Comment rédiger un mémo : les 10 étapes à suivre

Apprendre à rédiger un mémo vous aidera à communiquer efficacement avec les personnes de votre entreprise.

Un mémorandum, un mémo, est une courte lettre utilisée pour la communication interne à l'intérieur d'une entreprise ou d'une organisation. Lors de l'envoi d'un mémo professionnel, l'expéditeur cible généralement un grand groupe de personnes, comme un département entier. Ceci est distinct d'un e-mail, ciblant un seul ou une poignée de destinataires.

Vous utiliserez un mémo pour plusieurs raisons, notamment pour informer un service d'une nouvelle politique au sein de l'organisation, informer le personnel des changements de politique ou alerter l'entreprise d'un événement à venir. L'envoi d'un mémo garantit que tous ceux qui ont besoin des informations reçoivent les mêmes informations, ce qui crée moins de confusion et de frustration au sein de l'organisation.

La rédaction d'un mémo n'est pas difficile, mais de nombreuses personnes n'apprennent pas à rédiger un mémo dans leur formation commerciale. Si vous êtes chargé de rédiger ce type de document commercial, ce guide vous aidera à bien le faire.

Les matériaux nécessaires

• Matériel d'écriture tel que stylo et papier
• Papier à entête
• Enveloppes
• L'ordinateur
• Accès aux e-mails

Étape 1. Étudiez les modèles de mémo

Envisagez d'étudier des modèles de mémo pour vous aider à savoir comment en rédiger un efficacement. Ensuite, envisagez de rédiger un modèle que vous pourrez utiliser au sein de votre organisation pour rédiger efficacement votre mémo. Créez des modèles pour les types courants de mémos que vous envoyez que vous pouvez récupérer et remplir en cas de besoin.

Étape 2. Écrivez le titre et la ligne d'objet

Les quatre premières lignes d'un modèle de mémo sont considérées comme le titre et la ligne d'objet. C'est l'une des parties les plus essentielles d'un mémo, car elle indique de qui provient le mémo, à qui il est destiné, quand il a été envoyé et quel est le sujet principal.

Le titre et la ligne d'objet ressemblent à ceci :

À:

De:

Date:

Matière:

Remplissez chacune de ces lignes dans l'en-tête du mémo avec des informations précises. Ensuite, en haut de la page, avant ces informations, écrivez « Mémorandum » pour que le destinataire sache de quel type de communication il s'agit. L'objet de la note doit être clair et concis, indiquant le but de la lettre.

Étape 3. Énoncez le but du mémo

Incluez le but de votre mémo dans le premier paragraphe. Considérez le paragraphe d'ouverture de votre mémo comme un énoncé de thèse dans un document de recherche. Il indique le but d'un mémo et donne au lecteur une raison de continuer à lire. Vous n'êtes pas obligé d'écrire une salutation avec ce type de communication professionnelle, car la rédaction d'un mémo vise à être aussi concise et simple que possible.

Le premier paragraphe du mémo doit indiquer au lecteur pourquoi vous écrivez. Vous pouvez même dire « Je vous écris pour vous informer » ou quelque chose de similaire. Ce paragraphe devrait être d'une à trois phrases et souligner les points clés de la lettre. Mettez les informations essentielles dans ce premier paragraphe pour vous assurer que tout le monde sait sur quoi porte la communication

Étape 4. Donnez des informations générales

Dans le deuxième paragraphe, vous donnerez les informations générales, le contexte ou les preuves à l'appui des éléments du premier paragraphe. Par exemple, si le premier paragraphe invite le lecteur à assister à un événement de l'entreprise, le deuxième paragraphe dira au lecteur pourquoi leur présence est importante ou si l'événement est essentiel à la croissance de l'organisation.

Les informations de base doivent être de trois à cinq phrases. Cependant, il ne doit pas répéter les informations trouvées dans le corps du mémo, mais doit donner un contexte qui indique pourquoi le reste du mémo est important.

Étape 5. Décrire la méthode de suivi

Le corps de l'emo doit expliquer les points clés de manière concise. Utilisez quatre à 10 lignes ou trois à cinq phrases, et utilisez des puces si elles aident à garder les choses concises. Dans ces paragraphes du corps, vous devriez avoir un point clé par paragraphe. Utilisez l'espace blanc généreusement. Ne te répète pas.

Étape 6. Résumez vos points

Le dernier paragraphe doit indiquer au lecteur comment il peut suivre votre e-mail. Par exemple, vous pouvez leur demander de répondre à l'invitation ou de vous envoyer directement des questions par e-mail. Si aucun suivi direct n'est nécessaire, dites « Merci de l'attention que vous portez à ce problème » ou quelque chose de similaire. Vous pouvez également résumer les points principaux dans ce paragraphe.

Si votre action souhaitée est plus de deux à trois phrases, utilisez des puces ou une liste numérotée pour indiquer ce que vous voulez que les gens fassent. Cela garantira que les lecteurs peuvent voir ce qu'ils sont censés faire après avoir lu le mémo, même s'ils le scannent et ne le lisent pas dans un but précis. Vous ne signerez pas la lettre à la fin du mémo comme vous le feriez avec un e-mail car le nom de l'expéditeur est répertorié dans la partie "de" de l'en-tête.

Étape 7. Inclure un appel à l'action

Tous les mémos doivent avoir un plan d'action ou un appel à l'action. Vos lecteurs doivent savoir ce qu'on attend d'eux et comment ils peuvent suivre cette attente. Vous pouvez inclure des adresses e-mail et des numéros de téléphone dans le CTA, le cas échéant. L'action envisagée doit figurer dans les premier et dernier paragraphes et peut également apparaître dans le corps.

Étape 8. Utilisez un style d'écriture direct et clair

Le style d'écriture d'un mémo est informatif et direct. L'objectif est de transmettre les informations souhaitées et de demander une action souhaitée. Écrivez à la première et à la deuxième personne et utilisez des phrases impératives, le cas échéant.

Étape 9. Ajoutez des pièces jointes si nécessaire

Parfois, une note de service nécessitera des pièces jointes pour prouver les informations fournies dans la lettre. Joignez-les de manière à ce que le lecteur puisse facilement y accéder. Cette méthode dépendra des outils de votre organisation, mais assurez-vous qu'ils sont accessibles. Un mémo n'est pas l'endroit pour envoyer un grand nombre de pièces jointes. Au lieu de cela, n'envoyez que les pièces jointes nécessaires au mémo. Évitez d'utiliser de longues phrases.

Étape 10. Relisez et modifiez le mémo avant de l'envoyer

Étant donné que vous enverrez un mémo à de nombreuses personnes au sein de votre organisation, relisez-le toujours attentivement avant de l'envoyer. Vous ne voulez pas envoyer un mémo avec une faute de frappe flagrante ou une intention mal communiquée, car cela ne vous aidera pas à apparaître comme un professionnel compétent. Aussi, relisez votre mémo pour en vérifier l'exactitude. Assurez-vous que les coordonnées, les dates et les heures sont exactes. Cette précision vous aidera à éviter les erreurs de communication.

Lors de l'édition pour la grammaire, nous vous recommandons également de prendre le temps d'améliorer le score de lisibilité d'un texte avant de le publier ou de le soumettre.