Voici comment sortir des réunions avec grâce

Une fois, j'ai travaillé à distance pour une entreprise qui avait une réunion régulière d'éditeur de contenu tous les vendredis. Cette réunion a été le fléau de mon existence professionnelle. Nous nous réunissions tous sur une ligne de conférence téléphonique à partir de 10 heures. Nous arrivions avec de bonnes intentions, mais inévitablement personne n'avait d'agenda et nous repartions (parfois des heures plus tard) sans avoir tiré de conclusions exploitables. La seule chose sur laquelle quelqu'un agirait serait de prendre quelques minutes au début de la réunion de la semaine prochaine pour déplorer le manque de choses que nous avons accomplies avec la précédente.

J'étais obligé d'être présent à ces réunions, même si souvent je n'avais rien à apporter d'autre que quelques demandes futiles pour que nous remettions sur les rails. N'importe quelle piste. Je trouverais des excuses pour renflouer chaque fois que je le pourrais. ( Oups ! Mon chat est coincé dans la ventilation de la sécheuse. D'accord, bye-eee ! ) Le nombre de fois où j'ai été inexplicablement "malade" le vendredi devenait suspect. J'ai honte d'admettre que, parce que j'avais un casque que je pouvais couper, il m'arrivait de m'endormir et de me réveiller pour me retrouver à ronfler doucement.

Selon Inc., quatre-vingt-dix-neuf pour cent des réunions sont un gaspillage d'argent. Et pourtant, même si tout le monde les déteste, ils sont un incontournable de la culture d'entreprise. Savoir comment sortir gracieusement des réunions non essentielles est une compétence professionnelle qui peut vous épargner des heures de tourment et vous aider à en faire plus.

Dites simplement non aux réunions (inutiles)

Beaucoup d'entre nous persévèrent lorsqu'il s'agit de réunions parce que nous ne voulons pas être cette personne, le fainéant qui saute les réunions auxquelles tout le monde assiste consciencieusement. Mais si bâiller à chaque réunion peut vous faire vous sentir très engagé dans votre travail, cela peut aussi vous rendre moins productif.

La clé pour dire non aux réunions consiste à déterminer si la réunion est essentielle pour vous et, si ce n'est pas le cas, à faire savoir qu'il existe de meilleures façons de passer votre temps. Voici comment vous débrouiller sans nuire à votre statut de joueur d'équipe.

1 Adoptez une position « moins de réunions ».

À moins que vous ne soyez clair sur les raisons d'une réunion dès le départ, remettez en question son objectif. Adoptez la position que chaque réunion devrait avoir pour justifier son existence. Bien que vous ne devriez pas insulter les organisateurs de réunions en suggérant que leurs réunions sont superflues, n'ayez pas peur d'exprimer des alternatives comme "Est-ce quelque chose que nous pourrions gérer par e-mail ou Slack ?" En fin de compte, vous serez un héros si vous parvenez à réduire le nombre de réunions organisées par votre équipe.

2 Déterminez si votre présence à la réunion est essentielle.

Toutes les réunions ne sont pas égales. Ce n'est pas parce que vous y avez été invité que vous êtes un acteur clé. Et qui a besoin de réunions qui impliquent de rester assis à écouter tout le monde parler ?

Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, demandez plus de détails ou un ordre du jour. Il est parfaitement normal de demander quel sera votre rôle. Cela permet à vos collègues de savoir que vous appréciez votre temps et que vous souhaitez le dépenser judicieusement.

3 Demandez de l'aide pour établir vos priorités

Je vais partager un petit secret avec vous. En fait, cette tactique fonctionne si bien pour sortir des réunions qu'elle devrait être dans le sac à malice de tout travailleur. Demandez simplement au titulaire de la réunion de vous aider à prioriser. Devez-vous privilégier la réunion ou le projet sur lequel vous travaillez ? Cela ressemble à ceci :

Il y a de fortes chances que le titulaire de la réunion insiste pour que vous donniez la priorité au projet. Et, s'il ou elle ne le fait pas, alors vous saurez que la réunion est vraiment celle que vous ne devriez pas manquer. Cette technique simple m'a aidé à sortir de nombreuses réunions afin que je puisse me concentrer sur l'exécution du travail plutôt que d'écouter les gens parler du travail que je devrais accomplir. Essaie!

4 Appuyez sur pour les notes de réunion.

De nombreuses entreprises ont des réunions du personnel pour le partage d'informations. Pour la plupart des joueurs, ils impliquent d'écouter et de se renseigner sur les plans actuels et les événements affectant l'équipe. Vous n'avez peut-être pas un rôle crucial dans la réunion, mais cela ne signifie pas que les informations que vous pourriez en tirer ne sont pas importantes.

Un simple changement de stratégie de réunion pourrait faire des réunions du personnel quelque chose dont les gens peuvent se retirer lorsqu'ils ont des tâches plus prioritaires sur lesquelles travailler. Évoquez l'idée de demander à quelqu'un de conserver des notes de réunion à chaque session afin que tous ceux qui ne peuvent pas y assister aient accès aux informations partagées et à tous les éléments d'action qui ont été déterminés. Pour que les choses restent justes, la tâche de prise de notes peut incomber à une personne différente à chaque session. (Assurez-vous de vous porter volontaire pour être également le preneur de notes.)

Si les notes ne sont pas possibles, montrez votre engagement en faisant un bref suivi avec l'animateur de la réunion afin de vous tenir au courant.

5 Demandez à sortir lorsque la réunion ne vous concerne plus.

Parfois, vous assisterez à une réunion dont seule une partie de l'ordre du jour vous concerne. Si vous êtes particulièrement occupé, vous pouvez demander à l'équipe de traiter d'abord les points pertinents de l'ordre du jour afin que vous puissiez vous retirer lorsque la réunion passe à des sujets qui ne sont pas de votre ressort. Discutez avec l'organisateur de la réunion quelques minutes avant la réunion pour lui expliquer que vous essayez de gérer votre temps et d'établir des priorités, et vous seriez reconnaissant s'il pouvait s'attaquer à vos points en premier.

Il n'y a aucune raison de pleurnicher ou de trouver des excuses pour sortir des réunions. Tout ce qui est nécessaire si vous voulez sauter la discussion et passer à l'action est de montrer à votre équipe que l'entreprise sera mieux servie si vous n'y assistez pas . Si vous voulez que vos supérieurs et vos coéquipiers valorisent votre temps, il est important de montrer que vous le valorisez également.