Examen de Google Workspace 2022 : cela en vaut-il la peine ?

Cet examen de Google Workspace ou de G Suite explique à quoi s'attendre, si l'offre en vaut le prix et comment un compte peut vous aider à gérer votre entreprise.

J'utilise Google Workspace (anciennement G Suite) depuis plusieurs années. Cet avis sur Google Workspace explique à quoi s'attendre, si l'offre en vaut le prix et comment un compte peut vous aider à gérer votre entreprise.

Mais considérez d'abord ceci : êtes-vous prêt à transformer votre activité indépendante en une entreprise plus professionnelle ?

Ou peut-être souhaitez-vous ajouter une suite d'outils de productivité pour collaborer plus facilement ?

Dans les deux cas - ou si vous débutez - vous avez besoin des bons outils pour le travail. De nos jours, cela signifie trouver une excellente suite d'outils de collaboration numérique qui peuvent vous aider à communiquer, à créer du contenu et à vous organiser.

Internet est, bien sûr, rempli d'applications qui peuvent faire toutes ces choses et bien plus encore. La clé est de trouver des applications qui fonctionnent toutes ensemble et qui ne sont pas difficiles à apprendre. Je vais examiner de près l'un des meilleurs - Google Workspace - les outils fournis par Google.

Tout ce que vous devez savoir est couvert dans cet examen complet de Google Workspace ou G Suite.

Avis de non-responsabilité : ce message contient des liens d'affiliation, ce qui signifie que je gagne une petite commission si vous achetez les produits que je recommande.

Qu'est-ce que Google Workspace exactement ?

Google Workspace, G Suite ou Google for Business est un ensemble d'outils et d'applications fournis par Google, avec des options avancées disponibles moyennant des frais mensuels. Google travaille dur depuis des années pour développer une variété d'outils pour aider les gens. Vous connaissez probablement certains d'entre eux, comme Gmail et Google docs.

Google Workspace va encore plus loin dans la version gratuite de Google Docs et Gmail en combinant ces outils dans un seul grand package spécialement conçu pour les entreprises.

Toute entreprise, du travailleur autonome à la grande entreprise, peut utiliser Google Workspace pour créer, collaborer, communiquer et être généralement productif dans diverses situations.

Que vous apporte un abonnement Google Workspace ?

J'aborderai plus en détail les options de tarification spécifiques ci-dessous, mais voici les bases. Vous payez des frais d'abonnement mensuels échelonnés pour utiliser Google Workspace. Comme prévu, plus vous êtes prêt à payer, plus vous obtenez de fonctionnalités et un meilleur service.

À la base, cependant, Google Workspace fournit des applications Google clés telles que :

• Gmail pour les entreprises
• Google Meet pour les visioconférences
• Calendrier pour fixer des événements et des rendez-vous
• Documents pour créer du contenu en ligne
• Conserver pour prendre et enregistrer des notes
• Feuilles pour tableurs et organisation
• Drive pour le stockage cloud de Google
• Chat pour des messages d'équipe rapides
• Accès aux applications Google Workspace via Google Marketplace
• …et plus

Pourquoi Google Workspace est-il meilleur ?

Google Workspace regroupe les applications Google et ajoute des services spécialement développés pour les entreprises en croissance, puis inclut des fonctionnalités de sécurité et de collaboration supplémentaires.

Examinons d'abord les outils que vous utilisez probablement déjà.

Gmail

Qui n'a pas de compte Gmail de nos jours ? Et la plupart des pigistes utilisent déjà Google Docs et Drive pour travailler dans le cloud et envoyer des fichiers en ligne. Google Chat est disponible dans Gmail et avec Google Workspace.

Avec Google Workspace, vous pouvez envoyer des e-mails depuis votre domaine plutôt que depuis @gmail.com. En d'autres termes, les destinataires reçoivent des e-mails de [firstname]@becomeawritertoday.com, ce qui semble plus professionnel.

Je préfère également utiliser le service de messagerie Gmail plutôt qu'un client de messagerie typique comme Outlook, car il est plus facile à utiliser. Je peux accéder à Gmail n'importe où et j'ai mémorisé les raccourcis clavier pour gagner du temps. J'utilise l'application Gmail pour consulter les e-mails professionnels sur mon téléphone, et c'était plus facile à configurer que Microsoft Outlook.

Google Agenda

Google Agenda est largement disponible pour les événements, internes et externes. Les utilisateurs professionnels peuvent organiser des appels vidéo à l'aide de Google Meet ou Chat et économiser de l'argent sur un logiciel de visioconférence, le tout via leur adresse e-mail et leur domaine professionnels.

En d'autres termes, le calendrier Google Workspace peut fonctionner comme le calendrier Microsoft Office pour vous et votre équipe.

Google Docs

La plupart des gens connaissent les documents Google et la version gratuite est presque la même que la version premium. La différence est que la version de Google Workspace inclut des contrôles de sécurité supplémentaires pour protéger les informations sensibles.

Vous pouvez également configurer un Drive partagé pour collaborer sur des fichiers avec les membres de l'équipe et d'autres utilisateurs. De plus, Google Docs fonctionne avec et sans accès Internet, au cas où vous vous déconnecteriez.

Lorsque vous achetez Google Workspace, vous bénéficiez de la version gratuite dans un pack intégré, mais vous bénéficiez également de précieux modules complémentaires.

Courants

Currents est une application de communication et de collaboration pour votre entreprise. Avez-vous déjà utilisé Slack ou une application similaire lorsque vous travaillez pour une entreprise ou un client ? Les courants sont similaires. Vous pouvez créer rapidement des discussions de groupe et discuter des nouvelles avec toute l'équipe ou vous séparer pour des discussions individuelles quand vous le souhaitez.

Tous les fils de discussion simplifient le partage de documents, en particulier de documents et de feuilles de calcul Google. Les nouveaux arrivants peuvent également facilement savoir qui fait partie de leur équipe et les nouvelles les plus importantes de l'équipe.

Script d'applications

Que se passe-t-il lorsque vous avez besoin de quelque chose de plus pour votre équipe que les applications de Google ne peuvent pas fournir ? Peut-être avez-vous besoin d'une méthode supplémentaire pour analyser une grande quantité de commentaires à la fois.

Ou peut-être souhaitez-vous automatiser certaines pratiques pour gagner du temps.

Vous souhaitez peut-être ajouter un appel à l'action supplémentaire à un formulaire ou vous assurer que deux applications telles que Sheets et Calendar peuvent facilement partager des informations. Si vous n'avez pas beaucoup d'expérience en matière de codage, Apps Script vous permet de créer toutes sortes de solutions personnalisées pour votre façon spécifique de faire des affaires.

Des sites

Si vous démarrez votre propre entreprise, vous avez besoin d'un site Web. Ou peut-être que vous êtes indépendant depuis trop longtemps sans site Web professionnel et que vous n'avez pas beaucoup d'argent à dépenser pour un concepteur de sites Web. Sites est l'application de Google pour créer rapidement et facilement votre propre site Web.

Vous n'avez pas besoin d'être un programmeur pour utiliser Sites, et il est automatiquement réactif. Cela signifie qu'il aura également fière allure sur les appareils mobiles sans travail supplémentaire. Cette application est également une excellente solution pour créer des sites Web temporaires pour des événements ou de grands projets qui ont une date de fin mais qui ont toujours besoin d'un site à des fins de publicité et d'inscription.

Pour être honnête, je n'utilise pas beaucoup Sites, car je préfère WordPress et les outils de pages de destination.

Formes

Forms est un outil de création d'enquêtes et de formulaires que vous pouvez facilement partager en ligne. Cette application s'avère utile pour collecter des données clients à des fins de marketing, mais ces formulaires peuvent avoir toutes sortes d'utilisations.

Si vous avez déjà eu besoin de créer une enquête, un quiz ou quelque chose de similaire, vous allez adorer Forms. Il vous permet d'analyser automatiquement les données que vous récupérez sans saisie de données laborieuse.

Mon équipe a utilisé Forms pour interroger les lecteurs de Become a Writer Today sur les cours et les livres.

Stockage de disque supplémentaire

Si vous êtes un utilisateur personnel de Google, vous disposez probablement d'un espace de stockage suffisant. Cependant, j'ai rapidement rempli le mien de fichiers vidéo et d'enregistrements de podcasts pour mon entreprise.

Google Workspace Basic inclut 30 Go d'espace de stockage. Depuis que j'ai migré vers Google Workspace, j'ai mis à niveau mon stockage dans le cloud Google à 1 To. J'ai donc toujours des sauvegardes de documents commerciaux, même si mon ordinateur tombe en panne ou est volé.

Meilleure assistance

Google Workspace est fourni avec une assistance 24h/24 et 7j/7 par téléphone, e-mail ou chat en ligne, ce qui est difficile à trouver chez d'autres fournisseurs et qui facilite l'utilisation des outils les plus complexes.

Avant d'écrire cette critique, j'ai contacté le service client via le chat lorsque mon courrier électronique professionnel est tombé en panne, et ils ont résolu le problème rapidement. J'ai également contacté l'assistance lorsque j'avais des questions techniques sur mon domaine et sur le partage de documents et de feuilles avec des sous-traitants par rapport à des tiers. Ils répondaient généralement en quelques minutes via le chat.

Il convient de noter que l'équipe de support client ne fournit pas de support direct pour Google Analytics.

Sécurité et console d'administration

Vous aimez peut-être votre équipe, mais vous avez toujours besoin de contrôles de sécurité et de surveillance pour configurer ces applications et vous assurer que les gens les utilisent – ​​ou non – correctement. Google Workspace ajoute ces fonctionnalités aux chefs d'entreprise et les rend simples à utiliser.

J'ai utilisé la console d'administration de Google Workspace pour supprimer un sous-traitant lorsqu'il est parti soudainement et en configurer un nouveau facilement. Le processus n'a pris que quelques minutes, ce qui devrait plaire aux utilisateurs professionnels pressés par le temps.

Sauter

Vault est essentiellement tous vos enregistrements de données regroupés en un seul. Il s'agit d'un enregistrement des discussions, des e-mails et des fichiers regroupés, ainsi que des outils d'audit avec la possibilité de suivre une activité spécifique. C'est idéal à des fins juridiques et de gestion de l'efficacité. Lorsqu'un entrepreneur a quitté mon entreprise, j'ai pu enregistrer ses documents et les envoyer par e-mail à Vault pour les archiver.

Applications Google Workspace et plus encore

Vous pouvez activer les services Google Workspace tels que Gmail et Drive à l'aide d'applications sur la place de marché. Les exemples à vérifier incluent DocuSign, Evernote, Trello et Zoom.

G Suite offre des services supplémentaires pour la gestion des flottes mobiles, la recherche de données dans toutes les applications Google, des outils de prévention des pertes de données et plus d'intégration. Google inclut un peu de tout dans Google Workspace.

Google Workspace est-il adapté aux petites entreprises ?

Absolument.

En fait, Google Workspace est en grande partie conçu pour les petites entreprises. Les grandes entreprises et les grandes entreprises préfèrent souvent des services plus approfondis ou des solutions internes qu'elles peuvent facilement modifier et surveiller.

Pendant ce temps, Google Workspace est rationalisé et préemballé pour les petites entreprises qui ne créent pas leurs propres solutions (à moins que vous n'utilisiez des scripts d'application bien sûr).

C'est pourquoi, lors de votre première inscription à Google Workspace, Google vous demande quelle est la taille de votre entreprise. La première option est "Just You" et la seconde est "2-9" personnes. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez ajouter ou supprimer des utilisateurs ultérieurement.

N'oubliez pas que votre compte Google Workspace est différent de votre compte personnel Gmail ou Google. La gestion des fichiers, des comptes de messagerie et des mots de passe pour les deux dans le même navigateur peut être un peu déroutante, car vous devez être connecté à Google Workspace et non à votre compte Google personnel. Vous ne pouvez pas non plus ajouter votre adresse Gmail personnelle à Google Workspace, ce qui est probablement une bonne chose.

Qu'est-ce que la place de marché Google Workspace ?

Google Workspace Marketplace est un ajout intéressant qui peut essentiellement ajouter plus de services ou de fonctionnalités à Google Workspace. Des développeurs qualifiés ont créé ces applications, qui sont mises en vente ou téléchargées sur Marketplace.

Si vous ne souhaitez pas utiliser les scripts d'application ou si vous essayez de savoir si une solution spécifique existe, vous pouvez consulter Marketplace pour voir si elle propose une application qui fera le travail.

C'est un petit peu plus de convivialité pour certains projets de niche ou entreprises qui ont des besoins uniques. Le marché offre également un moyen de publier vos propres applications si vous êtes particulièrement fier de quelque chose que vous avez créé !

Quel est le meilleur : Office 365 ou Google Workspace ?

Le principal concurrent de Google Workspace est Office 365 (O365, comme il est communément abrégé), la suite d'outils de productivité de Microsoft. Les deux sont similaires, avec des applications de communication, de collaboration, de travail d'équipe, de messagerie, de sécurité et une console d'administration.

Voyons quelques différences clés entre ces outils de productivité :

• Courbe d'apprentissage : O365 est une plate-forme plus grande et plus complexe que Google Workspace. Certains de ses outils ne s'intègrent pas aussi bien les uns aux autres que les applications de Google, et les fonctionnalités de collaboration ne sont pas faciles à exploiter. Les utilisateurs devront passer plus de temps à apprendre comment tout s'intègre dans O365.
• Intégration d'applications : Google Workspace est principalement conçu pour être utilisé indépendamment, sans beaucoup d'intégration avec des applications externes. O365, en revanche, est compatible avec des centaines d'applications professionnelles tierces. Microsoft acquiert également régulièrement des entreprises et ajoute des applications renommées à son service, par exemple, Wunderlist.
• Complexité : Comparez des applications comme Excel et Google Sheets, et vous verrez que les applications de Microsoft ont tendance à être beaucoup plus complexes. Ils peuvent faire plus, mais il est plus difficile de les utiliser dès le départ.
• Tarification : La tarification de Microsoft Office 365 commence à 5 $ par utilisateur et par mois. La version standard coûte 12,50 $ par utilisateur et par mois, et la version premium coûte 20 $ par utilisateur et par mois. C'est un peu plus cher que Google Workspace.
• Teams : J'ai beaucoup utilisé Microsoft Office, et le joyau de sa couronne est Teams, qui est un outil de productivité ou de collaboration comme Slack. Google Workspace n'a pas d'outil comparable.
• Excel : Certains spécialistes du marketing SEO m'ont dit que Google Sheets n'est pas aussi puissant qu'Excel pour l'analyse des données. Cela pourrait cependant être dû à une préférence personnelle.

Sur cette base, Google Workspace est généralement un meilleur choix pour les nouvelles ou les petites entreprises qui travaillent beaucoup en ligne. Je préfère G Suite à Microsoft Office, car il semble plus rapide et plus simple. Je trouve que Google Docs est plus rapide à écrire que Word. J'aime particulièrement pouvoir passer d'une section à l'autre à l'aide de la fonction de plan de document. Les seuls outils qui me manquent dans la suite de productivité Microsoft Office sont Teams et Excel.

Google Workspace par rapport à Office 365 : l'essentiel

Les entreprises et les grandes entreprises sont probablement mieux loties avec Office en raison de Teams et de l'adoption généralisée de Microsoft Office 365. Les nouvelles et petites entreprises trouveront dans Google Workspace une alternative moins coûteuse.

Quelles sont les alternatives supplémentaires à Google Workspace ?

Ce ne serait pas un bon examen de Google Workspace sans examiner les alternatives - à moins que votre entreprise ne l'exige déjà, bien sûr. Si vous êtes indépendant ou que vous créez votre propre petite entreprise d'écriture, vous avez de nombreuses autres options à considérer.

Un certain nombre d'autres suites fournissent de nombreux outils pour créer du contenu, parler aux équipes, prendre des notes, etc. Voici quelques alternatives populaires à l'utilisation de Google Workspace pour votre entreprise :

Zoho

Vous avez peut-être déjà entendu parler de Zoho en tant qu'outil marketing, mais la plate-forme peut faire bien plus que simplement aider les équipes marketing. Il vous permet de créer un hub pour votre entreprise qui comprend un domaine de messagerie unique, des documents et des feuilles de calcul et un logiciel de collaboration intégré appelé Cliq. Zoho propose des forfaits gratuits et standard, mais le paiement du service vous permet d'obtenir beaucoup de stockage dans le cloud, entre autres avantages.

Zoho peut également fournir des services d'hébergement qui s'intègrent à d'autres suites telles que Google et Microsoft, ce qui offre une grande flexibilité. Vous pouvez faire à peu près n'importe quoi, mais il est davantage conçu pour les sociétés informatiques et les grandes entreprises.

Espace rack

Rackspace est une plateforme d'hébergement de données qui offre des solutions aux entreprises en croissance. C'est gourmand en données. Rackspace peut fournir toutes sortes de solutions cloud et de serveur ainsi que le bon type d'hébergement, mais il est préférable pour les entreprises qui utilisent une grande quantité de données et ont des besoins complexes.

Même page

Si vous disposez déjà d'un hébergement de messagerie pour votre entreprise ou si vous n'avez pas besoin d'un service dédié pour cela, Samepage propose une suite de services conçus pour faciliter la vie quotidienne de vos employés. Cette application offre un stockage en nuage, une communication Web et d'autres moyens de collaborer avec votre équipe et de partager des données selon vos besoins.

Samepage offre un bon choix pour les petites équipes qui ont déjà la plupart de ce dont elles ont besoin mais qui veulent un espace en ligne centralisé pour travailler sans bricoler plusieurs applications différentes.

Les arrangeurs

À l'inverse, The Arrangers se concentre presque entièrement sur le courrier électronique. Vous bénéficiez de 5 Go de stockage par compte, d'une protection antivirus intégrée et d'une prise en charge des applications mobiles pour vos adresses e-mail professionnelles. Comme les autres principaux clients de messagerie, The Arrangers propose également des calendriers, des contacts et des applications de tâches.

Vous pouvez également vous diversifier dans les services d'hébergement, de sécurité et de cloud, mais ces services coûteront plus cher. C'est un bon choix pour démarrer avec des adresses e-mail professionnelles et un site Web si vous débutez.

Allez papa

Go Daddy est principalement connu pour son hébergement Web (souvent, de mauvaises opinions sur leur hébergement Web). Cependant, Go Daddy a été occupé à se diversifier ces dernières années. La société propose désormais des programmes de messagerie et de bureau pour créer du contenu et gérer les e-mails dans un système central. Si vous utilisez déjà Go Daddy, la mise à niveau vaut certainement la peine d'être étudiée. Il s'intègre également bien aux applications Office 365, ce qu'il convient de garder à l'esprit. Je recommande également Siteground et Pressidium.

UNIQUEMENTBUREAU

ONLYOFFICE – oui, il utilise vraiment toutes les majuscules – est une solution open source, ce qui signifie que vous pouvez personnaliser la plate-forme avec tous les widgets et add-ons que vous pourriez souhaiter – tant que vous savez comment le faire, ce qui prend certains travaux.

Cependant, vous pouvez obtenir une suite d'outils professionnels appropriés, similaires à Microsoft Office. Les versions payantes de la plateforme facilitent également les choses.

Recommandez-vous toujours Google Workspace plutôt que ces autres options ?

Absolument. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles Google Workspace est généralement supérieur aux alternatives que j'ai énumérées dans cette revue.

Tout d'abord, Google peut se permettre d'embaucher les meilleurs, et leurs compétences se reflètent dans la qualité des applications Google Workspace, qui sont au-dessus de la plupart des autres alternatives.

La conception de l'application signifie également que Google Workspace est facile à utiliser, d'autant plus que de nombreuses personnes connaissent les applications populaires telles que Gmail.

Il est également agréable d'avoir une suite d'une entreprise aussi grande que Google. Leurs serveurs sont toujours opérationnels, ils corrigent les bogues immédiatement et il est peu probable que l'entreprise fasse faillite et vende à un autre fournisseur, laissant le sort de leurs outils incertain.

L'utilisation de Google Workspace est-elle sûre et privée ?

Certaines personnes peuvent être un peu méfiantes à l'idée d'utiliser une suite d'applications entièrement fournies par Google, le même Google qui est si doué pour recueillir des informations sur les activités en ligne. En fait, Google a une page Web entière dédiée à répondre à ces inquiétudes, intitulée Sécurité et confiance de Google Workspace.

Je vous encourage à lire toute la page. Il explique comment les données Google Cloud sont chiffrées et protégées, comment les administrateurs peuvent adapter leur sécurité selon les besoins et quelles normes de sécurité Google Workspace respecte pour plusieurs pays et secteurs.

Vous pouvez également contacter Google si vous avez des questions plus spécifiques sur la manière dont ils traitent vos données et sur la confidentialité à laquelle vous pouvez vous attendre.

Combien coûte Google Workspace par mois ?

Google Workspace proposait trois niveaux principaux au moment de la rédaction de cet avis.

Google WorkspaceBasic

Le premier niveau coûte 6 $ par utilisateur et par mois. Cela vous donne toutes les bases couvertes dans cette revue, plus 30 Go d'espace disque pour le stockage.

Google Workspace Entreprise

Le niveau intermédiaire est au prix de 12 $ par utilisateur et par mois. Le niveau entreprise ajoute un espace disque illimité, Vault et des outils de gestion supplémentaires adaptés aux grandes entreprises. J'utilise ce niveau en raison du stockage de fichiers supplémentaire et des fonctionnalités de recherche dans le cloud de Google.

Google Workspace Entreprise

Le troisième niveau coûte 25 $ par utilisateur et par mois et ajoute encore plus d'outils et de capacités d'administration, avec d'excellentes fonctionnalités pour gérer de nombreuses données et personnes via la gestion des terminaux.

Oh, et si vous n'êtes pas encore prêt à vous engager, vous pouvez obtenir un essai gratuit de deux semaines pour vérifier les choses et voir à quel point Google Workspace est utile par rapport à la version gratuite de Gmail, Google Docs et Drive.

Il y a des années, avant d'écrire cette critique de Google Workspace, j'ai souscrit une licence utilisateur unique.

Depuis lors, j'ai ajouté d'autres utilisateurs ou membres d'équipe G Suite, notamment un éditeur et un assistant virtuel, chacun disposant de sa propre adresse e-mail, espace de stockage et accès à d'autres applications et outils de collaboration Google.

Comment puis-je en savoir plus sur l'utilisation de Google Workspace ?

Avec toutes les options d'assistance proposées par Google, vous pouvez simplement appeler ou envoyer un e-mail si vous avez une question sur l'utilisation d'outils spécifiques. Cependant, un grand centre de formation G Suite permet aux utilisateurs de choisir une application particulière pour apprendre en profondeur, rechercher des conseils rapides, etc.

Vous pouvez également vous inscrire à des cours et obtenir une certification dans G Suite, ce qui peut être une compétence utile à acquérir pour certains membres de l'équipe.

Verdict : Google Workspace est-il bon ?

Google Workspace est une excellente suite de productivité pour les propriétaires d'entreprise qui souhaitent travailler avec des membres d'équipe du monde entier. Le produit est facile à utiliser et est livré avec des applications familières. Il peut également évoluer au fur et à mesure que votre entreprise grandit, en ce sens que vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs.

J'utilise fréquemment le stockage cloud supplémentaire de Google fourni avec Google Workspace. Je compte également sur le service de messagerie professionnel proposé par G Suite et sur Google Hangouts pour les réunions. Je n'utilise pas beaucoup Sites ni d'autres applications et scripts, mais les besoins de votre entreprise peuvent différer.

Si vous travaillez beaucoup en ligne ou si vous appréciez la collaboration, Google Workspace est un outil utile pour votre entreprise.