Comment rédiger un rapport : un guide

Un rapport est un récit documentaire qui présente et/ou résume les faits concernant un événement, un sujet ou un problème particulier. L'idée est que les personnes qui ne connaissent pas le sujet peuvent trouver tout ce qu'elles doivent savoir dans un bon rapport.

Les rapports facilitent la mise au courant de quelqu'un sur un sujet, mais la rédaction d'un rapport est tout sauf facile. Donc, pour vous aider à comprendre ce qu'il faut faire, nous présentons ci-dessous notre propre petit rapport, tout sur la rédaction de rapports.

Qu'est-ce qu'un rapport ?

En termes techniques, la définition d'un rapport est assez vague : tout compte rendu, oral ou écrit, des questions concernant un sujet particulier. Cela pourrait faire référence à n'importe quoi, d'un témoignage en salle d'audience à un rapport de livre d'un élève du primaire.

Vraiment, quand les gens parlent de «rapports», ils font généralement référence à des documents officiels décrivant les faits d'un sujet, généralement rédigés par un expert sur le sujet ou par une personne chargée d'enquêter dessus. Il existe différents types de rapports, expliqués dans la section suivante, mais ils correspondent pour la plupart à cette description.

Quel type d'informations sont partagées dans les rapports ? Bien que tous les faits soient les bienvenus, les rapports, en particulier, ont tendance à présenter ces types de contenu :

• Détails d'un événement ou d'une situation
• Les conséquences ou l'effet continu d'un événement ou d'une situation
• Évaluation de données statistiques ou analytiques
• Interprétations des informations contenues dans le rapport
• Prédictions ou recommandations basées sur les informations contenues dans le rapport
• Comment les informations sont liées à d'autres événements ou rapports

Les rapports sont étroitement liés à la rédaction d'essais , bien qu'il existe des distinctions claires. Alors que les deux s'appuient sur des faits, les essais ajoutent les opinions personnelles et les arguments des auteurs. Les rapports ne s'en tiennent généralement qu'aux faits, bien qu'ils puissent inclure une partie de l'interprétation de l'auteur de ces faits, très probablement dans la conclusion.

De plus, les rapports sont fortement organisés, généralement avec des tables des matières et de nombreux titres et sous-titres. Cela permet aux lecteurs de parcourir plus facilement les rapports pour trouver les informations qu'ils recherchent. Les essais, en revanche, sont destinés à être lus du début à la fin, et non à parcourir des informations spécifiques.

Types de rapports

Il existe différents types de rapports, selon le but et à qui vous présentez votre rapport. Voici une liste rapide des types de rapports courants :

• Rapport académique: teste la compréhension d'un étudiant sur le sujet, tel que des comptes rendus de livres, des rapports sur des événements historiques et des biographies
• Rapports commerciaux : identifie les informations utiles à la stratégie commerciale, telles que les rapports marketing, les mémos internes, l'analyse SWOT et les rapports de faisabilité
• Rapports scientifiques : partage les résultats de la recherche, tels que les articles de recherche et les études de cas, généralement dans des revues scientifiques

Les rapports peuvent être divisés en catégories en fonction de la façon dont ils sont rédigés. Par exemple, un rapport peut être formel ou informel, court ou long, interne ou externe. En entreprise, un rapport vertical partage des informations avec des personnes à différents niveaux de la hiérarchie (c'est-à-dire des personnes qui travaillent au-dessus et en dessous de vous), tandis qu'un rapport latéral est destiné aux personnes au même niveau de l'auteur, mais dans des services différents.

Il existe autant de types de rapports que de styles d'écriture, mais dans ce guide, nous nous concentrons sur les rapports académiques, qui ont tendance à être formels et informatifs.

>>Lire la suite : Qu'est-ce que l'écriture académique ?

Quelle est la structure d'un rapport ?

La structure d'un rapport dépend du type de rapport et des exigences de la mission. Bien que les rapports puissent utiliser leur propre structure unique, la plupart suivent ce modèle de base :

• Résumé analytique : tout comme un résumé dans un article universitaire, un résumé analytique est une section autonome qui résume les conclusions de votre rapport afin que les lecteurs sachent à quoi s'attendre. Il s'agit principalement des bulletins officiels et moins des bulletins scolaires.
• Introduction : En établissant le corps du rapport, votre introduction explique le sujet général dont vous êtes sur le point de discuter, avec votre énoncé de thèse et toute information de base nécessaire à connaître avant d'entrer dans vos propres conclusions.
• Corps : Le corps du rapport explique toutes vos principales découvertes, réparties en titres et sous-titres. Le corps constitue la majorité de l'ensemble du rapport; alors que l'introduction et la conclusion ne font que quelques paragraphes chacune, le corps peut s'étendre sur plusieurs pages.
• Conclusion : La conclusion est l'endroit où vous rassemblez toutes les informations dans votre rapport et arrivez à une interprétation ou à un jugement définitif. C'est généralement là que l'auteur entre ses propres opinions ou conclusions personnelles.

Si vous savez comment rédiger un document de recherche , vous remarquerez que la rédaction du rapport suit la même structure introduction-corps-conclusion, en ajoutant parfois un résumé. Les rapports ont généralement leurs propres exigences supplémentaires, telles que les pages de titre et les tables des matières, que nous expliquons dans la section suivante.

Que doit-on inclure dans un rapport ?

Il n'y a pas d'exigences fermes pour ce qui est inclus dans un rapport. Chaque école, entreprise, laboratoire, gestionnaire de tâches et enseignant peut créer son propre format, en fonction de ses besoins uniques. En général, cependant, soyez à l'affût de ces exigences particulières, elles ont tendance à surgir souvent :

• Page de titre : Les rapports officiels utilisent souvent une page de titre pour garder les choses organisées ; si une personne doit lire plusieurs rapports, les pages de titre en facilitent le suivi.
• Table des matières : tout comme dans les livres, la table des matières aide les lecteurs à accéder directement à la section qui les intéresse, ce qui permet une navigation plus rapide.
• Numérotation des pages : une courtoisie courante si vous rédigez un rapport plus long, la numérotation des pages garantit que les pages sont dans l'ordre en cas de confusion ou d'erreurs d'impression.
• Titres et sous-titres : les rapports sont généralement divisés en sections, divisées par des titres et des sous-titres, pour faciliter la navigation et la numérisation.
• Citations : si vous citez des informations provenant d'une autre source, les consignes de citations vous indiquent le format recommandé.
• Page des ouvrages cités : Une bibliographie à la fin du rapport répertorie les crédits et les mentions légales des autres sources dont vous avez tiré des informations.

Comme toujours, reportez-vous à la mission pour les directives spécifiques sur chacun d'eux. Les personnes qui lisent le rapport doivent vous indiquer les guides de style ou la mise en forme dont elles ont besoin.

Comment rédiger un rapport en 7 étapes

Entrons maintenant dans les détails de la rédaction d'un rapport. Suivez les sept étapes de rédaction de rapport ci-dessous pour passer d'une idée à un document terminé.

1 Choisissez un sujet en fonction du devoir

Avant de commencer à écrire, vous devez choisir le sujet de votre rapport. Souvent, le sujet vous est assigné, comme pour la plupart des rapports commerciaux, ou prédéterminé par la nature de votre travail, comme pour les rapports scientifiques. Si tel est le cas, vous pouvez ignorer cette étape et passer à autre chose.

Si vous êtes chargé de choisir votre propre sujet, comme c'est le cas pour de nombreux rapports universitaires, il s'agit de l'une des étapes les plus importantes de tout le processus d'écriture. Essayez de choisir un sujet qui correspond à ces deux critères :

• Il y a suffisamment d'informations : choisissez un sujet qui n'est pas trop général mais pas trop spécifique, avec suffisamment d'informations pour remplir votre rapport sans remplissage, mais pas trop pour ne pas pouvoir tout couvrir.
• C'est quelque chose qui vous intéresse : bien que ce ne soit pas une exigence stricte, cela contribue à la qualité d'un rapport si vous êtes intéressé par le sujet.

Bien sûr, n'oubliez pas les instructions du devoir, y compris la longueur, alors gardez-les à l'esprit lorsque vous décidez.

2 Mener des recherches

Avec les rapports commerciaux et scientifiques, la recherche est généralement la vôtre ou fournie par l'entreprise, bien qu'il y ait encore beaucoup de recherches de sources externes dans les deux.

Pour les articles académiques, vous êtes en grande partie seul pour la recherche, à moins que vous ne soyez obligé d'utiliser du matériel de cours. C'est l'une des raisons pour lesquelles choisir le bon sujet est si crucial ; vous n'irez pas loin si le sujet que vous avez choisi n'a pas suffisamment de recherches disponibles.

La clé est de rechercher uniquement des sources fiables : documents officiels, autres rapports, articles de recherche, études de cas, livres d'auteurs respectés, etc. N'hésitez pas à utiliser les recherches citées dans d'autres rapports similaires. Vous pouvez souvent trouver beaucoup d'informations en ligne grâce aux moteurs de recherche, mais un petit tour à la bibliothèque peut aussi vous aider à la rigueur.

3 Rédigez un énoncé de thèse

Avant d'aller plus loin, rédigez un énoncé de thèse pour vous aider à conceptualiser le thème principal de votre rapport. Tout comme la phrase de sujet d'un paragraphe, l'énoncé de thèse résume le point principal de votre écriture, dans ce cas, le rapport.

Une fois que vous avez collecté suffisamment de recherches, vous devriez remarquer certaines tendances et certains modèles dans les informations. Si ces modèles infèrent tous ou conduisent à un point plus important et global, c'est votre énoncé de thèse.

Par exemple, si vous écriviez un rapport sur les salaires des employés de la restauration rapide, votre thèse pourrait être quelque chose comme : "Bien que les salaires aient été proportionnels aux frais de subsistance, après des années de stagnation, ils ne sont plus adéquats". À partir de là, le reste de votre rapport développera cette thèse, avec de nombreuses preuves et des arguments à l'appui.

Il est bon d'inclure votre énoncé de thèse à la fois dans le résumé et dans l'introduction de votre rapport, mais vous voulez quand même le comprendre tôt afin de savoir dans quelle direction aller lorsque vous travaillerez ensuite sur votre plan.

4 Préparez un plan

La rédaction d'un plan est recommandée pour tous les types d'écriture, mais elle est particulièrement utile pour les rapports, car ils mettent l'accent sur l'organisation. Étant donné que les rapports sont souvent séparés par des titres et des sous-titres, un plan solide vous permet de rester sur la bonne voie tout en écrivant sans rien manquer.

Vraiment, vous devriez commencer à réfléchir à votre plan pendant la phase de recherche, lorsque vous commencez à remarquer des modèles et des tendances. Si vous êtes bloqué, essayez de dresser une liste de tous les points clés, détails et preuves que vous souhaitez mentionner. Voyez si vous pouvez les classer dans des catégories générales et spécifiques, que vous pouvez transformer respectivement en titres et sous-titres.

5 Rédigez un brouillon

En fait, la rédaction du brouillon , ou premier brouillon, est généralement l'étape la plus longue. C'est ici que vous prenez toutes les informations de votre recherche et que vous les mettez en mots. Pour éviter d'être submergé, suivez simplement votre plan étape par étape pour vous assurer de ne rien oublier accidentellement.

N'ayez pas peur de faire des erreurs; c'est la règle numéro un pour écrire un brouillon. S'attendre à ce que votre premier brouillon soit parfait ajoute beaucoup de pression. Au lieu de cela, écrivez de manière naturelle et détendue, et souciez-vous des détails spécifiques comme le choix des mots et corrigez les erreurs plus tard. C'est à cela que servent les deux dernières étapes, de toute façon.

6 Révisez et modifiez votre rapport

Une fois votre brouillon terminé, il est temps de revenir en arrière et de commencer à corriger les erreurs que vous avez ignorées la première fois. (Avant de vous replonger, cependant, il est utile de dormir dessus pour commencer à éditer à nouveau, ou au moins de faire une petite pause pour se détendre après avoir écrit le brouillon.)

Nous vous recommandons de relire d'abord votre rapport pour tout problème majeur, comme couper ou déplacer des phrases et des paragraphes entiers. Parfois, vous constaterez que vos données ne correspondent pas ou que vous avez mal interprété un élément de preuve clé. C'est le bon moment pour corriger les erreurs de la "vue d'ensemble" et réécrire les sections plus longues si nécessaire.

Si vous ne savez pas quoi rechercher lors de l'édition, vous pouvez lire notre guide précédent avec quelques conseils d'auto-édition plus avancés .

7 Relisez et vérifiez les erreurs

Enfin, il est utile de revoir votre rapport une dernière fois, juste pour optimiser votre formulation et vérifier les fautes de grammaire ou d'orthographe. À l'étape précédente, vous avez vérifié les erreurs de "vue d'ensemble", mais ici, vous recherchez des problèmes spécifiques, voire tatillons.

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