut contribuer à ajouter davantage de profondeur et d’intérêt à votre déclaration. Les communiqués de presse efficaces incluent par exemple une photo remarquable.

Vous souhaiterez peut-être également inclure des liens vers d'autres ressources, comme des recherches comme preuve d'une allégation ou une page produit sur votre site Web pour un lancement prochain.

Avoir un impact avec une déclaration officielle

Vous avez une seule occasion de faire valoir votre déclaration officielle. Ne perdez pas cette chance. Utilisez ce guide pour vous aider à façonner et à rédiger votre déclaration, et donnez-lui une deuxième ou une troisième ébauche pour qu'elle soit parfaite.

Ensuite, il est temps de contacter eReleases pour vous assurer que votre déclaration est transmise aux bonnes personnes. Grâce à notre vaste base de données nationale et à nos antécédents éprouvés, vous pouvez compter sur nous pour garantir que votre déclaration ait l’impact que vous souhaitez.