Comment formater un communiqué de presse

Un journaliste peut recevoir entre 50 et 100 communiqués de presse chaque jour. Si vous voulez que votre histoire soit couverte, il est important que votre communiqué de presse soit formaté correctement, afin qu'il soit facile à lire pour les journalistes.

Mais rédiger un communiqué de presse peut être un peu déroutant si vous ne l'avez jamais fait auparavant. C'est parce que le format des communiqués de presse comprend certains éléments qui ne sont pas inclus dans d'autres pièces. De plus, toute la pièce est structurée différemment.

Aujourd'hui, nous examinons le format de communiqué de presse approprié afin que vous puissiez partager vos grandes nouvelles avec le monde.

Le but d'un communiqué de presse

Le but d'un communiqué de presse est de faire une déclaration officielle ou d'annoncer quelque chose qui mérite d'être publié. De plus, il donne aux journalistes les informations dont ils ont besoin pour construire une histoire forte.

Un communiqué de presse peut également être publié sur des sites Web, ce qui peut aider à stimuler le référencement et à générer plus de trafic.

Éléments d'un communiqué de presse

Un communiqué de presse est un peu plus compliqué que d'autres pièces écrites. Parce qu'ils ont été traditionnellement écrits pour faciliter la lecture des informations par les journalistes, il y a quelques éléments spéciaux que vous devez inclure lors de la mise en forme d'un communiqué de presse.

Byline

La signature va dans le coin supérieur gauche. Il comprend votre nom, votre titre et vos coordonnées. Vos coordonnées sont généralement un numéro de téléphone, une adresse e-mail et une adresse postale.

Si vous écrivez au nom d'une grande entreprise, vous voudrez peut-être mettre un nom de service au lieu de votre nom.

Date de sortie

Dans le coin supérieur droit au-dessus de la signature, vous devez ajouter la phrase "POUR DIFFUSION IMMÉDIATE" en majuscules si votre communiqué de presse est prêt pour une diffusion immédiate.

Si vous souhaitez envoyer votre communiqué de presse avant l'heure à laquelle vous souhaitez qu'il soit couvert, cela s'appelle un communiqué sous embargo. Dans ce cas, ajoutez "SOUS EMBARGO POUR SORTIE" ainsi que la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que l'histoire soit mise en ligne.

Titre et sous-titre

Sous la signature, vous devez ajouter votre titre et votre sous-titre (le cas échéant).

Votre titre doit attirer l'attention des lecteurs. Si vous partagez votre communiqué de presse en ligne, il est utile d'inclure des mots clés dans le titre. Cela peut l'aider à apparaître dans plus de résultats des moteurs de recherche.

Le sous-titre est facultatif et peut être placé directement sous le titre. Cela vous permet d'aider votre lecteur à comprendre un peu plus le sujet du communiqué de presse et encourage une lecture plus approfondie.

Le titre et le sous-titre doivent être en casse de titre. Cela signifie que tous les noms, pronoms, verbes et adverbes doivent être en majuscules.

Cachet de lieu et date

Cela montre l'endroit d'où provient le communiqué de presse. C'est généralement une ville. De plus, il doit inclure la date de publication. Le cachet du lieu et la date doivent être séparés du reste du paragraphe principal par un tiret.

Suivez ce format : VILLE, ST. (Mois, Jour, Année) -.

Paragraphe principal

Le paragraphe d'ouverture donne un aperçu rapide de l'histoire pour aider les journalistes à décider si elle convient à leur public. Le premier paragraphe doit répondre qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment.

Essayez de vous en tenir aux faits de base et évitez de vendre des produits et des services. Vous devriez cependant mentionner ce qui rend l'histoire digne d'intérêt.

Corps

Le corps d'un communiqué de presse développe et complète l'histoire. Il fournit des détails supplémentaires qui permettent aux journalistes de couvrir plus facilement l'histoire. En outre, il doit expliquer pourquoi l'histoire est digne d'intérêt.

Lors de la rédaction du corps d'un communiqué de presse, utilisez l'approche de la pyramide inversée. Cela signifie que les éléments les plus importants se trouvent au début du communiqué de presse. Ensuite, vous pouvez passer à des informations supplémentaires.

Dans les paragraphes suivants, il peut être utile d'inclure des citations de parties prenantes. Vous pouvez également utiliser des puces pour les informations pertinentes afin de faciliter la lecture.

Étant donné que les communiqués de presse sont souvent partagés numériquement, cela ouvre la porte à l'ajout d'autres éléments. Vous pouvez ajouter des hyperliens ou du contenu visuel intégré. Il est également courant d'inclure des pièces jointes multimédias aux communiqués de presse numériques.

Dans l'ensemble, vous devez utiliser des paragraphes courts dans le corps de votre communiqué de presse. Cela signifie essayer de s'en tenir à deux à quatre phrases dans chaque paragraphe. Environ trois à quatre paragraphes devraient suffire.

Passe-partout

Le passe-partout va après le corps de votre communiqué de presse. Il doit décrire votre entreprise ou organisation, ce qu'elle fait et comment elle aide les clients.

Cette section est généralement d'environ un ou deux paragraphes. Il fournit des informations de base utiles aux journalistes lorsqu'ils écrivent des articles.

Autres éléments

Après le passe-partout, vous voudrez peut-être ajouter une note finale ou un appel à l'action. C'est un endroit idéal pour encourager quelqu'un à vous contacter s'il souhaite plus d'informations. Par exemple, vous pouvez écrire « Pour plus d'informations, veuillez envoyer un e-mail à [nom] à [adresse e-mail] ».

Une citation intéressante peut être un complément utile à un communiqué de presse. Cela donne un élément qui peut être directement partagé par les journalistes. De plus, cela peut être un excellent moyen de partager un extrait expliquant pourquoi l'actualité est pertinente pour le public.

Choisissez un ou deux chiffres clés à citer. Cela devrait ensuite être ajouté au corps du communiqué de presse.

Il est de tradition d'ajouter « ### » à la fin du communiqué de presse. Traditionnellement, cela signifiait qu'il n'y avait plus de nouvelles car les journalistes occupés devaient souvent lire rapidement les communiqués de presse. Il est encore très respecté de le faire aujourd'hui.

Si votre communiqué de presse s'étend sur deux pages, vous devez terminer la première page par "-plus-". Les deux "###" et "-more" doivent être centrés.

Autres conseils de formatage

En plus des éléments que vous devez ajouter, le format du communiqué de presse nécessite également quelques autres détails auxquels il faut prêter attention. Par exemple, la longueur totale de votre communiqué de presse ne devrait être que d'environ 300 à 500 mots.

Si vous avez un doute sur la façon de formater votre texte, assurez-vous toujours de suivre les directives de style AP. Cela permettra aux médias de l'utiliser sans rien changer.

Votre document doit utiliser des marges d'un pouce autour de l'ensemble du document. Assurez-vous d'utiliser un espace simple et une police commerciale facile à lire, comme Arial ou Times New Roman.

Suivez ce guide pour un format de communiqué de presse approprié

La rédaction d'un communiqué de presse peut être un peu déroutante les premières fois. Après tout, il y a un format de communiqué de presse spécial à suivre et des éléments spéciaux à inclure. Mais une fois que vous aurez compris le format, vous serez en mesure d'écrire et d'envoyer un communiqué de presse sans problème.

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