Comment mettre fin à un e-mail de manière professionnelle - Meilleures signatures d'e-mails à utiliser et fermetures à éviter

Trouver comment mettre fin à un e-mail de manière professionnelle peut prendre du temps car il n'existe pas de solution unique. "Best" est-il ennuyeux ? Est-ce que j'en fais trop avec "Sincèrement" ? Laisser la signature résoudra le problème, n'est-ce pas ? Nous y avons tous été.

D'un autre côté, ignorer la clôture de l'e-mail revient à laisser tomber le ballon avant la ligne de but. C'est littéralement la dernière chose que le destinataire lit avant de prendre une décision sur sa réponse. Pourtant, les fins de courrier électronique sont trop souvent traitées après coup, quelle que soit l'importance du message. C'est pourquoi il est temps que vous appreniez à connaître les différentes manières de terminer un e-mail.

La meilleure façon de signer un e-mail dépend toujours du destinataire, de votre relation avec lui et de votre message. Ainsi, le défi consiste à choisir la fin de l'e-mail qui frappe le bon ton compte tenu du contexte. Pour vous aider, nous mettrons en évidence des exemples de signatures d'e-mails professionnels, allant de formels à amicaux, et signalerons les fermetures d'e-mails que vous devriez éviter. Au moment où vous avez terminé la lecture, vous avez appris toutes les façons de signer un e-mail que vous devez connaître. Alors, voulez-vous apprendre à terminer un e-mail ? Commençons!

Pourquoi il est important d'utiliser des fermetures d'e-mails professionnelles

Lorsque vous parlez à quelqu'un face à face ou au téléphone, vous ne vous éloignez sûrement pas ou ne raccrochez pas sans dire un mot, n'est-ce pas ? Vous devez approcher la fin de votre e-mail de la même manière que pour conclure n'importe quelle conversation. Qu'il s'agisse d'un nouveau contact lors d'un événement de réseautage, d'une réunion Zoom avec un associé commercial ou de votre responsable, vous voulez toujours laisser une bonne impression.

Alors, que dites-vous à la fin d'un e-mail ? La fin d'un e-mail professionnel doit être composée de trois parties.

1. Approbation

Un mot ou une phrase comme "Cordialement" qui signale que votre e-mail se termine - le meilleur dépend du contexte.

2. Votre nom

‍ Votre nom complet pour vous identifier et éviter toute confusion - si vous utilisez le prénom du destinataire, vous pouvez omettre le nom de famille.

3. Signature

Votre titre, votre entreprise et vos coordonnées telles que le numéro de téléphone, le site Web et l'adresse pour une identification et des communications supplémentaires nécessitent un courrier électronique extérieur - souvent omis après le premier message dans un échange de courrier électronique en cours.

La fonction d'identification de la fin de votre e-mail est assez simple, mais le diable, ce sont les détails. Ce qui peut faire ou défaire votre e-mail, c'est la signature. Choisir celui qui transmet le bon ton peut avoir un impact significatif sur l'impression que le destinataire a de vous et sur la rapidité avec laquelle vous avez de ses nouvelles. Si pas du tout.

Comment terminer un e-mail

Les e-mails professionnels se présentent sous différentes formes et nous vous montrerons ensuite comment mettre fin aux e-mails sans enfreindre l'étiquette appropriée des e-mails.

Signatures par e-mail pour les affaires formelles

Un e-mail formel est le plus souvent envoyé à une personne que vous n'avez jamais rencontrée auparavant, à une personne que vous ne connaissez pas bien ou à un destinataire en position d'autorité. Au travail, la formalité est la voie à suivre lorsque vous faites une demande commerciale, communiquez avec un client avec lequel vous n'êtes pas encore proche ou envoyez un message à un cadre. Dans ces e-mails, vous voulez toujours être poli jusqu'à la dernière ligne. Voici comment mettre fin à un e-mail un e-mail formel.

Sincèrement

La version pas si démodée de "Sincèrement vôtre" est l'une des signatures les plus formelles et est souvent utilisée dans la correspondance professionnelle, en particulier dans les e-mails accompagnant les lettres de motivation. ‍

Avec respect

Si vous devez vous adresser à des représentants du gouvernement, cette option est quelque chose à garder dans votre poche arrière, mais n'oubliez pas de réserver "Respectueusement vôtre" pour le président. ‍

Cordialement votre

L'étiquette suggère que si vous ne pouvez pas vous adresser au destinataire par son nom, cette fermeture est l'option appropriée à combiner avec "Cher monsieur" ou "Chère madame" - à moins que vous ne soyez américain et que vous optiez pour "Sincèrement vôtre". ‍

Sincères amitiés

Option plus chaleureuse pour un premier e-mail à une personne - une étude a même révélé que l'alternative plus formelle de "Meilleures salutations" était le moyen idéal pour mettre fin à un e-mail au travail. ‍

Meilleurs vœux

Malgré le risque de déclencher des associations de cartes d'anniversaire, souhaiter le meilleur à quelqu'un est à la fois poli et amical.

Des moyens conviviaux de signer un e-mail professionnel

La plupart des e-mails professionnels se situent à mi-chemin entre le formel et le décontracté. C'est exactement la raison pour laquelle vous voulez toujours peser vos options avant d'appuyer sur "Envoyer". Bien que de nombreux lieux de travail se tournent vers une correspondance plus décontractée de nos jours, vous voulez être poli, amical et professionnel dans les e-mails internes, sans parler de la communication avec quelqu'un en dehors de votre organisation. Alors, que puis-je dire au lieu de meilleures salutations ? Ce sont les façons de terminer un e-mail

Salutations

Lorsque vous n'êtes pas encore tout à fait sûr de votre proximité avec le destinataire mais que vous ne voulez pas paraître trop formel, cette option constitue un juste milieu malgré sa légèreté.

Meilleur

Appelez ça fade, nous l'appelons à sécurité intégrée - vous ne pouvez pas vous tromper avec cette version ou la version plus habillée "Meilleures salutations". Terminer un e-mail par "Meilleur" lors de la signature d'un e-mail à un collègue ou à des clients et fournisseurs avec lesquels vous avez déjà une relation de travail est toujours un choix sûr.

Merci

Un petit merci va souvent loin, mais assurez-vous de ne l'utiliser que lorsque vous exprimez sincèrement de la gratitude pour quelque chose que le destinataire a fait ou risquez de paraître présomptueux.

Comme toujours

Un vrai classique qui assure à quelqu'un avec qui vous travaillez déjà depuis plus longtemps est que votre relation est aussi bonne que jamais lorsqu'il arrive à la fin de votre e-mail.

Acclamations

Celui qui divise les opinions, mais un moyen parfaitement acceptable de mettre fin à un e-mail professionnel si vous êtes amical avec le destinataire – surtout si vous êtes britannique ou australien.

Comment ne pas terminer un e-mail

Pour éviter les faux pas dans les e-mails, il est tout aussi important de savoir comment vous ne devez pas terminer les e-mails, car il s'agit d'avoir les terminaisons d'e-mail appropriées dans votre poche arrière.

Fermetures d'e-mails à éviter au travail

Même si les frontières entre nos vies professionnelle et personnelle sont de plus en plus floues et que les e-mails professionnels peuvent parfois rassembler des messages texte, certaines façons de terminer un e-mail n'appartiennent pas à un bureau. Il existe une gamme d'exemples évidents, de l'argot à "Love" et "Plus tard" aux abréviations déroutantes. Cependant, nous voulons vous aider à éviter certaines pratiques et lignes de clôture spécifiques qui comportent un risque plus nuancé de faux pas de messagerie professionnelle. Voici comment ne pas terminer un e-mail.

Prends soin de toi

Une conclusion apparemment réfléchie qui est susceptible de provoquer la paranoïa car le destinataire peut sentir que vous connaissez le danger qu'il n'est pas encore conscient d'eux-mêmes.

Pas de ligne de fermeture du tout

Même s'il ne s'agit que d'un mot ou d'une courte phrase, laisser la signature peut sembler froid ou même impoli, mais il est d'usage lorsque les messages commencent à voler et que la chaîne s'allonge.

Merci d'avance

Bien qu'il ait prouvé son efficacité, il comporte le risque d'apparaître comme ayant droit, il est donc préférable d'exprimer votre gratitude sans fixer d'attentes.

Passez une journée bénie

Il est toujours plus sûr de garder la religion et les affaires séparées, alors ne prenez pas le risque, peu importe à quel point votre utilisation de cette approbation serait antispirituelle.

Hâte de vous entendre

Inoffensif à première vue, mais peut apparaître comme passif-agressif et se traduire par une demande, surtout si vous demandez quelque chose au destinataire.

Même si la fermeture d'un e-mail est quelque chose que vous écrivez probablement en dernier, elle mérite autant d'attention que l'objet, la salutation et le corps de votre e-mail. Pour signer un e-mail de manière professionnelle, vous devez être conscient du contexte. La prochaine fois que vous vous demandez comment mettre fin à un e-mail, demandez-vous s'il est formel, amical ou quelque chose entre les deux. Si vous avez encore du mal à choisir la bonne fin d'e-mail, revenez sur cet article de blog pour obtenir de l'aide la prochaine fois que vous réfléchirez aux moyens de terminer un e-mail.