6 conseils pour rédiger un e-mail de suivi réussi

Dans le monde professionnel, les conversations impliquent fréquemment des e-mails de suivi. Vous devrez peut-être revenir sur le sujet d'une réunion, rappeler à un collègue un projet sur lequel vous travaillez ou contacter un client potentiel en interagissant avec lui à plusieurs reprises.

Qu'est-ce qu'un e-mail de suivi ?

Un e-mail de suivi est un e-mail envoyé pour maintenir l'engagement du destinataire. Vous pouvez rédiger un e-mail de suivi dans presque tous les scénarios où vous devez ramener une conversation à l'attention du destinataire. Voici quelques exemples :

• Suivi d'un emploi après un entretien
• Faire le suivi d'une candidature que vous avez soumise
• Faire suite à une demande ou à une question que vous avez posée
• Vérifier l'état d'un projet

Dans la plupart des cas, un e-mail de suivi doit être direct, concis et utiliser un ton professionnel.

Des e-mails de suivi peuvent également être envoyés pour réengager une personne après un appel téléphonique, un message ou une conversation en personne. Il n'est pas rare d'envoyer un e-mail de suivi après une conversation orale pour documenter ses sujets par écrit.

Quel est le but d’un e-mail de suivi ?

Parfois, les e-mails passent entre les mailles du filet et restent sans réponse. Dans d'autres cas, vous devez poursuivre une conversation verbale par courrier électronique. Dans les deux scénarios, un e-mail de suivi bien rédigé et confiant garde le sujet en tête.

Les e-mails de suivi servent à diverses fins, notamment :

• Augmenter les taux de conversion
• S'engager auprès des prospects
• Planification d'appels et de réunions
• Gestion de projets

Format d'e-mail de suivi

Ligne d'objet

La ligne d'objet d'un e-mail est la brève ligne de texte qu'un destinataire voit dans sa boîte de réception avant d'ouvrir l'e-mail. C'est pourquoi il doit être concis et accrocheur.

Ouverture

L'ouverture d'un e-mail est sa première section. Il comporte deux volets :

• La salutation
• Le premier paragraphe

Le message d'accueil d'un e-mail est la partie qui s'adresse au destinataire. Associez leur nom à une formule de salutation :

• Bonjour [Nom]
• Cher [Nom]
• Salut [Nom]

En règle générale, commencer un e-mail avec uniquement le nom d'une personne est considéré comme décontracté ou, dans certains cas, impoli. Lorsque vous n'êtes pas sûr du salutation à utiliser, le mieux est de vous en tenir à « Cher » ou « Bonjour ».

Vient ensuite un court paragraphe d’introduction, qui pourrait être une phrase ou deux. Rappelez rapidement au destinataire le sujet abordé et gardez-le suffisamment intéressé pour lire le texte qui suit.

Corps

C’est ici que vous fournissez plus d’informations sur votre suivi. Par exemple, vous pouvez rappeler à un prospect pourquoi votre offre est intéressante ou récapituler rapidement la réunion dont vous suivez le suivi.

Appel à l'action

L'appel à l'action (CTA) est la partie de votre e-mail de suivi qui indique au destinataire quoi faire ensuite. Voici des exemples d’appels à l’action :

• Rappelle-moi
• Faites-moi savoir si vous êtes intéressé
• Planifier une réunion
• Confirmer qu'une tâche a été terminée

Clôture

La clôture de votre e-mail est la partie qui réitère pourquoi vous avez effectué un suivi et inclut votre CTA.

Assurez-vous également d'inclure votre nom et toutes les informations de contact dont le destinataire pourrait avoir besoin, telles que votre numéro de téléphone.

Rédiger un email de suivi : 6 trucs et astuces

1 Déterminer l’objectif (avoir une intention claire)

Le travail d'un e-mail de suivi consiste à obtenir une réponse. Avant d’écrire votre e-mail, déterminez quelle sera votre réponse. Voici quelques exemples :

• Planification d'un appel ou d'une réunion
• Acheter un produit ou un service
• Répondre à une question

Avec un objectif en tête, il vous est plus facile de rédiger un e-mail de suivi qui communique clairement ce dont vous avez besoin.

2 Écrivez une ligne d'objet accrocheuse

Même si elles ne doivent pas être des appâts à clics, les lignes d'objet doivent attirer l'attention des destinataires et les inciter à cliquer. Les gens reçoivent de nombreux e-mails chaque jour, votre ligne d'objet doit donc crier suffisamment fort pour éviter de vous perdre dans le bruit.

En règle générale, limitez les lignes d'objet à soixante caractères ou moins.

3 Fournissez le contexte dans la ligne d'ouverture

Dans un e-mail de suivi, la ligne d'ouverture doit indiquer rapidement au destinataire pourquoi vous effectuez un suivi. N'oubliez pas que les gens reçoivent de nombreux e-mails chaque jour, votre destinataire pourrait donc avoir besoin d'un rappel.

4 Ajoutez de la valeur au message : qu'est-ce que cela leur apporte ?

Votre e-mail de suivi doit indiquer la raison pour laquelle le destinataire doit vous répondre. Par exemple, lors d'un suivi avec un prospect commercial potentiel, vous pourriez mentionner une offre à durée limitée qu'il manquera s'il n'achète pas dans un certain délai.

5 Terminez par un appel à l'action

L’appel à l’action doit être clair et direct. Évitez le langage de couverture et les détails ou options inutiles. Par exemple, au lieu de « n'hésitez pas à m'appeler ou à m'envoyer un e-mail lorsque vous en avez l'occasion », écrivez « veuillez m'appeler dans les meilleurs délais ». Avec un langage clair et direct, il est peu probable que le destinataire comprenne mal votre message.

6 Relisez avant d'appuyer sur envoyer

Une fois que vous avez fini de rédiger votre e-mail de suivi, lisez-le attentivement pour vous assurer qu'il ne contient aucune erreur, comme des mots mal orthographiés ou des choix de mots peu clairs.

Exemples d'e-mails de suivi

Cher Johan,

C'était formidable de parler avec vous jeudi dernier. J'aimerais faire suite à notre discussion sur votre présentation à ma classe Econ 200 le mois prochain.

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous êtes toujours disponible pour parler. Je suis libre de discuter davantage n'importe quel jour de la semaine entre 14h et 16h.

Meilleur,

Marissa

Bonjour Lei Anne,

Il ne reste que quelques jours pour notre promotion d'avril, alors je veux m'assurer que vous ne la manquez pas !

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J'espère vous voir bientôt !

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FAQ par e-mail de suivi

Qu'est-ce qu'un e-mail de suivi ?

Un e-mail de suivi est un e-mail envoyé pour réengager quelqu'un après une conversation précédente.

Quel est le but d’un e-mail de suivi ?

Le but d'un e-mail de suivi est de ramener un sujet à l'attention du destinataire. Il peut s'agir de poursuivre une conversation que vous avez commencée précédemment, de leur rappeler une question ou une demande, ou de leur demander leur réponse à quelque chose que vous avez déjà soumis, comme une candidature ou un entretien.

Comment puis-je obtenir une réponse à un e-mail de suivi ?

Voici deux façons d’augmenter les chances de recevoir une réponse à votre e-mail de suivi :

• Faites clairement votre demande
• Dites au destinataire pourquoi il est dans son intérêt de répondre