Comment rédiger un e-mail professionnel avec 10 exemples d'e-mails professionnels

Vous vous demandez comment rédiger un e-mail professionnel ? Eh bien, vous êtes au bon endroit. À la fin de ce blog, vous saurez comment envoyer un e-mail professionnel dans n'importe quelle situation et vous aurez amélioré vos compétences générales en communication professionnelle.

Nos exemples d'e-mails professionnels vous montreront comment démarrer et terminer un e-mail professionnel, envoyer votre message au format d'e-mail professionnel et obtenir ce que vous voulez en fin de compte : une réponse à votre e-mail. Les différents exemples de rédaction de courriers électroniques professionnels que nous couvrons vous apprendront des phrases de courrier électronique professionnel et d'autres conseils de communication professionnelle vous aideront à gérer n'importe quelle situation conformément à l'étiquette du courrier électronique. Les différents exemples d'e-mails professionnels que nous décomposons illustreront comment présenter votre entreprise dans un e-mail, comment s'excuser, comment dire merci, comment dire "je suis désolé" et comment dire non poliment dans une entreprise. e-mail, ainsi que la rédaction d'un e-mail professionnel avec pièces jointes.

Enfin, nous vous présenterons les modèles d'e-mails professionnels de Flowrite qui vous aideront à optimiser vos e-mails et messages professionnels. Prêt à commencer?

Qu'est-ce qu'une messagerie professionnelle ?

La messagerie professionnelle est un outil de communication essentiel avec les employés et les organisations externes, y compris les clients, les abonnés et les parties prenantes. En plus de partager des informations et des mises à jour, les e-mails professionnels peuvent être utilisés pour commercialiser des produits, gérer les réclamations, assister les clients et engager les fournisseurs. En termes simples, un e-mail professionnel est la pierre angulaire de toute entreprise moderne. Les e-mails professionnels sont généralement courts, polis et écrits avec un objectif clair. Cependant, les e-mails professionnels n'ont pas besoin d'être ennuyeux. S'il est rédigé correctement, un e-mail professionnel efficace peut informer, engager et inspirer n'importe quel lecteur.

Comment rédiger un e-mail professionnel

Le câblage d'un bon e-mail professionnel implique un peu de processus et un peu de psychologie. Tout d'abord, vous devrez comprendre comment formater un e-mail professionnel, y compris une bonne ligne d'objet, une salutation appropriée, un corps de texte et une fin. Mais plus que cela, vous devez aller au-delà de la fourniture d'informations et de la fourniture d'un peu d'inspiration.

Chaque e-mail est une interruption, disent les chercheurs. Vous demandez à quelqu'un de lire votre e-mail, il doit donc avoir de la valeur. Votre e-mail doit avoir un but et l'énoncer clairement et rapidement. Ne perdez pas de temps ou de mots pour arriver à votre point de vue, expliquez clairement pourquoi vous envoyez des messages et ce que vous voulez, déclare Jeff Su dans le Harvard Business Review.

Nous recevons tous des centaines d'e-mails par jour, vous devez donc travailler dur pour éviter ce que les universitaires décrivent comme "des réalisations standardisées, vagues et impersonnelles de mouvements interpersonnels". Notre traduction : personnalisez vos e-mails et gardez-les intéressants, ou risquez de perdre l'attention des lecteurs.

Format de courrier électronique professionnel

Les bases de la rédaction d'un format de courrier électronique professionnel devraient être familières à tous les internautes. Le format de courrier électronique professionnel formel typique comporte cinq parties principales, notamment :

1. Objet
2. Salutations formelles
3. Corps du texte
4. Phrase de clôture
5. Signature
   

Comprendre le format d'écriture des e-mails professionnels vous permet d'esquisser, de structurer rapidement et d'écrire un e-mail professionnel à partir de zéro en quelques minutes.

Nous avons couvert les parties essentielles des salutations et des terminaisons professionnelles des e-mails dans d'autres articles, nous serons donc brefs ici. Au lieu de cela, nous allons approfondir le contenu, notamment en fournissant 10 exemples d'e-mails professionnels qui attirent l'attention et exigent une action.

Messages d'accueil par e-mail professionnel

Il n'y a pas de magie dans la façon de démarrer un e-mail professionnel ; vous utilisez un e-mail de salutation formel et une phrase d'ouverture d'e-mail appropriée. Le cœur de votre message dépend de qui vous contactez, de ce que vous voulez et pourquoi, mais les bases pour démarrer un bon e-mail professionnel sont assez standard.

Beaucoup de gens veulent savoir comment démarrer une conversation par e-mail professionnelle avec quelqu'un qu'ils n'ont jamais rencontré. Si vous connaissez le nom de la personne, il est poli de commencer par :

• Cher (nom de la personne)
  

Utilisez leur nom complet et évitez un titre (tel que M. ou Mme), car ceux-ci sont obsolètes et pourraient offenser.

Supposons que vous ayez du mal à décider comment vous adresser à quelqu'un dans un e-mail professionnel. Dans ce cas, nous suggérons d'être formel plutôt qu'informel. Ainsi, bien que vous soyez d'accord pour utiliser n'importe quelle ouverture que vous choisissez dans un e-mail personnel, si vous vous demandez si vous pouvez utiliser "Salut" dans des lettres ou des e-mails commerciaux, nous vous le déconseillons.

À moins que vous ne connaissiez la personne, des salutations trop informelles telles que "Hey" pourraient sembler informelles et non professionnelles, ce qui pourrait déclencher votre relation sur une mauvaise note.

Comment démarrer une messagerie professionnelle

La première phrase doit expliquer qui vous êtes, d'où vous venez et ce que vous voulez. Bien sûr, il peut être difficile d'intégrer tout cela, mais voici un exemple de la façon de démarrer un e-mail professionnel.

La décision sur la façon dont vous démarrez un e-mail professionnel dépend entièrement de ce que vous essayez de dire. Pourtant, l'approche ci-dessus est un classique éprouvé.

Pour plus d'exemples sur la façon de démarrer un e-mail, consultez nos exemples d'e-mails professionnels dans cet article.

Comment mettre fin à un e-mail professionnel

Comme nous l'avons expliqué, chaque e-mail professionnel doit avoir un but et un objectif, alors soyez clair sur ce que vous attendez du lecteur. Utilisons donc l'exemple ci-dessus pour illustrer comment cela peut fonctionner dans un contexte formel.

S'il existe déjà une relation entre les deux participants, il n'y a pas de problème à être moins formel. Voici donc comment cela peut fonctionner.

Comme vous pouvez le voir, cet exemple maintient le professionnalisme sans être trop rigide. Par exemple, choisir la bonne ligne de fermeture d'e-mail peut faire une différence significative dans le ton de l'e-mail.

Comment terminer un e-mail professionnel

La façon formelle de mettre fin à un e-mail professionnel consiste à utiliser l'une des deux options. Voici ce qu'ils sont et quand vous les utiliseriez.

• Cordialement - il s'agit d'une approbation formelle si vous adressez l'e-mail à une personne et que vous connaissez son nom
• Cordialement - une signature officielle de l'e-mail professionnel si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous envoyez un e-mail
  

Il existe d'autres fermetures d'e-mails professionnels, moins formelles mais de plus en plus populaires :

• Sincères amitiés
• Cordialement
• Meilleur
• Merci
• J'ai hâte d'entendre
  

Lorsque vous décidez comment signer un e-mail professionnel, réfléchissez à votre connaissance du lecteur et à votre degré de formalité. Si vous avez déjà envoyé un e-mail à quelqu'un et que vous avez une relation, n'hésitez pas à être un peu moins formel. D'un autre côté, respectez les signatures d'e-mail éprouvées s'il s'agit du premier message que vous envoyez.

Exemples de rédaction d'e-mails professionnels

Voici quelques expressions courantes qui peuvent vous aider à rédiger de meilleurs e-mails professionnels et quelques conseils sur leur utilisation.

Apprendre à:

• Présentez-vous dans un e-mail
• Dis pardon
• Dis merci
• Dire poliment non
• Dis que tu es occupé
• Décrivez les pièces jointes que vous incluez

Comment présenter votre entreprise dans un e-mail

Lorsque vous vous présentez dans un e-mail, indiquez votre nom, votre fonction et votre entreprise. N'essayez pas d'être intelligent ou drôle; s'en tenir aux informations de base que tout lecteur pourrait vouloir connaître.

• Je m'appelle Lawrence Jones et je suis le directeur marketing de (insérez le nom de l'entreprise)

Comment dire désolé dans un e-mail professionnel

S'excuser dans un e-mail professionnel peut être difficile, mais il vaut mieux le faire rapidement et proprement, comme arracher un pansement. Alors ne tournez pas autour du pot et ne brouillez pas le message; dis juste désolé.

• Je tiens à m'excuser pour vos expériences récentes avec notre société.

Comment dire merci dans un e-mail professionnel

Lorsque vous dites merci dans un e-mail, soyez bref mais précis. Ne vous contentez pas de dire merci; expliquez pourquoi vous remerciez la personne et l'impact qu'elle a eu. Si vous dites merci pour quelque chose qu'ils ont fait,

• Je tiens à vous remercier pour votre travail incroyable sur le projet récent. Votre travail nous a permis d'économiser beaucoup de temps et d'argent.

Comment dire non poliment dans un e-mail professionnel

Apprendre à dire non poliment est une compétence de base en communication d'entreprise qui peut être un défi. Nous sommes conditionnés à ne pas vouloir décevoir les gens, mais rappelez-vous qu'il ne s'agit pas de vous personnellement, mais d'affaires. Un non poli mais ferme peut améliorer la façon dont vous êtes perçu. Il est tentant de s'excuser ou de nuancer votre réponse, mais ne le faites pas. Tenez-vous en aux faits et ne perdez pas de vue.

• Je suis désolé de dire que nous ne pourrons pas répondre à votre demande pour le moment.

Comment dire que je suis occupé par e-mail

Le travail peut être suffisamment stressant sans avoir à expliquer pourquoi vous êtes occupé. Ne vous excusez pas, mais soyez clair sur le fait que vous n'avez pas le temps. Au lieu de cela, gérez les attentes et terminez positivement en expliquant quand vous pouvez aider.

• Je ne suis pas actuellement en mesure de vous soutenir dans ce projet car je suis engagé dans d'autres travaux. Cependant, j'aurai une certaine capacité à travailler avec vous la semaine prochaine.
  

Comment rédiger un e-mail professionnel avec des pièces jointes

Faites savoir à votre lecteur qu'il y a une pièce jointe, ce qu'elle contient et pourquoi elle est essentielle. Par exemple, si le fichier est volumineux ou dans un format spécifique qui peut les obliger à accéder à une application, faites-le-leur savoir.

• Veuillez trouver ci-joint une copie du rapport que vous avez demandé. Le fichier PDF fait 10 Mo, soyez donc conscient de cela avant de le partager. Vous pouvez avoir besoin d'un logiciel de visualisation pour faire des commentaires à ce sujet.

10 exemples de rédaction d'e-mails professionnels

La meilleure façon d'expliquer les concepts que nous décrivons est de les mettre en pratique. Voici 10 exemples d'e-mails professionnels efficaces. Nous avons abordé la plupart des principales raisons pour lesquelles vous devrez envoyer un message à quelqu'un dans ces modèles d'e-mails de correspondance commerciale. Utilisez ces modèles à titre d'information, mais assurez-vous de les modifier et de les adapter à votre situation particulière.

Comment écrire un email à une entreprise

Si vous trouvez difficile d'écrire un e-mail professionnel à une entreprise avec laquelle vous n'avez jamais travaillé auparavant, ne vous inquiétez pas - c'est l'un des e-mails les plus exigeants à écrire. Il est tentant d'en inclure trop, mais vous êtes au sommet de l'entonnoir, alors concentrez-vous sur les bases et soyez bref. Dans notre premier exemple d'entreprise, nous décrivons comment écrire un courrier à une entreprise totalement froide.

Exemple de réponse par e-mail professionnel

Dans cet exemple, nous examinons comment répondre à un e-mail de proposition commerciale qu'une entreprise vous a envoyé. Avant d'écrire, réfléchissez à ce que vous voulez faire avec les informations qu'ils ont fournies. Soyez clair si vous êtes intéressé ou pas intéressé. Cela vous fera gagner du temps (et évitera de futurs e-mails indésirables).

Exemple d'e-mail au client pour les nouvelles affaires

L'envoi d'un e-mail froid à un client potentiel complètement froid peut créer de nouvelles connexions et générer de nouvelles affaires. Il n'y a pas de règles établies sur la façon d'écrire un e-mail professionnel à un client potentiel, mais vous devez montrer que vous avez fait des recherches sur ce qu'il fait et que vous comprenez qui il est. Avant d'utiliser cet exemple d'e-mail à des clients professionnels, effectuez des recherches et modifiez-le.

Exemple d'e-mail de coopération commerciale

Une collaboration commerciale est un partenariat qui vous profite à tous les deux, alors abordez chaque e-mail de manière positive et avec un but. Dans cet exemple de rédaction d'un e-mail de demande de partenariat commercial, nous nous concentrons sur les avantages de la collaboration. Cet exemple d'e-mail de collaboration commerciale convient également à ceux qui se demandent comment écrire un e-mail à un partenaire commercial potentiel.

Comment envoyer un e-mail de proposition commerciale

Une proposition commerciale est plus qu'une demande de partenariat mais un document formel détaillant les termes et conditions de votre relation. Lorsque vous décidez comment démarrer un e-mail de proposition commerciale, comprenez que plusieurs personnes verront cet e-mail, alors soyez formel.

Comment rédiger un e-mail de présentation d'entreprise

Avoir les compétences nécessaires pour présenter votre entreprise à un autre peut vous aider à gagner des clients, à former des partenariats et à sécuriser des projets rentables. Laissez la vente pour plus tard et commencez par une réunion. Cet exemple de rédaction d'un e-mail de demande de réunion d'affaires peut être modifié, couvrant la rédaction d'un e-mail d'invitation professionnelle.

Comment rédiger un e-mail de demande commerciale

Une demande commerciale est un message formel et non sollicité demandant des informations. Encore une fois, dépouillez-vous, soyez clair et concentrez-vous sur ce que vous voulez. Le destinataire doit savoir exactement ce que vous demandez, pourquoi et quand il doit répondre. Voir notre exemple de rédaction d'un e-mail de demande commerciale ici.

Comment rédiger un e-mail professionnel pour demander quelque chose

Cela dépend de ce que vous voulez, mais un e-mail de demande commerciale demandant quelque chose doit inclure ce que vous voulez quand vous le voulez et pourquoi. Voici un exemple de la façon d'écrire un e-mail professionnel demandant quelque chose.

Comment rédiger un e-mail froid pour les entreprises

Si vous vous demandez, quand est-il acceptable d'envoyer des e-mails à des inconnus au sujet de votre entreprise ? La réponse est à tout moment, tant que la raison pour laquelle vous les contactez est pertinente. Dans tout e-mail froid, concentrez-vous sur la valeur que vous pouvez offrir, pas sur ce que vous voulez. Vous pouvez voir comment cela fonctionne dans cet exemple de rédaction d'un e-mail froid pour les entreprises.

Comment rédiger un e-mail de suivi commercial

Un e-mail rapide et poli après une réunion d'affaires est une courtoisie professionnelle que vous ne pouvez pas oublier de remplir. Dans cet exemple sur la façon d'écrire un e-mail de suivi à un client après une réunion d'affaires, nous gardons les détails au minimum et nous nous concentrons sur l'organisation d'un suivi.

Modèles d'e-mails professionnels par Flowrite

Flowrite est un outil d'écriture IA qui transforme vos instructions en e-mails et messages prêts à envoyer en quelques secondes. Il s'occupe de la structure de l'e-mail, des majuscules, de la grammaire, de l'orthographe, de la ponctuation - vous l'appelez. Essentiellement, vous pouvez vous concentrer sur vos pensées et vos idées, et Flowrite leur donnera des ailes. Nous osons dire que c'est le moyen le plus rapide de commencer à écrire de meilleurs e-mails. Notre collection de modèles d'IA comprend des dizaines de modèles d'e-mails professionnels qui vous aideront dans tous les aspects abordés dans cet article de blog. Pour comprendre à quel point l'envoi d'e-mails professionnels est simple et rapide avec notre outil, consultez l'exemple ci-dessous.

Comment améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails professionnels

Nous espérons que ce guide vous a aidé à comprendre comment rédiger des e-mails professionnels. Vous l'avez trouvé utile, nous vous suggérons de le mettre en signet afin que vous puissiez revoir nos exemples d'e-mails professionnels et choisir les meilleurs formats, phrases et modèles d'e-mails professionnels et trouver comment démarrer et terminer un e-mail professionnel de la bonne manière. Si vous souhaitez améliorer encore vos compétences en rédaction d'e-mails professionnels, essayer Flowrite peut être l'un des moyens les plus efficaces de le faire. En plus d'être plus productif en transformant les instructions en e-mails prêts à envoyer à l'aide de nos modèles d'e-mails professionnels, vous pouvez réellement apprendre de notre assistant de rédaction IA. Comme l'a dit l'un de nos premiers utilisateurs, Camille : "Je m'inspire même maintenant des e-mails générés, pour mon propre style de communication. Il semble que j'apprenne autant du style Flowrite que l'outil n'apprend de moi."