Comment écrire un e-mail de suivi qui obtient une réponse : 7 conseils d'action

Si seulement les personnes à qui vous avez envoyé un e-mail répondaient à chaque fois. Malheureusement, beaucoup de vos e-mails sont voués à rester sans réponse. L'utilisateur de messagerie moyen reçoit quatre-vingt-douze e-mails par jour (dont dix-sept sont susceptibles d'être des spams) et n'en ouvre qu'environ un sur trois. Si vous voulez vous faire entendre dans un monde numérique bruyant, être capable de rédiger un e-mail de suivi convaincant est une compétence essentielle.

Bien qu'un suivi d'une demande d'emploi soit assez différent d'une demande de don caritatif, voici sept conseils qui s'appliquent quel que soit le type d'e-mail que vous rédigez.

1 Prenez le temps de créer une ligne d'objet qui attire l'attention

La moitié de la bataille lorsqu'il s'agit d'obtenir une réponse consiste à ouvrir votre e-mail en premier lieu. Le taux d'ouverture moyen des e-mails est de 34 %. Bien que les chances soient contre votre modeste missive numérique, vous pouvez les améliorer en investissant plus de temps dans la création d'un en-tête de sujet difficile à ignorer. Bien qu'il existe des exceptions à chaque règle, ces stratégies sont connues pour obtenir des résultats :

• Soyez bref . Quarante pour cent des e-mails sont ouverts sur mobile. Les lignes d'objet courtes sont moins susceptibles d'être coupées.
• Utilisez un langage concis . Obtenez votre Hemingway intérieur et ne perdez pas de mots. Couper les mots de belette et le remplissage.
• Posez une question . Les e-mails avec des questions dans leurs lignes d'objet peuvent inciter les lecteurs à ouvrir le message, soit pour rechercher la réponse, soit pour en fournir une.
• Ne soyez pas vendeur . Susciter l'intérêt sans recourir à l'hyperbole. Souhaitez-vous ouvrir un e-mail que vous soupçonnez n'être rien de plus qu'un argumentaire de vente ?
• Essayez un analyseur de titre . Alors que des outils comme Headline Analyzer de CoSchedule sont destinés aux titres d'articles, ils fonctionnent également bien pour vérifier les lignes d'objet des e-mails.

Soit dit en passant, il est important que votre ligne d'objet reflète l'objectif de votre e-mail, ce qui nous amène à notre prochain conseil.

2 Connaissez votre objectif, puis tenez-vous en au sujet

Qu'essayez-vous d'accomplir avec votre e-mail de suivi ? Il est important d'avoir un résultat souhaité à l'esprit afin que vous puissiez garder votre e-mail concentré sur sa réalisation. Vous écrivez pour demander un rendez-vous ? Demander une mise à jour de statut ? Demander une faveur? Dis merci? Quel que soit votre objectif, tout, de votre ligne d'objet au corps de votre message en passant par votre signature, devrait vous aider à atteindre cet objectif.

Ne vous écartez pas des tangentes avant d'avoir reçu une réponse à votre e-mail et d'avoir engagé une conversation, même si, en fin de compte, votre demande comportera de nombreuses pièces mobiles.

Par exemple, disons que vous suivez une demande d'emploi. Votre cerveau traite peut-être toutes sortes de problèmes généraux comme vos exigences salariales ou votre disponibilité. Mais avant de pouvoir parler de l'une de ces choses, vous devez en accomplir une seule : obtenir une entrevue. Cela signifie que votre e-mail de suivi doit être axé sur le laser pour ne fournir que les informations qui convaincront un employeur potentiel de vous proposer un entretien. Ne jetez pas de notes secondaires qui brouilleront les pistes.

3 Utilisez la bonne salutation

Lorsque vous écrivez à un employeur potentiel pour donner suite à votre candidature, utilisez toujours :

En fait, dans tout type d'e-mail formel, il convient de commencer par "Cher" plutôt que "Bonjour". "Hey" est sans doute la salutation la plus informelle de toutes, alors gardez-la pour quand vous correspondez avec quelqu'un que vous connaissez et avec qui vous avez une relation amicale.

4 Ouvrir avec un peu de contexte

Même si votre e-mail de suivi est fileté et contient votre e-mail d'origine, il est toujours recommandé d'inclure une phrase ou deux de contexte.

Il n'est pas nécessaire de tout réitérer ; mettez simplement en évidence ce qui est crucial. Demandez-vous : « Quel est le strict minimum que mon destinataire doit comprendre pour que le reste de mon e-mail ait un sens ?

5 Personnalisez-le

Ajoutez une touche personnelle à vos e-mails chaque fois que vous le pouvez. Si vous avez rencontré le destinataire lors d'une conférence, dites-le. Si vous lisez un article qu'ils ont écrit, mentionnez votre plat préféré. Si vous avez passé un entretien avec eux pour un emploi, faites référence à un point culminant de l'entretien.

La clé est de paraître amical mais pas smarmy. La personnalisation ne devrait pas impliquer l'abandon aléatoire du nom. Cela devrait aider à établir votre lien avec le destinataire. Ne forcez pas.

6 Ne soyez pas vague

Votre premier e-mail n'a peut-être pas reçu de réponse car vous n'avez pas clairement indiqué son objectif. Votre e-mail de suivi vous offre une chance de corriger cela.

Les journalistes reçoivent chaque jour une tonne d'e-mails de présentation de la part de représentants des relations publiques qui souhaitent qu'ils couvrent une histoire. L'une de leurs bêtes noires, et la chose la plus susceptible de les amener à supprimer un e-mail, est de ne pas savoir de quoi il s'agit réellement. Comme Matthew Hughes l'a écrit pour The Next Web :

Les meilleurs pitchs que je reçois sont ceux où je peux comprendre le produit ou l'histoire après avoir lu un seul paragraphe. Laissez tomber le jargon et la vantardise – restez bref et simple.

Que vous donniez suite à un argumentaire ou à une demande de rendez-vous, soyez précis et indiquez clairement ce que vous voulez qu'il se passe.

Tu veux quoi, maintenant ? Que veut dire « perspectives de collaboration » ?

Oh ! Maintenant, nous comprenons.

7 Inclure un appel à l'action

Si vous souhaitez que le destinataire réponde à votre e-mail, dans la plupart des cas, vous devrez le demander. Cette demande s'appelle un appel à l'action.

Les CTA sont un outil de marketing, mais ils sont également importants dans les suivis par e-mail. Ils dirigent votre destinataire vers l'étape suivante, qui à son tour appelle une réponse. Voici quelques exemples.

Demander un rendez-vous

J'aimerais vous rencontrer pour le déjeuner et vous poser quelques questions sur la stratégie de messagerie de Mega Corp. Est-ce que mardi à midi ça marcherait ?

Demandez des commentaires

Je sais que vous avez d'excellentes idées à offrir en ce qui concerne [sujet.] Voulez-vous prendre quelques instants pour nous faire part de vos commentaires ?

Solliciter une vente, un don ou un abonnement

Révélez votre coupon mystère

Faites un don avant le [date] et [Entreprise] égalera votre don !

Abonnez-vous aujourd'hui pour rester dans la boucle!

Après un entretien d'embauche

J'ai pensé que je passerais le long des liens vers les clips que j'ai mentionnés hier. Y a-t-il autre chose que vous voudriez que j'envoie ?

Faire simple n'est pas toujours simple

Maintenant que vous avez appris quelques-unes des astuces pour rédiger un excellent e-mail de suivi, vous êtes confronté à un autre défi : le garder court et agréable. (Une étude réalisée par l'application de messagerie Boomerang a montré que les e-mails entre soixante-quinze et cent mots ont les meilleurs taux de réponse.)

Plus votre e-mail de suivi est concis, plus il vous faudra probablement de temps pour l'écrire. Rédiger des e-mails qui collent au sujet, énoncent clairement un objectif et incluent un appel à l'action convaincant est plus délicat qu'il n'y paraît. C'est en forgeant qu'on devient forgeron! Investissez du temps dans la mise au point de vos e-mails de suivi et vous êtes sûr d'obtenir plus de réponses.