Comment rédiger un ordre du jour de réunion en 5 étapes

Avez-vous déjà assisté à une réunion à laquelle vous n'aviez pas besoin d'assister ? Ou peut-être avez-vous vu une réunion prendre du retard parce que le temps avait été mal géré. Il doit sûrement y avoir un moyen d’éviter les réunions incontrôlées !

Il y a. C'est ce qu'on appelle un ordre du jour de réunion. Un ordre du jour d'une réunion est un aperçu qui dicte le sujet d'une réunion et le calendrier qu'elle suivra. Un ordre du jour de réunion vise à maintenir les réunions sur le sujet, efficaces et axées sur les objectifs.

Que vous soyez chef d'équipe dans une startup, organisateur dans une organisation à but non lucratif ou membre du conseil d'administration de votre entreprise, vous devez savoir comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace. Si vous vous êtes déjà demandé comment sortir d'une réunion , ceci est pour vous. Poursuivez votre lecture pour découvrir notre guide étape par étape pour rédiger un ordre du jour de réunion, avec des exemples inclus.

Qu'est-ce qu'un ordre du jour d'une réunion ?

Un ordre du jour d'une réunion est un aperçu de ce qui se passera au cours d'une réunion. Cela peut inclure des sujets, des objectifs, un calendrier, des conférenciers désignés, des documents justificatifs et des points de discussion. Un ordre du jour de réunion est généralement partagé avec les participants avant la réunion afin qu'ils puissent se préparer.

Si vous avez déjà pensé que vous auriez pu utiliser la communication asynchrone au lieu d'une réunion, vous souhaitez probablement réviser la façon de rédiger un ordre du jour. Les ordres du jour des réunions sont des outils importants avant, pendant et après une réunion.

Un ordre du jour de réunion peut être utilisé avant une réunion pour définir les attentes et se préparer. Lors d'une réunion, un ordre du jour crée une structure, permet de gagner du temps et maintient la concentration. Après une réunion, un ordre du jour peut être utilisé pour récapituler la réunion ou pour rédiger le procès-verbal.

Voici quelques avantages de l’utilisation d’un ordre du jour de réunion :

• Cela donne à la réunion un objectif clair.
• Cela vous aide à rester sur la bonne voie.
• Il définit les responsabilités.
• Sa structure vous permet de gérer votre temps efficacement.
• Il garantit que les sujets essentiels sont couverts.
• En créer un clarifie les attentes et les responsabilités.
• Cela réduit le temps perdu.
• L'envoi de l'ordre du jour à l'avance prépare les participants.

Certains experts suggèrent que les ordres du jour des réunions devraient être utilisés pour chaque réunion, tandis que d'autres recommandent de les utiliser uniquement pour les réunions formelles. Si vous souhaitez gagner du temps , rester sur la bonne voie ou atteindre un objectif spécifique lors d'une réunion, un ordre du jour est un excellent outil pour y parvenir.

Que doit contenir l’ordre du jour d’une réunion ?

L'ordre du jour d'une réunion doit clairement indiquer l'objectif de la réunion. Certains ordres du jour de réunions peuvent être plus détaillés que d’autres. Par exemple, toutes les réunions ne nécessitent pas de temps alloué pour des sujets ou des documents justificatifs. Cependant, plus l’ordre du jour est détaillé, plus il est facile de rester sur le sujet.

Un excellent ordre du jour de réunion comprend les éléments suivants :

• Le thème de la rencontre
• Atteindre les objectifs
• Une liste de sujets
• Temps alloué estimé pour chaque sujet
• Pièces justificatives
• Temps de discussion libre
• Un dernier aperçu

5 étapes pour rédiger un ordre du jour de réunion

Un ordre du jour efficace prendra en compte tous les participants, les objectifs que vous souhaitez atteindre et le temps que vous avez alloué à la réunion. Voici comment rédiger un ordre du jour de réunion en cinq étapes pour avoir une réunion efficace et efficiente.

1 Focus sur un thème

Avant de commencer à rédiger l’ordre du jour de votre réunion, prenez un moment pour réfléchir à ce que vous attendez de la réunion. Quels sont vos objectifs ? Quel est le thème de cette rencontre ? Définir le type de réunion.

Avoir un thème et préciser le type de réunion aidera à déterminer l'orientation de la réunion, ce qui permettra aux participants de se préparer. Vos objectifs doivent décrire ce que vous souhaitez accomplir pendant la réunion.

Voici quelques types de réunions courants :

• Réunion d'équipe : une discussion sur l'état d'un projet, la résolution d'éventuels problèmes et la planification de délais importants.
• Réunion du conseil d'administration : une discussion formelle sur des questions commerciales.
• Session exécutive : une réunion visant à clarifier les besoins en matière de réunions du conseil d'administration.
• Réunion de lancement du projet : présentation des nouveaux objectifs, livrables et échéanciers du projet.
• Réunion de brainstorming: une collaboration sur de nouvelles idées.
• Réunion de feedback– temps structuré pour des commentaires constructifs.
• Réunion agile : une réunion ciblée pour les revues de sprint, les aperçus de projets et les comptes rendus de commentaires.
• Réunion Scrum: planification de sprint, stand-ups, affinement du backlog de produit ou revues de sprint au format Scrum.
• Réunion rétrospective : une séance de feedback post-projet.
• Réunion d'intégration : une réunion de groupe pour l'orientation des nouveaux employés.
• Réunion de comité : un sous-groupe au sein d'une entreprise ou d'une équipe qui s'attaque à un projet ou à un problème spécifique.

2 Décidez des sujets

Renseignez-vous auprès de vos coéquipiers, des autres membres du conseil d'administration, des membres du comité et de toutes les parties prenantes importantes pour savoir s'il y a quelque chose dont ils aimeraient discuter pendant la réunion. Donner à chacun la possibilité de s’exprimer garantit que personne n’aura à trop s’exprimer pour que sa voix soit entendue. Utilisez les informations que vous avez recueillies auprès de vos parties prenantes, de la définition d'objectifs et du type de réunion pour créer une liste de sujets qui doivent être discutés lors de votre réunion.

Assurez-vous que les sujets correspondent à la fois au type de réunion que vous souhaitez organiser et aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Soyez attentif au nombre de sujets que vous pouvez aborder dans le temps que vous avez alloué à la réunion. N'en emballez pas trop !

3 Fixez des limites de temps et des dirigeants pour chaque sujet

Pour rester sur la bonne voie, il est utile de fixer des limites de temps pour chaque sujet que vous souhaitez discuter. Si l'orchestrateur de la réunion ne prévoit pas de guider la conversation pour chaque sujet, il doit alors nommer un responsable pour chaque sujet.

Le responsable sera chargé de diriger la réunion pendant toute la durée de son sujet, de fournir tous les documents ou diapositives pertinents et de s'assurer que le sujet reste dans les délais fixés par l'ordre du jour. Si vous dirigez la réunion, il est utile de rappeler aux responsables du sujet d'apporter leurs documents nécessaires le jour de la réunion.

4 Considérez les documents nécessaires

Faites une liste de tous les documents nécessaires à la réunion. Cela peut inclure des diapositives de présentation, des données, des détails du projet, des résultats de tests, des wireframes, des prototypes, des feuilles de présence ou des procès-verbaux de réunions précédentes .

Si un autre membre de votre équipe doit apporter ces documents à la réunion, assurez-vous de le lui faire savoir et d'inclure cette information dans l'ordre du jour.

5 Prévoyez du temps pour la discussion et la vue d’ensemble

Prévoyez du temps à la fin de l’ordre du jour pour un bref aperçu et une discussion. Avec un emploi du temps, les gens ont parfois besoin de temps à la fin de la réunion pour poser des questions. De plus, si vous travailliez vers un objectif, cela ne fait pas de mal de revoir une fois de plus ce que vous avez abordé lors de la réunion.

Si vous organisez une réunion hebdomadaire, vous n’aurez peut-être pas besoin de beaucoup de temps pour cela. Souvent, cinq minutes suffisent pour réviser à la fin d’une réunion. Mais s'il s'agit d'une réunion mensuelle ou s'il s'agit de nouvelles informations, vous devriez plutôt prévoir dix à vingt minutes à la fin de votre réunion.

Exemple d'ordre du jour d'une réunion

Ci-dessous, nous avons inclus un aperçu d’un ordre du jour typique d’une réunion.

Titre de la réunion : Date :Lieu et heure :Responsable de la réunion :Membres présents :Objectif de la réunion :

Rapport d'état(10 minutes)

Accordez à chaque membre présent quelques instants pour partager où il en est.

Objectif(15 minutes)

Passez en revue votre objectif pour la réunion, les résultats que vous attendez et ce que chacun doit faire pour les atteindre.

Nouveaux sujets(20 minutes)

Partagez toute nouvelle information ou sujet dirigé par les membres qui doit être discuté.

Aperçu(5 minutes)

Passez en revue ce qui a été discuté lors de la réunion, créez une liste de mesures à prendre et laissez de la place pour toutes les questions qui n'ont pas encore été abordées.

FAQ sur l'ordre du jour des réunions

Qu'est-ce qu'un ordre du jour d'une réunion ?

Un ordre du jour d'une réunion est un aperçu de ce qui se passera au cours d'une réunion. Cela comprend les éléments suivants :

• Sujets
• Objectifs
• Une chronologie
• Conférenciers désignés
• Pièces justificatives
• Points de discussion

Que doit contenir l’ordre du jour d’une réunion ?

L’ordre du jour d’une réunion doit comprendre les éléments suivants :

• Le thème de la rencontre
• Objectifs
• Une liste de sujets
• Temps alloué estimé pour chaque sujet
• Pièces justificatives
• Temps de discussion libre
• Un dernier aperçu

Quand faut-il utiliser un ordre du jour de réunion ?

Vous devez utiliser un ordre du jour pour toutes les réunions, ou au moins pour les réunions formelles. Si vous souhaitez gagner du temps, rester sur la bonne voie ou atteindre un objectif spécifique lors d'une réunion, un ordre du jour est un excellent outil pour y parvenir.