Comment démarrer un e-mail formel avec des exemples

Commencer un e-mail formel en anglais peut être délicat car il implique de suivre des règles et des conventions strictes. À moins que vous ne les connaissiez, décider comment démarrer un e-mail formel peut être déroutant, mais ce n'est pas nécessaire.

Cet article détaillé vous expliquera comment utiliser les salutations, salutations et lignes d'ouverture formelles correctes par e-mail. À la fin de cet article, vous saurez comment commencer à écrire un e-mail formel dans votre vie personnelle et professionnelle.

Qu'est-ce qu'un e-mail formel ?

Les e-mails formels sont ceux écrits dans le bon format. Les e-mails formels suivent une formule éprouvée que tous les lecteurs comprendront.

Un e-mail bien rédigé, professionnel et poli peut démarrer une relation fructueuse et productive. À l'inverse, un e-mail mal rédigé peut nuire aux relations, confondre et même contrarier les destinataires dans certaines circonstances.

Chaque e-mail formel doit comprendre :

• Objet
• Une salutation ou une salutation
• Corps du texte
• Approuver

Les e-mails formels sont respectueux et utilisent une terminologie polie pour s'adresser au destinataire. Ils sont rédigés dans un format simple à comprendre qui indique clairement ce que vous voulez et pourquoi.

La langue anglaise est utilisée dans le monde entier par les entreprises, mais il existe des différences culturelles dans la façon dont nous communiquons. Les e-mails formels réduisent le risque de malentendu ou de mauvaise communication.

Dans la plupart des cas, des e-mails mal rédigés ne nuiront pas à votre carrière, déclare Jeff Su dans le Harvard Business Review. En revanche, "la rédaction d'e-mails professionnels affectera la façon dont vous êtes perçu comme compétent aux yeux de vos collègues".

Dans votre vie personnelle, lorsque vous contactez une école, par exemple, vous voudrez vous assurer que vos communications sont claires, professionnelles et polies. Dans ce contexte, les e-mails formels sont essentiels.

Nous avons approfondi les détails de ce qui fait un excellent e-mail formel dans notre guide, alors vérifiez-le si vous voulez en savoir plus.

Voyons maintenant quelques-uns des principes fondamentaux de la salutation dans un e-mail formel.

La manière formelle de commencer un e-mail

Nous avons déjà expliqué comment démarrer un e-mail professionnel dans des articles précédents, mais en ce moment, nous allons approfondir les deux choses essentielles que vous devez savoir lorsque vous démarrez un e-mail formel en anglais :

1. Salutations et salutations formelles
2. Lignes d'ouverture formelles des e-mails

Nous abordons les deux parties en détail avant de les appliquer ultérieurement à une série d'exemples.

Salutations et salutations formelles par e-mail

La première chose que vous devez savoir sur la salutation dans un e-mail formel est d'utiliser la salutation correcte.

Cela peut sembler déroutant car la façon formelle appropriée de saluer dans les e-mails change, selon que vous connaissez ou non la personne à qui vous écrivez. La première règle est la suivante : si vous connaissez le nom de quelqu'un, adressez-vous directement à la personne en utilisant son nom complet.

Dans le passé, vous utilisiez ce qu'on appelle un titre honorifique - comme un M. et une Mme - avec un nom de famille. Cependant, nous devons être conscients des risques de ce que Harvard appelle le "misgendering".

À moins que nous ne connaissions avec certitude le sexe de quelqu'un (et même dans les cas où nous pensons le savoir, nous ne devrions jamais faire de suppositions), nous devrions éviter d'utiliser des termes genrés.

Au lieu de cela, utilisez le nom complet d'une personne dans la mesure du possible. C'est à la fois professionnel et respectueux.<

Prenons l'exemple d'un e-mail envoyé à quelqu'un appelé Robert Johnson.

Au lieu de dire:

• Cher Monsieur Johnson

Nous dirions:

• Cher Robert Johnson

La question de savoir quelle salutation est appropriée pour un e-mail formel se pose régulièrement. Nous avons fourni ci-dessous quelques exemples formels de salutation par e-mail qui illustrent comment saluer dans un e-mail formel. Néanmoins, nous vous exhortons également à utiliser votre jugement.

Avant d'envoyer votre e-mail, prenez le temps d'essayer d'identifier la personne à qui vous écrivez. L'utilisation du nom complet d'une personne peut établir un lien plus fort qu'une approche formelle, comme Cher Monsieur/Madame.

Nous avons couvert beaucoup de ce que vous devez savoir ici, mais pour plus d'informations sur la façon de démarrer un e-mail professionnel, lisez notre blog détaillé.

Lignes d'ouverture formelles des e-mails

Les règles sur la façon de s'adresser à un destinataire dans un e-mail formel sont relativement simples. Cependant, lorsqu'il s'agit de commencer le corps d'un e-mail formel, vous avez une plus grande liberté.

Les meilleures lignes d'ouverture formelles d'e-mails vont droit au but. Dans la plupart des cas, vous demandez quelque chose (information, participation à un événement ou paiement) ; ou répondre formellement à une demande.

Si vous connaissez quelqu'un ou si vous lui avez déjà parlé, vous pouvez entrer directement dans les détails de votre demande.

Voici quelques exemples de lignes d'ouverture de courrier électronique formelles appropriées :

• Je vous écris pour demander des informations à votre entreprise.
• Je vous contacte pour vous inviter à mon événement
• J'apprécie votre intérêt pour notre entreprise. Je joins les informations demandées.

Supposons que vous écriviez à quelqu'un avec qui vous n'avez jamais communiqué auparavant. Dans ce cas, il est poli d'expliquer qui vous êtes et pourquoi vous les contactez. Par exemple, le simple fait d'indiquer « je m'appelle XX et je vous contacte depuis YY » suffit au lecteur. Cela leur indique rapidement qui vous êtes et pourquoi vous leur envoyez un message.

Voici comment cela peut fonctionner en pratique :

• Je suis directeur marketing chez (nom de l'entreprise) et je souhaite en savoir plus sur votre entreprise.
• Je vous contacte de (nom de l'entreprise) avec quelques détails sur les nouvelles offres exclusives
• Je quitte (entreprise) le 25 septembre et j'aimerais vous inviter à un événement de départ qui se tiendra à (insérer les détails).
  

Bien sûr, vous n'êtes pas lié par ces règles. Cependant, en les suivant, vous ne confondrez pas ou ne dérangerez pas votre lecteur.

Pouvez-vous utiliser "J'espère que vous allez bien dans un e-mail formel" ? Si vous connaissez la personne, commencer un e-mail formel de cette manière n'est pas incorrect. Si vous ne connaissez pas personnellement la personne, il est peu probable que vous obteniez les résultats que vous souhaitez. Cela peut sembler trop informel et déplacé.

Notre conseil est d'aller droit au but dans votre ouverture officielle d'e-mail. Nous expliquons plus en détail comment créer les meilleures phrases d'ouverture d'e-mail dans cet article de blog détaillé.

6 exemples sur la façon de démarrer un e-mail formel

Nous avons donc divisé le processus de démarrage d'un e-mail formel en deux étapes ; maintenant, il est temps de le mettre en pratique. Nous fournissons ici six exemples de la façon de démarrer un e-mail formel. Chaque exemple est accompagné d'une brève explication de nos raisons.

Dans cette section, nous incluons quelques exemples spécifiques sur la façon de démarrer des exemples formels. Nous couvrons :

• Comment démarrer un e-mail formel sans nom
• Comment choisir un message d'accueil formel pour un destinataire inconnu
• Comment démarrer un e-mail formel à plusieurs destinataires
• Comment démarrer un e-mail formel à une école
• Comment démarrer un e-mail professionnel formel
• Comment choisir le message d'accueil formel pour une demande d'emploi

Ces modèles inclus ici sont utilisés pour illustrer comment aborder chaque tâche. Nous vous recommandons de les utiliser comme base pour développer les approches qui vous représentent le mieux, vous et votre entreprise.

Comment démarrer un e-mail formel sans nom

Nous avons écrit à quel point il est important d'essayer de trouver le nom d'une personne lorsque vous lui envoyez un e-mail, nous vous invitons donc toujours à le faire si vous le pouvez. Cependant, il y aura probablement des moments où cela sera impossible pour une raison quelconque.

Certains guides d'écriture vous encourageront toujours à utiliser "Cher Monsieur / Madame", et bien qu'un peu démodé, il est toujours possible de le faire si vous en avez besoin.

Bien que vous soyez libre de l'utiliser si vous le souhaitez, nous vous recommandons de trouver une alternative. Vous pouvez faire plus de recherche pour identifier le destinataire. Si ce n'est pas le cas, voici d'autres options :

• Cher (Titre du poste)
• Cher (Département ou équipe)

Commencer un e-mail formel en anglais est, heureusement, assez simple. Voici un exemple de la façon de démarrer un e-mail formel sans nom.

Comment choisir un message d'accueil formel pour un destinataire inconnu

Si vous avez du mal à identifier le bon message d'accueil formel pour un destinataire inconnu, vous n'êtes pas seul. Il peut être difficile de trouver la bonne approche pour lancer un e-mail formel à une personne inconnue.

D'autres guides d'écriture vous suggéreront d'utiliser « À qui de droit », mais nous pensons que ce n'est pas seulement formel ; c'est un peu trop pointilleux à notre goût. Nous vous recommandons également d'ouvrir un e-mail formel avec "Salut" ou "Hey". C'est un pas trop loin dans l'autre sens.

Alors, comment choisir un message d'accueil formel pour un destinataire inconnu ? Voici une méthode éprouvée.

Comment démarrer un e-mail formel à plusieurs destinataires

Il est évident qu'il existe différentes règles lorsque vous envoyez un e-mail à un groupe de personnes. Il y a moins de règles lorsqu'il s'agit de décider d'un e-mail de salutation formel à plusieurs destinataires. La question de savoir comment lancer un e-mail formel à plusieurs destinataires dépend de qui ils sont. Nous vous conseillons de choisir un terme collectif sûr.

S'il s'agit de collègues de travail, les lignes de salutation par e-mail formelles acceptables incluent :

• Chers collègues
• chère équipe

Si vous envoyez un e-mail à une adresse e-mail générique (telle que serviceclient@), vous pouvez utiliser :

• Chère équipe du service client

Si vous envoyez un e-mail à une entreprise, vous pouvez simplement utiliser le nom de son entreprise.

• Cher (nom de l'entreprise)

Voici un exemple infaillible de la façon de démarrer un e-mail formel à un groupe.

Comment démarrer un e-mail formel à une école

Si vous vous demandez comment envoyer un e-mail à un enseignant ou à un professeur d'université, voici comment procéder. L'important est de s'assurer que vous utilisez le titre honorifique correct ; dans ce cas, nous envoyons un e-mail à un professeur.

Consultez cet exemple pour voir comment nous avons abordé la tâche.

Comment démarrer un e-mail professionnel formel

Dans le monde des affaires, il est crucial de s'assurer que vos e-mails sont correctement formatés et respectueux de la forme. La question de savoir comment commencer une lettre commerciale formelle est souvent posée par ceux qui s'inquiètent de la façon dont ils seront perçus.

Notre exemple de modèle ci-dessous fournit un exemple que vous pouvez adapter à votre situation. Vous pouvez trouver des informations plus détaillées sur la façon de rédiger une enquête commerciale dans notre guide détaillé.

Comment choisir le message d'accueil formel pour une demande d'emploi

Lorsque vous envoyez une lettre de motivation pour un emploi, vous utilisez traditionnellement "Cher Monsieur/Madame". Pourtant, comme nous l'avons établi, cela n'est peut-être plus approprié.

Tout d'abord, vous devez essayer de savoir qui est le responsable du recrutement et utiliser son nom complet. Si vous ne trouvez pas leur nom, les alternatives suivantes sont toutes acceptables :

• Cher responsable du recrutement
• Cher recruteur
• Cher (nom de l'entreprise)

Voici un exemple de démarrage d'un e-mail formel à un recruteur.

Commencer un e-mail formel peut être un défi pour n'importe qui, mais nous espérons avoir simplifié le processus. Le point d'apprentissage clé est de comprendre comment utiliser les salutations et salutations formelles par e-mail et comment créer de solides lignes d'ouverture formelles par e-mail. Nous espérons que nous vous avons aidé sur la façon de commencer à écrire un e-mail formel. Assurez-vous de consulter notre blog avec d'autres articles sur la façon d'écrire des e-mails formels.