Comment écrire n'importe quel type de lettre

Tout le monde devrait savoir écrire une lettre, qu'il s'agisse d'une demande commerciale, d'un e-mail, d'une lettre personnelle ou d'une publication sur les réseaux sociaux au format lettre. La rédaction de lettres est une compétence utile, non seulement pour communiquer clairement, mais aussi pour faire bonne impression, en particulier une première impression.

Ci-dessous, nous expliquons comment écrire une lettre appropriée, quel que soit le type dont vous avez besoin. Nous aborderons le format correct d'une lettre officielle, telle qu'une lettre de motivation ou une demande d'emploi, ainsi que des conseils pour rédiger une lettre personnelle, avec quelques exemples utiles de chacun.

Quel type de lettre devriez-vous écrire?

Il n'y a pas de règles strictes. Le format de lettre le plus approprié dépend de votre public. Pour un ami ou un parent proche, un message informel ou une lettre informelle est généralement la meilleure solution. Il existe différents types de lettres qui conviennent à ce format. Certains incluent :

• Lettres manuscrites
• Lettres envoyées par courriel
• Messages tapés sur les réseaux sociaux

Cependant, pour les contacts d'affaires ou les personnes que vous ne connaissez pas bien, une lettre formelle dactylographiée est presque toujours le choix le plus approprié. Lorsqu'elle est utilisée à des fins professionnelles, la rédaction d'une lettre officielle est efficace pour ce qui suit :

• Lettres de motivation
• Lettres d'intention
• Lettres de proposition de valeur
• Lettres de mémorandum d'affaires
• Lettres de promotion
• Lettres de référence
• Lettres de démission
• Lettres de remerciement

Ce ne sont là que quelques-uns des types de lettres que vous pourriez avoir besoin d'écrire dans un environnement occasionnel ou professionnel. Avant d'écrire une lettre, réfléchissez au type de lettre dont vous avez besoin : formelle ou informelle. Chacun a un format distinct que vous voudrez suivre.

Rédaction de lettres formelles : style bloc vs style AMS

Les lettres officielles, telles que les lettres de motivation, les demandes de renseignements commerciaux et les notifications urgentes, font partie des lettres les plus importantes que vous aurez à écrire. Parce qu'elles sont parfois utilisées comme documents officiels, les lettres formelles ont une structure bien précise et un format particulier. En fait, il existe plusieurs "formats corrects" différents parmi lesquels choisir.

Les formats les plus courants pour la rédaction de lettres formelles sont le style bloc et le style American Mathematical Society, ou AMS. Dans l'exemple ci-dessous, nous utilisons le style de bloc, en particulier le style de bloc complet , car c'est le plus populaire. Le style de bloc est caractérisé par le fait que tous les éléments sont alignés sur la marge gauche de la page. Cela inclut les premières lignes des paragraphes, qui n'utilisent pas d'indentation.

AMS est assez similaire, suivant bon nombre des mêmes règles que le style de bloc. Il existe cependant quelques différences, que nous aborderons brièvement après la section suivante.

Comment écrire une lettre formelle en style bloc

Étape 1 : Écrivez les coordonnées et la date

Toutes les lettres officielles commencent par les coordonnées et la date . Dans le style de bloc complet, cela va dans le coin supérieur gauche.

Tout d'abord, en tant qu'expéditeur, tapez votre nom complet et votre adresse alignés sur le côté gauche, comme vous le feriez pour adresser une enveloppe. Ce n'est pas seulement une formalité, mais une inclusion utile pour que le destinataire puisse facilement trouver vos coordonnées lorsqu'il souhaite répondre.

Si vous écrivez sur du papier à en-tête officiel de l'entreprise qui comprend déjà ces informations, vous n'avez pas besoin de réécrire les informations de contact.

Après votre adresse, sautez une ligne, puis ajoutez la date à laquelle vous écrivez la lettre.

Enfin, sautez à nouveau une ligne et ajoutez le nom et l'adresse complète du destinataire. N'hésitez pas à inclure le titre de leur poste sous leur nom si cela est pertinent. Laissez une ligne vide après les informations de contact avant d'écrire la salutation.

Étape 2 : Rédigez la salutation

Les lettres formelles ont toujours une salutation au début du contenu écrit comme un signal que votre message est sur le point de commencer. C'est ce qu'on appelle la salutation.

La plupart des salutations commencent par "Cher" suivi du nom du destinataire. Toutes les salutations utilisent la capitalisation du titre et se terminent par une virgule .

Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez également utiliser un intitulé de poste ou même le nom du service, par exemple, « Cher représentant des RH ». En dernier recours, vous pouvez utiliser la salutation générique "À qui de droit" en toute circonstance. Essayez d'éviter "Cher Monsieur ou Madame", car c'est un peu dépassé.

Étape 3 : Rédigez le corps de la lettre

C'est ici que vous écrivez votre message. Le corps de la lettre suit les règles normales de grammaire, alors écrivez-le comme vous le feriez pour tout autre document formel. La seule exception pour le style de bloc complet est que vous n'indentez pas les premières lignes des paragraphes .

Contrairement aux lettres personnelles, les lettres formelles sont simples et directes , alors n'ayez pas peur d' aller droit au but . Certaines lettres formelles ne font qu'une phrase ou deux, bien que d'autres puissent continuer sur des paragraphes s'il y a beaucoup d'informations à transmettre. L'important est de rester concentré et d'éviter les sujets tangentiels.

Bien que différentes cultures d'entreprise aient des normes de communication différentes, il est prudent d'éviter les phrases et les blagues désinvoltes ; certains déconseillent même les contractions . Cela devrait aller de soi, mais n'utilisez pas d'argot, de grossièretés ou d'autres termes inappropriés.

Si votre lettre couvre beaucoup de choses, il est préférable d'inclure un paragraphe de clôture à la fin pour résumer tout ce que le destinataire doit savoir. Comme toujours, n'oubliez pas d' éditer et de relire le corps de la lettre avant de l'envoyer.

Étape 4 : Rédigez la conclusion complémentaire

Les lettres formelles utilisent également une fermeture ou une signature complémentaire standard, similaire à la salutation, avant de se terminer par une signature authentique.

L'un des termes les plus courants est "Sincèrement", y compris certaines variantes telles que "Avec une sincère gratitude" ou " Sincèrement vôtre ". D'autres approbations courantes incluent "Best" et "Yours". Contrairement aux salutations, les fermetures utilisent la capitalisation des phrases. Mettez toujours en majuscule la première lettre de votre conclusion complémentaire, mais Et tout comme la salutation, terminez toujours par une virgule .

Si vous envoyez une lettre papier, sautez quelques lignes après votre clôture gratuite - c'est là que vous signez votre nom. De plus, tapez toujours votre nom sous la signature , ainsi que le titre de votre poste, le cas échéant. Lorsque vous envoyez un e-mail ou une autre lettre numérique, vous n'avez pas à laisser une ligne vide avant de taper votre nom complet.

Étape 5 : Mentionnez les documents joints

Cette dernière étape n'est nécessaire que si vous envoyez des documents supplémentaires avec la lettre, tels qu'un curriculum vitae ou un curriculum vitae, une candidature, un bon, etc. Si vous n'envoyez que la lettre, ignorez cette étape.

Après votre nom imprimé et le titre du poste facultatif (sous votre signature), sautez une ligne, puis écrivez « Pièce jointe : » suivi d'une liste des documents que vous avez inclus. Par exemple, si vous incluiez un CV, vous écririez « Pièce jointe : CV ». Il s'agit simplement d'une précaution pour que le destinataire ne manque rien ou, s'il en a besoin, puisse vérifier que quelque chose a été perdu lors de l'expédition.

Exemple de lettre formelle (style bloc)

Inspecteur-détective G. Lestrade
35 Quai Victoria
Londres, Angleterre SW1A 2JL, Royaume-Uni

1 juillet 1888

M. Sherlock Holmes
221B, rue Baker
Londres, Angleterre NW1 6XE, Royaume-Uni

Cher Monsieur Holmes,

Au nom de la police de Londres, nous sollicitons votre présence à New Scotland Yard dès que possible. Nous avons un cas qui nécessite votre expertise particulière, et nous préférerions discuter des détails en personne, compte tenu de la sensibilité de l'information. Tout moment avant la fin du mois est acceptable.

Sincèrement,
G.Lestrade
Inspecteur-détective

Pièce jointe : Laissez-passer visiteur

Comment écrire une lettre formelle dans le style AMS

Pour la plupart, le style AMS utilise les mêmes règles et directives que le style de bloc, y compris les pièces jointes, vous pouvez donc suivre les étapes ci-dessus quel que soit le style que vous utilisez. Cependant, il existe deux différences majeures dans le style AMS dont vous devez être conscient :

1. Ne laissez pas de ligne vide entre l'adresse complète de l'expéditeur et la date. La date vient directement sous l'adresse.
2. Le style AMS utilise toujours une ligne d'objet à la place ou avant la salutation. La ligne d'objet doit être écrite en majuscules et résumer le contenu de la lettre en une seule ligne au maximum, par exemple "VOTRE PRÉSENCE EST DEMANDÉE À SCOTLAND YARD". Comme pour les salutations, laissez une ligne vide avant et après la ligne d'objet.

Exemple de lettre formelle (style AMS)

Inspecteur-détective G. Lestrade
35 Quai Victoria
Londres, Angleterre SW1A 2JL, Royaume-Uni

1 juillet 1888

VOTRE PRÉSENCE EST DEMANDÉE À SCOTLAND YARD

Cher Monsieur Holmes,

[. . .]

Comment écrire une lettre informelle

Fidèles à leur nom, les lettres informelles sont beaucoup plus décontractées que les lettres formelles. Cela signifie qu'il n'y a pas autant de règles et de directives, et personne ne s'en souciera si vous ne laissez pas un espace vide au bon endroit.

Néanmoins, il existe un format correct que les gens connaissent bien, alors suivez les étapes ci-dessous au minimum.

Étape 1 : Mettez la date en haut (facultatif)

Mettre la date en haut d'une lettre est une coutume issue d'une époque où l'écriture de lettres était le principal moyen de communication. De nos jours, y compris la date n'est plus une nécessité, mais certaines personnes le font encore à cause de la tradition. Dans les lettres informelles, c'est complètement facultatif.

Étape 2 : Rédigez la salutation

Tout comme les lettres formelles, les lettres informelles commencent par une salutation polie au destinataire. Le format standard est le même : le mot "Cher" suivi du nom de la personne, comme dans "Cher M. Lestrade", en utilisant la capitalisation du titre.

Cependant, les lettres informelles offrent plus de liberté en ce qui concerne ce que vous dites dans votre message d'accueil, et il n'est pas rare de voir des salutations informelles telles que "Salut [Nom]" ou "Bonjour [Nom]".

Comme pour les salutations dans les lettres formelles, vous terminez normalement votre salutation par une virgule, puis sautez une ligne avant de commencer le corps de la lettre. Parfois, vous voyez des gens terminer la salutation par un point d'exclamation, en fonction de leur relation avec le destinataire.

Étape 3 : Rédigez le corps de la lettre

Le corps de la lettre est l'endroit où vous écrivez votre message, et les lettres informelles sont souvent destinées à partager des nouvelles ou à rester en contact. Ils ont tendance à avoir un ton conversationnel, ce qui signifie que vous êtes libre d'inclure l'argot et la langue que vous utilisez lorsque vous parlez en personne.

Alors que les tangentes sont plus permises dans les lettres informelles, s'éloigner excessivement du sujet peut encore déranger le lecteur. Essayez de rester concentré du mieux que vous pouvez sans avoir l'air retenu - les lettres informelles sont censées être personnelles, après tout.

Étape 4 : Rédigez la conclusion complémentaire

Les lettres informelles utilisent également une fermeture complémentaire avant la signature, suivant le même format que les lettres formelles. Cela inclut l'utilisation de la capitalisation des phrases (ne mettant en majuscule que la première lettre), l'ajout d'une virgule à la fin et le fait de laisser suffisamment d'espace pour signer votre nom si vous envoyez une lettre papier.

Cependant, vous n'avez pas besoin de vous en tenir aux signatures conventionnelles telles que "Sincèrement". Si vous écrivez une lettre personnelle, vous pouvez utiliser quelque chose de plus sentimental en fonction de la relation avec le destinataire, comme « Amour », « Cordialement » ou « A bientôt ».

Exemple de lettre informelle

2 juillet 1888

Quoi de neuf, Lestrade !?

C'est Sherlock ! Tellement ravi de recevoir votre lettre. Bien sûr, je viendrai à Scotland Yard dès que possible, pas de soucis.

BISOUS BISOUS,
Sherlock "Meilleur détective de tous les temps" Holmes

Qu'est-ce que PS ?

PS signifie post-scriptum . C'est quelque chose que vous ajoutez à la dernière minute une fois la lettre terminée, généralement soit une nouvelle mineure, soit quelque chose de petit que vous avez oublié en écrivant le corps de la lettre. En règle générale, vous n'utilisez pas de post-scriptum dans les lettres formelles ; si vous avez besoin d'ajouter quelque chose, vous devrez réviser l'ensemble du document pour inclure les nouvelles informations.

Lorsque vous écrivez un post-scriptum, écrivez simplement les lettres "PS" puis votre message. Peu importe que vous utilisiez des points ou non ("PS" et "PS" sont tous deux acceptables), mais les deux lettres doivent toujours être en majuscules.

Si vous avez plus d'un post-scriptum, ajoutez simplement un autre P au début de chaque nouveau PS. Par exemple, votre deuxième post-scriptum doit être étiqueté "PPS". et votre troisième post-scriptum devrait être "PPPS".

PS. Rob a obtenu le poste chez Great Company ! Merci pour tout le soutien pendant son chômage.

SPP. Je dois annuler ma fête d'anniversaire, mais on se retrouve quand même pour boire un verre ce soir-là si tu veux venir.

L'enveloppe

Aux États-Unis, le poids maximum d'une lettre de première classe est de 3,5 onces. Si votre lettre fait plus de trois pages ou si vous l'avez écrite sur du papier épais, vous devrez la peser pour vous assurer qu'elle répond aux exigences. La taille et la forme de l'enveloppe sont également importantes. Il doit être rectangulaire et plus petit qu'environ 6 pouces sur 11, sinon vous courez le risque que le bureau de poste vous le renvoie.

Envoi d'une lettre

Une fois que vous avez déterminé que l'enveloppe est du bon type, il ne vous reste plus qu'à la poster. (S'il s'agit d'une lettre personnelle, vous pouvez toujours la livrer vous-même. Dans ce cas, écrivez simplement le nom du destinataire prévu à l'extérieur de l'enveloppe. Un bonus de remise en main propre ? Vous pouvez utiliser n'importe quelle taille ou forme d'enveloppe que vous voulez !)

Dans le coin supérieur gauche, écrivez votre nom et votre adresse ou joignez une étiquette d'envoi. Au centre de l'enveloppe, écrivez soigneusement le nom et l'adresse du destinataire. Outre l'abréviation de l'état et le code postal, les lettres internationales doivent inclure le pays pour les adresses de destination et de retour.

Les tarifs postaux varient. Consultez le site Web du service postal américain pour connaître les prix actuels ou utilisez un timbre Forever pour les destinations américaines. L'affranchissement va sur le coin supérieur droit de l'enveloppe.

Vérifiez que tout est correct à l'extérieur de l'enveloppe. Si c'est le cas, pliez votre lettre et insérez-la soigneusement. Ne le scellez pas tant que vous n'êtes pas sûr d'avoir inclus toutes les pages que vous avez l'intention d'envoyer.

Conseils pour la rédaction de lettres

Vous ne savez toujours pas comment écrire une lettre appropriée? Gardez ces conseils de rédaction de lettres à l'esprit pour vous aider à communiquer en toute confiance.

Offrir des plaisanteries

Alors que les lettres personnelles ont naturellement tendance à utiliser un ton amical, les lettres formelles peuvent également bénéficier de plaisanteries et d'étiquette polie. Une simple phrase comme « Comment vas-tu ? » ou "J'espère que vous allez bien" au début d'une lettre peut aider à connecter l'expéditeur et le destinataire, même si le sujet est strictement professionnel.

De même, vous pouvez également exprimer votre sympathie, vos regrets, votre soutien ou votre gratitude dans des lettres formelles et informelles. Au-delà de la simple étiquette, ces plaisanteries établissent un lien personnel qui sépare vos lettres de celles écrites par des machines.

Écrivez pour votre lecteur

Comme pour toute écriture, modifiez votre langue pour l'adapter à votre lecteur spécifique. Si vous écrivez une lettre officielle à un associé, soyez professionnel et courtois. Si vous écrivez une lettre personnelle à un vieil ami, n'hésitez pas à faire des blagues et à utiliser l'argot.

Parfois, les lignes s'estompent - une «lettre officielle» à un ami de travail peut être plus décontractée qu'une «lettre personnelle» à un parent éloigné. Gardez à l'esprit le lecteur spécifique lorsque vous écrivez pour trouver le bon ton. Si vous n'avez jamais rencontré le destinataire auparavant, respectez les formalités courtoises.

Inclure toutes les informations nécessaires

Si vous avez beaucoup d'informations à transmettre, faites une petite liste au préalable pour vous assurer de tout couvrir. Traitez cela comme un mini-contour pour vous assurer que rien ne vous échappe.

Ceci est particulièrement important pour les invitations ou les lettres concernant la planification d'événements. Assurez-vous d'indiquer clairement les faits essentiels, en particulier où et quand , ainsi que d'autres informations nécessaires, telles que des instructions ou des exigences particulières.

Conclusion

N'est-il pas bon d'envoyer une lettre que vous avez soigneusement préparée ? Certes, une lettre bien rédigée a les meilleures chances d'atteindre son but. Pour vous assurer que votre lettre brille vraiment, il est essentiel qu'elle soit sans erreur et donne le bon ton. L'aide à la rédaction de Grammarly détecte des éléments tels que les fautes d'orthographe et de grammaire, et Grammarly Premium inclut des suggestions de formatage et des conseils qui peuvent vous aider à rédiger des lettres claires et faciles à suivre qui retiennent l'attention de votre destinataire. En utilisant Grammarly, vous pouvez écrire votre lettre en toute confiance, où que vous tapiez !

Cet article a été initialement écrit par Jennifer Calonia en 2020. Il a été mis à jour pour inclure de nouvelles informations.