De la salutation à la signature : comment rédiger un e-mail formel efficace

Dans la plupart des cas, les emails professionnels sont des emails formels. Un e-mail formel est un e-mail entre professionnels ou universitaires contenant des informations liées à leur travail. Les e-mails formels utilisent un langage professionnel et adhèrent à un format d'e-mail formel spécifique.

Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?

Un e-mail formel est un e-mail qui utilise un langage professionnel et communique un message professionnel ou académique.

Au fil du temps, vous pourriez devenir suffisamment à l'aise avec vos collègues ou camarades de classe pour envoyer des e-mails plus informels. Cela dépend de vos relations avec eux et de votre secteur d'activité, de votre domaine ou de la culture de votre entreprise. Dans la plupart des cas, les e-mails envoyés à de nouvelles connexions, à des supérieurs hiérarchiques et à des personnes extérieures à votre organisation sont des e-mails formels.

Quand écrire un e-mail formel

Les e-mails formels sont utilisés dans les situations suivantes :

• Demandes commerciales
• Démissions
• Offres d'emploi
• Arguments de vente
• Résiliations
• Excuses
• Présentations professionnelles
• Discussions professionnelles et académiques
• Suivis

Comment est structuré un e-mail formel ?

Le format d'e-mail formel est une structure cohérente que vous rencontrerez dans presque tous les e-mails formels que vous envoyez et recevez. Bien qu'il puisse y avoir des variations mineures d'un e-mail à l'autre, le format d'e-mail formel standard comprend ces éléments :

• Ligne d'objet
• Salutation
• Corps
• Clôture
• Signature

6 étapes pour rédiger un e-mail formel

1 Écrivez une ligne d'objet directe

Une ligne d'objet forte attire l'attention du destinataire et lui donne envie d'en savoir plus. Pour un e-mail formel, une ligne d'objet indique avec précision le sujet de l'e-mail et tous les détails pertinents tels que les dates, les heures ou les besoins. Par exemple, la ligne d'objet d'un e-mail demandant de planifier un appel pourrait ressembler à ceci :

• Avez-vous quinze minutes pour un appel ce jeudi ?

2 Saluer et s'adresser au(x) destinataire(s)

Commencez votre e-mail en vous adressant correctement au(x) destinataire(s). Si vous vous adressez à une seule personne, utilisez son nom complet ou son nom de famille avec le titre honorifique approprié. Si vous envoyez un e-mail à un groupe de personnes, utilisez un message d'accueil tel que « Chère équipe ».

Parce qu'un ton professionnel est la clé de tout e-mail formel, tenez-vous-en aux salutations professionnelles. Les salutations formelles appropriées par courrier électronique sont les suivantes :

• Cher
• Bonjour
• Salut

3 Expliquez clairement votre point de vue

Dans le premier paragraphe de votre e-mail, indiquez clairement votre objectif. Par exemple, si vous recherchez une offre d'emploi, mentionnez le poste et l'endroit où vous avez trouvé l'offre dans les premières lignes. S'il s'agit d'un e-mail de démission, indiquez-le clairement dans le premier paragraphe.

4 Soyez concis

Concentrez-vous sur un sujet dans chaque e-mail. En faisant cela, vous réduisez le risque de malentendu de la part du destinataire.

5 Gardez un ton professionnel

Dans un e-mail formel, utilisez à tout moment un ton professionnel. Évitez le langage désinvolte, les phrases interminables et la grammaire non standard.

6 Terminez par une clôture professionnelle

Tout comme vous avez commencé votre e-mail formel par une salutation professionnelle, terminez votre e-mail par une conclusion professionnelle. Ceux-ci incluent les approbations suivantes :

• Sincèrement
• Cordialement
• Meilleur
• Merci

Suivez la clôture avec votre signature professionnelle : il peut s'agir de votre nom, de votre titre et de vos coordonnées, ou d'un bloc de signature comprenant vos liens vers les réseaux sociaux, le logo de votre entreprise et une citation inspirante. La plupart des signatures électroniques se situent quelque part entre ces valeurs ; le but est de donner au destinataire toutes les informations dont il a besoin pour élaborer sa réponse.

Ce qu'ilne faut pasinclure dans un e-mail formel

Lorsque vous rédigez un e-mail formel, évitez tout langage ou terminologie potentiellement déroutant, comme le jargon de l'industrie si le destinataire n'est pas dans votre domaine de travail.

Les autres choses à éviter sont les suivantes :

• Surnoms
• Salutations informelles (« Hé », « Quoi de neuf », etc.)
• Émoji
• Phrase indirecte
• Argot
• Informations sensibles telles que les mots de passe et les numéros de compte (le courrier électronique n'est pas un moyen de communication sécurisé)

Et bien sûr, évitez les fautes d’orthographe et de grammaire. C'est pourquoi il est si important de relirechaquee-mail avant de l'envoyer : une simple faute de frappe peut nuire à votre message.

Exemples d'e-mails formels

Cher Monsieur Handler,

Merci beaucoup pour notre entretien d'hier. J'apprécie que vous ayez pris le temps de me rencontrer et de me donner un aperçu transparent des opérations quotidiennes de Keyloxxi.

J'espère que vous me considérerez pour le poste. Grâce à mon expérience en cybersécurité, je sais que je conviendrai parfaitement à Keyloxxi. Si vous avez des questions complémentaires à me poser, n'hésitez pas à nous contacter.

Meilleure, Natalia Cordone (555) 555-5555

Bonjour l'équipe,

J'ai décidé de quitter mon poste de directeur financier. Ce n’était pas un choix facile à faire, mais à ce stade-ci, je dois donner la priorité à ma santé et à mon bien-être.

Nous n'avons pas encore identifié mon successeur, mais rassurez-vous, une recherche est en cours. Vous serez le premier informé une fois qu’un candidat sera sélectionné.

Merci d'être une si bonne équipe avec laquelle travailler. Ces dix dernières années ont été formidables et j'ai hâte de voir la suite pour l'entreprise.

Cordialement, Francis Cederholm

Besoin d'aide pour démarrer votre courrier électronique formel ? Vous pouvez utiliser les invites Grammarly pour générer tout type d'e-mail. Essayez-le avec des invites telles que « Écrire un e-mail d'introduction attrayant » ou « Partager une mise à jour de l'entreprise ». Grammarly peut vous aider à rédiger un e-mail personnalisable afin que vous puissiez envoyer le message parfait.

FAQ par e-mail formel

Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?

Un e-mail formel est un e-mail entre professionnels ou universitaires contenant des informations liées à leur travail. Les e-mails formels doivent être directs et succincts et utiliser un langage formel. Ils doivent éviter le langage informel, l’argot et le jargon.

Quelle doit être la durée d’un e-mail formel ?

En règle générale, les e-mails formels doivent contenir 200 mots ou moins.

Que devez-vous inclure dans un e-mail formel ?

• Une ligne d'objet directe
• Une salutation appropriée
• Un ou deux paragraphes de corps concis et ciblés
• Une clôture polie
• Une signature