De l'accueil à la signature : comment rédiger un e-mail formel efficace

Dans la plupart des cas, les e-mails professionnels sont des e-mails formels. Un e-mail formel est un e-mail entre professionnels ou universitaires qui contient des informations relatives à leur travail. Les e-mails formels utilisent un langage professionnel et adhèrent à un format d'e-mail formel spécifique.

Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?

Un e-mail formel est un e-mail qui utilise un langage professionnel et communique un message professionnel ou académique.

Au fil du temps, vous pourriez devenir suffisamment à l'aise avec vos collègues ou camarades de classe pour envoyer des courriels plus occasionnels. Cela dépend de vos relations avec eux et de votre industrie, de votre domaine ou de la culture de votre entreprise. Dans la plupart des cas, les e-mails envoyés à de nouvelles connexions, à des supérieurs hiérarchiques et à des personnes extérieures à votre organisation sont des e-mails formels.

Quand écrire un e-mail formel

Les e-mails formels sont utilisés dans les situations suivantes :

• Demandes de renseignements commerciaux
• Démissions
• Offres d'emplois
• Arguments de vente
• Résiliations
• Excuses
• Présentations professionnelles
• Échanges professionnels et académiques
• Suivis

Comment un e-mail formel est-il structuré ?

Le format d'e-mail formel est une structure cohérente que vous rencontrerez dans presque tous les e-mails formels que vous envoyez et recevez. Bien qu'il puisse y avoir des variations mineures d'un e-mail à l'autre, le format d'e-mail formel standard comprend ces éléments :

• Objet
• Salutation
• Corps
• Fermeture
• Signature

6 étapes pour rédiger un e-mail formel

1 Écrivez une ligne d'objet directe

Une ligne d'objet forte attire l'attention du destinataire et lui donne envie d'en savoir plus. Pour un e-mail formel, une ligne d'objet indique avec précision le sujet de l'e-mail et tous les détails pertinents tels que les dates, les heures ou les besoins. Par exemple, une ligne d'objet pour un e-mail demandant de programmer un appel pourrait se lire comme suit :

• Vous avez quinze minutes pour un appel ce jeudi ?

2 Saluez et adressez-vous au(x) destinataire(s)

Commencez votre e-mail en vous adressant correctement au(x) destinataire(s). Si vous vous adressez à une seule personne, utilisez son nom complet ou son nom de famille avec le titre honorifique approprié. Si vous envoyez un e-mail à un groupe de personnes, utilisez une salutation comme "Chère équipe".

Parce qu'un ton professionnel est la clé de tout e-mail formel, respectez les salutations professionnelles. Les messages d'accueil formels appropriés par e-mail incluent les éléments suivants :

• Cher
• Bonjour
• Salut

3 Clarifiez votre propos

Dans le premier paragraphe de votre e-mail, indiquez clairement votre objectif. Par exemple, si vous vous renseignez sur une liste d'emplois, mentionnez le poste et l'endroit où vous avez trouvé la liste dans les premières lignes. S'il s'agit d'un e-mail de démission, indiquez-le clairement dans le premier paragraphe.

4 Restez concis

Concentrez-vous sur un sujet dans chaque e-mail. En faisant cela, vous réduisez la probabilité de tout malentendu de la part du destinataire.

5 Gardez un ton professionnel

Dans un e-mail formel, utilisez un ton professionnel à tout moment. Évitez le langage courant, les phrases interminables et la grammaire non standard.

6 Terminez par une clôture professionnelle

Tout comme vous avez commencé votre e-mail officiel par une salutation professionnelle, terminez votre e-mail par une clôture professionnelle. Ceux-ci incluent les signatures suivantes :

• Sincèrement
• Cordialement
• Meilleur
• Merci

Suivez la clôture avec votre signature professionnelle : il peut s'agir de votre nom, de votre titre et de vos coordonnées, ou il peut s'agir d'un bloc de signature comprenant vos liens vers les réseaux sociaux, le logo de votre entreprise et une citation inspirante. La plupart des signatures de courrier électronique se situent quelque part entre celles-ci ; le but est de donner au destinataire toutes les informations dont il a besoin pour élaborer sa réponse.

Ce qu'ilne faut pasinclure dans un e-mail formel

Lorsque vous écrivez un e-mail formel, évitez tout langage ou terminologie potentiellement déroutant, comme le jargon de l'industrie si le destinataire n'est pas dans votre domaine de travail.

Voici d'autres choses à éviter :

• Surnoms
• Salutations informelles ("Hé", "Quoi de neuf", etc.)
• Émoji
• Formulation indirecte
• Argot
• Informations sensibles comme les mots de passe et les numéros de compte (le courrier électronique n'est pas un moyen de communication sécurisé)

Et bien sûr, évitez les fautes d'orthographe et de grammaire. C'est pourquoi il est si important de relire chaque e-mail avant de l'envoyer - une simple faute de frappe peut saper votre message.

Exemples d'e-mails formels

Cher Monsieur Handler,

Merci beaucoup pour notre interview d'hier. J'apprécie que vous preniez le temps de me rencontrer et de me donner un aperçu transparent des opérations quotidiennes de Keyloxxi.

J'espère que vous me considérerez pour la position. Avec mon expérience en cybersécurité, je sais que je conviendrai parfaitement à Keyloxxi. Si vous avez des questions de suivi pour moi, n'hésitez pas à me contacter.

Cordialement, Natalia Cordone (555) 555-5555

Bonjour l'équipe,

J'ai décidé de quitter mon poste de CFO. Ce n'était pas un choix facile à faire, mais en ce moment, je dois prioriser ma santé et mon bien-être.

Nous n'avons pas encore identifié mon successeur, mais rassurez-vous, une recherche est en cours. Vous serez le premier informé une fois qu'un candidat est sélectionné.

Merci d'être une si bonne équipe avec qui travailler. Ces dix dernières années ont été formidables et j'ai hâte de voir ce que l'avenir réserve à l'entreprise.

Cordialement, Francis Cederholm

Besoin d'aide pour démarrer votre e-mail formel ? Vous pouvez utiliser les invites grammaticales pour générer n'importe quel type d'e-mail. Essayez-le avec des invites telles que "Rédigez un e-mail d'introduction engageant" ou "Partagez une mise à jour de l'entreprise". Grammarly peut vous aider à rédiger un e-mail personnalisable afin que vous puissiez envoyer le message parfait.

FAQ sur les e-mails formels

Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?

Un e-mail formel est un e-mail entre professionnels ou universitaires qui contient des informations relatives à leur travail. Les e-mails formels doivent être directs et succincts et utiliser un langage formel. Ils doivent éviter le langage informel, l'argot et le jargon.

Quelle doit être la durée d'un e-mail formel ?

Généralement, les e-mails formels doivent contenir 200 mots ou moins.

Que devez-vous inclure dans un e-mail formel ?

• Une ligne d'objet directe
• Une salutation appropriée
• Un ou deux paragraphes concis et ciblés
• Une clôture polie
• Une signature