Comment démarrer un e-mail professionnel - Meilleures salutations pour chaque situation et salutations à éviter

Vous vous demandez comment démarrer un e-mail ? Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul. Il peut être étonnamment facile de trop penser à l'accueil professionnel de votre e-mail, surtout lorsque vous n'êtes pas très familier avec la personne à l'autre bout du fil. Avant même d'avoir abordé la raison de votre sensibilisation, vous avez déjà perdu du temps à vous distraire de savoir s'il faut dire "Hey Tom", "Bonjour M. Smith" ou "Cher Monsieur".

Au moment où vous avez pris une décision, vous avez perdu confiance en la rédaction du message lui-même et, dans l'ensemble, cela vous a vraiment ralenti. Trouver cette salutation parfaite peut vraiment vous faire perdre la tête !

Cela dit, il est encore plus surprenant de voir combien de personnes ne pensent pas assez à leurs salutations par e-mail. La façon dont vous démarrez un e-mail donne le ton à tout ce qui suit et a un impact sur la première impression si importante qu'une personne a de vous en tant que professionnel.

C'est pourquoi nous avons décrit chaque étape, scénario et circonstance auxquels vous devrez penser lorsque vous commencerez tout type de courrier électronique professionnel. Voici les meilleures façons de démarrer cette conversation professionnelle et certaines des choses les plus cruciales à éviter en le faisant.

Pour rendre cela très utile, nous énumérerons des exemples de bonnes façons de démarrer un e-mail professionnel et indiquerons ce qu'il ne faut pas faire lorsque vous saluez quelqu'un de manière professionnelle.

Pourquoi est-il important de comprendre les salutations professionnelles par e-mail ?

En théorie, commencer un e-mail devrait être la partie la plus facile de l'échange ! "Bonjour" est l'une des premières choses que nous apprenons dans notre langue maternelle. Pourtant, si souvent, lorsque nous saluons quelqu'un dans un contexte professionnel, nous nous trompons *vraiment*. Nous disons bonjour à tout le monde et à tout - les chauffeurs de bus, les gens dans l'ascenseur, un chien mignon - alors que manque-t-il une fois que nous sommes assis derrière un écran d'ordinateur ?

La réponse est de comprendre les contextes de travail. Il est essentiel de naviguer correctement sur le message d'accueil à utiliser, quand, où et avec qui - personne ne veut donner le mauvais ton avant même d'arriver au message principal. Naturellement, vous voulez faire une bonne première impression. Se tromper peut vous coûter cher à la personne qui respecte, répond ou même lit votre e-mail. Par exemple, lorsque les équipes RH examinent une montagne de candidatures, cette toute première phrase peut sérieusement nuire à vos chances d'obtenir un entretien si vous ne semblez pas suffisamment capable de dire "bonjour".

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous saluez quelqu'un de manière professionnelle. ‍

Quel ton devez-vous donner ?

‍ La communication en personne nous permet d'observer des signaux sonores, visuels et physiques que la communication écrite ne permet pas. Pensez à l'environnement et au sentiment comme si vous fournissiez les informations de votre e-mail en personne, puis supprimez ces indices. Le ton de votre e-mail est la façon dont le caractère de votre entreprise ressort de vos mots, illustrant votre point de vue émotionnel sans ces autres indices utiles. ‍

Comment voulez-vous être perçu ? ‍

Comme mentionné, la vie est généralement plus facile lorsque nous faisons une bonne première impression. Ainsi, en commençant votre correspondance de manière appropriée, vous démontrez votre aisance professionnelle, votre expertise et votre compétence en quelques mots seulement. Ça sonne bien, non ?

Une étude de la revue Social Psychological and Personality Science donne une comparaison avec la communication en personne "Les premières impressions sont fortement influencées par les expressions émotionnelles telles que les sourires. Lors d'un contact en face à face, les individus souriants sont perçus comme plus chaleureux et plus compétents que les personnes non souriantes.

Gardez cela à l'esprit lorsque vous plongez dans le monde des communications en milieu de travail, et cela vous permettra de rester droit et étroit lors du choix de la salutation par e-mail parfaite. ‍

Cette personne continuera-t-elle à lire vos e-mails ?

Il existe de nombreuses recherches sur la probabilité générale qu'un e-mail reçoive une réponse dans les correspondances quotidiennes. Ce sont souvent les choses simples qui tiennent la distance, comme les bonnes manières - "Les e-mails les plus polis obtiennent des taux de réponse plus élevés", déclare Mai-Chi Vu, concepteur de produits Boomerang.

À une époque où les humains ont une durée d'attention plus courte que jamais, les niveaux de politesse vont vraiment très loin. Des considérations de base comme épeler correctement le nom de quelqu'un, refléter la salutation qu'il a utilisée, reconnaître le ton de l'interaction dans votre réponse contribuent grandement à vous assurer de ne pas offenser ou aliéner le destinataire.

En réfléchissant à la façon dont vous commencez votre correspondance, vous évitez de partir du mauvais pied, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite d'être carrément ignoré. ‍

Alors vous demandez, comment démarrer un e-mail? Passons en revue quelques scénarios et exemples dont vous devez être conscient.

Salutations formelles par e-mail pour les e-mails professionnels

Tout d'abord, nous pouvons diviser le domaine des communications professionnelles en un spectre "ce qui est plus formel et ce qui est plus convivial". Comme souligné dans comment mettre fin à un e-mail de manière professionnelle, la plupart des e-mails professionnels existent à mi-chemin entre le formel et le décontracté. Par conséquent, il est important de faire une pause et de revoir ce que vous avez écrit avant d'appuyer sur "Envoyer". Voici nos meilleurs choix.

1. Bonjour <Nom>

C'est aussi simple que ça. En cas de doute, restez direct et amical, et vous ne pourrez littéralement pas vous tromper.

2. Bonjour <Nom>

Oui, encore une fois, ne réfléchissez pas trop à cela. Les sondages montrent que simple et poli sans aller trop loin est toujours gagnant.

3. Cher <Nom>

Cela peut sembler un peu anormal. Cependant, il existe certainement encore des scénarios dans lesquels cette salutation professionnelle est la plus appropriée. Surtout quand on s'adresse à une institution plus démodée ou à un représentant traditionnel comme un fonctionnaire du gouvernement. Cela peut également être une bonne idée lorsque vous postulez à un emploi si vous connaissez le nom de la personne. En règle générale, lorsque vous contactez quelqu'un pour la première fois, utilisez Dear Ms./Mrs./Mr. <Nom de famille> - si vous utilisez le prénom, n'hésitez pas à l'utiliser.

Façons conviviales de commencer un e-mail professionnel

Il existe de nombreux cas où votre contexte de messagerie n'est pas si formel ou où une touche amicale est appropriée. Peut-être s'agit-il d'un courrier interne à des collègues ou à un client de longue date. Vous pouvez à la fois vous détendre un peu et garder les choses agréables et compétentes. C'est parfois un juste équilibre. Bien que de nombreux lieux de travail aient tendance à être plus décontractés de nos jours, gardez vos principes de base de politesse, d'amitié et de professionnalisme à l'avant-plan.

1. Bonjour <Nom>

Vous nous avez entendu quand nous avons dit que cette option est toujours gagnante, n'est-ce pas ? Génial. Une fois que vous êtes en bons termes avec le destinataire, vous n'avez pas à trop réfléchir à la salutation - vous pouvez aller droit au but de l'e-mail tout en conservant une attitude amicale et professionnelle.

2. Bonjour

Lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire ou son orthographe, c'est le moyen le plus sûr d'adresser un e-mail professionnel sans paraître trop formel ou indirect.

3. Bonjour/après-midi/soir

Cela peut ajouter une touche amicale, décontractée, mais toujours polie à votre salutation par e-mail. C'est certainement pour une utilisation occasionnelle plutôt que régulière, cependant. Inutile de dire que si différents fuseaux horaires sont en jeu, vous devez utiliser cette salutation à bon escient.

4. Salut <nom>

Soyez prudent avec celui-ci. Il y a des arguments pour et contre "Hey", mais les commentaires montrent que cela ne devrait vraiment être utilisé que si vous avez un rapport avec, par exemple, des amis ou des collègues proches.

Lorsque vous répondez à quelqu'un, vous pouvez refléter le ton de votre destinataire et choisir d'ouvrir votre e-mail avec un message d'accueil similaire ou une alternative qui correspond au niveau de formalité et de familiarité - le principe s'applique également au choix de la bonne signature d'e-mail.

Salutations par e-mail à éviter au travail

1. À qui cela peut concerner

De nombreuses sources disent de ne pas utiliser celui-ci. Dans une enquête menée auprès de près de 2 000 personnes, 37 % des personnes interrogées ont trouvé cette salutation comme la *pire* façon de démarrer un e-mail professionnel. Il a été décrit comme ennuyeux, vague, inapproprié, daté, et la liste est longue. Il a, de loin, la place n ° 1 sur la façon de ne pas démarrer un e-mail. Convaincu? Nous sommes.

2. Hé

Il est généralement préférable d'éviter cela si vous ne savez pas comment, où et quand utiliser "Hey". Comme mentionné ci-dessus, il y a un moment et un lieu pour cela, mais cela ne vaut tout simplement pas le risque de paraître trop informel.

3. Salutations

Les meilleures pratiques suggèrent que cela est obsolète. Il existe désormais des moyens plus appropriés de s'adresser à un groupe de destinataires inconnus, comme les favoris "Salut à tous" ou "Salut à tous". Ce n'est pas le plus gros faux pas, mais essayez de vous en tenir aux gagnants validés.

4. Bonne <journée> !

Cela divise un peu les masses. Dans l'ensemble, connaître votre public est essentiel ici. Alors que de nombreux rapports indiquent que cela semble immature et non professionnel, peut-être en interne, la culture de votre entreprise adopte ce style de salutation.

5. Pas de salutation

Un gros non-non. Vous pourriez bien être le destinataire d'un e-mail de non-salutation, mais la plupart du temps, cela frotte les gens dans le mauvais sens, c'est donc un comportement à ne pas refléter.

6. Smiley ou emoji

C'est une question délicate pour beaucoup, car les smileys et les émoticônes sont largement utilisés dans des canaux de communication beaucoup plus visuels pour s'exprimer en dehors de l'écrit. Malheureusement, il n'est toujours pas universellement considéré comme suffisamment professionnel pour être utilisé sur le lieu de travail, il est donc préférable de les laisser en dehors de vos e-mails dans tous les contextes... :(

7. Nom mal orthographié

C'est tellement évitable, alors faites attention lorsque vous écrivez votre message d'accueil. Vérifiez cela avant d'appuyer sur envoyer, et vous serez en clair. Si vous n'êtes vraiment pas sûr de l'orthographe, un petit copier-coller de leur signature ou de leur adresse e-mail devrait vraiment vous rassurer.

Comment aborder facilement différents scénarios

Les salutations par e-mail professionnelles sont un espace qui couvre un large éventail de contextes et de scénarios. Voici quelques exemples de situations supplémentaires pour vous assurer que vous vous sentez vraiment en confiance dans toutes vos communications par e-mail.

Décidez à qui vous envoyez un e-mail

Connaissez-vous cette personne? Est-ce la première fois que vous correspondez ? Sont-ils externes ou internes à votre entreprise ? Gardez tout cela à l'esprit lorsque vous choisissez le message d'accueil parfait. Ensuite, vous pouvez décider s'il s'agit plutôt d'une interaction professionnelle formelle ou amicale.

Notre article de blog sur la rédaction d'un e-mail froid est un excellent guide étape par étape sur ce type de sensibilisation.

Est-ce une suite ?

Essayez-vous d'obtenir une réponse ou de rechercher une réponse sur quelque chose d'important ? Consultez nos conseils sur les e-mails de suivi des ventes qui vous aideront à trouver le moyen idéal de générer cette réponse indispensable tout en restant agréable, poli et professionnel. Si vous n'êtes pas habitué à suivre vos e-mails, nous avons également créé un guide complet sur la façon d'écrire un e-mail de suivi après une absence de réponse.

Présentations

Celui-ci devient plus facile avec la pratique, mais il est certainement difficile de se sentir en confiance. Trouvez un style lisse qui vous semble naturel tout en cochant toutes les cases que nous avons décrites ici. Trouver le temps de lire cet article sur Comment présenter deux personnes par e-mail devrait être une évidence.

Salutations de groupe

Bonnes nouvelles! Tous les conseils ci-dessus peuvent être appliqués lorsque vous vous adressez à plusieurs destinataires. Les mêmes principes, mais sans inclure les noms individuels. Travaillez avec "Salut à tous", "Bonjour à tous" ou "Salut à tous", etc.

S'il s'agit d'une situation où il y a 2 ou 3 personnes sur le fil, vous pouvez certainement les aborder par leur nom avec "Salut Nom 1, Nom 2, Nom 3", mais nous ne recommandons généralement pas de continuer cela au-dessus de 3 personnes.

Conclusion

Dans un rapport de 2020, 73% des personnes ont déclaré que le courrier électronique est leur méthode de communication préférée au travail. Aussi évolués que soient devenus les êtres humains dans l'interaction et la communication, il y a sans aucun doute encore beaucoup de respect à accorder au monde du courrier électronique ! Ce qui est formidable, c'est que vous avez fait le premier pas vers cela en lisant les salutations par e-mail professionnelles dans cet article de blog.

Rappelons-nous les principaux points à retenir.

1. Ne sous-estimez pas l'importance des premières impressions.

Clouer cela facilite tout ce qui vient ensuite.

2. En cas de doute, penchez-vous vers l'extrémité formelle du spectre.

La politesse s'est avérée un classique pour une raison. Tant que vous n'entrez pas dans le territoire de la grandeur, il s'agit d'une mesure de sécurité pour vos e-mails professionnels.

3. Lisez la pièce

Tenez compte de ce que vous avez appris dans cet article de blog et assurez-vous de connaître votre public. Les communications de vos destinataires sont toujours un indicateur utile, alors n'hésitez pas à reproduire leur ton de voix.

Et voila! Vous devriez maintenant vous sentir en toute confiance pour démarrer un e-mail professionnel et conquérir toutes vos correspondances professionnelles. Pour continuer cette série de perfectionnement, pourquoi ne pas apprendre à terminer un e-mail de manière professionnelle ?