Comment écrire un e-mail de suivi - avec des exemples et un modèle
Publié: 2022-03-22Si votre e-mail a été ignoré, un e-mail de suivi peut vous aider à remettre votre conversation sur les rails. Cependant, comment rédiger un e-mail de suivi après n'avoir reçu aucune réponse peut être délicat, car vous devrez décider à la fois quoi dire dans votre e-mail de suivi et comment le formuler.
Ne vous inquiétez pas si vous avez du mal à trouver un moyen professionnel et poli de rappeler à quelqu'un de répondre. Dans ce guide détaillé, nous décrivons comment rédiger un e-mail de suivi après une absence de réponse et fournissons quelques exemples pratiques que vous pouvez utiliser. Enfin, nous vous présenterons notre modèle d'e-mail de suivi qui vous permet de suivre un e-mail plus rapidement que jamais tout en restant poli.
Qu'est-ce qu'un e-mail de suivi ?
Un e-mail de suivi est un e-mail envoyé à un destinataire que vous avez déjà contacté une fois auparavant.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être envoyer un e-mail de suivi, notamment :
- Alerter un destinataire sur un e-mail envoyé précédemment
- Demander des informations, une réponse ou une réponse
- Rappeler à quelqu'un une heure ou une date importante (pour un événement, par exemple)
Le but d'un e-mail de suivi est d'agir comme un rappel ou une invite pour un e-mail précédent que vous avez envoyé. Il ne s'agit pas d'initier une conversation mais de la revigorer et de générer une réponse.
Les e-mails de suivi les plus efficaces sont courts, agréables, professionnels et (surtout) précis.
Ne perdez pas de temps ou de mots; conseillez les experts : l'équipe de chercheurs basée aux États-Unis a analysé plus de 2 milliards d'e-mails et a constaté que les lecteurs avaient tendance à parcourir les e-mails trop longs.
Alors qu'ils ont constaté que la moitié (50 %) des e-mails recevaient une réponse dans l'heure, d'autres pouvaient être laissés pendant de longues périodes. Les pires contrevenants ? Les personnes âgées prennent le plus de temps pour répondre et écrivent les e-mails les plus longs.
Les chercheurs ont également constaté que les e-mails envoyés le matin de la semaine de travail étaient les plus susceptibles de recevoir une réponse. Cependant, ceux envoyés l'après-midi et les week-ends étaient moins susceptibles de recevoir une réponse. Pourquoi? Les chercheurs ont peut-être découvert la réponse…
Pourquoi les gens ne répondent-ils pas aux e-mails ?
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les gens ne répondent pas immédiatement à vos e-mails ?
Nous recevons tellement de courriels que nous les "trions", disent les chercheurs. Il s'agit de les vérifier rapidement puis de les différer jusqu'à ce qu'ils puissent être correctement manipulés.
Les destinataires peuvent marquer ou étiqueter les e-mails, les classer ou simplement les laisser non ouverts dans leur boîte de réception. Les travailleurs passent jusqu'à 28 % de leur temps à lire et à répondre aux e-mails, c'est pourquoi nous développons naturellement des stratégies pour accélérer le processus. Les universitaires ont découvert que 16 % d'entre nous différaient de répondre aux e-mails au moins une fois par jour.
Quel type d'e-mails ignorons-nous ? "Les utilisateurs sont plus susceptibles de différer les e-mails lorsque leur traitement implique de répondre, de lire attentivement ou de cliquer sur des liens et des pièces jointes", expliquent les auteurs.
Le point d'apprentissage crucial est le suivant : si votre e-mail a été livré, il a été vu.
Les chercheurs de l'étude ont identifié cinq raisons principales pour lesquelles les e-mails sont ignorés :
- Le temps ou les efforts nécessaires au traitement du courrier électronique
- L'identité de l'expéditeur ;
- Le nombre de destinataires sur le fil
- La charge de travail et le contexte de l'utilisateur
- L'urgence du message électronique
Avant d'esquisser une réponse, essayez de comprendre ces pressions auxquelles est confronté le destinataire. Par exemple, l'envoi d'un e-mail de suivi (aussi poli soit-il) peut exercer une pression supplémentaire sur le destinataire, suggèrent Adaira Landry et Resa E. Lewiss dans le Harvard Business Review.
Le format d'e-mail de suivi parfait
Nous avons donc exploré les raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'envoyer un e-mail de suivi (et pourquoi vous n'avez peut-être pas déjà reçu de réponse). Il est temps d'entrer dans les détails de la rédaction d'un e-mail de suivi.
- Sujet du courriel
- Salutation
- Corps
- Fermeture
- Approbation/signature
Nous avons expliqué comment créer des e-mails professionnels de demande d'informations commerciales dans des articles de blog précédents, nous suivrons donc nos conseils et garderons cette section ciblée.
Objet
Garder la ligne d'objet courte, douce et simple est essentielle, conseille Rebecca Zucker dans la Harvard Business Review. Elle suggère que 47% de tous les e-mails sont rejetés en raison de lignes d'objet moche. Ne faites pas cette erreur !
Devez-vous transférer l'e-mail d'origine ? Nous vous recommandons de ne pas le faire.
Salutation
Dans le monde professionnel, privilégiez la formalité. Cela signifie toujours utiliser des salutations professionnelles, sauf si vous êtes en termes de prénom avec le destinataire. Vous voulez apprendre à démarrer un e-mail de manière professionnelle et adéquate ? Découvrez notre fonctionnalité sur la façon de démarrer un e-mail.
Corps
Un e-mail de rappel est un moyen rapide et formel de faire connaître un e-mail que vous avez envoyé précédemment.
Vous devez fournir un certain contexte avec la ligne d'ouverture de votre e-mail, quelque chose que nous abordons dans notre section sur la façon de démarrer un e-mail de suivi.
Nous supposerons que l'e-mail précédent contenait des informations importantes que vous souhaitez que le destinataire voie.
Il existe plusieurs façons d'aborder cela :
- Transférer l'e-mail d'origine (voir les raisons ci-dessus pour lesquelles ce n'est pas une bonne idée)
- Fournissez l'e-mail initial (en pièce jointe ou collé sous votre e-mail de suivi)
- Rappeler les points cruciaux (détails de la réunion, par exemple)
- Donnez un lien externe vers l'information essentielle (un site Web d'événement ou une invitation)
Le choix de la manière de relayer l'e-mail ou l'information vous appartient. La façon dont vous choisissez de le faire affectera la structure, l'orientation et la longueur de votre e-mail.
Fermeture
Vous avez poliment demandé une réponse, mais vous devez également faire savoir à la personne comment vous utiliserez les informations et ce que vous ferez si aucune réponse n'est reçue.
Si vous demandez leur présence à une réunion, par exemple, les contacterez-vous par téléphone, ou est-ce la dernière correspondance que vous aurez ?
Dans un autre exemple, si vous demandez à quelqu'un de répondre à une demande de facture, par exemple, prendrez-vous alors d'autres mesures si vous ne recevez aucune réponse ?
Laissez votre lecteur sans confusion quant à vos prochaines étapes.
Approbation/signature
Une signature polie et professionnelle est essentielle. Vous ne savez pas comment terminer correctement un e-mail ? Veuillez lire notre guide sur la façon de mettre fin à un e-mail.
Comment démarrer un e-mail de suivi
La phrase d'ouverture est sans doute l'une des parties les plus essentielles de votre e-mail. Examinons donc certains des ouvre-mails les plus courants et voyons s'ils conviennent ou non :
Lignes d'introduction formelles par e-mail :
- Je voudrais faire suite à mon précédent e-mail.
- Je souhaite donner suite à ma demande de rendez-vous.
Ce sont des approches formelles. Nous supposerons ici que vous ne connaissez pas la personne et que vous écrivez dans un contexte professionnel. Il s'agit de lignes standard adaptées à tous les contextes (rappels de réponse par email, rappels de rendez-vous, etc.).
Lignes d'introduction informelles par e-mail :
- Je voulais suivre...
- Je ne fais que suivre...
Ce sont des approches moins formelles et suggèrent que vous connaissiez la personne à qui vous écrivez. Nous vous déconseillons de les utiliser lorsque vous contactez une personne que vous n'avez jamais rencontrée ou avec qui vous n'avez jamais parlé.
Lignes d'introduction appropriées lorsque vous incluez l'e-mail :
- Je fais suite au courriel ci-dessous.
- Je fais suite à mon précédent mail.
Ces exemples conviennent pour demander une réponse lorsque vous avez fourni la correspondance d'origine, soit en transférant la réponse, en la collant sous un nouvel e-mail ou en pièce jointe. Vous recherchez des phrases d'ouverture de courrier électronique plus créatives pour votre courrier de suivi ? Vous trouverez dix autres exemples dans notre article sur les 100 meilleures lignes d'ouverture d'e-mails.
Comment rédiger une ligne d'objet d'e-mail de suivi
Comment rédiger une ligne d'objet d'e-mail de suivi qui donne des résultats est un défi. Si nous suivons les conseils précédemment, nous devrions viser (si possible) à les contenir à cinq mots et moins. La raison en est que 56% des e-mails sont lus sur un mobile, où moins il y a de mots, mieux c'est.
Vous pouvez être explicite sur votre demande ou non. Voici quelques exemples de ligne d'objet d'e-mail de suivi :
- Suivi : e-mail envoyé le XXX - Il s'agit d'une ligne d'objet super formelle pour un e-mail sérieux.
- Réponse requise : e-mail envoyé XXX
Encore une fois, une ligne d'objet sérieuse pour un e-mail sérieux.
- Rappel pour s'inscrire à XXX – Il s'agit d'un e-mail de rappel poli pour un événement.
- Soyez formidable d'avoir de vos nouvelles - Il s'agit d'une approche détendue et informelle que vous ne devriez utiliser qu'avec quelqu'un que vous connaissez.
- Rappel d'événement réseau… Un autre suivi poli d'un événement.
- Merci pour notre rencontre – C'est une façon différente de faire un suivi avec une personne que vous avez déjà rencontrée. Vous n'exigez pas une réponse, mais créez une connexion.
N'utilisez pas le titre que vous avez utilisé précédemment lorsque vous avez choisi votre en-tête d'objet pour un e-mail de suivi. Il peut y avoir une raison pour laquelle le destinataire a raté (ou ignoré) votre e-mail précédent. L'envoi à nouveau de la même ligne d'objet pourrait entraîner son ignorance à nouveau.
Il peut être gênant d'envoyer un e-mail de suivi, mais évitez d'être drôle dans le titre de votre sujet pour un e-mail de suivi. Certaines personnes peuvent ne pas partager votre sens de l'humour ou même le trouver offensant.
Voici quelques exemples d'objets d'e-mails de suivi erronés :
- Pourquoi n'as-tu pas répondu ?
- Avez-vous reçu mon dernier e-mail ?
- J'attends votre réponse…
- Je sais que tu es occupé, mais...
- Je viens de vérifier…
Quand envoyer un e-mail de suivi ?
Avant de décrire comment rédiger un e-mail de suivi, dans quel délai devez-vous envoyer un e-mail de suivi ?
Une considération cruciale est de savoir si la réponse par e-mail est sensible au facteur temps. Prends pour exemple; vous invitez quelqu'un à un événement. Vous pouvez avoir un délai pour une réponse. Dans ce cas, vous devrez peut-être envoyer rapidement un e-mail de suivi poli, ce qui est acceptable.
Si vous connaissez la personne professionnellement, vous disposez d'une plus grande liberté pour donner suite à un e-mail. Vous pouvez choisir d'envoyer une demande professionnelle rapidement, étant entendu que cela ne nuira pas à votre réputation ou à votre relation.
Supposons que vous envoyiez un courrier de suivi à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré ou avec qui vous n'avez aucune relation professionnelle. Dans ce cas, nous vous recommandons d'attendre environ cinq jours (une semaine de travail).
Bien qu'il puisse être frustrant d'attendre une réponse, considérez ce que nous avons appris sur le triage des e-mails et soyez patient.
Exemples d'e-mails de suivi
Nous avons fourni le cadre pour le suivi d'un e-mail ; maintenant, il est temps de le mettre en pratique. Ici, nous donnons quelques exemples sur la façon de créer un e-mail de suivi poli, un e-mail de suivi doux et une demande de réponse plus formelle.
Ces exemples illustrent les meilleures pratiques mais doivent être utilisés comme base pour vos communications. Si vous avez du mal à trouver les bons mots, Flowrite peut vous aider à créer des e-mails polis et professionnels qui garantiront une réponse rapide à chaque fois.
Exemple d'e-mail de suivi poli
Voici un exemple d'e-mail de suivi poli que vous pouvez envoyer si vous n'avez pas reçu de réponse. Lorsque vous décidez comment suivre poliment un e-mail, pensez à la personne et comprenez pourquoi elle n'a peut-être pas lu votre e-mail. Dans cet exemple d'e-mail de suivi poli, nous avons reconnu pourquoi quelqu'un n'a peut-être pas répondu à un e-mail - "Je comprends que vous êtes occupé".
Exemple d'e-mail de suivi après aucune réponse
Voici un exemple d'e-mail de suivi envoyé après n'avoir reçu aucune réponse. Il ne tourne pas autour du pot mais va droit au but. Cet e-mail n'est pas destiné à quelqu'un que vous connaissez, mais à une adresse e-mail générique ou à un destinataire anonyme.
Exemple d'e-mail de suivi en douceur
Si vous recherchez un exemple d'e-mail de suivi en douceur, en voici un. C'est beaucoup moins formel que les précédents.
Modèle d'e-mail de suivi - la méthode Flowrite
Flowrite est un outil d'écriture IA qui transforme de courtes instructions en e-mails et messages prêts à envoyer. Cependant, pour les e-mails tels que les suivis après aucune réponse, il peut écrire l'intégralité de l'e-mail pour vous. Jetez un œil à l'exemple ci-dessous pour voir comment suivre un e-mail en cliquant sur un bouton grâce à notre modèle d'e-mail de suivi.
Vous sentez-vous plus confiant sur la façon de suivre un e-mail après avoir lu le billet de blog ? Nous l'espérons. La prochaine fois que vous devrez écrire un e-mail de suivi après n'avoir obtenu aucune réponse, souvenez-vous simplement des meilleures pratiques que nous avons abordées dans ce guide ou consultez nos exemples d'e-mails de suivi. Mieux encore, essayez Flowrite et notre modèle d'e-mail de suivi.