10 exemples sur la façon d'écrire un e-mail de suivi à un client

Les e-mails de suivi destinés à un client peuvent être difficiles à rédiger. Apprenez à écrire un e-mail de suivi à un client après avoir envoyé une proposition, après un devis, après n'avoir reçu aucune réponse ou après une réunion.

Le courrier électronique est un outil de communication essentiel pour travailler avec les clients, mais que se passe-t-il lorsque vous ne recevez aucune réponse ? L'envoi d'un e-mail de suivi rapide et poli à un client peut rétablir une connexion et remettre votre relation sur les rails.

Dans ce guide sur la façon d'écrire un e-mail de suivi aux clients, nous fournissons 10 exemples pour vous montrer comment le faire. Nous donnons également quelques conseils fondés sur des preuves pour créer les e-mails de suivi les plus efficaces qui vous garantissent (presque) une réponse.

Pourquoi envoyer un e-mail de suivi à un client ?

Un e-mail de suivi professionnel au client peut servir de rappel en douceur, vous reconnectant avec un client existant ou potentiel.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez envoyer un e-mail de suivi à un client, notamment :

• Envoi d'un e-mail de suivi au client après devis
• Un e-mail de suivi au client après l'envoi d'une proposition
• Courriel de suivi au client pour le paiement
• E-mail de suivi à un client potentiel
• Un mail de suivi après un rendez-vous
  

Dans un monde idéal, un e-mail de suivi ne serait pas nécessaire. Cependant, les travailleurs se noient dans la correspondance numérique, ce qui signifie que des millions d'e-mails sont ignorés chaque jour. Une étude YouGov de 2015 aux États-Unis a révélé que l'adulte moyen a 500 messages non lus dans sa boîte de réception.

Certaines personnes sont meilleures que d'autres pour répondre aux e-mails. Des recherches ont révélé que si 70 % des e-mails reçoivent une réponse immédiate, jusqu'à 30 % des e-mails peuvent rester sans réponse dans les boîtes de réception.

Ignorer les e-mails professionnels n'est pas acceptable, déclare le chroniqueur du New York Times et psychologue organisationnel Adam Grant, mais c'est compréhensible, dit-il. Le problème est que la plupart d'entre nous n'ont pas le temps de répondre aux centaines d'e-mails que nous recevons quotidiennement.

La solution? Envoi d'un e-mail de suivi à un client. C'est un outil essentiel pour remettre les choses sur les rails et propulser votre entreprise vers l'avant.

Quand devez-vous faire un suivi avec un client potentiel ?

Il existe deux types d'e-mails de suivi : ceux qui sont limités dans le temps et ceux qui ne le sont pas.

Si vous avez besoin d'un exemple à une date précise, par exemple, vous devez envoyer un e-mail de suivi chaque fois que vous en avez besoin.

Sans réponse, vous êtes incapable de planifier ou de progresser, donc un e-mail de suivi est compréhensible. En cas d'urgence, vous devrez peut-être envoyer un e-mail le jour même – et c'est très bien.

Si votre e-mail n'est pas limité dans le temps, nous vous recommandons d'attendre entre deux et trois jours ouvrables avant d'envoyer un suivi. Nous avons couvert cette approche plus en détail dans notre article de blog sur la rédaction d'un e-mail de suivi des ventes. Beaucoup d'entre nous ont des stratégies pour gérer les e-mails non lus dans nos boîtes de réception - comme y répondre à un certain moment - et cet écart leur donne le temps de répondre.

Un suivi trois jours après le premier contact garantit que vous êtes frais dans leur esprit. Plus tôt, et vous pourriez sembler désespéré.

Comment assurer le suivi des clients sans avoir l'air désespéré ?

Si votre e-mail est ignoré, cela peut créer des sentiments d'anxiété, disent les chercheurs du Journal of Occupational Health Psychology. Beaucoup d'entre nous peuvent prendre l'absence de réponse personnellement, mais nous ne devrions pas.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles quelqu'un n'a peut-être pas répondu à votre e-mail. Ils ont peut-être été en congé, malades ou tout simplement trop occupés. Si vous souhaitez en savoir plus, la journaliste de Forbes, Amy Morin, a un aperçu fascinant des raisons pour lesquelles vos e-mails ne reçoivent pas toujours de réponse.

Vous devez avoir confiance en l'importance de votre message. Pour vous assurer que votre e-mail ne semble pas désespéré, vous devez adopter le bon ton. Nous l'illustrons ci-dessous dans nos exemples. Bien sûr, vous devez également l'envoyer au bon moment.

Les e-mails envoyés à 10h et 13h ont les taux d'ouverture les plus élevés, dit Hubspot, donc être intelligent avec votre e-mail peut avoir les meilleurs résultats. Et n'envoyez jamais d'e-mails en dehors de la journée de travail, disent les chercheurs.

Nous avons expliqué ci-dessus pourquoi votre e-mail a peut-être été manqué, mais devriez-vous envoyer un deuxième e-mail de suivi ? Oui tu devrais.

Mais comment? Regardons de plus près.

5 conseils pour rédiger des e-mails de suivi efficaces aux clients

1. Soyez bref : on estime que 81 % des e-mails sont lus sur un appareil mobile, alors soyez bref et allez droit au but rapidement.
2. Le timing compte : Envoyez-le au bon moment pendant la journée, jamais le week-end ou après les heures. Attendez deux à trois jours avant d'envoyer un e-mail de suivi (sauf si vous avez besoin d'une réponse plus tôt).
3. Soyez personnel : bien que les modèles de suivi des e-mails, tels que ceux fournis ci-dessous, constituent un excellent point de départ, vous devez personnaliser vos e-mails pour créer une connexion plus solide.
4. N'oubliez pas les horaires : si vous avez besoin d'une réponse, soyez explicite sur les dates et les heures. Si vous demandez des informations à votre client, dites-lui précisément ce dont vous avez besoin et quand. N'oubliez pas de leur dire ce que vous ferez avec les données.
5. Concentrez-vous sur l'avenir : il n'est pas nécessaire de demander une explication en l'absence de réponse ; se concentrer sur la relation future.
   

Ces conseils fournissent des conseils de bon sens pour créer de meilleurs e-mails de suivi. Nous n'allons pas entrer dans les principes fondamentaux de la rédaction d'e-mails professionnels ou sur des aspects spécifiques, tels que la façon de démarrer un e-mail ou les meilleures façons de terminer un e-mail, comme nous les avons couverts dans les articles précédents.

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Exemples d'e-mails de suivi aux clients

Dans la section suivante, nous fournissons 10 exemples d'e-mails de suivi aux clients, où vous pouvez nous voir mettre cela en pratique.

Exemple d'e-mail de suivi au client après l'envoi d'une proposition

Après l'envoi d'une proposition, un e-mail de suivi à un client est une courtoisie courante que vous devez toujours étendre. Il est conseillé d'envoyer un e-mail de suivi sur une proposition à un client environ deux à trois jours après l'envoi de votre proposition. Cependant, vous pouvez envoyer un e-mail de suivi au client après avoir envoyé la proposition plus tôt si votre soumission est limitée dans le temps).

Voici un exemple d'e-mail de suivi envoyé à un client après une proposition.

Courriel de suivi au client après devis

Un e-mail de suivi envoyé à un client après un devis est similaire à l'exemple d'e-mail présenté ci-dessus. Pourtant, il est susceptible de se concentrer davantage sur le coût du travail, et non sur le contenu ou le contexte. Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être offrir une remise ou des conditions de paiement flexibles dans votre e-mail de suivi à un client après l'envoi d'un devis.

Voici un e-mail de suivi envoyé à un client après un échantillon de devis.

Courriel de suivi de paiement au client

Si un client ou un client n'a pas réglé une facture, un e-mail de suivi poli à un client pour le paiement devrait être votre première option. Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles quelqu'un n'a pas payé une facture, nous vous recommandons donc de garder tout e-mail de suivi très clair et simple. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans les détails, énoncez simplement vos demandes et ne présentez aucune excuse.

Courriel de suivi au client après aucune réponse

Parfois, les clients peuvent devenir froids et ne pas répondre aux e-mails. La question de savoir comment faire réagir un client qui ne répond pas est difficile. Chaque client, individu et organisation est différent, alors prenez le temps de personnaliser cet e-mail de suivi pour les clients qui ne répondent pas avant de l'envoyer.

Exemple d'e-mail de suivi à un client potentiel

L'envoi d'un e-mail de suivi à un client potentiel demande du soin et de la sensibilité. Vous voulez que le client sache que vous êtes sérieux, mais vous ne voulez pas paraître désespéré. Il s'agit de trouver le bon ton de voix, quelque chose dont nous avons déjà parlé.

Cet e-mail de suivi vers un modèle de client potentiel fournit un rappel simple à quelqu'un qui n'a pas répondu.

Consultez l'e-mail de suivi envoyé à un exemple de client potentiel.

Courriel de suivi au client après la rencontre

Un e-mail de suivi amical à un client après une réunion est une pratique commerciale standard. Les règles sur l'envoi d'e-mails aux clients après les réunions ne sont pas aussi établies que certains des autres exemples ici. Vous pouvez apporter une certaine personnalité si vous souhaitez développer les liens que vous avez créés lors de la réunion.

Voici un exemple d'e-mail de suivi envoyé à un client après une réunion que vous pouvez utiliser.

Courriel de suivi au client après un appel téléphonique

Un e-mail de suivi envoyé à un client après un appel téléphonique est similaire à l'exemple d'e-mail ci-dessus. Vous avez déjà parlé à la personne, il s'agit donc de lui rappeler cette connexion et de la pousser à poursuivre le contact. Il est essentiel d'envoyer un e-mail de suivi à un client peu de temps après l'appel téléphonique. Dans certains cas, il peut être judicieux d'envoyer un e-mail quelques minutes après avoir raccroché le téléphone si vous pensez que c'est nécessaire.

Courriel de suivi au client pour les documents

Si un client a promis de vous envoyer des informations mais qu'il ne l'a pas fait, un e-mail de suivi ciblé adressé à un client pour les documents devrait vous permettre d'obtenir ce dont vous avez besoin. N'embarrassez pas ou ne bouleversez pas le destinataire, alors tenez-vous en aux faits et concentrez-vous sur l'avenir.

Courriel de suivi aux anciens clients

Un e-mail de suivi bien rédigé et ciblé aux anciens clients peut aider à rétablir une relation avec un ancien client. Il est souvent plus facile de renouer avec un ancien client que d'en trouver un nouveau.

Vous n'avez rien à perdre en envoyant un e-mail. Voici un exemple d'e-mail de suivi envoyé à d'anciens clients.

Deuxième courriel de suivi au client

Si vous ne recevez aucune réponse à un premier suivi, envisagez d'envoyer un deuxième e-mail de suivi au client. Cet exemple est similaire au précédent. Pourtant, il reconnaît que vous les avez déjà contactés et que vous attendez une réponse.

Modèle d'e-mail de suivi au client

Écrire un e-mail de suivi à un client n'est pas difficile si vous suivez nos meilleures pratiques et exemples. Les exemples sur X présentés dans cet article de blog vous fournissent un cadre qui doit toujours être personnalisé pour refléter le client et l'occasion. Cependant, il existe un moyen encore plus simple. Flowrite est un outil d'écriture alimenté par l'IA qui transforme vos instructions en e-mails et messages personnalisés prêts à être envoyés. Voir l'exemple ci-dessous sur la façon dont nous propulsons l'avenir des communications.

Vous hésitez encore sur la manière d'écrire un e-mail de suivi à un client ? Nous espérons que non. La prochaine fois que vous devrez envoyer un e-mail de suivi au client après un devis, envoyer une proposition, une réunion, un appel téléphonique, ne pas recevoir de réponse ou pour un paiement, une proposition, des documents, gardez simplement nos exemples à l'esprit ou prenez Flowrite et utilisez notre modèle d'e-mail pour écrire un suivi à un client.