6 façons de démarrer un e-mail et 6 à éviter

Les boîtes de réception sont inondées d'e-mails entrants et sortants tout au long de la journée. Selon Campaign Monitor, une plateforme de marketing par e-mail, une personne moyenne envoie et reçoit 121 e-mails professionnels et grand public par jour . Cependant, tous ces messages ne sont pas lus, ou sont lus du début à la fin.

Pour capter l'attention de votre destinataire , vous devrez rédiger une salutation et une phrase d'ouverture utiles. Voici plus sur la façon de démarrer un e-mail de manière professionnelle et efficace.

Pourquoi les présentations engageantes par e-mail sont importantes

Une bonne introduction par e-mail encourage votre lecteur à continuer à analyser le corps de votre message. Les meilleurs e-mails ont une salutation engageante et une phrase d'ouverture qui sécurise l'intérêt et l'adhésion du destinataire. Idéalement, une introduction captivante conduit finalement les lecteurs à passer à l'action.

Une phrase d'ouverture d'e-mail réfléchie est utile lorsque vous demandez aux destinataires de :

• Cliquez sur un lien
• Répondre à une question
• Participer à une enquête
• Apporter une clarté supplémentaire
• Examiner un document ou d'autres informations
• Fournir un soutien lié aux affaires
• RSVP

Une ouverture convaincante donne le ton du message. Cela peut également inciter les destinataires à passer plus de temps avec le message et aider votre e-mail à éviter la redoutable « poubelle ».

6 façons efficaces de commencer un e-mail

Vous trouverez ci-dessous une liste de salutations par e-mail et de phrases d'ouverture qui gardent les destinataires et leur temps à l'esprit.

Salutations appropriées

1 Cher [Nom]

Cette salutation par e-mail est une salutation appropriée pour la correspondance formelle par e-mail. Il est généralement utilisé dans les lettres d'accompagnement, les lettres commerciales officielles et d'autres communications lorsque vous souhaitez exprimer le respect pour le destinataire.

Bien que des titres honorifiques comme "M." et « Mme ». une fois acceptés, ils risquent de se tromper ou de supposer à tort l'état civil du lecteur. Utilisez plutôt "Cher Sam" ou "Cher Sam Barney".

2 Salut ou bonjour

En ce qui concerne les salutations par e-mail, un "Salut" informel suivi d'une virgule est parfaitement acceptable dans la plupart des messages liés au travail. Si un ton légèrement plus formel est préféré, pensez à la salutation "Bonjour".

Bien que cela soit considéré comme une salutation informelle, il transmet également un ton franc et amical.

3 Salut tout le monde, Salut l'équipe ou Salut l'équipe [nom du service]

Lorsque vous écrivez un message électronique à deux personnes ou plus, vous avez quelques options. "Salut tout le monde", "Salut l'équipe" ou "Salut l'équipe [nom du service]" sont des façons informelles mais professionnelles de saluer un groupe de personnes.

Ils évitent également les adresses sexospécifiques à un groupe, telles que "Salut les gars", "Salut mesdames" ou "Messieurs", qui pourraient ne pas décrire avec précision les destinataires.

Phrases d'ouverture d'e-mail engageantes

4 J'espère que ta semaine se passe bien ou j'espère que tu as passé un bon week-end

Ce sont des phrases d'ouverture d'e-mail efficaces car elles reconnaissent d'abord votre lecteur et aident à établir des relations avec un collègue que vous connaissez déjà ou avec qui vous souhaitez développer une relation de travail amicale.

5 Je m'adresse à . . .

Commencer un e-mail par "Je vous contacte à propos de . . . » est poli et direct et clarifie le but de l'e-mail. Avec des centaines de correspondances par e-mail transmises en un seul jour ouvrable, cette approche montre que vous êtes consciencieux quant au temps du destinataire en allant droit au but.

Indiquer votre intention évite également les malentendus ou la confusion sur ce dont vous avez besoin de la part du lecteur.

6 Merci pour . . .

Exprimer sa gratitude est une autre façon de donner la priorité au lecteur. Si l'e-mail que vous écrivez est une réponse à un e-mail ou à une action du destinataire, le fait de reconnaître qu'au départ renforce la camaraderie sur le lieu de travail.

6 façons de ne pas commencer un e-mail

Les salutations et les phrases d'ouverture ci-dessous ont un ton raide et, dans certains cas, suggèrent une approche négligente. Si votre objectif est de donner l'impression d'être authentique et réfléchi, il est préférable d'éviter ces phrases.

Salutations à éviter

1 À qui de droit

Bien que "À qui de droit" semble être une salutation professionnelle, c'est impersonnel et galvaudé. Cela suggère que vous ne vous souciez pas de confirmer qui est votre destinataire ou si votre message le concerne.

Cela s'applique également au message d'accueil par e-mail, "Cher Monsieur ou Madame". Dans ce cas, la salutation binaire de genre est datée et pourrait être considérée comme non inclusive.

2 Salut [nom mal orthographié]

Lorsque vous utilisez le nom du destinataire dans une salutation par e-mail, confirmez que vous avez utilisé l'orthographe correcte. Les fautes de frappe se produisent, mais une mauvaise orthographe du nom d'une personne envoie un signal d'alarme indiquant que vous n'avez pas écrit votre message avec soin ou attention aux détails.

3 Cher [ENTREZ LE NOM ICI]

Il faut éviter de mal orthographier le nom d'un destinataire dans un message d'accueil par e-mail, tout comme un autre faux pas de salutation : oublier complètement d'entrer son nom dans un modèle pré-écrit.

Utiliser un modèle d'e-mail sans aucune personnalisation dans l'espoir de captiver votre lecteur sera probablement inefficace. Si vous devez utiliser un modèle de message pour plus d'efficacité, vérifiez toujours que vous avez modifié tous les espaces réservés dans la salutation avec le nom correctement orthographié du destinataire.

Ouverture de phrases à éviter

4 Pouvez-vous me faire une faveur?

Lorsque vous ne connaissez pas le destinataire et que vous lui envoyez un e-mail pour la première fois, une phrase d'ouverture du type "Pouvez-vous me rendre un service ?" peut sembler brusque et a un ton égoïste.

Au lieu de cela, envisagez une phrase d'ouverture d'e-mail qui explique de manière concise le problème que vous espérez résoudre avec leur aide, comme "Je vous contacte à propos de . . . ”

5 Je sais que vous êtes occupé, mais . . .

Cette introduction par e-mail, au mieux, suppose que le temps du lecteur est précieux. Au pire, cela suggère que vous êtes conscient de ce fait, mais vous méritez néanmoins leur attention.

Quelle que soit votre relation avec le lecteur, évitez cette phrase d'introduction et expliquez plutôt brièvement pourquoi vous lui envoyez un message.

6 Je me présente

Cet ouvre-mail est généralement utilisé lors de l'envoi d'un courrier électronique à un destinataire pour la première fois. Commencer un e-mail par "Laissez-moi me présenter", c'est comme raconter votre propre introduction. Diriez-vous cela à haute voix à quelqu'un ? Cela semble déclaratif, mais cela fait finalement perdre du temps. Au lieu de cela, allez droit au but.

Conseils supplémentaires pour une introduction par e-mail engageante

• Connaissez votre public. La salutation par e-mail et la phrase d'ouverture de votre message doivent refléter la relation que vous entretenez avec le public. Déterminez si vous écrivez pour un client, un dirigeant de la suite C, une connaissance professionnelle ou un collègue proche.
• Clarifiez votre objectif. Lorsque le but de votre e-mail n'est pas clair, cela peut laisser le lecteur confus ou frustré. Pour éviter de manquer ce facteur critique, essayez d'incorporer le but de votre e-mail dans la phrase d'ouverture.
• Utilisez un outil en ligne. Il peut être difficile de trouver le bon ton pour votre public et l'action que vous voulez qu'il fasse. Le détecteur de tonalité de Grammarly peut vous aider à repérer les zones qui n'atteignent pas la tonalité souhaitée.