Comment rédiger un e-mail professionnel – 5 étapes faciles et 5 bonnes pratiques

Comprendre comment rédiger un e-mail professionnel peut être difficile. Ne t'inquiète pas. Tu n'es pas seul.

Même si la plupart d'entre nous ont besoin d'écrire des e-mails au travail tous les jours, ce n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Même si vous créez des e-mails professionnels tous les jours, vous pouvez avoir l'impression que vous n'avez jamais fini d'apprendre à communiquer efficacement en anglais. Comment bien faire comprendre mon propos ? Comment paraître poli mais amical ? Comment dois-je commencer l'e-mail ?

Lorsque vous ouvrez un nouvel e-mail, vous savez généralement exactement ce que vous voulez dire… mais ensuite, vous voyez un curseur clignoter, les mots peuvent rester coincés dans votre tête. Vous pouvez même commencer à deviner votre pensée ou douter de vos compétences en écriture. Bien que le blocage de l'écrivain soit réel, lorsqu'il s'agit d'apprendre à envoyer des e-mails professionnels, la pratique rend parfait. ‍

Grâce à ces cinq étapes et bonnes pratiques, vous pouvez composer des e-mails qui vous aideront à vous mettre en valeur dans toutes les situations de travail.

5 étapes faciles pour rédiger un e-mail professionnel

Que vous envoyiez un e-mail froid pour un emploi, que vous présentiez deux personnes l'une à l'autre ou que vous suiviez un prospect, ces étapes simples vous guideront dans la création d'un e-mail efficace qui répondra à vos objectifs.

1. Partir du bon pied avec la bonne salutation
2. Rendre grâce
3. Expliquez votre objectif
4. Laissez une bonne impression avec votre fermeture
5. Signer professionnellement
   

1. Partir du bon pied avec la bonne salutation

Lorsque vous écrivez un e-mail professionnel, il est important de faire la meilleure première impression possible avec une salutation professionnelle, également connue sous le nom de salutation, qui est un mot plus sophistiqué pour dire "bonjour".

Si vous ne connaissez pas bien le lecteur, ouvrez toujours votre e-mail avec une salutation formelle.

• Cher <Prénom>,
  

Si vous tendez la main pour commencer une nouvelle relation, vous devez utiliser son nom de famille.

• Chère Madame/Madame/M. <Nom de famille>,
  

Si votre relation de travail avec la personne est plus décontractée, vous pouvez utiliser une salutation plus amicale.

• Bonjour <Prénom>,
  

C'est toujours une bonne idée d'en apprendre le plus possible sur la personne que vous contacterez. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, il est généralement plus sûr d'utiliser "Cher Monsieur ou Madame" ou "À qui de droit :". Assurez-vous de remarquer l'irrégularité des majuscules et de la ponctuation dans cette dernière option, et notez que parfois la première est trop formelle - et peut être considérée comme obsolète, étouffante ou politiquement incorrecte.

2. Rendre grâce

Commencer par remercier le destinataire est la bonne chose à faire, que vous contactiez quelqu'un pour la première fois, que vous répondiez à quelqu'un qui contacte votre organisation ou que vous receviez une réponse d'une personne.

Si vous faites le premier contact, vous devez remercier la personne d'avoir pris le temps de lire votre e-mail, suivi de son nom.

• Merci d'avoir pris le temps de lire mon e-mail, <Prénom>.
  

Si une personne extérieure à votre organisation vous contacte avec une demande, vous pouvez dire

• Merci d'avoir contacté <Nom de l'entreprise>.
  

Lorsque quelqu'un répond à l'un de vos e-mails, assurez-vous de dire :

• Merci pour votre réponse rapide.
  

Exprimer sa gratitude rend le lecteur plus réceptif à ce que vous écrivez ensuite, vous aide à donner l'impression d'être respectueux et fait partie d'une bonne étiquette de courrier électronique.

3. Expliquez votre objectif

Si vous initiez la communication après avoir remercié le destinataire d'avoir pris le temps de lire votre e-mail, commencez par indiquer votre objectif.

• Je vous écris pour poser des questions sur [l'offre de produits X].
• Je vous écris concernant [Offre d'emploi Y].
  

Si vous avez reçu une demande pour l'entreprise, répondez à sa question ou mettez le client en contact avec le bon collègue pour lui donner une réponse.

• Pour répondre à votre question, voici [Informations demandées].
• Je vous mets en contact avec mon collègue <Nom> (CC'd), qui pourra répondre à votre demande concernant [Sujet Z].
  

Soyez clair sur votre objectif en haut du premier paragraphe, puis passez au corps du texte principal de l'e-mail. Cependant, vous devez vous rappeler que le lecteur est un professionnel très occupé, tout comme vous. Faites passer votre message rapidement en gardant vos phrases concises.

4. Laisser une bonne impression

Avant d'envoyer votre e-mail, c'est une bonne idée de remercier à nouveau votre lecteur et d'ajouter des remarques de clôture polies.

Commencez par quelque chose du genre :

• Merci de votre patience et de votre coopération, <Prénom>.
• Merci de votre attention, <Prénom>.
  

Après cela, continuez à terminer poliment votre dernier paragraphe.

• Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter.
• Je suis dans l'attente de votre réponse.

5. Signez professionnellement

La dernière étape consiste à inclure une fermeture de courrier électronique professionnelle avec votre nom. Traditionnellement, cela s'appelle une "valediction", mais ce mot est un peu dépassé, de la même manière que la salutation. Selon l'étiquette appropriée des e-mails, le niveau de formalité de votre signature doit correspondre à la salutation.

Si vous avez commencé le courrier électronique de manière informelle, les bons choix pour la signature incluent :

• Sincèrement,
• Sincères amitiés,
• Meilleurs vœux,
  

Si votre salutation était plus décontractée, envisagez de conclure par :

• Meilleur,
• Comme toujours,
• Merci,

N'oubliez pas la virgule après la fermeture, et encore moins ajoutez votre nom à la ligne suivante.

Il est d'usage d'inclure une signature d'e-mail qui inclut votre nom complet, votre titre, votre entreprise et les coordonnées pertinentes dans les e-mails professionnels pour les besoins d'identification et de communication en dehors de la boîte de réception.

Comment rédiger des e-mails professionnels – les meilleures pratiques

Dans cette section, nous couvrirons les meilleures pratiques les plus importantes pour la rédaction d'e-mails professionnels. Bien que le contenu de chaque e-mail soit différent, il existe des principes généraux qui s'appliquent à chacun d'entre eux. Vous pouvez utiliser ces directives comme liste de contrôle finale pour vous assurer que vous vous donnez toutes les chances de réussir avec votre message.

Voici les 5 bonnes pratiques pour rédiger des emails professionnels :

1. Comprendre votre destinataire
2. Attention à votre ton
3. Gardez-le court et doux
4. Formater pour plus de clarté
5. Relisez avant d'envoyer

1. Comprendre votre destinataire

A qui écrivez-vous ? Cela peut sembler idiot car il est évident que vous ne pouvez pas écrire un e-mail persuasif sans avoir l'adresse e-mail de quelqu'un à qui l'envoyer.

Cependant, même lorsque vous travaillez dans une capacité B2B, vous devez vous rappeler que vous écrivez à une personne, pas à une entreprise.

Aucun de nous n'est notre travail, et la meilleure chose à propos des gens est que nous sommes humains. Assurez-vous donc de vous rappeler que vous écrivez à un être humain. Gardez-le léger, gentil et conversationnel. Soyez toujours encourageant et utile dans vos réponses. Écrivez le type d'e-mail que vous souhaitez recevoir.

2. Faites attention à votre ton

La personne à qui vous écrivez définira le ton de votre e-mail et dictera souvent aussi vos salutations et vos conclusions. Peut-être que vous effectuez un suivi auprès d'un recruteur après avoir envoyé un CV LinkedIn, ou peut-être souhaitez-vous créer un premier contact positif pour faciliter la prise en charge d'un prospect afin de conclure une vente. Ces situations nécessitent souvent des tonalités différentes : un e-mail faisant suite à une demande d'emploi doit être plus formel qu'un e-mail visant à décrocher un client. ‍

3. Soyez bref et agréable

Il est préférable de garder un e-mail professionnel court et agréable. Communiquez ce que vous essayez de dire de manière claire et concise afin que votre destinataire comprenne que vous respectez son temps. Un à trois courts paragraphes de trois à cinq phrases chacun suffisent amplement. Néanmoins, il est important de ne pas être trop bref - un e-mail professionnel doit contenir au moins trois phrases.

4. Formater pour plus de clarté

Pour rendre votre e-mail facile à lire, séparez les différents composants par des sauts de paragraphe. Envisagez d'utiliser des puces ou des listes numérotées pour structurer davantage votre message. Si vous souhaitez mettre en évidence ce qui est le plus important, utilisez le gras au lieu de changer la couleur de la police. Cependant, évitez d'utiliser le gras pour plus d'un mot ou expression dans votre e-mail. Quand il s'agit de choisir une police, respectez les classiques et utilisez une taille de police standard.

5. Relisez avant d'envoyer

Enfin et surtout, vous devez soigneusement revérifier ce que vous avez écrit pour vous assurer qu'il est clair et concis. Une mauvaise communication dans les e-mails professionnels peut entraîner de nombreuses erreurs coûteuses, et les fautes d'orthographe et de grammaire nuisent inévitablement à la perception que les autres ont de vous. Lorsque vous pensez que votre e-mail est parfait, assurez-vous toujours que le nom du destinataire est correct.

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