Les 10 meilleures et 10 pires façons de mettre fin à un e-mail

Vous avez écrit un excellent e-mail. Il comporte une ligne d'ouverture solide, un message électronique clair et se termine par un appel à l'action qui ne manquera pas de convertir. Avant de cliquer sur « Envoyer », il n'y a qu'une dernière chose à faire : rédiger une excellente signature d'e-mail.

Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?

Une signature d'e-mail est la dernière section d'un e-mail. Il est généralement composé d’un mot ou d’une courte phrase suivi de votre nom et de votre signature professionnelle. Une signature d'e-mail est placée directement après la ligne de clôture de l'e-mail et signale que le message est terminé.

Les signatures d’e-mails sont utilisées dans presque tous les types d’e-mails. Ils constituent un élément crucial de la correspondance commerciale et, de ce fait, l'utilisation d'une signature de courrier électronique appropriée est une bonne étiquette de courrier électronique.

Ce que chaque approbation d'e-mail devrait inclure

Chaque signature d'e-mail doit inclure les éléments suivants :

• Un adieu
• Une signature
• Coordonnées

La première partie de la signature d'un e-mail, l'adieu, est le mot ou l'expression utilisé juste avant le nom de l'expéditeur. C'est une partie importante du ton de l'e-mail et cela peut avoir un impact sur la façon dont le lecteur interprète l'e-mail. Voici quelques exemples d’adieux par courrier électronique :

• Cordialement
• Sincèrement
• Acclamations
• Parlez bientôt

Le composant suivant, la signature, est le nom de l'expéditeur. Si vous disposez d'une signature électronique professionnelle, vous n'avez pas besoin de saisir votre nom après les adieux d'un e-mail. Si vous n'avez pas de signature électronique, assurez-vous d'inclure votre nom et toutes les informations de contact pertinentes, telles que votre numéro de téléphone ou votre identifiant de réseau social, afin que le destinataire puisse vous joindre par un moyen autre que le courrier électronique si nécessaire.

Une signature électronique est un bloc de contenu personnalisé que vous pouvez configurer pour qu'il soit automatiquement inclus dans chaque e-mail que vous envoyez, ou simplement à des publics spécifiques, tels que des personnes extérieures à votre organisation. Une signature électronique contient généralement votre nom complet, votre fonction, votre numéro de téléphone et votre extension, votre profil LinkedIn et l'adresse de votre bureau, et elle peut inclure des informations supplémentaires comme une citation inspirante ou une photo.

Différents types d'approbations d'e-mails

Approbations générales des e-mails

La plupart des e-mails se terminent par une approbation générale. Il s'agit de courtes déclarations qui précèdent le nom d'un expéditeur et n'abordent rien de spécifique sur la relation de l'expéditeur avec le destinataire ou sur le contenu de l'e-mail. Les approbations possibles de ce type incluent :

• Salutations
• Merci pour votre intérêt
• Bonne journée / Bon week-end

Approbations personnalisées par e-mail

Dans certains cas, une signature personnalisée par e-mail est un meilleur choix qu’une signature générale par courrier électronique. Habituellement, les phrases de fin d'e-mail personnalisées sont réservées aux destinataires d'e-mails avec lesquels l'expéditeur a une relation existante, qu'elle soit personnelle ou professionnelle. Ces signatures comportent généralement une seule phrase et remplacent souvent les phrases de clôture d'un e-mail. Voici quelques exemples :

• J'ai hâte de démarrer ce projet avec vous
• Merci beaucoup pour cette opportunité
• Merci pour votre travail acharné

Comme pour une signature générale d'e-mail, le nom de l'expéditeur apparaît immédiatement après une signature d'e-mail personnalisée.

10 meilleures façons de terminer un e-mail

Approbations par e-mail pour les affaires formelles

Une signature appropriée fait partie d'une clôture professionnelle d'e-mails. Ceux-ci incluent :

1 Cordialement

Cette signature traditionnelle est un choix populaire car elle termine un e-mail sur une note positive, mais formelle.

2 Cordialement

Ceci, et ses variantes , cordialement, cordialementetmeilleures salutations, envoie un message clair et positif sans s'écarter des directives de communication professionnelle.

3 Meilleurs vœux

Un peu plus grégaire que les entrées précédentes, cette signature indique clairement que vous souhaitez bonne chance au destinataire.

Utilisez ces phrases de clôture d'e-mails pour les personnes extérieures à votre organisation, les clients potentiels et actuels, les contacts avec les fournisseurs et autres partenaires, ainsi que les collègues si votre secteur ou entreprise a une culture plus formelle. Ceux-ci sont également idéaux pour les e-mails envoyés avec des candidatures à un emploi et des lettres de motivation.

Approbations par e-mail pour les affaires informelles

Lorsque vous envoyez des e-mails à des collègues avec lesquels vous entretenez une relation étroite, ou que vous menez des affaires moins formelles, les approbations d'e-mail suivantes sont appropriées :

4 Bravo

Semblable àCordialement,Cheersest une manière conversationnelle et conviviale de terminer un e-mail.

5 Prenez soin de vous

Cette signature indique que vous entretenez une relation chaleureuse, mais elle n’est pas exagérée.

6 meilleurs

C'est simple, direct et s'adapte à presque tous les e-mails.

Signatures par e-mail pour la gratitude et les demandes

Lorsque vous faites une demande ou dites « merci » pour une faveur, une approbation, une référence ou une opportunité, vous pouvez le refléter dans la signature de votre e-mail. Voici des exemples de ce type d’approbation :

7 Merci

C'est simple et pertinent.

8 J'apprécie votre [aide, contribution, commentaires, etc.]

Semblable à l’entrée précédente, cette signature exprime clairement votre gratitude envers le destinataire. Dans un e-mail de suivi ou de rappel, cela peut être une stratégie utile pour garantir une réponse.

Signatures par e-mail pour une conversation informelle

Dans les échanges informels, les signatures personnalisées par e-mail sont plus courantes. Cependant, il existe de nombreuses approbations générales qui sont tout aussi appropriées pour les conversations informelles, telles que :

9 Parlons bientôt

Si vous prévoyez de parler bientôt à votre ami, n'hésitez pas à le lui faire savoir !

10 On se retrouve plus tard

Semblable àparler bientôt,cette signature reconnaît que vous verrez bientôt votre ami.

10 signatures d'e-mails à éviter

Parce qu'une signature d'e-mail doit faire bonne impression sur le destinataire, vous devez éviter certaines signatures. Ceux-ci incluent :

1 Au plaisir d'avoir de vos nouvelles [Merci d'avance]

Cette approbation peut apparaître comme manipulatrice ou passive-agressive, car elle implique une demande que le destinataire réponde.

2 Bien à vous

Vous n'appartenez pas vraiment au destinataire. Ce n’est pas sincère.

3 —[Nom] ou —[Initiale]

À moins que vous n'envoyiez un e-mail très bref et informel, omettre la signature peut sembler brusque ou imprudent.

4 Love (ou une variante, comme XOXO)

À moins que vous n'écriviez un e-mail à votre partenaire ou à un membre de votre famille proche, cette signature est trop personnelle.

5 Émojis (️)

Bien que certains emoji soient acceptables dans la communication professionnelle, il est préférable de les laisser en dehors de votre signature, destinée à une communication plus formelle et moins ambiguë.

6 Respectueusement vôtre

Contrairement à l’entrée précédente, cette signature est considérée comme très formelle, au point de paraître raide ou distante.

7 Passez une bonne journée

Il est généralement préférable d’éviter toute connotation religieuse dans les e-mails professionnels et informels.

8 Passez un bon moment

Il s'agit d'un autre exemple d'approbation trop informelle qu'il vaut mieux dire en personne que par courrier électronique.

9 J'espère que cela a du sens

Cette approbation peut également être considérée comme passive-agressive, car elle implique que tout malentendu est de la part du destinataire plutôt que de vos compétences en communication.

10 Bonne chance

Cette approbation laisse trop de place à l'interprétation : cela implique-t-il que le destinataire a besoin de chance, qu'une tâche est trop difficile, etc. ?

Une signature inappropriée n’est qu’un type d’erreur de courrier électronique qui peut nuire à votre message. Ne pas inclure une signature est un faux pas similaire.

FAQ sur la signature des e-mails

Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?

La signature d'un e-mail est une courte ligne, généralement un mot ou une phrase, qui précède la signature de l'expéditeur. Dans certains cas, les expéditeurs rédigent des signatures d’e-mails personnalisées. Il s'agit généralement d'une phrase complète ou moins qui correspond au ton de l'e-mail et qui peut inclure un appel à l'action.

Que doit inclure chaque approbation ?

Chaque signature d'e-mail doit inclure :

• Un adieu
• Le nom de l'expéditeur
• Les coordonnées de l'expéditeur

Quels sont les différents types de signatures d'e-mails ?

Les différents types de signatures d'e-mails sont :

• Approbations générales
• Signatures personnalisées

Quels sont trois exemples de bonnes approbations d’e-mails ?

• Cordialement
• Sincèrement
• Acclamations