Comment écrire une lettre de référence qui brille : 16 étapes faciles

Apprendre à rédiger une lettre de référence est essentiel pour les managers et les enseignants. De plus, ceux-ci sont souvent demandés aux personnes dirigeantes, et ce guide vous aidera.

Une lettre de recommandation est un élément essentiel du processus d'embauche lorsqu'une personne est à la recherche d'un nouvel emploi. Cela vient généralement d'un collègue, d'un ancien employeur, d'un directeur ou même d'un professeur à l'université. Il indique au destinataire que la personne postulant pour le poste serait un bon candidat et pourquoi elle serait un bon candidat.

Une lettre de recommandation efficace peut rendre le CV et la candidature d'un candidat plus attrayants. De plus, cela peut parfois être le facteur clé qui pousse un responsable du recrutement à mettre les informations d'un candidat sur sa liste restreinte de candidats potentiels. Par conséquent, si quelqu'un vous demande d'écrire une lettre de recommandation, vous devez tout donner. Cela signifie qu'ils sont en pleine recherche d'emploi et que votre recommandation pourrait faire une énorme différence dans leur réussite. Par conséquent, vous devez apprendre à rédiger une lettre de référence qui impressionnera un employeur potentiel, et ce guide vous aidera.

Les matériaux nécessaires

• Papier
• Stylo ou crayon
• L'ordinateur
• Coordonnées du destinataire

Étape 1 : Savoir ce qu'il faut inclure

Quelle que soit la lettre de référence que vous écrivez; il contiendra des informations similaires. Toutes les lettres de référence doivent inclure ces informations :

• Comment connaissez-vous le candidat
• Depuis combien de temps connaissez-vous le candidat
• Les caractéristiques positives de la personne et comment elles s'appliquent à l'opportunité
• Une déclaration directe de recommandation
• Une invitation à vous demander directement plus d'informations
• Vos coordonnées et celles du destinataire

Étape 2 : Choisissez votre type

Il existe plusieurs types de lettres de référence. Avant d'écrire le vôtre, vous devez savoir quel type vous écrivez. La réponse dépendra de votre relation avec la personne. Voici les types courants :

• Lettre de référence professionnelle : vous écrirez cette lettre si vous êtes un collègue, un enseignant, un superviseur ou un client qui connaît bien le style de travail et l'éthique de travail de la personne.
• Lettre de référence de caractère : si vous êtes un membre de la famille, un ami, un mentor ou une connaissance ayant une connaissance personnelle des traits de caractère du candidat, vous rédigerez cette lettre. On l'appelle aussi parfois une lettre de référence personnelle.
• Lettre de référence académique: Cette lettre provient d'un conseiller ou d'un enseignant et traite des réalisations académiques et des antécédents scolaires du candidat. Ce type de lettre de référence est particulièrement courant si quelqu'un a fait des études supérieures.

Identifier le type de lettre de référence vous aidera à la rédiger efficacement en utilisant des caractéristiques qui s'appliquent à la personne sur laquelle vous écrivez.

Étape 3 : Recueillir des informations

Vous aurez besoin de quelques informations sur le destinataire de la lettre avant de pouvoir l'écrire. Vous voudrez rassembler ces informations, telles que le nom de l'entreprise, l'adresse et le nom du destinataire. Bien que vous puissiez ouvrir la lettre "à qui de droit", votre lettre aura plus d'impact si la salutation inclut le nom.

Si quelqu'un est en train de remplir une demande d'emploi et de postuler officiellement à un emploi, il peut probablement obtenir ces informations. Demandez au demandeur d'emploi de vous fournir ces informations. Puisqu'ils demandent une faveur pour obtenir la lettre de recommandation, ils devraient être heureux de fournir les informations. Sinon, consultez LinkedIn, qui répertorie souvent ces informations de contact.

Étape 4 : Réfléchissez à votre recommandation

Avant de commencer à écrire, réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous recommanderiez le candidat. Une bonne lettre de recommandation donnera des raisons précises pour lesquelles la personne serait un excellent choix à embaucher. Certaines choses à considérer incluent:

• Bonnes compétences en communication
• Des qualités personnelles comme la persévérance ou la convivialité
• Éthique de travail
• L'expérience professionnelle
• Avantages spécifiques qu'ils ont apportés à votre entreprise

Prenez quelques notes que vous pourrez utiliser au fur et à mesure que vous écrivez la lettre, car cela vous aidera à éviter le blocage de l'écriture.

Étape 5 : Répertorier les informations de contact

En haut de votre lettre, vous énumérerez vos coordonnées, y compris votre nom et votre adresse. Ceci est aligné sur la marge de gauche. En dessous, écrivez la date d'aujourd'hui. Sauter une ligne entre l'adresse et la date. Maintenant, vous devez sauter une autre ligne et mettre les informations de contact du destinataire. Vous aurez besoin du nom du responsable de l'embauche ou du recruteur, de son intitulé de poste, du nom de l'entreprise et de l'adresse de l'entreprise.

Étape 6 : Écrivez la salutation

La salutation sera généralement "Cher M./Mme. Nom de famille : » avec deux-points au lieu d'une virgule après le message d'accueil. Cependant, parfois vous n'aurez pas cette information. Par exemple, vous pouvez écrire « Cher responsable du recrutement » si vous en avez besoin ou « Cher comité d'admission » pour une lettre destinée à un milieu universitaire. Parfois, on vous demandera d'écrire une lettre de recommandation générale qui ne concerne pas une demande d'emploi spécifique. Dans ce cas, "À qui de droit" est approprié. Vous pouvez également choisir "Cher Monsieur/Madame". Dans d'autres scénarios, cependant, évitez cette salutation générique.

Étape 7 : Composez le premier paragraphe

Dans le premier paragraphe, vous devez dire qui vous êtes et comment vous connaissez la personne sur laquelle porte la lettre. Ensuite, incluez des détails comme depuis combien de temps vous les connaissez et pourquoi vous êtes une personne appropriée pour écrire une lettre de recommandation. Enfin, incluez votre recommandation et le titre ou la description spécifique du poste si vous le connaissez. Gardez ce paragraphe relativement court mais complet. En outre, exprimez clairement votre enthousiasme pour le candidat dans ce paragraphe d'ouverture. Évitez toute écriture pelucheuse ou quelque chose qui pourrait sembler exagéré dans votre recommandation. Voici un excellent exemple de premier paragraphe :

"Je m'appelle Sallie Jones et j'écris au nom de John Smith, qui postule pour votre poste de directeur des ventes. Je suis chef d'équipe des ventes chez Acme School Supplies, et John fait partie de mon équipe depuis cinq ans. Je pense qu'il conviendrait parfaitement à votre poste de directeur des ventes.

Remarquez comment l'écrivain a déclaré qui ils étaient, comment ils connaissaient la personne et depuis combien de temps. Enfin, ils ont terminé le paragraphe avec leur déclaration de recommandation.

Étape 8 : Déplacer vers les paragraphes du corps

Les paragraphes restants incluent des détails sur les raisons pour lesquelles vous pensez que la personne est un bon candidat pour le poste. Ici, vous voulez être aussi précis que possible. Mais, encore une fois, utilisez des exemples qui appuient votre recommandation. Lorsque vous réfléchissez à ce qu'il faut inclure, conservez les qualités et les compétences spécifiques à l'emploi ou au programme d'études que la personne essaie d'atteindre. Par exemple, si quelqu'un postule pour un programme d'études supérieures, vous pouvez inclure des informations sur ses compétences en recherche et sa ténacité. D'un autre côté, si quelqu'un postule pour un poste de direction, ses compétences en communication et ses capacités naturelles de leadership se démarqueront. Voici comment un paragraphe du corps pourrait se lire :

« Je crois que John Smith serait un excellent candidat pour votre poste de directeur des ventes. Lorsqu'il travaillait avec moi chez Acme School Supplies, il était tenace pour recruter de nouveaux détaillants. Au cours de nos cinq années ensemble, il a ajouté cinq nouvelles chaînes de magasins à notre liste de fournisseurs. De plus, sa personnalité extravertie l'aide à bien se connecter avec des clients et des fournisseurs potentiels, ce qui serait un atout pour votre entreprise. »

Vous voudrez au moins deux paragraphes de corps. L'un des paragraphes devrait être juste une déclaration de recommandation.

Étape 9 : Fermez la lettre

Vous êtes maintenant prêt à fermer la lettre. Dans la conclusion, résumez les raisons de la recommandation et invitez le destinataire à vous contacter pour d'autres questions. Ajoutez votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone dans le paragraphe. Terminez-le par une signature si vous imprimez la lettre. Si vous l'envoyez numériquement, tapez votre nom complet. Dans la conclusion, utilisez des mots comme « sans réserve », « la plus haute recommandation », « avec confiance » ou « de tout cœur » pour exprimer votre enthousiasme pour le candidat. Voici à quoi cela pourrait ressembler :

“Je suis confiant dans ma recommandation de John pour votre poste de directeur des ventes. Si vous avez des questions ou souhaitez en parler davantage, veuillez me contacter à [email protected] ou au 444-444-4444.

Sincèrement,

Sally Jones
Responsable de l'équipe des ventes, fournitures scolaires Acme »

Étape 10 : Gardez-le à la bonne longueur

Votre lettre de référence doit être de la bonne longueur. En général, il ne devrait pas y avoir plus d'une page. Si vous n'avez qu'un ou deux paragraphes, le destinataire peut supposer que vous ne connaissez pas suffisamment la personne pour la recommander. Par conséquent, la longueur de lettre idéale devrait remplir environ une page dactylographiée. Tout d'abord, choisissez quelques points clés sur la personne qui postule pour l'emploi qu'elle souhaite. Ensuite, travaillez-les en trois ou quatre paragraphes. Assurez-vous d'inclure des informations sur la façon dont vous connaissez la personne.

Étape 11 : Concentrez-vous sur le format

La mise en forme est essentielle lors de l'envoi d'une lettre de recommandation. Vous voulez vous assurer qu'il est à simple interligne, mais incluez un espace entre les paragraphes. De plus, vous voudrez des marges d'un pouce et alignez la lettre à gauche. Pour la police, ne choisissez rien de fou. Une police standard de 12 points, telle que Times New Roman ou Arial, est un bon choix. Vous voulez que la lettre soit facile à lire. Toute police trop fleurie rendra la lettre difficile à lire, ce qui réduira les chances de la personne d'obtenir le poste.

Étape 12 : Relisez votre lettre

Avant d'envoyer la lettre, relisez-la. Envisagez de le faire relire également par quelqu'un d'autre, mais si vous le faites, assurez-vous de ne pas révéler le nom du candidat. Les demandes d'emploi et les recherches d'emploi sont quelque peu privées, vous ne voulez donc pas révéler à quelqu'un un secret censé être gardé secret. N'envoyez pas une lettre de recommandation avec de nombreuses fautes de frappe et de grammaire. Cela peut donner une mauvaise image du candidat. La relecture est indispensable.

Étape 13 : Choisissez la bonne ligne d'objet

Votre ligne d'objet est importante si vous envoyez votre lettre par e-mail. Il doit indiquer le nom du candidat et le titre du poste si vous le connaissez. Utilisez également le mot « recommandation » pour indiquer pourquoi vous envoyez l'e-mail. Ainsi, votre ligne d'objet pourrait ressembler à ceci :

• Recommandation pour John Smith – poste de directeur des ventes

N'oubliez pas que les responsables du recrutement reçoivent quotidiennement des centaines d'e-mails lorsqu'ils ont des postes à pourvoir. Vous devez donc leur montrer dans la ligne d'objet pourquoi ils devraient consulter votre e-mail.

Étape 14 : Étudiez un exemple de lettre de recommandation

Avant d'écrire votre première lettre de référence, prenez le temps d'étudier un bon exemple. Voici ce que vous pourriez écrire :

Sarah Hollingworth
123, rue Principale
Ville d'affaires, NY 12345
333-333-3333
[email protected]

30 juillet 2022

Ralph Lee
Gestionnaire d'embauche
Duluth Tech Co.
383, rue du Sud
Ville d'affaires, IA 12345

Cher M. Lee :

Je suis heureux de recommander Scott Swallow pour le poste d'associé aux ventes chez Duluth Tech Co. En tant que directeur des ventes chez Acme Tech, j'ai eu le plaisir de travailler comme superviseur de Scott au cours des dix dernières années. En tant qu'employé responsable et ponctuel, Scott était l'un de mes plus performants. J'approuve sans réserve ses qualifications et ses compétences.

Tout au long de notre décennie de collaboration, j'ai été impressionné par les connaissances de Scott en matière de tactiques de vente. J'ai également trouvé qu'il avait d'excellentes qualités relationnelles et une bonne intuition, ce qui l'a aidé à bien se connecter avec nos candidats et nos clients. Pendant son séjour chez nous, il a contribué à augmenter nos ventes de 10 % en attirant cinq nouveaux comptes d'entreprise.

Bien que cette compétence en vente ait été l'un de ses principaux avantages, Scott était également très sympathique et un excellent joueur d'équipe. Son optimisme a encouragé d'autres vendeurs à continuer à travailler dur. Il a développé des relations positives dans toute l'entreprise et avec ses collègues directs, et personne ne le considérait comme un concurrent.

Je suis confiant de vous recommander Scott et je pense qu'il conviendrait parfaitement à l'équipe de Duluth Tech Co. Si vous souhaitez poser d'autres questions ou obtenir plus d'informations sur le travail de Scott pour nous, veuillez m'envoyer un e-mail à [email protected] ou appeler le 333-333-3333.

Sincèrement,

Sarah Hollingworth
Directeur des ventes, Acme Tech

Étape 15 : Regardez un exemple de lettre de référence personnelle

Les lettres de référence personnelles se concentrent sur les traits de caractère personnels, et non sur l'expérience de travail professionnelle. Cependant, parce qu'une lettre de référence personnelle est un peu différente d'une lettre professionnelle, voici un aperçu des paragraphes qu'elle peut inclure :

Chère Mme Smith :

Je suis heureux d'écrire une lettre de recommandation au nom de Sarah Hollingsworth, qui est l'une de mes amies les plus proches depuis l'école primaire. Si vous cherchez une employée travailleuse et dévouée qui saura tout donner à votre entreprise, Sarah est celle qu'il vous faut.

Sarah a toujours dû travailler un peu plus dur que les autres à l'école, mais elle n'a jamais abandonné. Elle est restée en tête de classe malgré quelques difficultés d'apprentissage et une vie de famille difficile dans un foyer monoparental. Elle a même obtenu une bourse d'études à l'université en raison de ses universitaires. Cela démontre sa ténacité, qui serait un atout vital pour votre entreprise.

En tant qu'adulte, j'ai vu Sarah réussir dans son travail. Ses recommandations d'anciens clients témoignent de sa nature bienveillante et de son professionnalisme.

Je suis heureux d'offrir ma recommandation pour Sarah pour votre programme. Si vous l'embauchez, vous obtiendrez un membre de l'équipe dévoué et professionnel qui sera un atout pour votre équipe. Si vous voulez en savoir plus, s'il vous plaît écrivez-moi à [email protected] ou appelez le 123-456-7890.

Sincèrement,

Samantha Stephens

Notez que dans cet exemple, l'expéditeur se concentre sur les traits de caractère personnels qu'il a observés plutôt que sur une expérience de travail spécifique. Cependant, l'éthique de travail fait partie de la lettre uniquement parce que c'est quelque chose que l'expéditeur a observé.

Étape 16 : Utilisez un modèle de lettre

Envisagez d'utiliser un modèle de lettre de référence si vous n'avez jamais écrit de lettre de référence auparavant. N'oubliez pas qu'il s'agira d'une lettre commerciale officielle. Voici ce qu'il contiendra :

[Votre nom]
[Votre adresse]
[Ville, État Code postal]

[La date d'aujourd'hui]

[Nom du destinataire]
[Titre d'emploi]
[Compagnie]
{Adresse]
[Ville, État Code postal]

Cher [nom du destinataire] :

Paragraphe 1 : Ce court paragraphe d'introduction indique l'objet de la lettre. Vous inclurez également des informations sur les raisons pour lesquelles vous écrivez une lettre de référence professionnelle.

Paragraphe 2 : Ce paragraphe comprend des détails sur votre relation avec la personne sur laquelle vous écrivez, y compris des faits sur son emploi et ses responsabilités passés.

Paragraphe 3 : Il s'agit d'une phrase fournissant une déclaration sur les qualifications de la personne pour le poste.

Paragraphe 4 : Fournissez des exemples précis pour appuyer votre affirmation précédente.

Paragraphe 5 : Fermez la lettre avec un résumé de votre recommandation et une invitation à vous contacter pour des informations complémentaires. Inclure les informations de contact dans le paragraphe.

Cordialement ou respectueusement vôtre,

[Signature]

[Nom dactylographié]
[Ton poste]

Vous pouvez également conserver ce modèle à portée de main si vous êtes un gestionnaire, car il se peut que l'on vous demande d'écrire régulièrement des lettres de référence. Encore une fois, avoir un modèle sur lequel vous pouvez tirer et dessiner rendra cette tâche plus facile.

Pour plus d'aide pour rédiger votre lettre de référence, consultez notre guide de grammaire et de syntaxe.