6 exemples sur la façon d'envoyer un e-mail formel

Les e-mails formels jouent un rôle crucial dans la communication d'informations claires et sans erreurs dans nos vies professionnelles, professionnelles et personnelles. Ainsi, que vous vous renseigniez sur une opportunité, invitiez quelqu'un à un événement ou que vous démissionniez d'un emploi, savoir rédiger un e-mail formel est une compétence essentielle que vous devez connaître.

Dans ce guide sur la rédaction d'un e-mail formel, nous décomposons le processus en étapes simples. Ensuite, nous décrivons le format d'e-mail formel idéal et fournissons une sélection d'exemples d'e-mails formels que vous pouvez utiliser comme base pour votre correspondance.

Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?

Un e-mail formel est un e-mail que vous envoyez à une personne (ou un groupe de personnes) que vous ne connaissez pas ou un e-mail important que vous envoyez à une personne en position d'autorité, votre patron par exemple.

La rédaction d'un e-mail formel est similaire à la rédaction d'une lettre formelle, avec la même structure, les salutations et la signature. Ils sont exempts de fautes d'orthographe et de grammaire, planifiés et écrits avec un objectif clair.

Les e-mails formels sont polis, professionnels et vont droit au but. Ils sont concentrés à 100 % sur un résultat, ne laissant aucune place aux erreurs ou aux malentendus.

Voici quelques exemples d'e-mails formels :

• Se présenter à un professionnel que vous ne connaissez pas
• Se plaindre
• Démissionner d'un emploi
• Offrir des excuses

Vous vous demandez peut-être pourquoi, dans un monde numérique, nous avons encore besoin d'e-mails formels ?

De nombreuses organisations et individus ont en effet opté pour une communication moins formelle. Cependant, des chercheurs américains ont découvert que cela pouvait causer des problèmes sur le lieu de travail, contribuant à ce qu'ils décrivent comme un risque croissant d'"incivilité". Les organisations où les individus communiquent formellement, poliment et avec respect sont moins susceptibles de connaître des conflits, disent-ils.

Les e-mails formels ont des amis influents. La Campagne en anglais clair appelle à la clarté dans la communication depuis 1979. "N'oubliez pas qu'il est peu probable que les gens soient offensés si vous êtes trop formel, mais certains peuvent penser que vous êtes impoli si vous êtes trop informel", conseillent-ils.

La solution? "Pensez toujours au lecteur."

Nous sommes d'accord. Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez, vous avez la liberté d'écrire de manière plus informelle. Si vous ne connaissez pas la personne ou si le message que vous envoyez est important, soyez formel.

Nous avons déjà écrit sur l'importance de la communication professionnelle. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la rédaction d'un e-mail professionnel.

Pourquoi écrire un e-mail formel ?

"Les gens ont tendance à croire qu'ils peuvent communiquer par e-mail plus efficacement qu'ils ne le peuvent réellement", ont constaté des chercheurs de l'American Psychological Association. Dans une étude de 2005, ils ont effectué une série d'expériences et ont conclu qu'il est difficile de transmettre une émotion et un ton par e-mail.

La raison? À cause de notre propre « égocentrisme », nous sommes incapables de nous détacher de notre point de vue et de voir celui de quelqu'un d'autre.

En termes simples, il est facile que des malentendus se produisent si nous sommes trop amicaux ou informels dans nos e-mails. Le ton de la voix peut également ne pas convenir à la communication d'informations vitales.

Les e-mails formels éliminent le risque de malentendu et de fausse déclaration. Il s'agit de respecter la bonne étiquette de messagerie professionnelle.

Un e-mail formel a un objectif clair et traite le lecteur avec respect. Il est écrit d'une manière standard qui traverse les frontières et les cultures.

La rédaction d'e-mails formels peut profiter à tous les hommes d'affaires, y compris les dirigeants, déclare l'influent chroniqueur Forbes Benjamin Laker. Les e-mails doivent être respectueux des émotions et livrés avec empathie. Plus important encore, votre e-mail en dit long sur votre "marque personnelle". Comment voulez-vous être perçu ?

Un e-mail formel bien rédigé est poli et professionnel, deux attributs de marque puissants qui amélioreront votre marque et augmenteront le succès de votre entreprise.

Format d'e-mail formel

Créer de superbes e-mails formels est très simple. Il n'y a que cinq parties dans le format d'e-mail professionnel formel parfait :

1. Sujet
2. Salutation
3. Lignes d'ouverture & Corps
4. Fermeture
5. Approuver

Chaque pièce de correspondance suit la même structure d'e-mail formelle, ce qui signifie qu'une fois que vous l'aurez maîtrisée, vous n'aurez plus jamais besoin de changer.

Objet de l'e-mail formel

En affaires, le temps c'est de l'argent, alors soyez bref.

Votre ligne d'objet doit être courte et facile à comprendre. Dites précisément à votre lecteur ce qu'il y a dans le message. La ligne d'objet idéale d'un e-mail formel est composée de quelques mots : "Demande de congé", "Demande de réunion" ou "Réclamation client", par exemple.

Les lignes d'objet formelles des e-mails ne doivent pas non plus être trop amicales ou amusantes.

Comment démarrer un e-mail formel

La façon formelle de commencer un e-mail est d'utiliser "Cher".

Cela peut sembler démodé ou étrange si vous connaissez la personne, mais il s'agit de suivre certaines règles établies que nous utilisons depuis des générations pour communiquer de manière formelle. Cher est une salutation formelle par e-mail qui continue d'être utilisée à ce jour.

Si vous connaissez le sexe de la personne, vous pouvez utiliser ce qu'on appelle un honorifique - M., Mme, etc. - mais nous vous suggérons d'utiliser simplement le nom complet si vous l'avez. Ce conseil peut sembler contredire certains des guides plus anciens sur l'écriture formelle, mais il reflète des changements plus larges dans la société.

Si vous voulez savoir comment ne pas ouvrir un e-mail formel, évitez "Cher Monsieur/Madame" ou les termes collectifs étouffants tels que "À qui de droit".

Salutations formelles par e-mail sans nom

Supposons que vous vous inquiétiez de la façon d'écrire un e-mail formel sans connaître le nom. Dans ce cas, vous pouvez utiliser "Cher Monsieur/Madame" comme substitut approprié. Cette approche est également pratique si vous ne savez pas comment adresser un e-mail formel à une entreprise.

Lorsque vous décidez comment lancer un e-mail formel à plusieurs destinataires, vous avez plusieurs options. Vous pouvez par exemple vous adresser à l'équipe (« Chère équipe »), au collectif (« Chers tous », « Chers collègues »), ou pour des événements (« Salutations »).

Vous pouvez consulter notre guide sur la façon de démarrer un e-mail.

Lignes d'ouverture formelles des e-mails

Il n'y a pas d'ouverture d'e-mail formelle standard. Au lieu de cela, vous devrez décider ce qui est approprié pour la communication et le contexte.

Si vous ne connaissez pas la personne (ou l'organisation) à qui vous écrivez, il est poli de vous présenter. Cependant, si vous connaissez la personne, vous n'avez pas besoin de le faire et vous pouvez passer directement au cœur de votre message.

Nous fournissons ci-dessous des exemples de plusieurs phrases d'ouverture formelles d'e-mails. Si vous avez besoin d'inspiration supplémentaire pour l'introduction d'e-mails, lisez notre article sur les meilleures lignes d'ouverture d'e-mails.

Nous vous déconseillons d'utiliser des phrases vides telles que "J'espère que vous allez bien" dans un e-mail formel. De telles phrases sont des clichés qui n'ajoutent rien à un message, et vous devriez les éviter.

Corps de l'e-mail formel

Donc, vous avez engagé le destinataire et vous êtes présenté (si nécessaire), il est maintenant temps d'en venir au fait.

Nous fournissons quelques exemples ci-dessous, mais la communication formelle par e-mail doit suivre le principe de la pyramide. Développé par un dirigeant de McKinsey, le principe de la pyramide stipule que vous devez d'abord commencer par la réponse et structurer les informations en dessous pour étayer votre argument.

Dans un e-mail formel, le destinataire voudra savoir de quoi parle le message et pourquoi il devrait s'en soucier. Alors, dites-leur !

Vous pouvez voir ci-dessous quelques exemples de la façon dont nous traitons plusieurs exemples. Nous illustrons également comment mettre fin à un e-mail formel, y compris les phrases de fermeture d'e-mail formelles courantes.

Signature officielle de l'e-mail

Une fin d'e-mail formelle utilise une fin spécifique (ou une valediction pour lui donner son nom formel). Les lecteurs seront familiarisés avec (et s'attendront à) des moyens formels de mettre fin à un e-mail.

Dans la plupart des cas, vous utiliserez l'e-mail formel se terminant par "Cordialement" si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez.

Si vous ne le faites pas (ou si vous écrivez à un groupe de personnes, par exemple), vous terminez généralement un e-mail formel par "Sincèrement vôtre".

Cependant, il y a des changements dans la façon de mettre fin formellement à un e-mail. Des exemples de terminaisons formelles acceptables incluent "Sincèrement", "Cordialement" et "Avec mes meilleurs vœux".

La meilleure façon de mettre fin à un e-mail formel dépend de l'individu, du contexte et de ce que vous communiquez. Dans la plupart des cas, nous vous suggérons de vous en tenir à "Sincèrement vôtre" ou "Fidèlement vôtre".

Avez-vous du mal à trouver une fin appropriée ? Consultez notre guide détaillé sur la façon de mettre fin à un e-mail.

Exemples d'e-mails formels

Pour illustrer les points ci-dessus, nous avons créé une sélection d'exemples de rédaction d'e-mails formels pour les situations que vous pourriez rencontrer.

Bien qu'il puisse être utile de voir un exemple d'e-mail formel, nous vous déconseillons de les copier-coller et de les utiliser vous-même. Vous devez adapter chaque e-mail formel à votre situation spécifique. Au lieu de cela, utilisez-les comme un guide essentiel pour améliorer la compréhension avant de créer le vôtre - ou d'utiliser Flowrite pour rédiger vos e-mails à votre place.

E-mail d'introduction officiel

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être vous présenter officiellement. Par exemple, vous pouvez vous renseigner sur une offre d'emploi, une opportunité de recherche ou contacter une personne à qui vous souhaitez demander conseil. Si vous avez du mal à vous présenter officiellement par e-mail, celui-ci est pour vous.

Consultez notre exemple d'e-mail d'introduction formel ci-dessous pour un exemple.

Courriel de remerciement formel

Après un excellent service ou support, il est poli de montrer votre appréciation, mais comment remercier dans un e-mail formel ?

Dans ce exemple d'e-mail de remerciement formel, nous montrons comment construire une réponse personnelle et positive qui peut être partagée au sein d'une organisation et en externe avec d'autres clients ou clients.

E-mail de démission officiel

Lorsque vous démissionnez d'un emploi, il est essentiel que vous envoyiez un e-mail de démission formel. La démission informe non seulement votre employeur que vous partez, mais sert également de preuve de la date de votre démission.

Une démission formelle par e-mail peut être courte - dans certains cas, une seule ligne. Cependant, comme vous le verrez dans cet exemple d'e-mail de démission formel, nous avons pris le temps de montrer notre appréciation à notre employeur.

Courriel d'invitation formel pour un événement

Voici un exemple d'e-mail d'invitation formelle envoyé à un groupe de collègues. Chaque e-mail d'invitation formel doit inclure une ligne d'objet claire, tous les détails sur l'événement (y compris la date, l'heure et le lieu) et la manière dont les personnes peuvent répondre.

Voici un e-mail d'invitation formel pour une soirée d'entreprise.

E-mail de réclamation officiel

Si vous avez reçu un service médiocre ou si vous êtes déçu par un produit, un e-mail de réclamation formel peut faire prendre conscience de vos problèmes. Dans les e-mails formels, il est important d'énoncer les faits, mais d'éviter de devenir trop émotif.

Voici un exemple d'e-mail de réclamation formel.

Courriel d'excuses officielles

Rédiger un e-mail d'excuses formelles peut être difficile, mais admettre qu'une erreur a été commise est crucial pour limiter les dommages et rétablir une relation.

Voici un exemple d'e-mail d'excuses formelles allant droit au but d'une entreprise pour traiter avec un client qui a déposé une plainte.

Vous voulez écrire de meilleurs e-mails formels ? Essayez Flowrite

La rédaction d'e-mails formels est simple si vous suivez notre processus. Les modèles d'e-mails formels inclus dans cet article de blog doivent fournir un guide, mais doivent toujours être adaptés et mis à jour pour refléter votre situation spécifique. Cependant, il existe un moyen encore plus simple. Flowrite est un outil d'écriture IA qui transforme de courtes instructions en e-mails et messages prêts à envoyer. Si vous avez encore du mal à trouver les mots justes pour écrire un e-mail formel, Flowrite peut vous aider à démarrer et vous donner de l'inspiration - ou même écrire l'e-mail entier pour vous d'un simple clic sur un bouton. Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous, il suffit d'un clic sur un bouton.

Vous vous demandez encore comment envoyer un e-mail formel ? Nous espérons que non. La prochaine fois que vous écrivez un e-mail formel, gardez simplement ces exemples à l'esprit et vous pourrez communiquer en toute confiance.