Comment rédiger une lettre commerciale : 16 étapes importantes

Curieux de savoir comment rédiger une lettre commerciale? Lisez la suite pour des conseils étape par étape.

Chaque jour, dans la plupart des entreprises, des centaines de communications écrites sont envoyées d'un service à l'autre, aux clients et à des fournisseurs externes ou à d'autres entités. Par conséquent, apprendre à rédiger une lettre commerciale est essentiel dans la boîte à outils d'un écrivain, car il s'agit d'une forme de communication courante. Vous devrez peut-être rédiger une lettre commerciale, même si vous ne travaillez pas dans un rôle administratif dans une organisation. Par exemple, voici le format que vous utilisez pour :

• Lettres de motivation
• Mémos
• Lettres d'intérêt ou d'intention
• Lettre de recommandation
• Suivi d'entretien
• Lettre d'offre
• Lettre de démission
• Lettres de remerciement
• Lettres de réclamation
• Lettres d'excuses

Savoir bien écrire ces types de lettres est pratique dans de nombreuses situations différentes. Les lettres commerciales ont un format, un style et un ton spécifiques. Ils sont directs et concis, polis et professionnels, et soigneusement formatés. En apprenant à en écrire un, vous ferez de vous un écrivain très demandé sur le lieu de travail professionnel. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la façon de rédiger une lettre commerciale. Suivez-le pour apprendre ce format et créer des lettres qui fonctionnent bien pour transmettre votre message à votre public cible.

Étape 1 : Choisissez le bon formatage

Avant d'écrire la lettre, vous devez définir les marges et choisir la police. Votre en-tête peut dicter la taille de vos marges. Par exemple, les lettres commerciales sont envoyées sur du papier 8 1/2 par 11 pouces. Choisissez la police Times New Roman taille 12 imprimée à l'encre noire pour votre police. Parfois, des polices similaires, comme Arial, sont également acceptables. L'objectif est de s'assurer que le lecteur cible peut lire la lettre, vous ne voulez donc pas qu'une police sophistiquée ait un impact négatif sur l'accessibilité de la lettre. Une lettre commerciale est écrite sous forme de blocs et non sous forme de paragraphes. Par conséquent, modifiez la lettre pour inclure une marge de deux pouces en haut et des marges d'un pouce sur tous les côtés.

Étape 2 : formater le titre

Un modèle de lettre commerciale commencera par un titre spécifique en haut de la page. Bien qu'il y ait une certaine variance, cela ressemble presque toujours à ceci :

• Nom de l'expéditeur
• Nom de l'entreprise, le cas échéant
• Adresse postale de l'expéditeur
• Date au format mois, jour, année
• Nom du destinataire
• Adresse postale du destinataire

Chaque nom et adresse est à simple interligne. Cependant, vous sauterez une ligne entre l'adresse de l'expéditeur, la date et l'adresse du destinataire. Si vous utilisez du papier à en-tête officiel de l'entreprise pour envoyer la lettre, il peut contenir le nom de l'expéditeur ou le nom et l'adresse de l'entreprise en haut. Dans ce cas, commencez par la date, sautez une ligne et ajoutez le destinataire.

Étape 3 : Entrez la salutation

La prochaine étape dans le format de la lettre commerciale est la salutation ou la salutation au destinataire. Après la salutation, double interligne avant de commencer la lettre. En règle générale, vous formaterez la salutation comme suit :

• Cher Monsieur/Madame. (Nom de famille du destinataire) :

Si vous ne connaissez pas le sexe ou les pronoms personnels préférés de la personne, utilisez son nom complet, et non le nom de M./Mme. Titre. De même, ne présumez pas de l'état civil de la personne.

Si vous connaissez le titre de la personne, comme Docteur, vous pouvez l'utiliser à la place de M./Mme. Terminez toujours la salutation par deux-points et non par une virgule. Dans les cas où vous ne connaissez pas le nom de la personne, vous pouvez indiquer son titre, par exemple :

• Cher Directeur des Ressources Humaines :

Si vous ne savez rien du destinataire, dites :

• Cher Monsieur ou Madame:

Parfois, vous utiliserez la salutation "À qui de droit" si vous ne savez rien sur le destinataire. Sinon, utilisez « Cher Monsieur/Madame : » ou « Cher (Rôle ou service) : » Il est toujours préférable d'utiliser une salutation plus spécifique si vous le pouvez, mais cela est acceptable dans les types de lettres commerciales suivants :

• Lettre de recommandation
• Lettres de réclamation formelles
• Lettres d'introduction
• Lettres d'intérêt

Étape 4 : Rédigez le premier paragraphe

Vous êtes maintenant prêt à écrire le premier paragraphe. Lors de la rédaction de lettres commerciales, ce paragraphe est essentiel. Faites le premier paragraphe concis, pas plus de trois phrases. Indiquez l'objet de la lettre. Vous pouvez même dire : « Je vous écris. . .” Soyez clair sur la raison pour laquelle vous écrivez, mais n'ajoutez pas beaucoup de détails fleuris à cette partie de la lettre. Voici un exemple de paragraphe d'ouverture écrit à un service traitant d'une violation du code vestimentaire :

• Il a été porté à mon attention que certains membres du service marketing sont devenus laxistes quant au respect des politiques de l'entreprise en matière de tenue vestimentaire. Par conséquent, je vous écris pour vous rappeler les exigences du code vestimentaire afin de garantir que tout le monde dans votre service adhère à ces directives.

Cette ouverture indique le but de la lettre et montre ce que le reste du corps contiendra. C'est direct et direct.

Étape 5 : Frappez le bon ton

Une lettre commerciale est professionnelle et écrite à la première personne. Utilisez ce ton partout et n'ayez pas peur des pronoms à la première personne. La lettre doit également être concise, donc n'inclure que ce qui est nécessaire. Vous n'avez pas besoin d'être impoli, mais vous n'avez pas non plus besoin d'expliquer un point s'il n'est pas nécessaire au sens et au but de la lettre.

Étape 6 : Continuez le corps

Après le paragraphe d'ouverture, vous devez continuer à écrire le corps de la lettre. Encore une fois, gardez votre ton courtois et professionnel, même si votre lettre aborde quelque chose de négatif. Les paragraphes du corps soutiennent l'objectif, donnent des détails supplémentaires ou fournissent le raisonnement d'un nouvel énoncé ou d'une nouvelle règle. Ils doivent avoir une ligne vierge entre chaque paragraphe et vous n'avez pas besoin de les mettre en retrait. Par exemple, si vous écrivez pour discuter de violations du code vestimentaire dans un service particulier de votre organisation, vous pourriez être impoli et irrespectueux ou ferme et poli. Voici un exemple de ce qu'il ne faut pas faire :

• Je ne peux pas croire le mépris total des politiques de l'entreprise. Vous n'êtes pas au-dessus des règles simplement parce que vous pensez que votre service est le plus important. Si vous ne pouvez pas vous conformer immédiatement au code vestimentaire indiqué, les têtes tomberont.

Ce paragraphe est condescendant et grossier. Cela transmet votre objectif, mais le ton dur n'est pas nécessaire. Au lieu de cela, vous pouvez être ferme et direct, mais toujours poli, comme ceci :

• Pour maintenir la cohérence au sein de notre organisation, chacun doit se conformer au code vestimentaire indiqué. Par conséquent, j'ai besoin que votre département assure une conformité totale d'ici la fin de la semaine. Plus précisément, la direction a évoqué le fait de ne pas porter de chaussures fermées appropriées et la longueur des shorts et des jupes comme des problèmes particuliers. Le non-respect de ce délai peut entraîner des sanctions disciplinaires.

Dans cet exemple de paragraphe, le besoin est clair et l'information est présentée sur un ton poli mais ferme. Le lecteur sait ce que vous attendez, mais personne n'a été insulté de lire cette partie de la lettre. La lettre peut avoir autant de paragraphes de corps que nécessaire. Cependant, vous devriez essayer de vous en tenir à une seule page imprimée, si possible, alors soyez concis. La plupart des lettres ont trois paragraphes internes de pas plus de trois à quatre phrases chacun. Les transitions entre les paragraphes ne sont pas nécessaires. Les informations supplémentaires sont généralement envoyées séparément sous forme de pièce jointe.

Étape 7 : Choisissez la voix active

Dans toutes les parties d'une lettre commerciale, écrivez à la voix active et non à la voix passive. Une voix active est plus directe et concise, donnant plus de puissance à vos mots. Par exemple, dans le paragraphe ci-dessus, vous pourriez dire :

• Expressément, il a été noté que votre département ne porte pas de chaussures fermées appropriées et que la longueur des shorts et des jupes est devenue un problème.

« C'est noté » est la voix passive. Il ne vous dit pas qui a fait la note, donc aucune entité directe n'est responsable de l'action.

Dites plutôt :

• Plus précisément, la direction a évoqué le fait de ne pas porter de chaussures fermées appropriées et la longueur des shorts et des jupes comme des problèmes particuliers.

C'est plus clair, plus direct et plus concis car c'est à la voix active.

Étape 8 : Utilisez les pronoms personnels

Même si une lettre commerciale est formelle, vous pouvez utiliser autant de pronoms personnels que vous le souhaitez. Par exemple, les pronoms à la première personne et à la deuxième personne sont acceptables. Supposons que vous écriviez au nom d'une organisation, et non personnellement. Dans ce cas, vous utiliserez des pronoms à la première personne du pluriel, comme "nous" ou "notre", pour désigner l'entreprise ou le service en tant qu'expéditeur. D'un autre côté, si vous écrivez uniquement en votre nom, utilisez la première personne du singulier, comme "je" et "mon".

Étape 9 : Utilisez du papier à en-tête de deuxième page

Si votre lettre doit figurer sur une deuxième page, ce qui est rare, assurez-vous d'utiliser un en-tête de "deuxième page". Cet en-tête n'aura pas l'adresse complète de l'entreprise, mais une adresse abrégée. Ce document doit être le même que la première page mais avec moins d'informations dans le titre. Ajoutez des numéros de page à toutes les pages suivantes afin que le lecteur puisse les garder droites. Encore une fois, la plupart des lettres commerciales tiennent sur une seule page, alors utilisez votre discrétion ici, mais formatez correctement la deuxième page si vous en avez besoin.

Étape 10 : Conclure votre lettre

Le dernier paragraphe d'une lettre commerciale contient un résumé et un appel à l'action. Tout d'abord, résumez brièvement et poliment vos points comme ceci :

• Nous devons nous assurer que tout le monde dans l'entreprise respecte les règles du code vestimentaire, car cela aide à fournir une image professionnelle correcte à nos clients. Merci d'avance pour l'attention que vous porterez à ce sujet.

Ensuite, invitez le lecteur à agir. Vous pouvez indiquer spécifiquement que vous en avez besoin pour faire une action particulière ou laisser la lettre ouverte à quelqu'un qui vous contacte avec des questions. Dans ce paragraphe, indiquez vos coordonnées, comme votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Dans le cas de la lettre de violation du code vestimentaire, ouvrir la porte aux questions pourrait être le meilleur choix :

• N'hésitez pas à me contacter pour toute question au 555-555-5555 ou par e-mail à [email protected].

Étape 11 : Fermez votre lettre

La fermeture va avoir une note formelle de respect. Sautez une ligne après le paragraphe de clôture et incluez votre conclusion, qui pourrait être :

• Sincèrement,
• Meilleures salutations,
• Chaleureusement,
• Avec respect,
• Salutations,
• Merci,

Ajouter une virgule après la fermeture.

Étape 12 : Signez la lettre

Après la fermeture, sautez environ quatre lignes. Cela vous donne de la place pour signer la lettre. Si vous écrivez votre lettre, signez-la ou utilisez un tampon de signature pour ajouter votre signature. Ici, vous pouvez utiliser de l'encre bleue ou noire. Si vous devez signer la lettre au nom de l'expéditeur, ajoutez "pp :" avant la signature. Cela signifie « per procurationem » et indique que vous signez au nom de quelqu'un d'autre. Après la signature, incluez votre nom dactylographié, le titre du poste, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail. Chacun d'eux obtient sa ligne.

Étape 13 : Reconnaître le dactylographe

Quelqu'un qui a tapé la lettre pour vous doit inclure ses initiales sous le bloc de signature. Ces initiales sont en lettres minuscules, comme ceci :

• ke

Si quelqu'un écrivait la lettre à côté de l'expéditeur, comme si un professionnel de l'administration écrivait au nom de son patron, il inclurait également ses initiales. Ceux-ci sont en majuscules, avec une barre oblique inverse avant les initiales du dactylographe, comme ceci :

• NH/ke

Étape 13 : Notez tous les boîtiers

Si vous ajoutez des pièces jointes à votre lettre commerciale, faites une note au bas de la page. Notez ce que sont les boîtiers et le nombre total de boîtiers. Cette note garantit que le lecteur voit toutes les pièces jointes. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

• Pièces jointes (2) : copie du code vestimentaire, formulaire d'infraction.

Après les avoir notés, assurez-vous de les inclure dans la lettre lorsque vous l'enverrez. Ne pas agrafer les pièces jointes à la lettre ; utilisez plutôt un trombone.

Étape 14 : Ajouter des noms de destinataires supplémentaires

Si vous envoyez la lettre à quelques personnes plutôt qu'à tout un service, vous l'adresserez à la personne principale. Vous noterez alors au bas de la lettre sous la déclaration des pièces jointes quels sont les autres destinataires. Tout d'abord, tapez "cc :" sous la déclaration "Pièces jointes". Ensuite, écrivez le nom et le titre des autres personnes à qui vous envoyez la lettre. Les lettres "cc" signifiaient "copie carbone" à l'époque où la reproduction des lettres se faisait avec du papier carbone. Nous utilisons encore cette désignation aujourd'hui, mais cela signifie maintenant « copie de courtoisie ».

Voici à quoi cela pourrait ressembler :

• cc : John Smith, chef du service des ressources humaines

Étape 15 : Relisez la lettre

Avant d'envoyer des mémos ou des lettres commerciales, relisez-les toujours. Vous aurez l'air moins professionnel si vous envoyez la lettre avec des fautes de frappe et d'autres problèmes. Tout d'abord, exécutez une vérification orthographique et grammaticale de la lettre. Cette étape peut entraîner des problèmes flagrants que vous n'auriez peut-être pas vus. Cependant, ne vous fiez pas exclusivement à ces outils. Avant d'envoyer la lettre, relisez-la. Tout d'abord, envisagez de le lire à haute voix pour avoir une bonne idée de son son. Ensuite, utilisez cette liste de contrôle pour trouver les problèmes que vous devez résoudre :

• La lettre semble-t-elle claire ?
• Est-ce concis ?
• Tous les paragraphes sont-ils de trois à quatre phrases ou moins ?
• Voyez-vous des parties verbeuses?
• Avez-vous éliminé toutes les utilisations de la voix passive ?
• Est-ce que toutes les phrases se terminent par une ponctuation de fin appropriée ?
• La salutation a-t-elle deux points et la fermeture a-t-elle une virgule ?

Pour les lettres critiques, vous pouvez même demander à une autre personne de relire et de modifier la lettre. Les écrivains négligent souvent les erreurs qu'ils commettent dans leur écriture, et une autre paire d'yeux vous aidera à détecter toutes les erreurs.

Lors de l'édition pour la grammaire, nous vous recommandons également de prendre le temps d'améliorer le score de lisibilité d'un texte avant de le publier ou de le soumettre.

Étape 16 : Envoyez la lettre

Vous êtes maintenant prêt à envoyer la lettre. Si vous postez la lettre, assurez-vous qu'elle a une adresse de retour précise sur l'enveloppe afin que le destinataire sache qui l'a envoyée dès qu'il la reçoit. Si vous envoyez la lettre par e-mail, envisagez de l'enregistrer au format PDF avant de l'envoyer, car cela préservera la mise en forme. Ensuite, utilisez bien la ligne d'objet de l'e-mail. La ligne d'objet doit indiquer le sujet de la lettre et de qui elle provient, comme ceci :

• Note de Sarah McPhearson concernant les infractions au code vestimentaire

Si nécessaire, ajoutez "urgent" ou quelque chose de similaire à la ligne d'objet. Si vous faites suite à une lettre précédente, ajoutez « suivi » à la ligne d'objet.

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