Comment un guide de style peut aider votre équipe à rester professionnelle

Diriger une petite entreprise ou une équipe peut être extrêmement gratifiant. Vous appréciez la flexibilité et l'absence de bureaucratie et pouvez prendre des décisions indépendamment d'une grande société mère. Vous pouvez fabriquer votre produit avec soin ou personnaliser vos services car vous savez que chaque client compte. Le compromis est que les petites équipes n'ont pas toujours le temps, les personnes ou le budget nécessaires pour superviser et améliorer chaque aspect de l'entreprise, y compris la communication. Les guides de style peuvent aider les petites équipes à transmettre des messages clairs et cohérents à leurs clients.

Lorsqu'il est bien exécuté, un guide de style sert de boussole aux entreprises pour maintenir une présence cohérente en interne et en externe. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les guides de style et comment vous pouvez en créer et en mettre en œuvre un pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un guide de style ?

Un guide de style est un document qui contient des règles et des lignes directrices pour la communication écrite d'une entreprise. Le guide englobe plusieurs types de règles, y compris la voix, le ton, le style, etc. Supposons qu'un membre de votre équipe souhaite créer et publier du contenu. Le guide de style les aide à obtenir une voix cohérente lorsqu'ils communiquent avec toute personne qui s'engage avec l'entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d'un guide de style pour votre entreprise ?

Considérez un guide de style comme l'étoile polaire sur laquelle votre équipe peut compter pour toutes les communications destinées aux clients.

Un guide de style aide votre entreprise à rester cohérente, ce qui est essentiel pour plusieurs raisons. Un guide de style bien structuré peut vous aider à vous démarquer de la concurrence , et une voix unifiée peut aider les clients à avoir l'impression de connaître votre entreprise. Lorsque les employés sont cohérents et alignés, les clients savent à quoi s'attendre de votre entreprise à chaque fois.

Les guides de style sont également utiles pour les petites équipes qui travaillent avec des talents indépendants ou des agences tierces. Le guide de style aide les pigistes et les sous-traitants à se familiariser avec votre style d'écriture pour créer un contenu homogène, ce qui vous fait gagner un temps d'édition précieux. Découvrez comment cette équipe a réduit le temps d'édition jusqu'à 66 % par rapport à son ancien processus d'examen par les pairs.

Quels éléments un guide de style doit-il inclure ?

Créer une charte graphique efficace nécessite des éléments spécifiques. Voici sept éléments clés que chaque guide de style doit inclure pour réussir.

1 Accès à l'échelle de l'entreprise

Une idée fausse courante est qu'un guide de style est uniquement destiné aux équipes de marketing ou de rédaction. Pas tout à fait, un guide de style devrait être partagé à l'échelle de l'entreprise. Dans une petite équipe, chacun joue un rôle crucial dans l'entreprise, y compris la communication les uns avec les autres et avec les clients. Il est donc important que toute l'équipe ait accès aux règles et directives et les comprenne. Les responsables doivent encourager leur équipe à utiliser le guide de style, expliquer son importance et indiquer où trouver le document (par exemple, lecteurs de fichiers partagés, documents Google, etc.). Rassemblez votre équipe autour d'un guide de style comme outil pour inspirer confiance lorsque vous écrivez pour votre entreprise.

2 Règles de grammaire

La grammaire est quelque chose que même les écrivains les plus professionnels se trompent de temps en temps. Utilisez des paragraphes très succincts pour orienter les rédacteurs vers les règles de grammaire que votre entreprise estime très importantes à respecter. Que vous utilisiez The AP Stylebook ou The Chicago Manual of Style, incluez trois à quatre pages sur les bases du manuel que vous avez choisi. Cela peut inclure les différences entre des mots couramment mal utilisés comme affect et effet, qui et qui, mauvais et mal, aussi et à, et ainsi de suite.

3 Ponctuation

Les règles de ponctuation peuvent varier en fonction du style. Par exemple, différentes entreprises peuvent utiliser des mots composés avec ou sans tirets, et l'étiquetage des dates peut être réalisé de plusieurs manières correctes. Différentes personnes et entreprises ont toutes leur propre style, donc un guide de style est un excellent endroit pour établir une norme. Assurez-vous que le guide de style explique la virgule Oxford, comment utiliser les guillemets et l'utilisation des tirets cadratin et demi-cadratin.

4 Voix et ton

La voix et le ton sont des principes fondamentaux de la communication professionnelle. Une voix et un ton cohérents dans vos communications peuvent vous aider à faire bonne impression auprès des clients. Que vous écriviez une page de destination et que vous créiez un article de blog, des directives clairement définies pour la voix et le ton peuvent relier différents éléments de contenu.

Un guide de style aide les équipes à indiquer explicitement les tons acceptables ou préférés, et le langage à éviter. Dans votre guide de style, définissez votre voix et votre ton idéaux. Peut-être voulez-vous avoir l'air amical mais professionnel, ou terre-à-terre et informatif. Même si vous commencez tout juste à constituer votre équipe, il vous sera avantageux, à long terme, de définir dès le début comment vous voulez que votre entreprise sonne et que les autres se sentent.

5 Directives de canal

Selon la chaîne pour laquelle vous rédigez du contenu, le style et la mise en forme varient. Par exemple, il y a des moments où vous ne pouvez écrire que 280 caractères, ce qui peut changer si vous avez ou non de la place pour épeler le nom d'une organisation ou recourir à son acronyme. Si vous avez plusieurs canaux de médias sociaux, assurez-vous que votre guide de style donne des instructions distinctes pour chacun. Que votre entreprise utilise un langage informel et des emojis ou qu'elle soit toujours active et professionnelle en ligne, cela doit être indiqué dans votre guide de style.

6 Informations sur les clients cibles

Les petites équipes ont généralement des informations sur leur client cible, mais peuvent également être dans une phase de découverte, expérimentant et affinant leur public cible. Définir votre public cible ou votre acheteur (qui ils sont, où ils travaillent et quels canaux ils utilisent) permet de personnaliser les communications en fonction de leurs besoins. Par exemple, certaines entreprises ont tendance à utiliser le jargon de l'industrie dans leur communication avec les clients. Définir votre public peut informer votre guide de style et vous inciter à éviter les mots à la mode de l'industrie lors de la rédaction d'e-mails ou de publications sur les réseaux sociaux. Cela peut permettre à vos rédacteurs et aux membres de votre équipe de comprendre le public auquel ils s'adressent. Lorsque les équipes comprennent leur public, elles peuvent créer des expériences personnalisées pour impressionner et attirer de nouveaux clients.

Comment créer un guide de style pour votre équipe

Maintenant que vous comprenez les éléments qui entrent dans un guide de style, voici un aperçu de ce qu'il faut inclure lors de la création de votre guide de style.

• Mission et valeurs : Commencez par définir clairement l'énoncé de mission de votre entreprise et quelles sont vos valeurs.

• Public : indiquez votre ou vos publics, avec qui vous souhaitez vous engager et pourquoi. Tenez compte de vos clients cibles.

• Voix et ton : Expliquez la voix et le ton de votre entreprise et utilisez-les pour définir comment vous voulez être perçu par votre public.

• Différenciateurs : Partagez ce qui rend votre entreprise unique et pourquoi vous êtes le meilleur dans ce que vous faites.

• Concurrents : Cela peut être une section rapide. Il est utile d'avoir une compréhension de base de vos concurrents pour maintenir votre proposition de valeur unique.

• Style de copie général : définissez le manuel de style auquel vous souhaitez vous conformer. Que vous tiriez du Chicago Manual of Style (virgule pro-Oxford) ou du AP Stylebook (omet la virgule Oxford), un manuel de style aide les équipes à naviguer dans l'utilisation des mots, la grammaire et la ponctuation.

Comment Grammarly Business peut vous aider

Comme vous pouvez le voir, créer un guide de style à partir de zéro n'est pas une tâche facile. Sa création et sa mise en œuvre peuvent prendre du temps. Alors, comment les petites équipes peuvent-elles développer un guide de style pratique et évolutif lorsqu'elles disposent de peu de bande passante ? En tirant parti d'une solution intelligente comme Grammarly Business pour éliminer les tracas et les conjectures.

Grammarly Business offre aux chefs de petites entreprises une solution de guide de style dynamique qui permet aux employés de faire des suggestions en temps réel. Vous pouvez avoir la tranquillité d'esprit que votre entreprise sera représentée de manière professionnelle et cohérente sans superviser chaque élément de communication envoyé aux clients ou aux abonnés.

Personnalisez le contenu de votre guide de style au sein de la plateforme Grammarly Business en ajoutant des choix de mots spécifiques, des noms, des marques, des spécifications grammaticales, etc. La fonction de guide de style propose aux employés des suggestions pour maintenir la cohérence tout en améliorant la clarté, l'exactitude, l'engagement et le ton.

Économisez du temps d'écriture et d'édition lorsque vous gérez la communication de différents sous-traitants. Avec un guide de style de Grammarly Business , votre petite équipe peut rationaliser les efforts de communication et vous pouvez vous concentrer sur la réalisation des objectifs commerciaux et toucher davantage de clients.