Comment un guide de style peut aider votre équipe à rester professionnelle

Diriger une petite entreprise ou une équipe peut être extrêmement gratifiant. Vous appréciez la flexibilité et l’absence de bureaucratie et pouvez prendre des décisions indépendamment d’une grande société mère. Vous pouvez fabriquer votre produit avec soin ou personnaliser vos services car vous savez que chaque client compte. Le problème est que les petites équipes n'ont pas toujours le temps, les ressources humaines ou le budget nécessaires pour superviser et améliorer chaque aspect de l'entreprise, y compris la communication. Les guides de style peuvent aider les petites équipes à transmettre des messages clairs et cohérents à leurs clients.

Lorsqu’il est bien exécuté, un guide de style agit comme une boussole permettant aux entreprises de maintenir une présence cohérente en interne et en externe. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les guides de style et comment vous pouvez en créer et en mettre en œuvre pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un guide de style ?

Un guide de style est un document qui contient des règles et des lignes directrices pour la communication écrite d'une entreprise. Le guide englobe plusieurs types de règles, notamment la voix, le ton, le style, etc. Supposons qu'un membre de votre équipe souhaite créer et publier du contenu. Le guide de style les aide à adopter une voix cohérente lorsqu'ils communiquent avec toute personne impliquée dans l'entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d’un guide de style pour votre entreprise ?

Considérez un guide de style comme l’étoile polaire sur laquelle votre équipe peut compter pour toutes les communications destinées aux clients.

Un guide de style aide votre entreprise à rester cohérente, ce qui est essentiel pour plusieurs raisons. Un guide de style bien structuré peut vous aider à vous démarquer de la concurrence , et une voix unifiée peut aider les clients à avoir l'impression de connaître votre entreprise. Lorsque les employés sont cohérents et alignés, les clients savent à chaque fois à quoi s'attendre de votre entreprise.

Les guides de style sont également utiles pour les petites équipes qui travaillent avec des talents indépendants ou des agences tierces. Le guide de style aide les pigistes et les entrepreneurs à se familiariser avec votre style d'écriture pour créer un contenu fluide, vous faisant ainsi gagner un temps d'édition précieux. Découvrez comment cette équipe a réduit le temps d'édition jusqu'à 66 % par rapport à son ancien processus d'évaluation par les pairs.

Quels éléments un guide de style doit-il inclure ?

Créer un guide de style efficace nécessite des éléments spécifiques. Voici sept éléments clés que chaque guide de style doit inclure pour réussir.

1 Accès à l'échelle de l'entreprise

Une idée fausse courante est qu’un guide de style est réservé aux équipes de marketing ou de rédaction. Pas tout à fait : un guide de style devrait être partagé à l’échelle de l’entreprise. Dans une petite équipe, chacun joue un rôle crucial dans l'entreprise, y compris la communication entre eux et avec les clients. Il est donc important que toute l'équipe ait accès et comprenne les règles et directives. Les dirigeants doivent encourager leur équipe à utiliser le guide de style, expliquer son importance et indiquer où trouver le document (par exemple, lecteurs de fichiers partagés, documents Google, etc.). Rassemblez votre équipe autour d’un guide de style comme outil pour inspirer confiance lorsque vous rédigez pour votre entreprise.

2 règles de grammaire

La grammaire est quelque chose que même les écrivains les plus professionnels se trompent de temps en temps. Utilisez des paragraphes très succincts pour diriger les rédacteurs vers les règles de grammaire que votre entreprise juge particulièrement importantes à respecter. Que vous utilisiez The AP Stylebook ou The Chicago Manual of Style, incluez trois à quatre pages sur les bases du manuel de votre choix. Cela peut inclure les différences entre des mots couramment utilisés à mauvais escient, comme affect et effet, qui et qui, mauvais et mal, aussi et à, et ainsi de suite.

3 Ponctuation

Les règles de ponctuation peuvent varier en fonction du style. Par exemple, différentes entreprises peuvent utiliser des mots composés avec ou sans traits d'union, et l'étiquetage des dates peut être réalisé de plusieurs manières correctes. Différentes personnes et entreprises ont toutes leur propre style, un guide de style est donc un excellent endroit pour établir une norme. Assurez-vous que le guide de style explique la virgule Oxford, comment utiliser les guillemets et l'utilisation des tirets em et fr.

4 Voix et ton

La voix et le ton sont des principes fondamentaux de la communication professionnelle. Une voix et un ton cohérents dans vos communications peuvent vous aider à faire bonne impression auprès des clients. Que vous rédigiez une page de destination ou créiez un article de blog, des directives clairement définies concernant la voix et le ton peuvent relier différents éléments de contenu.

Un guide de style aide les équipes à indiquer explicitement quels tons sont acceptables ou préférés, et quel langage éviter. Dans votre guide de style, définissez votre voix et votre ton idéaux. Peut-être souhaitez-vous paraître amical mais professionnel, ou terre-à-terre et informatif. Même si vous commencez tout juste à constituer votre équipe, il vous sera utile, à long terme, de définir dès le début comment vous souhaitez que votre entreprise se présente et donne l'impression aux autres.

5 Consignes relatives aux chaînes

Selon la chaîne pour laquelle vous écrivez du contenu, le style et le formatage varient. Par exemple, il arrive parfois que vous ne puissiez écrire que 280 caractères, ce qui peut changer si vous avez ou non de la place pour épeler le nom d'une organisation ou recourir à son acronyme. Si vous disposez de plusieurs canaux de médias sociaux, assurez-vous que votre guide de style donne des instructions distinctes pour chacun. Que votre entreprise utilise un langage informel et des émojis ou qu'elle soit toujours fermée et professionnelle en ligne, cela doit être indiqué dans votre guide de style.

6 Informations sur les clients cibles

Les petites équipes disposent généralement de quelques informations sur leur client cible, mais peuvent également être en phase de découverte, expérimentant et affinant leur public cible. Définir votre public cible ou votre acheteur (qui ils sont, où ils travaillent et quels canaux ils utilisent) permet de personnaliser les communications en fonction de leurs besoins. Par exemple, certaines entreprises ont tendance à utiliser le jargon du secteur dans leur communication avec les clients. Définir votre public peut éclairer votre guide de style et vous inciter à éviter les mots à la mode du secteur lorsque vous rédigez des e-mails ou des publications sur les réseaux sociaux. Cela peut permettre à vos rédacteurs et aux membres de votre équipe de comprendre le public auquel ils s'adressent. Lorsque les équipes comprennent leur public, elles peuvent créer des expériences personnalisées pour impressionner et attirer de nouveaux clients.

Comment créer un guide de style pour votre équipe

Maintenant que vous comprenez les éléments qui composent un guide de style, voici un aperçu de ce qu'il faut inclure lors de la création de votre guide de style.

• Mission et valeurs :commencez par définir clairement l'énoncé de mission de votre entreprise et quelles sont vos valeurs.

• Public :indiquez votre (vos) public(s), avec qui vous souhaitez interagir et pourquoi. Pensez à vos clients cibles.

• Voix et ton :expliquez la voix et le ton de votre entreprise et utilisez-les pour définir la façon dont vous souhaitez être perçu par votre public.

• Différenciateurs :partagez ce qui rend votre entreprise unique et pourquoi vous êtes le meilleur dans ce que vous faites.

• Concurrents :cela peut être une section rapide. Il est utile d'avoir une compréhension de base de vos concurrents pour maintenir votre proposition de valeur unique.

• Style de copie général :définissez le manuel de style auquel vous souhaitez adhérer. Que vous vous inspiriez du Chicago Manual of Style (virgule pro-Oxford) ou de l'AP Stylebook (omet la virgule Oxford), un manuel de style aide les équipes à naviguer dans l'utilisation des mots, la grammaire et la ponctuation.

Comment Grammarly Business peut vous aider

Comme vous pouvez le constater, créer un guide de style à partir de zéro n’est pas une tâche facile. Sa création et sa mise en œuvre peuvent prendre beaucoup de temps. Alors, comment les petites équipes peuvent-elles développer un guide de style pratique et évolutif lorsqu’elles disposent de peu de bande passante ? En tirant parti d'une solution intelligente comme Grammarly Business pour éliminer les tracas et les incertitudes.

Grammarly Business propose aux dirigeants de petites entreprises une solution de guide de style dynamique qui permet aux employés de faire des suggestions en temps réel. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que votre entreprise sera représentée de manière professionnelle et cohérente sans superviser chaque élément de communication envoyé aux clients ou aux abonnés.

Personnalisez le contenu de votre guide de style au sein de la plateforme Grammarly Business en ajoutant des choix de mots spécifiques, des noms, des marques, des spécifications grammaticales, etc. La fonction de guide de style propose aux employés des suggestions pour maintenir la cohérence tout en améliorant la clarté, l'exactitude, l'engagement et le ton.

Gagnez du temps de rédaction et d’édition lors de la gestion de la communication des différents sous-traitants. Avec un guide de style de Grammarly Business , votre petite équipe peut rationaliser les efforts de communication et vous pouvez vous concentrer sur la réalisation des objectifs commerciaux et l'atteinte d'un plus grand nombre de clients.