Comment rédiger un rapport d'activité : un guide étape par étape

Découvrez comment rédiger un rapport d'activité avec ce guide étape par étape professionnel et perspicace.

Il peut être difficile de savoir par où commencer si on vous demande de rédiger un rapport d'activité. De la détermination de l'objectif du rapport à la création d'une liste d'annexes, il est normal de se sentir dépassé lorsque vous essayez de décider quelles informations pertinentes inclure dans le processus de rédaction du rapport. Lorsque votre superviseur vous fait confiance pour rédiger un rapport d'activité, il vous fait confiance pour participer aux processus décisionnels de l'entreprise.

Les rapports formels et informels dans les affaires sont utilisés pour aider l'entreprise à prendre une décision éclairée sur les étapes suivantes pour faire avancer l'entreprise. Bien que la rédaction de documents commerciaux soit un élément clé de nombreux emplois, il peut être difficile de savoir ce que veut votre patron ou votre superviseur lorsqu'il vous demande un rapport commercial. Ici, nous allons passer en revue la structure d'un rapport entier, vous amenant de la page de titre au début du rapport aux informations supplémentaires (également appelées annexes) que vous devrez inclure à la fin. Plongeons dedans.

Les matériaux nécessaires

• Les données de l'entreprise qui se rapportent à l'objectif de votre rapport
• Une copie d'un rapport rempli par un collègue, vous permettant de suivre le format préféré de votre entreprise
• Ton ordinateur
• Un bloc-notes pour noter des idées

Étape 1. Comprendre le but d'un rapport d'activité

Un rapport d'activité a un objectif précis : aider à éclairer les décisions futures au sein d'une entreprise. Certains rapports d'activité sont urgents et obligent les employés à rapporter des informations dans leur service afin que les données puissent être collectées et utilisées pour résoudre une crise. D'autres rapports d'activité sont moins urgents et peuvent être utilisés pour déterminer la direction qu'une entreprise doit prendre au cours de l'année à venir. Vous devrez suivre le formulaire de rapport d'activité standard lorsque vous rédigez un rapport d'activité.

Cela diffère d'un rapport de recherche universitaire ou d'un format d'écriture narrative. Un rapport d'activité est un rapport formel qui comporte des sections bien définies. Si c'est la première fois que vous rédigez des rapports d'activité à votre travail, il peut être judicieux de vérifier auprès de votre superviseur avant de commencer pour vous assurer que votre entreprise utilise le format de rapport d'activité standard.

Vous trouverez peut-être également utile de consulter régulièrement votre superviseur pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. Décrire une section à la fois peut vous aider à démarrer dans la bonne direction, et votre superviseur sera en mesure de vous fournir des conseils pour vous assurer que vous vous efforcez de fournir à votre entreprise les informations dont elle a besoin pour aller de l'avant.

Étape 2. Déterminer le type de rapport

Bien que les rapports commerciaux suivent le même format général, il existe différents types de rapports commerciaux, et il est essentiel que vous sachiez quel type de rapport votre entreprise attend de vous. Tous les types de rapports commerciaux fournissent des informations qui peuvent aider à faire avancer l'entreprise. Comprendre le type de rapport auquel votre superviseur s'attend peut garantir que vous fournissez les informations nécessaires pour développer une solution au problème que votre rapport tente de résoudre. Les différents types de rapports d'activité incluent :

• Rapport de recherche : Différent d'un rapport de recherche académique, un rapport de recherche d'entreprise est couramment utilisé lorsqu'une entreprise ou une organisation travaille à développer un nouveau produit ou service. Bien qu'un employé puisse être la personne responsable d'un rapport de recherche d'entreprise, généralement, de nombreuses personnes sont impliquées dans la mise en place du travail. Par exemple, les scientifiques, les chercheurs et les analystes peuvent travailler en équipe pour obtenir les informations nécessaires pour aider une entreprise à décider d'aller de l'avant avec un produit, un service ou d'autres nouvelles offres. Les informations contenues dans le rapport de recherche sont très détaillées et fournissent généralement des informations quantitatives et qualitatives. Les rapports analytiques et informatifs sont généralement utilisés dans le processus d'élaboration d'un rapport de recherche.
• Rapport analytique : Lorsqu'une entreprise décide comment aller de l'avant avec une décision, un rapport analytique peut aider. Un rapport analytique se concentre sur la résolution d'un problème spécifique et offre des informations qui décrivent à la fois le contexte du problème et la situation actuelle au sein de l'entreprise. Un rapport analytique peut également proposer des résultats possibles pour différentes solutions au problème, aidant l'entreprise à prédire comment sa situation pourrait changer en fonction de la manière dont elle choisit d'avancer dans le processus de résolution de problèmes. Ce rapport d'activité est profondément détaillé et peut prendre du temps à se développer. Cependant, les rapports d'analyse sont souvent demandés en un temps record, car ils sont utilisés pour résoudre des problèmes immédiats nécessitant des décisions essentielles.
• Rapport explicatif : Parfois, il peut être difficile pour les professionnels de la direction de comprendre les moindres détails d'une entreprise, en particulier lorsqu'il s'agit de recherches détaillées. Un rapport explicatif peut expliquer la recherche ou d'autres résultats qui peuvent aider à éclairer les décisions futures. Si vous rédigez un rapport explicatif, il est essentiel de connaître votre public afin de ne pas surexpliquer ou sous-expliquer des concepts compliqués.
• Rapport d'avancement : De nombreux projets au sein des entreprises prennent des années à se terminer, et fournir un rapport d'avancement peut être un moyen de montrer à la direction comment les choses avancent. Ce type de rapport peut ne pas contenir de données ou d'autres conclusions (selon la phase du projet) ; au lieu de cela, cela sert de moyen de mettre à jour un public ou un superviseur sur la façon dont quelque chose avance. Lorsqu'un projet est en cours, des rapports d'avancement peuvent être attendus régulièrement.
• Rapport d'information : Ce type de rapport d'activité fournit au public des informations objectives et non biaisées qui plongent dans les informations sur une entreprise. Ces informations sont purement factuelles et peuvent inclure des données telles que les statistiques de l'entreprise (le montant d'argent que l'entreprise a apporté au cours de l'exercice précédent, le nombre d'employés dans l'entreprise, etc.).

Étape 3. Développer les points principaux

Lorsqu'on vous demande de rédiger un rapport d'activité, il est essentiel de travailler avec votre superviseur pour comprendre l'objectif du rapport. Sans orientation claire, vous risquez de passer du temps à recueillir des informations qui ne sont pas utiles à l'entreprise. Passer en revue un cadre clair pour votre rapport avant de creuser dans les données peut vous aider à vous assurer que vous fournissez à votre entreprise les informations dont elle a besoin pour aller de l'avant. Après avoir compris le but de votre rapport d'activité, vous voudrez développer vos points principaux.

Vous pourrez les étoffer plus tard, mais au début, il est essentiel de développer un plan qui vous permette de commencer votre recherche. Une fois que vous aurez élaboré votre plan, vous saurez si vous devez organiser des entretiens avec des personnes d'autres départements de votre entreprise, effectuer des recherches par vous-même, rechercher des informations sur les performances de votre entreprise au cours des dernières années, etc. Faire des recherches avant de commencer à rédiger le rapport peut également vous aider à trouver s'il y a des trous dans votre plan.

Si vous découvrez que vous avez du mal à trouver les informations dont vous avez besoin pour remplir votre rapport, contactez votre superviseur pour déterminer les prochaines étapes. Il est préférable de le faire le plus tôt possible afin que vous puissiez travailler ensemble pour changer la direction de votre rapport si nécessaire.

Étape 4. Créer des sous-sections

Votre rapport d'activité sera divisé en sous-titres qui décomposent le rapport d'une manière facile à comprendre. Aux étapes 5 à 13, nous passerons en revue chaque section que vous devez inclure dans votre rapport.

Étape 5. Créez votre page de titre

Votre rapport d'activité doit commencer par une page de titre claire et nette. Si vous n'êtes pas sûr de la façon dont votre entreprise formate généralement la page de titre de ses rapports d'activité, demandez à votre superviseur un rapport déjà soumis à utiliser comme référence. En règle générale, la plupart des pages de titre incluent le titre du rapport d'activité, la personne (ou les personnes) qui a rédigé le rapport et la date de rédaction du rapport. Vous pouvez également inclure le public du rapport sur la page de titre. Assurez-vous de centrer les informations sur la page de titre et n'utilisez pas de polices inhabituelles ou de formatage inutile. Gardez-le propre et simple.

Étape 6. Créer un résumé analytique

La section de résumé de votre rapport d'activité indiquera à vos lecteurs ce qu'ils sont sur le point d'aborder au fur et à mesure qu'ils avancent dans le corps du rapport. Votre résumé analytique doit être suffisamment court pour ne pas tout dévoiler dans votre rapport, mais suffisamment long pour que le lecteur puisse comprendre les bases du rapport sans avoir à le lire en entier.

Considérez votre résumé comme le pitch élévateur de votre rapport : vous avez 30 secondes pour faire passer vos points principaux. N'oubliez pas que toute information qui n'est pas entièrement expliquée dans votre résumé sera développée plus tard dans votre rapport, il n'est donc pas nécessaire de s'attarder sur les moindres détails. Il n'y a pas de longueur de résumé appropriée gravée dans le marbre, car la longueur appropriée pour cette partie du rapport dépend principalement de la longueur du rapport dans son ensemble.

Étape 7. Développez votre table des matières

Votre table des matières doit commencer sur une nouvelle page et décrire clairement ce qui va arriver dans votre rapport. Vous aurez envie d'énumérer chaque sous-titre du rapport. Vous pouvez également lister des sections plus petites. Incluez les numéros de page dans votre table des matières plutôt que de simplement énumérer les sections dans l'ordre. Cela peut aider votre public à suivre lorsque vous faites la présentation de votre rapport d'activité.

Étape 8. Rédigez l'introduction

Ici, vous pourrez donner à votre public une idée plus détaillée de ce à quoi s'attendre de votre rapport. Veillez à ne pas reformuler ce que vous avez dit dans votre résumé. Dans l'introduction, vous voudrez peut-être approfondir pourquoi le rapport d'activité était nécessaire en premier lieu. Parler du problème que le rapport vise à résoudre peut aider votre auditoire à entrer dans le bon espace de tête pour apprécier la recherche qui est sur le point d'être décrite dans le corps de votre rapport.

N'oubliez pas qu'une introduction dans un rapport d'activité diffère d'une introduction dans un texte narratif. Il n'est pas nécessaire d'accrocher vos lecteurs pour les intéresser. Gardez-le intelligent et formel, et ne soyez pas poétique (à moins que cela ait du sens dans la culture de votre entreprise).

Étape 9. Créer le corps du texte

Ici, vous pourrez approfondir vos recherches ou vos découvertes. Vous ne voulez pas lésiner sur cette partie du rapport – allez dans le plus de détails possible. Ne vous souciez pas de donner trop d'informations ou d'ennuyer votre auditoire. Ceux qui n'ont pas le temps de lire le corps de votre rapport d'activité peuvent lire le résumé ou la conclusion pour obtenir les informations nécessaires.

Le corps de votre rapport est l'endroit où vous avez la possibilité d'approfondir les détails de la recherche ou du travail que vous avez effectué. Le corps de votre rapport d'activité inclura probablement des tableaux et des graphiques. Assurez-vous d'étiqueter chaque tableau ou graphique avec des informations qui expliquent les détails au lecteur. Si vous incluez des images dans la section du corps, incluez une légende pour chaque photo. Lorsque vous écrivez la section du corps, gardez votre public à l'esprit. Si vous savez que vous écrivez pour un public sans formation technique et sur un sujet technique, expliquez le jargon et les termes inconnus afin que vos lecteurs puissent suivre votre écriture.

Étape 10. Enveloppez-le avec une conclusion

Comme pour la section de résumé de votre rapport d'activité, votre conclusion reprendra ce dont vous avez discuté dans le rapport et rappellera aux lecteurs ce qu'ils doivent savoir. Vous voudrez peut-être souligner des points importants ou passer en revue des découvertes surprenantes. Mais, encore une fois, gardez votre conclusion courte et douce.

Étape 11. Faire des recommandations

Ici, vous expliquerez comment l'entreprise peut utiliser les informations que vous avez fournies pour résoudre le problème auquel le rapport vise cette section ; vous voudrez peut-être discuter de plusieurs plans d'action possibles que l'entreprise pourrait prendre, ainsi que des résultats potentiels et des ramifications de chaque action. Supposons que vous ne travailliez pas dans le service chargé de prendre la décision associée à votre signalement.

Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être travailler avec les collègues de votre service pour savoir s'ils pensent que vos recommandations pourraient être utiles à l'entreprise. Enfin, dans cette section, assurez-vous de fournir des étapes d'action suivantes claires que l'entreprise peut prendre pour aller de l'avant en fonction des informations contenues dans votre rapport.

Étape 12. Listez vos références

De nombreux rapports commerciaux utilisent des recherches menées par d'autres entreprises pour étayer leurs conclusions. Si vous utilisez des recherches menées par d'autres, assurez-vous d'attribuer correctement la source de recherche dans votre section de références. De plus, vous voudrez inclure des informations qui indiquent à votre public comment ils peuvent en savoir plus sur vos préférences (comme le livre ou le site Web où vous avez trouvé les informations citées dans votre rapport).

Étape 13. Ajouter la section Annexes

Dans cette section de votre rapport d'activité, vous inclurez toute information supplémentaire qui permettra à votre lecteur de comprendre plus facilement votre écriture. Cela peut inclure des transcriptions d'entretiens que vous avez utilisés pour recueillir des informations pour votre rapport et un glossaire expliquant les termes que vous avez utilisés pour décrire votre recherche ou les informations financières utilisées dans votre rapport. Si vous n'avez pas besoin de fournir des informations supplémentaires à votre public, vous n'avez pas besoin d'inclure une section annexes.

Étape 14. Relisez votre rapport

Avant de remettre votre rapport d'activité, il est essentiel que vous vous donniez suffisamment de temps pour le relire. Si vous travaillez dans un délai serré, vous pourriez être tenté de remettre votre rapport à votre superviseur dès qu'il est terminé. Bien que le travail rapide soit souvent apprécié, il peut être judicieux de vous accorder une nuit pour dormir sur votre travail, de le relire le matin et d'apporter les corrections nécessaires avant de le remettre à votre patron. Vous serez surpris du nombre de phrases maladroites et d'autres erreurs qui apparaissent lorsque vous avez un regard neuf sur votre travail.

Supposons que les informations contenues dans votre rapport ne soient pas confidentielles. Dans ce cas, vous voudrez peut-être demander à un collègue ou à un autre collègue de votre secteur de relire votre rapport avant de le soumettre. Cela peut vous aider à trouver des erreurs que vous n'auriez pas prises en compte autrement et peut vous donner un aperçu de la façon dont vous pouvez ajouter à votre rapport pour le rendre plus complet avant de le rendre.

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Étape 15. Présentez votre travail

Vous ferez probablement plus que simplement remettre votre rapport à votre superviseur. La plupart des entreprises vous demanderont de fournir votre rapport à un groupe de cadres pendant que vous discuterez de vos conclusions. Vous devez connaître votre rapport de fond en comble et pouvez orienter votre public vers des sections spécifiques du rapport pour répondre à leurs questions. En plus de préparer votre rapport d'activité, vous pouvez également préparer une aide visuelle (comme une présentation PowerPoint) pour aider à illustrer vos points.

Par exemple, vous pouvez extraire des citations directes de votre rapport pour vos diapositives, aidant ainsi votre public à suivre pendant qu'il parcourt votre rapport. À la fin de votre présentation, vous voudrez laisser du temps pour les questions. Bien connaître votre rapport peut vous donner la confiance dont vous avez besoin pour vous présenter devant un conseil d'administration qui vous demande d'approfondir vos conclusions. Si vous vous sentez nerveux à l'idée de faire une présentation commerciale concernant votre rapport, il peut être utile de vous entraîner devant un ami ou un collègue avant d'entrer dans la salle de réunion.

Étape 16. Recevez des commentaires ouvertement

Il n'y a aucun doute à ce sujet : rédiger votre premier rapport d'activité peut être éprouvant pour les nerfs, et cela peut être particulièrement effrayant lorsque votre patron vous appelle pour discuter de ses réflexions sur votre rapport. Cependant, faites de votre mieux pour écouter avec un esprit ouvert et assurez-vous de prendre des notes sur la façon dont vous pouvez créer un rapport encore meilleur la prochaine fois. Il est essentiel de ne pas prendre personnellement les critiques constructives concernant les rapports d'activité, car chaque entreprise et superviseur a ses préférences. Au lieu de cela, notez ce que votre superviseur aimerait que vous changiez la prochaine fois et avancez.

Trucs et astuces pour la communication d'entreprise

1. Soyez clair sur votre message

Vous devez savoir précisément quelles informations vous essayez de transmettre ou quel problème vous essayez de résoudre dans votre rapport d'activité.

2. Commencez facilement

Il n'est pas nécessaire de commencer par le résumé ou l'introduction de votre rapport d'activité. Si vous ne savez pas par où commencer, accordez-vous une pause – commencez par ce que vous savez. Commencez par écrire sur la recherche que vous avez déjà effectuée ou sur la recommandation que vous avez déjà faite pour l'entreprise, et étoffez votre rapport à partir de là.

3. Viser à être concis

Toutes les informations contenues dans votre rapport d'activité doivent rester ciblées, sur la bonne voie et donner un sens à votre lecteur. Lorsque vous relisez votre rapport d'activité, demandez-vous constamment si les informations que vous avez écrites conduisent le lecteur là où il doit aller.

4. Connaissez votre public

Si vous écrivez pour un groupe de membres du conseil d'administration ayant un intérêt financier dans votre entreprise mais que vous ne comprenez pas les détails quotidiens de ce que vous faites, vous devrez écrire différemment que si vous écriviez pour un groupe de vos supérieurs directs. Mais, encore une fois, comprendre votre public est essentiel pour rédiger un rapport lisible et utile.

5. Restez simple

Lorsque vous rencontrez du jargon et du langage technique dans votre rapport d'activité, demandez-vous s'il existe un autre mot que vous pourriez utiliser pour rendre le rapport plus facile à comprendre pour votre lecteur. S'il existe un moyen plus simple de dire quelque chose, optez pour cette option.

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