7 compétences essentielles en gestion du temps qui amélioreront votre vie

Le temps est le grand égalisateur - tout le monde a les mêmes vingt-quatre heures chaque jour. Faire un usage productif de ce temps peut faire la différence entre faire avancer les choses et se démener pour suivre le rythme. Ces conseils de gestion du temps vous aideront à rationaliser votre journée et à travailler plus intelligemment.

1 Faites un audit du temps.

Arrivez-vous à la fin de chaque journée de travail et vous demandez-vous où le temps est passé ? Peut-être vous demandez-vous pourquoi vous n'avez pas réussi à accomplir autant que vous l'espériez. Vous pourriez perdre plus de temps que vous ne le pensez. Il peut y avoir un écart entre la façon dont vous pensez passer votre temps et la façon dont vous le dépensez réellement. Un audit de temps peut être une révélation !

Voici une méthode simple pour effectuer un audit de temps.

• Procurez-vous une sorte de minuterie que vous pouvez régler pour qu'elle se déclenche toutes les trente minutes. (L'application d'alarme sur votre téléphone pourrait faire l'affaire.)
• Commencez la minuterie et continuez votre journée. Essayez de ne pas penser à la minuterie - laissez-la simplement fonctionner silencieusement en arrière-plan.
• Lorsque la minuterie se déclenche, notez ce que vous faites à ce moment précis. Être honnête! Si vous consultez Facebook ou envoyez un SMS amusant à votre meilleur ami, reconnaissez-le.
• Réglez la minuterie sur trente minutes supplémentaires et répétez le processus jusqu'à la fin de votre journée.
• Passez en revue la façon dont vous avez passé votre temps. Combien de fois avez-vous été surpris en train de faire quelque chose qui n'était pas productif ?

Essayez d'effectuer un audit tous les jours pendant une semaine pour avoir un bon aperçu de la façon dont vous passez votre temps. (Vous pouvez faire varier le temps entre les enregistrements afin de ne pas commencer à anticiper le déclenchement de l'alarme toutes les trente minutes.) Si vous constatez que vous avez passé trop de temps à vérifier votre courrier électronique, faites défiler votre flux de médias sociaux , ou en discutant avec des collègues, vous saurez exactement où vous devez faire des ajustements.

2 Bloquez les distractions

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce qui vous distrait, il est temps de bloquer cette chose. Si les médias sociaux sont votre chute, par exemple, essayez une application de productivité qui bloque les distractions en ligne. FocusMe, Cold Turkey et SelfControl sont quelques options disponibles. Si vous travaillez sur un projet d'écriture, essayez de passer en mode plein écran pour vous empêcher d'ouvrir des onglets ou de répondre aux notifications du bureau.

En parlant de notifications, désactivez-les. À moins que ce ne soit essentiel pour votre travail, il y a de bonnes chances que vous n'ayez pas besoin d'être alerté chaque fois qu'un nouvel e-mail arrive ou que quelqu'un interagit avec vous sur les réseaux sociaux.

3 Programmez-vous

S'inquiéter de la façon dont vous intégrerez toutes vos tâches dans une journée de travail moyenne peut mettre à rude épreuve votre productivité. Lorsque nous sommes stressés, nous avons du mal à rester productifs, ce qui peut nous amener à travailler plus d'heures pour respecter les délais. Qui a besoin de ça ?

Les listes de tâches peuvent devenir écrasantes si vous avez beaucoup à accomplir. Au lieu de cela, utilisez votre outil de calendrier préféré (ou même un bon agenda à l'ancienne) pour vous programmer. Vous pouvez réserver une heure pour répondre aux e-mails, deux pour rechercher et décrire ce rapport important pour la réunion de la semaine prochaine, une pour un déjeuner avec un collègue, etc. Si vous avez un calendrier d'entreprise partagé, tant mieux. Vous pouvez rappeler à vos collègues de ne vous interrompre qu'en cas d'absolue nécessité si vous avez du temps bloqué pour des tâches importantes. (Voir le conseil cinq !)

Vous serez surpris de l'effet du blocage du temps sur votre productivité. Par exemple, si vous avez l'habitude de répondre aux e-mails au fur et à mesure qu'ils arrivent, vous interrompez peut-être votre propre flux de travail pour le faire. Cela signifie qu'après avoir tout laissé tomber pour répondre à cet e-mail, vous devrez prendre plus de temps pour vous réorienter vers la tâche sur laquelle vous travailliez avant qu'elle n'arrive. La planification vous permet de définir vos priorités à l'avance et éviter d'être distrait par des sujets moins importants.

4 Évitez le multitâche

Vous pensez peut-être que vous êtes doué pour le multitâche, mais il y a de fortes chances que vous vous trompiez. Lorsque vous divisez votre concentration entre les tâches, vous détournez en fait l'attention d'une tâche à une autre et utilisez plus de bande passante cérébrale. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous accordez toute votre attention à une tâche à la fois.

Regrouper des tâches similaires peut également vous garder dans le bon état d'esprit. Vous pourriez, par exemple, regrouper vos tâches d'écriture et les faire pendant un bloc de temps particulier. Les tâches administratives peuvent tomber dans un autre bloc de temps. Besoin d'être actif sur les réseaux sociaux ? Cool. Bloquez du temps pour utiliser un planificateur comme Buffer pour mettre en file d'attente vos messages pour la journée afin que vous ne ressentiez pas le besoin constant de vous enregistrer.

5 Insistez pour que les autres respectent votre temps.

Vous savez cette réunion à laquelle on vous a demandé d'assister et qui n'avait presque aucun rapport avec vous ? Celui où vous n'aviez rien à apporter ? C'est une heure de votre temps que vous ne récupérerez jamais. Sortez de ces réunions sans rien faire. Chaque réunion devrait avoir à justifier son existence, et chaque organisateur de réunion devrait avoir à justifier votre présence requise, surtout si ne pas assister à la réunion vous rendrait finalement plus productif.

Il en va de même pour les collègues bavards. Vous avez le droit de travailler sans interruptions inutiles, alors demandez-le. Vous pourriez dire quelque chose comme « J'ai parfois beaucoup de mal à me concentrer et les interruptions me font perdre le fil quand je travaille. Pourrions-nous garder le bavardage pour quand nous sommes hors de l'horloge ? »

6 Gardez votre « appel à l'action » à l'esprit.

Que voulez-vous retirer de cet appel téléphonique que vous êtes sur le point de passer ou de cette réunion que vous êtes sur le point de planifier ? Vous devez savoir ce que vous demandez, ou du moins ce que vous espérez accomplir, avant de vous lancer. Sinon, vous finirez par passer du temps dans des conversations et des réunions qui ne sont finalement pas productives.

Prenez quelques minutes après les réunions et les appels téléphoniques pour déterminer si vous avez atteint le résultat que vous espériez. Si vous ne l'avez pas fait, planifiez vos prochaines étapes afin de pouvoir l'atteindre. Vous serez mieux préparé lorsque l'occasion de régler le problème se présentera à nouveau.

7 Prenez suffisamment de temps et reposez-vous.

Faire une pause au moment critique peut sembler contre-productif, mais une étude a révélé que le manque de sommeil coûte 411 milliards de dollars par an à la main-d'œuvre américaine. Vous n'êtes pas à votre meilleur quand vous manquez de sommeil.

Et n'hésitez pas à prendre vos vacances. Sauter les vacances est en fait mauvais pour la santé. Non seulement cela, mais prendre le temps de se détendre peut vous rendre plus productif. Lorsque vous êtes bien reposé et rafraîchi, vous êtes beaucoup plus susceptible de vous attaquer à vos tâches avec concentration et enthousiasme.

Maintenant, allez-y et faites avancer les choses !