Tout ce que vous devez savoir sur la rédaction commerciale

Publié: 2022-12-04

Si vous travaillez dans une entreprise et que vous écrivez à des collègues et à des clients, vous êtes un écrivain commercial. Dans cet article, nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur la rédaction commerciale .

L'écriture commerciale décrit tous les mots écrits qui entrent (ou sortent) d'une entreprise.

Tous les rédacteurs doivent connaître les tenants et les aboutissants de la rédaction commerciale, même s'ils ne se considèrent pas comme des rédacteurs commerciaux ou d'entreprise traditionnels. De nombreux écrivains utilisent déjà "l'écriture commerciale" - chaque fois qu'ils contactent un client ou présentent leur écriture.

Lorsque vous gérez votre écriture en tant qu'entreprise, vous aurez besoin d'une écriture commerciale. Lorsque vous écrivez sur les affaires, ou au sein d'une entreprise, ou pour une entreprise, c'est l'écriture commerciale que vous allez utiliser.

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Tout ce que vous devez savoir sur l'écriture pour les entreprises

Voici un guide clair et complet qui couvre tout ce qu'un écrivain doit savoir sur l'écriture commerciale et plus encore.

Qu'est-ce que l'écriture commerciale ?

L'écriture commerciale utilise une voix formelle et une structure rigide. C'est officiel. C'est court et direct. Il voyage à travers des publications commerciales, des e- mails officiels, du contenu de sites Web et d'autres mots écrits destinés à être lus par des personnes qui possèdent, dirigent ou gèrent des entreprises.

La définition de "l'écriture d'affaires" est vaste, mais vous le saurez quand vous le verrez.

Il existe pour transmettre des choses d'un bout à l'autre lorsqu'il s'agit de faire des affaires, mais il existe également pour créer un enregistrement officiel et écrit des choses qui se produisent pendant le fonctionnement de l'entreprise ou de l'entreprise .

(Certains) types d'écriture commerciale

Cela peut inclure (mais sans s'y limiter) :

Annonces
Ordres du jour
Billets de blog
Plans d'affaires
Lettres commerciales
Histoires d'affaires
Études de cas
Profils d'entreprise
Contrats
Lettres de motivation
CV
E-mails
Mémos
Minutes
Avis
communiqués de presse
Rapports
Publications sur les réseaux sociaux
Contenu du site Web

Pourquoi l'apprendre ?

L'écriture qui est vendue, présentée ou payée signifie que vous êtes devenu plus qu'un écrivain. Maintenant, vous êtes propriétaire d'une entreprise - et les affaires sont tout ce que vous écrivez à partir de maintenant.

Même si vous écrivez purement de la fiction courte ou du journalisme, vous aurez toujours besoin de vendre ce morceau d'écriture. C'est de l'écriture commerciale, et c'est pourquoi il peut être avantageux pour tous les écrivains de se familiariser avec elle.

Cela peut également inclure des contrats et d'autres formes d' écrits juridiques d'entreprise.

Qui lit les écrits commerciaux ?

Cette écriture est soit :

pour les entreprises;
ou sur les entreprises.

Il transmet des statistiques, relaie des faits, fait passer des points, informe «l'échelle de l'entreprise» ou se connecte avec des clients et d'autres entreprises.

Habituellement, il est destiné aux lecteurs qui n'ont pas beaucoup de temps, mais qui pourraient avoir à assimiler beaucoup d'informations cruciales.

Il ne doit jamais contenir d'erreurs. Il doit éviter le langage familier ou informel, toujours éviter les polices fantaisistes et dire ce qui doit être dit.

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Un bref guide sur la façon d'écrire pour les entreprises

Que vous travailliez sur un communiqué de presse, un article de blog ou un avis d'entreprise, le ton général est le même (et l'auteur doit garder à l'esprit bon nombre des mêmes choses). Voici un guide rapide de certaines des choses qu'un rédacteur d'affaires devrait toujours se rappeler lorsqu'il se prépare à écrire.

1. Royaume-Uni, États-Unis, Afrique du Sud ou Australie

Réglez votre traitement de texte sur une langue standard et assurez-vous qu'il est défini de cette façon dans tout le document. (Sélectionner tout > Outils > Langue) Vous pouvez choisir l'anglais britannique ou l'anglais américain. Soyez juste cohérent dans votre choix. Votre entreprise peut avoir un guide de style qui demande un certain réglage. Vérifiez cela avant de commencer à écrire.

2. Vérification orthographique (et vérifier, et vérifier)

Les fautes d'orthographe et de grammaire peuvent apparaître comme négligentes ou non professionnelles. Vérifiez soigneusement l'orthographe et la grammaire , puis revérifiez tous les noms propres (comme les noms de personnes et d'entreprises). Lire : Une liste de contrôle indispensable pour améliorer votre écriture

3. Une adresse officielle

L'écriture commerciale est mieux écrite sur un ton formel. Vous devez utiliser une adresse formelle au début si vous parlez à des destinataires directs comme pour un e-mail. "Cher" vaut mieux que "Salut". Lire : 25 astuces pour l'étiquette des e-mails

4. Mots à la mode et jargon des affaires

Les entreprises utilisent des mots à la mode spécifiques, et parfois même des termes plus spécifiques liés au type d'entreprise. Nous utilisons des mots comme « dividendes », des mots comme « perturbation », des mots comme « synergie » - et des mots comme « après-vente » ou « freins antiblocage » si l'industrie est, par exemple, celle des voitures. Utilisez-les uniquement si vous écrivez pour des initiés de ce marché. Sinon, tenez-vous en au langage clair .

5. Langage général de l'entreprise

Les tons directs et formels sont les meilleurs pour les affaires. (Il y a très peu d'exceptions à cela.) Utilisez un langage officiel et formel. Il devrait s'agir de ce que vous utiliseriez lorsque vous parleriez à des personnes en position d'autorité, par opposition au type de langage que vous utiliseriez pour parler à des amis ou à des membres de votre famille.

6. Gardez les choses courtes

La longueur d'écriture dépend de ce que vous écrivez. Les lettres sont plus courtes que les communiqués de presse, par exemple. Mais en général, l'écriture d'entreprise doit toujours être concise et précise. Utilisez The Elevator Pitch et The Inverted Pyramid pour vous aider à le faire. Demandez toujours : « Puis-je dire cela en moins de mots ? Les lecteurs professionnels n'ont pas beaucoup de temps à perdre. Astuce : évitez les redondances et raccourcissez vos phrases.

7. NDA présumé

Lorsque vous rédigez des documents internes ou de la correspondance commerciale, partez toujours du principe que vous le faites dans le cadre d'un accord de non-divulgation, qui peut souvent être implicite. Les professionnels ne parlent pas hors de la salle de réunion.

8. Conservez les ressources

Enregistrez toutes les ressources liées à l'entreprise (telles que les entretiens et les fichiers de ressources brutes) avec la pièce d'écriture. Parfois, vous devrez peut-être vous référer à un entretien précédent ou à une personne de contact, et vous voudrez savoir exactement où trouver ces ressources plus tard.

9. Faites des brouillons

Une fois que vous avez terminé un morceau d'écriture, c'est le premier brouillon. Il est probable (lire : très probable) que le premier brouillon se transformera en un second – et le second se transformera en un troisième. Modifiez, peaufinez et perfectionnez toujours lorsque vous pensez que vous avez presque terminé.

10. Apprendre le formatage

La mise en forme est également essentielle. Lisez ces messages pour obtenir des conseils :

Conseils de formatage pour les rédacteurs professionnels
10 conseils de formatage pour rendre votre texte en ligne plus convivial
Pourquoi avez-vous besoin d'un espace blanc lorsque vous écrivez (et 5 façons de le créer)

11. Apprenez la grammaire de base

Nos articles sur la ponctuation et les parties du discours sont idéaux pour tous les rédacteurs commerciaux :

La ponctuation pour les débutants
Tout sur les parties du discours

12. Inclure un appel à l'action

Nous utilisons un appel à l'action pour susciter une réponse ou encourager une vente. Lire : Comment écrire des phrases d'appel à l'action qui se convertissent

13. Utilisez une écriture persuasive

L'écriture persuasive convainc votre auditoire d'écouter ou d'agir. Les grands écrivains commerciaux utilisent chaque jour une écriture persuasive.

3 piliers de l'écriture persuasive - Ethos, Logos, Pathos
Modèle de brainstorming d'écriture persuasive
7 conseils pour rédiger un article d'opinion brillant
Écriture persuasive - Mots émotionnels vs intellectuels
Liste de contrôle d'écriture persuasive

Erreurs d'écriture dans les grandes entreprises

Bon, maintenant vous en savez plus sur ce type d'écriture et comment le faire.

Et comment ne pas le faire ?

Voici quelques-unes des plus grosses erreurs dans la rédaction commerciale moderne.

1. Précipiter un document

Vous devez réfléchir à ce que vous voulez dire et à la manière dont vous voulez le dire avant de commencer à rédiger le document. Lire : 9 choses que vous devez faire avant de rédiger un document commercial

2. Pas de téléphone fantaisiste

Feriez-vous confiance à votre banque si elle écrivait tous ses e-mails en utilisant uniquement Comic Sans dans des couleurs arc-en-ciel de taille alternée ? N'utilisez pas de polices fantaisistes dans l'écriture commerciale. Aucun professionnel ne le fait. (Il en va de même pour les bordures, les couleurs et les graphiques fantaisistes et inutiles.)

3. Pas de ragots, de rumeurs ou d'humour personnel

Hé, ne serait-ce pas vraiment drôle de… ? NON. Éloignez les commérages, les rumeurs et l'humour à tout moment. (Le laisser en place entraîne généralement des embarras, des poursuites et des audiences disciplinaires.)

4. Pas de langage grossier

Si vous étudiez des exemples d'écriture liée aux affaires, vous remarquerez une absence totale de bombes f et d'autres mots de quatre lettres. Il vaut mieux éviter le langage grossier (et un ton colérique) dans les écrits ou la correspondance liés aux affaires.

5. Pas de langage inutilement fantaisiste

Nous avons besoin de faits directs. Évitez d'utiliser un langage inutilement élaboré, des comparaisons, des comparaisons ou un langage coloré qui détourne l'attention du propos de l'article. Pourquoi utiliser 2 000 mots pour un e-mail quand on peut le dire en 200 ? Simplifiez votre rédaction .

6. (Toutes les) petites choses

L'une des pires erreurs d'écriture commerciale est également l'une des plus petites. Ce sont toutes ces petites choses que l'œil (et certains correcteurs orthographiques) pourraient manquer avant que vous n'appuyiez sur envoyer ou publier. Souvent, il s'agit d'éléments tels que des virgules manquées, des noms mal orthographiés et des lettres se terminant par des "gentils retards". Cherchez toujours les petites choses. [Si vous souhaitez améliorer votre rédaction professionnelle, achetez The Complete Grammar Workbook .]

7. Pas de faux-pas de transfert

Lorsque vous répondez à des e- mails (ou que vous envoyez des e-mails à plusieurs destinataires), vérifiez les lignes À et CC pour vous assurer que vous répondez à la bonne personne – et non à toutes les personnes copiées dans le fil. C'est l'une des erreurs les plus courantes en rédaction commerciale, et il vaut mieux l'éviter simplement en vérifiant.

8. Utiliser trop de nominalisations

Aussi nom que 'nom', une nominalisation se produit lorsque nous changeons un verbe ou une autre partie du discours en un nom. Lorsque nous écrivons clairement, nous essayons d'éviter les nominalisations, car elles encombrent nos phrases et les rendent peu claires . Lire : Pourquoi vous devriez éviter les nominalisations lorsque vous écrivez

9. Utiliser trop de voix passive

Dans un billet précédent, nous expliquons : « Chez Writers Write, nous préférons lire de la fiction avec un contenu passif inférieur à 5 %, et de la non-fiction, y compris de l'écriture commerciale, avec un contenu passif inférieur à 10 %. Si nous abusons de la voix passive, notre écriture devient moins conviviale et nos statistiques de lisibilité diminuent. Cela va à l'encontre de notre objectif, qui est de communiquer. Lis : De la voix passive à la voix active – Comment la repérer et comment la changer

10. Statistiques de mauvaise lisibilité

Si nous voulons communiquer, nous devons utiliser un style convivial. L'exécution de statistiques de lisibilité est un excellent moyen de tester si vous écrivez clairement.

Guides étape par étape pour les rédacteurs commerciaux

Besoin d'aide pour devenir un meilleur rédacteur commercial ? Writers Write a votre boîte à outils complète en un seul endroit, de la raison pour laquelle il est important de mettre les choses par écrit aux guides suivants :

Un guide étape par étape pour vous aider à formater vos e-mails
Un guide étape par étape pour vous aider à rédiger un CV
Un guide étape par étape pour vous aider à rédiger des agendas
Un guide étape par étape pour vous aider à rédiger des mémos
Un guide étape par étape pour vous aider à rédiger des procès-verbaux
Un guide étape par étape pour vous aider à rédiger des avis
Un guide étape par étape pour vous aider à rédiger des lettres commerciales

Nous avons aussi un post sur :

Comment rédiger un profil d'entreprise efficace
Comment rédiger une étude de cas en 3 étapes faciles
Le guide en 10 étapes pour prendre des notes
La série complète de rédaction de discours

Guides de style

La plupart des entreprises ont un guide de style que les écrivains doivent suivre. Cela définit comment la direction veut que ses employés écrivent.

Qu'est-ce qu'un guide de style et pourquoi en ai-je besoin ?
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10 choses que vous ne devriez pas exclure du guide de style de votre entreprise
Créez un guide de style pour votre entreprise en 10 étapes

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Par Alex J. Coyne. Alex est écrivain, correcteur et joueur de cartes régulier. Ses articles sur les cartes, le bridge et le jeu de cartes ont été publiés dans Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine et Caribbean Compass. Contactez-nous sur alexcoyneofficial.com.

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