Comment rédiger un ordre du jour de réunion en 5 étapes

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

Un ordre du jour de réunion est un aperçu de ce qui se passera lors d'une réunion. Cela peut inclure des sujets, des objectifs, un calendrier, des conférenciers désignés, des documents à l'appui et des points de discussion. Un ordre du jour de la réunion est généralement partagé avec les participants avant la réunion afin qu'ils puissent se préparer.

Si vous avez déjà pensé que vous auriez peut-être pu utiliser la communication asynchrone au lieu d'une réunion, vous souhaitez probablement approfondir la rédaction d'un ordre du jour. Les ordres du jour des réunions sont des outils importants avant, pendant et après une réunion.

Un ordre du jour de la réunion peut être utilisé avant une réunion pour définir les attentes et se préparer. Au cours d'une réunion, un ordre du jour crée une structure, fait gagner du temps et maintient la concentration. Après une réunion, un ordre du jour peut être utilisé pour récapituler la réunion ou pour rédiger le procès-verbal.

Voici quelques avantages de l'utilisation d'un ordre du jour de réunion :

• Cela donne à la réunion un objectif clair.
• Cela vous aide à rester sur la bonne voie.
• Il définit les responsabilités.
• Sa structure vous permet de gérer efficacement votre temps.
• Il garantit que les sujets essentiels sont couverts.
• En créer un clarifie les attentes et les responsabilités.
• Il réduit le temps perdu.
• L'envoi de l'ordre du jour à l'avance prépare les participants.

Certains experts suggèrent que les ordres du jour des réunions devraient être utilisés pour chaque réunion, tandis que d'autres recommandent de les utiliser uniquement pour les réunions formelles. Si vous souhaitez gagner du temps , rester sur la bonne voie ou atteindre un objectif spécifique lors d'une réunion, un ordre du jour est un excellent outil pour y parvenir.

Que doit contenir l'ordre du jour d'une réunion ?

L'ordre du jour d'une réunion doit indiquer clairement l'objet de la réunion. Certains ordres du jour de réunion peuvent être plus détaillés que d'autres. Par exemple, toutes les réunions n'ont pas besoin d'attributions de temps pour des sujets ou des documents à l'appui. Cependant, plus un ordre du jour est détaillé, plus il est facile de rester sur le sujet.

Un excellent ordre du jour de réunion comprend les éléments suivants :

• Le thème de la rencontre
• Atteindre les objectifs
• Une liste de sujets
• Temps estimé pour chaque sujet
• Documents justificatifs
• Temps de discussion libre
• Un dernier aperçu

5 étapes pour rédiger un ordre du jour de réunion

Un ordre du jour efficace tiendra compte de tous les participants, des objectifs que vous souhaitez atteindre et du temps que vous avez alloué à la réunion. Voici comment rédiger un ordre du jour de réunion en cinq étapes pour avoir une réunion efficace et efficiente.

1 Focus sur un thème

Avant de commencer à rédiger l'ordre du jour de votre réunion, prenez un moment pour réfléchir à ce que vous attendez de la réunion. Quels sont vos objectifs? Quel est le thème de cette rencontre ? Définissez le type de réunion.

Avoir un thème et spécifier le type de réunion aidera à déterminer l'orientation de la réunion, ce qui permettra aux participants de se préparer. Vos objectifs doivent décrire ce que vous voulez accomplir pendant la réunion.

Voici quelques types de réunion courants :

• Réunion d'équipe - une discussion sur l'état d'un projet, la résolution de problèmes et la planification d'échéances importantes.
• Réunion du conseil d'administration - une discussion formelle de questions commerciales.
• Séance exécutive — une réunion pour clarifier les besoins des réunions du conseil d'administration.
• Réunion de lancement du projet - une présentation des objectifs, des livrables et des échéanciers du nouveau projet.
• Réunion de remue-méninges — une collaboration sur de nouvelles idées.
• Réunion de rétroaction —temps structuré pour une rétroaction constructive.
• Réunion Agile - une réunion ciblée pour les revues de sprint, les aperçus de projet et les débriefings de rétroaction.
• Réunion Scrum - planification de sprint, stand-ups, raffinement du backlog de produit ou revues de sprint dans un format scrum.
• Réunion de rétrospective — une séance de rétroaction post-projet.
• Réunion d'intégration - une réunion de groupe pour l'orientation des nouveaux employés.
• Réunion de comité - un sous-groupe au sein d'une entreprise ou d'une équipe qui s'attaque à un projet ou à un problème spécifique.

2 Décidez des sujets

Vérifiez auprès de vos coéquipiers, des autres membres du conseil d'administration, des membres du comité et de toutes les parties prenantes importantes pour savoir s'il y a quelque chose dont ils aimeraient discuter pendant la réunion. Donner à chacun la chance de parler garantit que personne n'aura à trop parler pour se faire entendre. Utilisez les informations que vous avez recueillies auprès de vos parties prenantes, l'établissement d'objectifs et le type de réunion pour créer une liste de sujets qui doivent être discutés lors de votre réunion.

Assurez-vous que les sujets correspondent au type de réunion que vous souhaitez organiser et aux objectifs que vous souhaitez atteindre. Tenez compte du nombre de sujets que vous pouvez couvrir dans le temps que vous avez alloué à la réunion. N'emballez pas trop !

3 Fixez des délais et des responsables pour chaque sujet

Pour rester sur la bonne voie, il est utile de fixer des limites de temps pour chaque sujet dont vous souhaitez discuter. Si l'orchestrateur de la réunion ne prévoit pas de guider la conversation pour chaque sujet, il doit nommer un responsable pour chaque sujet.

L'animateur sera chargé de diriger la réunion pendant la durée de son sujet, de fournir tous les documents ou diapositives pertinents et de s'assurer que le sujet reste dans les délais fixés par l'ordre du jour. Si vous dirigez la réunion, il est utile de rappeler aux responsables de sujets d'apporter leurs documents nécessaires le jour de la réunion.

4 Considérez les documents nécessaires

Faites une liste de tous les documents nécessaires pour la réunion. Il peut s'agir de diapositives de présentation, de données, de détails de projet, de résultats de tests, de structures filaires, de prototypes, de feuilles de présence ou de comptes rendus de réunions précédentes .

Si quelqu'un d'autre de votre équipe doit apporter ces documents à la réunion, assurez-vous de le lui faire savoir et d'inclure cette information dans l'ordre du jour.

5 Laisser du temps pour la discussion et la vue d'ensemble

Prévoyez du temps à la fin de l'ordre du jour pour un bref aperçu et une discussion. Avec un calendrier, les gens ont parfois besoin de temps à la fin de la réunion pour poser des questions. De plus, si vous travailliez vers un objectif, cela ne fait pas de mal de revenir une fois de plus sur ce que vous avez couvert pendant la réunion.

Si vous organisez une réunion hebdomadaire, vous n'aurez peut-être pas besoin de beaucoup de temps pour cela. Souvent, cinq minutes suffisent pour faire le point à la fin d'une réunion. Mais s'il s'agit d'une réunion qui se réunit tous les mois, ou s'il s'agit de nouvelles informations, vous devriez plutôt laisser dix à vingt minutes à la fin de votre réunion.

Exemple d'ordre du jour de réunion

Ci-dessous, nous avons inclus un aperçu d'un ordre du jour de réunion typique.

Titre de la réunion : Date : Lieu et heure : Responsable de la réunion : Membres présents : Objectif de la réunion :

Rapport d'état (10 minutes)

Accordez à chaque membre présent quelques instants pour partager où il en est.

But (15 minutes)

Passez en revue votre objectif pour la réunion, les résultats que vous attendez et ce que tout le monde doit faire pour les atteindre.

Nouveaux sujets (20 minutes)

Partagez toute nouvelle information ou tout sujet dirigé par les membres qui doit être discuté.

Aperçu (5 minutes)

Passez en revue ce qui a été discuté pendant la réunion, créez une liste d'éléments d'action et laissez de la place pour toutes les questions qui n'ont pas encore été abordées.

FAQ sur l'ordre du jour de la réunion

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

Un ordre du jour de réunion est un aperçu de ce qui se passera lors d'une réunion. Cela inclut les éléments suivants :

• Les sujets
• Buts
• Une chronologie
• Intervenants désignés
• Documents justificatifs
• Points de discussion

Que doit contenir l'ordre du jour d'une réunion ?

L'ordre du jour d'une réunion doit inclure les éléments suivants :

• Le thème de la rencontre
• Buts
• Une liste de sujets
• Temps estimé pour chaque sujet
• Documents justificatifs
• Temps de discussion libre
• Un dernier aperçu

Quand utiliser un ordre du jour de réunion ?

Vous devez utiliser un ordre du jour pour toutes les réunions, ou du moins les réunions formelles. Si vous souhaitez gagner du temps, rester sur la bonne voie ou atteindre un objectif spécifique lors d'une réunion, un ordre du jour est un excellent outil pour y parvenir.