Comment rédiger n'importe quel type de lettre

Tout le monde devrait savoir comment rédiger une lettre, qu'il s'agisse d'une demande commerciale, d'un e-mail, d'une lettre personnelle ou d'une publication sous forme de lettre sur les réseaux sociaux. La rédaction de lettres est une compétence utile, non seulement pour communiquer clairement, mais aussi pour faire bonne impression, en particulier une première impression.

Ci-dessous, nous expliquons comment rédiger une lettre appropriée, quel que soit le type dont vous avez besoin. Nous aborderons le format correct pour une lettre formelle, comme une lettre de motivation ou une demande d'emploi, ainsi que des conseils pour rédiger une lettre personnelle, avec quelques exemples utiles de chacun.

Comment écrire une lettre

Voici quelques étapes rapides pour rédiger une lettre :

1. Choisissez votre format (email, papier et courrier, etc.)
2. Écrivez vos coordonnées et votre date en haut si vous utilisez le style de bloc (voir ci-dessous).
3. Sur une nouvelle ligne, écrivez une formule de salutation, telle que « Chère Mme Smith » ou « À qui de droit ».
4. Écrivez le corps de votre lettre dans un format de paragraphe standard.
5. Sur une nouvelle ligne, écrivez une conclusion élogieuse, telle que « Cordialement » ou « Meilleur ».
6. Signez votre nom sous la fermeture gratuite.

Quel type de lettre rédiger ?

Il n’y a pas de règles strictes. Le format de lettre le plus adapté dépend de votre public. Pour un ami ou un parent proche, un message informel ou une lettre informelle est généralement la meilleure solution. Il existe différents types de lettres adaptées à ce format. Certains incluent :

• Lettres manuscrites
• Lettres envoyées par courrier électronique
• Messages dactylographiés sur les réseaux sociaux

Cependant, pour les contacts professionnels ou les personnes que vous ne connaissez pas bien, une lettre formelle dactylographiée est presque toujours le choix le plus approprié. Lorsqu’elle est utilisée à des fins professionnelles, la rédaction d’une lettre formelle est efficace pour les éléments suivants :

• Lettres de motivation
• Lettres d'intention
• Lettres de proposition de valeur
• Lettres de mémorandum d'affaires
• Lettres de promotion
• Lettres de référence
• Lettres de démission
• Lettres de remerciement

Ce ne sont là que quelques-uns des types de lettres que vous pourriez avoir besoin d'écrire dans un environnement occasionnel ou professionnel. Avant d'écrire une lettre, réfléchissez au type de lettre dont vous avez besoin : formelle ou informelle. Chacun a un format distinct que vous voudrez suivre.

Rédaction de lettres formelles : style bloc vs style AMS

Les lettres formelles, comme les lettres de motivation, les demandes de renseignements commerciales et les notifications urgentes, font partie des lettres les plus importantes que vous aurez jamais à écrire. Parce qu'elles sont parfois utilisées comme documents officiels, les lettres formelles ont une structure très précise et un format particulier. En fait, il existe plusieurs « formats corrects » parmi lesquels choisir.

Les formats les plus courants pour la rédaction de lettres formelles sont le style bloc et le style de l'American Mathematical Society, ou AMS. Dans l'exemple ci-dessous, nous utilisons le style bloc, en particulier le style bloccomplet, car c'est le plus populaire.Le style bloc se caractérise par l’alignement de tous les éléments sur la marge gauche de la page.Cela inclut les premières lignes de paragraphes, qui n'utilisent pas d'indentation.

AMS est assez similaire, suivant bon nombre des mêmes règles que le style de bloc. Il existe cependant quelques différences que nous aborderons brièvement dans la section suivante.

Comment rédiger une lettre formelle en style bloc

Étape 1 : Écrivez les coordonnées et la date

Toutes les lettres officielles commencent par lescoordonnées et la date. Dans le style bloc complet, cela se situe dans le coin supérieur gauche.

Tout d’abord, en tant qu’expéditeur, tapez votre nom complet et votre adresse alignés sur le côté gauche, comme vous le feriez pour adresser une enveloppe. Il ne s'agit pas seulement d'une formalité, mais d'une inclusion utile afin que le destinataire puisse facilement trouver vos coordonnées lorsqu'il souhaite répondre.

Si vous écrivez sur du papier à en-tête officiel de l'entreprise qui inclut déjà ces informations, vous n'avezpasbesoin de réécrire les informations de contact.

Après votre adresse, sautez une ligne, puis ajoutez la date à laquelle vous écrivez la lettre.

Enfin, sautez à nouveau une ligne et ajoutez le nom et l'adresse complète du destinataire. N'hésitez pas à inclure le titre de leur poste sous leur nom si cela est pertinent. Laissez une ligne vide après les coordonnées avant d’écrire le message de salutation.

Étape 2 : Écrivez la formule de salutation

Les lettres formelles comportent toujours un message de bienvenue au début du contenu écrit pour indiquer que votre message est sur le point de commencer. C'est ce qu'on appelle la salutation.

La plupart des salutations commencent par « Cher », suivi du nom du destinataire.Toutes les salutations utilisentune majuscule dans le titreet se terminent par unevirgule.

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez également utiliser un titre de poste ou même le nom du service, par exemple « Cher représentant RH ». En dernier recours, vous pouvez utiliser la salutation générique « À qui de droit » en toute circonstance. Essayez d'éviter « Cher Monsieur ou Madame », car c'est un peu dépassé.

Étape 3 : Rédigez le corps de la lettre

C'est ici que vous écrivez votre message. Le corps de la lettre suit les règles normales de grammaire, alors écrivez-la comme vous le feriez pour tout autre document formel. La seule exception au style de bloc complet est que vous ne mettez pas en retrait les premières lignes des paragraphes.

Contrairement aux lettres personnelles,les lettres formelles sont simples et directes, alors n'ayez pas peur d'aller droit au but. Certaines lettres formelles ne comportent qu'une phrase ou deux, tandis que d'autres peuvent durer plusieurs paragraphes s'il y a beaucoup d'informations à transmettre. L’important est que vous restiez concentré et évitiez les sujets tangentiels.

Bien que les différentes cultures d'entreprise aient des normes de communication différentes, il est préférable d'éviter les formulations désinvoltes et les blagues ; certains déconseillent même d'utiliser des contractions . Cela devrait aller de soi, mais n'utilisez pas d'argot, de grossièretés ou tout autre langage inapproprié.

Si votre lettre couvre beaucoup de choses, il est préférable d'inclure un paragraphe de clôture à la fin pour résumer tout ce que le destinataire doit savoir. Comme toujours, n'oubliez pas demodifier et de relire le corps de la lettreavant de l'envoyer.

Étape 4 : Rédigez la clôture gratuite

Les lettres formelles utilisent également une conclusion ou une signature complémentaire standard, similaire à la salutation, avant de se terminer par une signature authentique.

L'une des formules de clôture les plus courantes est « Cordialement », avec quelques variantes telles que « Avec une sincère gratitude » ou « Cordialement vôtre ». D'autres approbations courantes incluent « Le meilleur » et « Le vôtre ». Contrairement aux salutations, les fermetures utilisent des majuscules dans les phrases.Mettez toujours en majuscule la première lettre de votre clôture complémentaire, maisseulementla première lettre.Et tout comme la salutation,terminez toujours par une virgule.

Si vous envoyez une lettre papier, sautez quelques lignes après votre clôture gratuite : c'est ici que vous signez votre nom. De plus,tapez toujours votre nom sous la signature, ainsi que votre titre de poste, le cas échéant. Lorsque vous envoyez un e-mail ou une autre lettre numérique, vous n'êtes pas obligé de laisser une ligne vide avant de saisir votre nom complet.

Étape 5 : Mentionnez les documents ci-joints

Cette dernière étape n'est nécessaire que si vous envoyez des documents supplémentaires avec la lettre, comme un CV, une candidature, un bon, etc. Si vous envoyez uniquement la lettre, ignorez cette étape.

Après votre nom imprimé et votre titre de poste facultatif (sous votre signature), sautez une ligne, puis écrivez « Pièce jointe : » suivi d'une liste des documents que vous avez inclus. Par exemple, si vous incluiez un CV, vous écririez « Pièce jointe : CV ». Il s'agit simplement d'une précaution afin que le destinataire ne manque de rien ou, s'il en a besoin, puisse vérifier que quelque chose a été perdu lors du transport.

Exemple de lettre formelle (style bloc)

Inspecteur-détective G. Lestrade

35, quai Victoria

Londres, Angleterre SW1A 2JL, Royaume-Uni

1er juillet 1888

M. Sherlock Holmes

221B, rue Baker

Londres, Angleterre NW1 6XE, Royaume-Uni

Cher M. Holmes,

Au nom de la police de Londres, nous demandons votre présence à New Scotland Yard dans les meilleurs délais. Nous avons un cas qui nécessite votre expertise particulière et nous préférons discuter des détails en personne, compte tenu de la sensibilité des informations. N’importe quel moment avant la fin du mois est acceptable.

Sincèrement,

G. Lestrade

Inspecteur-détective

Pièce jointe : Pass visiteur

Comment rédiger une lettre officielle dans le style AMS

Pour la plupart, le style AMS utilise les mêmes règles et directives que le style de bloc, y compris les pièces jointes, afin que vous puissiez suivre les étapes ci-dessus quel que soit le style que vous utilisez. Cependant, il existe deux différences majeures dans le style AMS dont vous devez être conscient :

1. Ne laissez pas de ligne vide entre l'adresse complète de l'expéditeur et la date. La date se trouve directement sous l'adresse.
2. Le style AMS utilise toujours une ligne d’objet à la place ou avant la salutation. La ligne d'objet doit être écrite en majuscules et résumer le contenu de la lettre en une seule ligne maximum, par exemple « VOTRE PRÉSENCE EST DEMANDÉE À SCOTLAND YARD ». Comme pour les salutations, laissez une ligne vide avant et après la ligne d’objet.

Exemple de lettre formelle (style AMS)

Inspecteur-détective G. Lestrade

35, quai Victoria

Londres, Angleterre SW1A 2JL, Royaume-Uni

1er juillet 1888

VOTRE PRÉSENCE EST DEMANDÉE CHEZ SCOTLAND YARD

Cher M. Holmes,

[. . .]

Comment rédiger une lettre informelle

Fidèles à leur nom, les lettres informelles sont beaucoup plus informelles que les lettres formelles. Cela signifie qu'il n'y a pas autant de règles et de lignes directrices, et cela ne dérangera personne si vous ne laissez pas un espace vide au bon endroit.

Néanmoins, il existe un format correct que les gens connaissent, alors suivez au minimum les étapes ci-dessous.

Étape 1 : Mettez la date en haut (facultatif)

Mettre la date en haut d’une lettre est une coutume issue d’une époque où l’écriture de lettres était le principal moyen de communication. De nos jours, inclure la date n’est plus une nécessité, mais certains le font encore par tradition. Dans les lettres informelles, c'est totalement facultatif.

Étape 2 : Écrivez la formule de salutation

Tout comme les lettres formelles, les lettres informelles commencent par une salutation polie au destinataire. Le format standard est le même : le mot « Cher » suivi du nom de la personne, comme dans « Cher M. Lestrade », en utilisant les majuscules du titre.

Cependant, les lettres informelles offrent plus de liberté en ce qui concerne ce que vous dites dans votre message de bienvenue, et il n'est pas rare de voir des salutations informelles telles que « Bonjour [Nom] » ou « Bonjour [Nom] ».

Comme pour les salutations dans les lettres formelles, vous terminez normalement votre salutation par une virgule, puis sautez une ligne avant de commencer le corps de la lettre. Parfois, vous voyez des gens terminer la salutation par un point d'exclamation, en fonction de leur relation avec le destinataire.

Étape 3 : Rédigez le corps de la lettre

Le corps de la lettre est l'endroit où vous écrivez votre message, et les lettres informelles sont souvent destinées à partager des nouvelles ou à rester en contact. Ils ont tendance à avoir un ton conversationnel, ce qui signifie que vous êtes libre d'inclure l'argot et la langue que vous utilisez lorsque vous parlez en personne.

Bien que les tangentes soient plus autorisées dans les lettres informelles, s’éloigner excessivement du sujet peut néanmoins déranger le lecteur. Essayez de rester concentré du mieux que vous pouvez sans paraître retenu : les lettres informelles sont censées être personnelles, après tout.

Étape 4 : Rédigez la clôture gratuite

Les lettres informelles utilisent également une clôture complémentaire avant la signature, suivant le même format que les lettres formelles. Cela inclut l'utilisation de majuscules dans les phrases (en majuscule uniquement la première lettre), l'ajout d'une virgule à la fin et le fait de laisser suffisamment d'espace pour signer votre nom si vous envoyez une lettre papier.

Cependant, vous n'avez pas besoin de vous en tenir aux signatures conventionnelles telles que « Cordialement ». Si vous écrivez une lettre personnelle, vous pouvez utiliser quelque chose de plus sentimental en fonction de la relation avec le destinataire, comme « Amour », « Cordialement » ou « À bientôt ».

Exemple de lettre informelle

2 juillet 1888

Quoi de neuf, Lestrade !?

C'est Sherlock ! Je suis tellement contente de recevoir votre lettre. Bien sûr, je viendrai à Scotland Yard dès que possible, pas de soucis.

XOXO,

Sherlock "Meilleur détective de tous les temps" Holmes

C'est quoi PS ?

PS signifie post-scriptum . C'est quelque chose que vous ajoutez à la dernière minute une fois la lettre terminée, généralement soit une nouvelle mineure, soit quelque chose de petit que vous avez oublié lors de la rédaction du corps de la lettre. En règle générale, vous n'utilisez pas de post-scriptum dans les lettres formelles ; si vous devez ajouter quelque chose, vous devrez réviser l'ensemble du document pour inclure les nouvelles informations.

Lorsque vous rédigez un post-scriptum, écrivez simplement les lettres « PS » puis votre message. Peu importe que vous utilisiez des points ou non (« PS » et « PS » sont tous deux acceptables), mais les deux lettres doivent toujours être en majuscules.

Si vous avez plusieurs post-scriptum, ajoutez simplement un autrePau début de chaque nouveau PS. Par exemple, votre deuxième post-scriptum doit être intitulé « PPS ». et votre troisième post-scriptum devrait être « PPPS ».

PS. Rob a obtenu le poste chez Great Company ! Merci pour tout le soutien pendant son chômage.

PP. Je dois annuler ma fête d'anniversaire, mais nous allons quand même nous retrouver pour prendre un verre ce soir-là si tu veux venir.

L'enveloppe

Aux États-Unis, le poids maximum d’une lettre de première classe est de 3,5 onces. Si votre lettre fait plus de trois pages ou si vous l'avez rédigée sur du papier épais, vous devrez la peser pour vous assurer qu'elle répond aux exigences. La taille et la forme de l’enveloppe comptent également. Il doit être rectangulaire et plus petit qu’environ 6 pouces sur 11 pouces, sinon vous courez le risque que la poste le renvoie.

Envoi d'une lettre

Après avoir déterminé que l’enveloppe est du bon type, il ne vous reste plus qu’à la poster. (S'il s'agit d'une lettre personnelle, vous pouvez toujours la remettre vous-même. Dans ce cas, écrivez simplement le nom du destinataire prévu à l'extérieur de l'enveloppe. Un bonus de la remise en mains propres ? Vous pouvez utiliser l'enveloppe de n'importe quelle taille ou forme !)

Dans le coin supérieur gauche, écrivez votre nom et votre adresse ou attachez une étiquette postale. Au centre de l'enveloppe, écrivez soigneusement le nom et l'adresse du destinataire. Outre l'abréviation de l'État et le code postal, les lettres internationales doivent inclure le pays pour l'adresse de destination et l'adresse de retour.

Les tarifs postaux varient. Consultez le site Web du service postal américain pour connaître les prix actuels ou utilisez un timbre Forever pour les destinations américaines. L'affranchissement se fait dans le coin supérieur droit de l'enveloppe.

Vérifiez à nouveau que tout est correct à l’extérieur de l’enveloppe. Si tel est le cas, pliez votre lettre et insérez-la soigneusement. Ne le scellez pas tant que vous n'êtes pas sûr d'avoir inclus toutes les pages que vous avez l'intention d'envoyer.

Conseils pour la rédaction de lettres

Vous ne savez toujours pas comment rédiger une lettre appropriée ? Gardez ces conseils de rédaction de lettres à l’esprit pour vous aider à communiquer en toute confiance.

Offrez des plaisanteries

Alors que les lettres personnelles ont naturellement tendance à utiliser un ton amical, les lettres formelles peuvent également bénéficier de plaisanteries et d’une étiquette polie. Une simple phrase comme « Comment vas-tu ? » ou « J'espère que vous allez bien » au début d'une lettre peut aider à connecter l'expéditeur et le destinataire, même si le sujet est strictement professionnel.

De même, vous pouvez également exprimer votre sympathie, vos regrets, votre soutien ou votre gratitude dans des lettres formelles et informelles. Au-delà de la simple étiquette, ces plaisanteries établissent un lien personnel qui sépare vos lettres de celles écrites par des machines.

Écrivez pour votre lecteur

Comme pour tout écrit, modifiez votre langage pour l'adapter à votre lecteur spécifique. Si vous écrivez une lettre officielle à un associé, soyez professionnel et courtois. Si vous écrivez une lettre personnelle à un vieil ami, n'hésitez pas à faire des blagues et à utiliser l'argot.

Parfois, les lignes se brouillent : une « lettre officielle » adressée à un ami de travail peut être plus informelle qu’une « lettre personnelle » adressée à un parent éloigné. Gardez à l’esprit le lecteur spécifique lorsque vous écrivez pour trouver le bon ton. Si vous n'avez jamais rencontré le destinataire auparavant, respectez les formalités courtoises.

Inclure toutes les informations nécessaires

Si vous avez beaucoup d’informations à transmettre, faites une petite liste au préalable pour être sûr de tout couvrir. Traitez cela comme un mini-aperçu pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Ceci est particulièrement important pour les invitations ou les lettres concernant la programmation d’événements. Assurez-vous d'indiquer clairement les faits essentiels, en particulier oùetquand, ainsi que d'autres informations indispensables, comme des directions ou des exigences particulières.

Conclusion

Cela ne fait-il pas du bien d'envoyer une lettre que vous avez soigneusement préparée ? Certes, une lettre bien écrite a les meilleures chances d’atteindre son objectif. Pour que votre lettre brille vraiment, il est essentiel qu'elle soit exempte d'erreurs et qu'elle donne le bon ton. L'aide à la rédaction de Grammarly détecte des éléments tels que les fautes d'orthographe et de grammaire, et Grammarly Premium comprend des suggestions de formatage et des conseils qui peuvent vous aider à rédiger des lettres claires et faciles à suivre qui retiennent l'attention de votre destinataire. En utilisant Grammarly, vous pouvez rédiger votre lettre en toute confiance, où que vous tapiez !

Cet article a été initialement rédigé par Jennifer Calonia en 2020. Il a été mis à jour pour inclure de nouvelles informations.