7 conseils brillants sur la façon de relire les e-mails

Cette faute de frappe ou de grammaire que vous venez de faire dans un e-mail peut faire mauvaise impression. Cela pourrait indiquer que vous manquez d'attention aux détails. Au pire, cela pourrait vous faire paraître moins intelligent, consciencieux et digne de confiance.

Bien que les fautes de frappe dans les e-mails arrivent à tout le monde, elles arrivent moins fréquemment à ceux qui prennent un peu plus de temps pour relire. Voici un guide étape par étape infaillible pour bien faire les choses avant de cliquer sur envoyer.

1 Saisissez correctement le nom de votre contact.

Avez-vous correctement épelé le prénom et le nom de votre contact ? C'est important. Et, si vous en doutez, pensez à la dernière fois que vous avez reçu un e-mail de quelqu'un qui s'est trompé de nom. À tout le moins, vous avez probablement gémi ou roulé des yeux. Nous sommes ennuyés lorsque les gens orthographient mal nos noms parce que nous supposons qu'ils ne se soucient pas assez de nous pour prêter attention à ce détail de base.

Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe du nom de votre contact, faites une petite recherche pour voir si vous pouvez le trouver via Google ou les réseaux sociaux. Si tout le reste échoue, utilisez une salutation générique comme "Bonjour" qui n'utilise pas de prénom.

2 Vérifiez votre tonalité.

Votre e-mail semble-t-il froid ou concis ? Ça pourrait. Souvent, ce qui sonne bien dans nos têtes ne passe pas bien dans le texte. Lorsque vous ne vous arrêtez pas pour réviser et relire votre e-mail avant de l'envoyer, vous risquez d'être mal interprété.

L'astuce ici est d'appliquer une certaine empathie. Videz-vous la tête et imaginez que vous recevez votre e-mail plutôt que de l'envoyer. Est-ce que tout ce que vous avez écrit semble négatif ou même hostile ? Il y a une grande différence entre "j'ai hâte de discuter avec vous" et "j'attends votre appel". L'un est amical et positif; l'autre sonne comme si vous disiez "Vous feriez mieux d'appeler ou autre."

3 Assurez-vous d'être compris.

Assurez-vous que votre destinataire dispose de suffisamment de détails pour comprendre ce que vous avez écrit. N'oubliez pas que vous et votre destinataire n'avez peut-être pas tous les mêmes informations - les choses que vous comprenez ne sont pas nécessairement des choses que votre destinataire saura. Relisez votre e-mail en gardant cela à l'esprit et remplissez les blancs si nécessaire.

4 Vérifiez la clarté.

Assurez-vous que ce que vous avez écrit se lit bien et transmet votre sens précis. Cherchez des références de pronoms peu claires.

Analysez vos e-mails à la recherche de mots similaires , puis assurez-vous que votre texte indique à quoi ces mots font référence. Sinon, réécrivez pour remplacer ces pronoms par quelque chose de concret.

Tenir quoi après le keynote ? Qu'est-ce qui a une bonne fréquentation ?

Meilleur. Mais on peut réécrire pour simplifier la phrase et éviter de répéter le mot atelier .

Gardez vos phrases simples et directes. Les e-mails écrits à un niveau de lecture de troisième année ont des taux de réponse nettement meilleurs. Les phrases longues et complexes et les gros mots peuvent rendre votre texte plus difficile à lire pour une personne occupée qui se précipite dans ses e-mails. Tenez compte de votre public, cependant. Si vous écrivez à un docteur en sociologie pour demander une entrevue, allez-y et utilisez un langage riche et une structure plus complexe. Sinon, faites de "simple, c'est mieux" votre valeur par défaut.

5 Attention à la verbosité.

Une partie de la simplification de votre texte consiste à le rationaliser. Éliminez les mots et les phrases de remplissage. Débarrassez-vous des adverbes et utilisez des verbes plus forts. (Au lieu d'être incroyablement heureux , essayez d'être fou de joie, ravi ou extatique . Au lieu de courir rapidement , que diriez-vous de courir ou de sprinter ?)

Considérez les six règles d'écriture de George Orwell :

1. N'utilisez jamais une métaphore, une comparaison ou d'autres figures de style que vous avez l'habitude de voir sur papier.
2. N'utilisez jamais un long mot là où un court fera l'affaire.
3. S'il est possible de couper un mot, coupez-le toujours.
4. N'utilisez jamais le passif là où vous pouvez utiliser l'actif.
5. N'utilisez jamais une expression étrangère, un mot scientifique ou un mot de jargon si vous pouvez penser à un équivalent anglais courant.
6. Enfreignez l'une de ces règles plutôt que de dire quoi que ce soit de barbare.*

*À propos de la règle n°6 d'Orwell, voir notre règle n°2.

6 Relisez attentivement.

Jusqu'à présent, nous avons parlé de relecture dans les termes plus larges d'une édition de développement. Maintenant, il est temps de passer aux choses sérieuses et de relire ligne par ligne. Avez-vous tout orthographié correctement ? Avez-vous utilisé les bons homonymes ? (Avez-vous tapé « Il y va au festival » alors que vous vouliez taper Ils sont ?) Votre ponctuation est-elle juste ?

Une application comme Grammarly vous aidera à détecter et à corriger vos erreurs. Mais gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un outil pour améliorer votre capacité de relecture, et non pour remplacer complètement le besoin de relecture. L'avantage d'utiliser une application de relecture est que chaque erreur détectée par l'application vous apprendra quelque chose sur votre écriture et fera de vous un meilleur écrivain.

7 Asseyez-vous dessus.

Certains e-mails ont besoin d'un certain temps pour mijoter, surtout s'ils sont sensibles. Disons que vous devez écrire un e-mail pour signaler la conduite inappropriée d'un collègue, ou que vous devez rédiger une évaluation des performances pour quelqu'un dont les performances n'ont pas vraiment été excellentes. L'émotion peut vous faire écrire des choses que vous regretterez plus tard.

Rédigez votre e-mail dans votre traitement de texte plutôt que dans votre client de messagerie afin de ne pas être tenté de l'envoyer impulsivement avant de l'avoir examiné en profondeur. Si vous êtes capable d'attendre un peu, asseyez-vous sur cet e-mail pendant une journée avant de l'envoyer. Lorsque vous relisez votre e-mail à la lumière d'un nouveau jour, vous trouverez souvent des choses à réviser, notamment en termes de ton et de clarté.

À tout le moins, assurez-vous que la fonction d'annulation d'envoi est activée dans votre client de messagerie. (Voici comment le faire dans Gmail.) Les quelques secondes qu'il gagnera après avoir cliqué sur Envoyer vous éviteront parfois d'être possédé par une faute de frappe flagrante. Une fois, j'ai reçu un e-mail avec pour objet "Ce jouet d'apprentissage a rendu mon enfant fou de joie !"

Je suis sûr que ce n'est pas ce que l'expéditeur voulait dire.