Ces 4 conseils vous feront gagner du temps en réunion

Vous en avez assez des réunions floues et improductives ? La réunion de bureau moyenne est un instrument de torture des temps modernes, qui s'éternise pendant que tout le monde parle en rond et que votre collègue ennuyeux (oui, il y en a un dans chaque foule) détourne la réunion avec ses divagations.

Mais il n'a pas à être de cette façon. Une réunion bien gérée durera un temps supportable, alignera tout le monde et sera sur la même longueur d'onde, et développera des étapes suivantes claires pour ce que vous essayez de réaliser ensemble.

Donc, si vous êtes prêt à arrêter de perdre du temps et à commencer à utiliser vos réunions à leur plein potentiel, voici quatre conseils pour gagner du temps en réunion et maximiser votre productivité :

1 Ayez toujours un agenda

Gagnez du temps dans vos réunions et mettez tout le monde sur la même page (littéralement) en créant un ordre du jour de réunion à l'avance.

Assurez-vous que votre ordre du jour indique clairement le ou les objectifs que vous souhaitez atteindre d'ici la fin de la réunion, qu'il s'agisse de prendre une décision clé, de réfléchir à des idées ou d'organiser un plan d'action.

Envoyez l'ordre du jour à l'avance afin que les participants à la réunion aient le temps de poser des questions, de préparer le matériel et de commencer à réfléchir à des solutions.

Pendant la réunion, utilisez votre ordre du jour comme feuille de route pour maintenir la conversation sur le sujet afin que vous puissiez utiliser votre temps de manière productive et atteindre vos objectifs.

2 Nommer un modérateur

Mettez fin aux discours inutiles et décousus, aux débats inutiles et aux traînées de lapin qui volent l'élan. Demandez à un participant d'agir en tant que modérateur chargé de maintenir le groupe sur la tâche avec l'ordre du jour et de réduire les comportements improductifs.

Un bon modérateur coupera gentiment mais fermement la longue tirade de Jorge-from-Marketing et encouragera Latifa-from-Design à partager ses pensées. La voix la plus forte dans la salle n'est pas nécessairement celle qui a les meilleures idées, c'est donc important pour faire de la place aux timides et aux introvertis parmi nous qui se sentent moins confiants dans le partage.

Avoir un modérateur est utile pour guider le groupe dans le brainstorming ou pour se remettre sur la bonne voie si la conversation est au point mort. Et le meilleur de tous, un modérateur fera non seulement gagner du temps pendant la réunion, mais pourra également utiliser son pouvoir pour s'assurer que la réunion se termine à l'heure !

3 Terminez la réunion à l'heure

En ce moment, vous pensez peut-être que ce n'est pas possible. "Oh oui", dites-vous, "les réunions se termineront à l'heure - lorsque les licornes caracoleront à nouveau dans les clairières boisées !"

Ayez confiance, c'est possible.

Tout d'abord, réfléchissez de manière critique à la durée de la réunion. La norme sur de nombreux calendriers de planification est d'une heure, mais vous n'aurez peut-être besoin que de trente ou quarante-cinq minutes pour tout faire. Une réunion plus courte peut créer un sentiment d'urgence et de concentration qui encourage l'efficacité.

Essayez de commencer la réunion à l'heure. Envoyez un message de rappel trente minutes avant l'heure de départ et encouragez les gens à arriver cinq minutes plus tôt afin qu'ils puissent prendre un café et s'installer.

Indiquez clairement l'heure de fin de la réunion dans l'invitation d'origine, le rappel et au début de la réunion. Indiquez clairement que la réunion se terminera à l'heure convenue et que les conversations pourront se poursuivre par la suite via Slack ou par e-mail si nécessaire.

Configurez un compte à rebours pour que chacun puisse voir combien de temps il reste et veiller à l'utiliser efficacement. (Cela peut aussi rendre évident si quelqu'un perd du temps.)

À votre ordre du jour, réservez les cinq à dix dernières minutes pour discuter des prochaines étapes de chacun après la réunion. Assurez-vous de quitter la réunion avec des étapes d'action. Sinon, quel était l'intérêt d'entrer dans la pièce en premier lieu ? Le modérateur peut conclure la réunion de manière proactive et s'assurer que chaque personne sait de quels éléments d'action elle est responsable.

Et si la réunion se termine miraculeusement plus tôt, ne faites pas attendre les gens, laissez chacun continuer son petit bonhomme de chemin !

4 N'incluez que les personnes essentielles

Aimez-vous les réunions surpeuplées où tout le monde a une opinion et où rien ne peut être décidé ? Non, vous ne le faites pas. Personne ne le fait.

Il s'avère qu'un excellent moyen de promouvoir la productivité et l'utilisation efficace du temps est de garder vos réunions petites. Invitez uniquement les personnes qui jouent un rôle essentiel dans l'objectif de la réunion et qui ont une raison vraiment importante d'être là.

Il peut être tentant d'inviter toute personne vaguement connectée ("Bien sûr, ce serait bien que vous soyez là !"), mais s'ils ne sont pas des acteurs clés ou des décideurs, ils ne peuvent probablement pas beaucoup contribuer à la Rencontre. En fait, ils pourraient même le faire dérailler.

Gardez donc votre liste d'invités exclusive. Moins il y a de personnes dans la salle, plus chacun se sent responsable. Essayez de garder entre cinq et dix personnes pour la prise de décision et la planification, et augmentez ce nombre pour inclure des voix supplémentaires si vous avez besoin d'une séance de remue-méninges.