Comment rédiger une lettre de démission
Publié: 2021-08-09Quitter un emploi peut être excitant. Mais cela peut aussi être inconfortable, surtout lorsqu’il s’agit d’annoncer la nouvelle à vos collègues actuels. Rédiger une lettre de démission peut sembler difficile à un moment où vous avez déjà beaucoup de choses en tête. Il est courant de partager ce changement en face à face (par courtoisie envers votre manager et vos pairs) et également de mettre la nouvelle par écrit, sous la forme d'une lettre de démission (à des fins officielles des RH). Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas exactement quoi inclure et comment le formuler de manière appropriée ?
Rédiger une lettre de démission ne doit pas nécessairement être une préoccupation. Dans ce guide, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la façon de rédiger une lettre de démission. Nous passons en revue ce qu’il faut inclure dans le vôtre et donnons quelques conseils utiles. De plus, nous fournissons un modèle de lettre de démission pratique pour vous aider à démarrer.
Ce qu'il faut inclure dans votre lettre de démission
Comme pour la rédaction d'une lettre de motivation , lorsque vous rédigez une lettre de démission, vous devez inclure des informations spécifiques que l'employeur doit connaître. En plus de cela, vous devez suivre une étiquette de travail, de sorte que votre employeur s'attendra également à certaines plaisanteries. Plus précisément, votre lettre de démission doit comprendre les éléments suivants :
Salutation formelle et clôture
Les lettres de démission sont des documents commerciaux, elles s'ouvrent donc par un « Cher » formel et se terminent par une conclusion appropriée telle que « sincèrement vôtre ».
Annonce de votre démission
Généralement, la première phrase de votre lettre de démission explique votre intention de quitter votre poste. Cela informe immédiatement le lecteur du contenu de votre lettre et évite d'enterrer le lede. Indiquez clairement que vous démissionnez dans un langage simple. Si votre lettre de démission est trop vague ou ambiguë, vos employeurs pourraient la mal interpréter. Il est préférable d'être franc et direct, en d'autres termes,d'enlever le pansement rapidement.
La plupart des gens n'aiment pas annoncer de mauvaises nouvelles, c'est pourquoi certains ont tendance à adoucir leur lettre de démission avec des euphémismes ou des couvertures (un langage incertain comme « Je pense… » ou « Ce serait peut-être mieux si… »). Non seulement cela crée une ambiguïté, mais cela encombre également votre écriture de mots excessifs qui nuisent à votre message.
Date à laquelle vous arrêtez de travailler
Il est essentiel d'indiquer ouvertement votre dernier jour de travail afin que votre entreprise puisse s'adapter correctement. De nombreux préparatifs sont nécessaires, comme trouver votre remplaçant ou encore restructurer votre équipe. Pour bien programmer et organiser ces événements, l’entreprise a besoin d’une date concluante.
Offre d’aide à la transition
Lorsque vous démissionnez, vous mettez l’entreprise dans une position difficile. Une bonne étiquette de travail suggère que vous aidiez votre équipe à préparer votre départ entre votre démission et votre dernier jour pour éviter d'alourdir vos collègues.
Les façons spécifiques dont vous pouvez aider varient d'un emploi à l'autre, mais voici quelques tâches courantes :
- rédiger un plan de transition qui détaille qui assumera quelles de vos anciennes tâches, le cas échéant
- former votre remplaçant ou vos collègues
- transférer la propriété des projets
- rédiger un manuel sur la façon dont vous accomplissez certaines tâches
- détaillant votre emploi du temps en cours afin que quelqu'un puisse reprendre là où vous vous êtes arrêté
- informer/transférer vos contacts professionnels
Vous devrez probablement régler ces détails avec votre responsable, vous n'aurez donc pas besoin de vous engager sur des détails dans votre lettre de démission. Même si aucune assistance n’est nécessaire, c’est quand même un geste attentionné à offrir. Celui qui lit votre lettre de démission l'appréciera.
Déclaration polie de gratitude (si sincère)
Il est souvent considéré comme courtois de remercier l'entreprise pour l'opportunité d'y travailler, surtout si elle a fourni une formation ou une aide personnelle. Bien sûr, si la raison de votre départ implique un lieu de travail hostile, n'hésitez pas à ignorer cette section car elle pourrait paraître hypocrite ou inauthentique.
Coordonnées
Quelque part dans votre lettre de démission, indiquez vos coordonnées à jour. Peut-être que les RH auront peut-être besoin de discuter de quelque chose avec vous à l'avenir, ou peut-être que vos collègues ou votre remplaçant auront quelques questions.
Si vous écrivez une lettre officielle, vos coordonnées doivent figurer sous votre nom dans le coin supérieur gauche. Si vous écrivez un e-mail, vous pouvez l'ajouter en bas sous votre signature.
Comment rédiger une lettre de démission
Avant tout, vous devez choisir le bon canal de communication pour votre lettre de démission. Habituellement, les lettres de démission sont envoyées par courrier électronique ou imprimées et remises en main propre.
Comme mentionné ci-dessus, il est recommandé de démissionner en personne (soit en personne, soit par appel vidéo si vous travaillez à distance), puis de remettre votre lettre de démission. Non seulement c’est plus poli, mais vous contrôlez également le moment où la nouvelle est diffusée. Si vous envoyez simplement un courriel ou une lettre, vous ne savez pas quand la personne le lira, ce qui peut compliquer les choses, notamment concernant le préavis de deux semaines.
En supposant que vous démissionniez d'abord en personne, le choix entre l'impression et l'envoi par courrier électronique dépend de votre entreprise. Les entreprises plus formelles aimeraient imprimer des lettres, tandis que les entreprises plus informelles préféreraient un e-mail. En cas de doute, vous pouvez simplement demander à votre responsable ou à votre équipe RH ce qu'ils préféreraient, après avoir annoncé la nouvelle, bien sûr.
Lorsque vous rédigez votre démission, tenez-vous-en à l'essentiel et soyez bref :pas plus d'une page. Couvrez tous les domaines mentionnés ci-dessus et restez-en là. Pas besoin de s'attarder sur les détails.
Si vous entretenez une relation personnelle avec votre manager, vous aurez peut-être l'impression d'avoir plus à dire. Dans ce cas, pourquoi ne pas leur envoyer une lettre personnelle ? Votre lettre de démission doit être strictement professionnelle, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas partager vos réflexions dans un message séparé et informel.
Quant au ton, utilisez le même langage que vous le feriez pour écrire sur LinkedIn . Même lorsque les émotions sont au rendez-vous, les lettres de démission restent des documents formels. Évitez les blagues, l’argot, les émojis et autres communications qui pourraient sembler trop informelles.
Modèle de lettre de démission
Voici un modèle de lettre de démission pour vous aider à démarrer. N'hésitez pas à le copier et à remplir les champs en conséquence.
Veuillez accepter cette lettre comme ma démission officielle de[entreprise]. Mon dernier jour sera le[date].
Je suis reconnaissant pour l'opportunité que vous et[entreprise]m'avez donnée d'apprendre et de grandir en tant que[titre du poste]. Ce fut un plaisir de faire partie d'une équipe aussi innovante et dynamique.
J'ai hâte de faire tout ce que je peux pour faciliter cette transition, y compris[tâche utile]. Je vous souhaite, à vous et à[entreprise],tout le meilleur pour atteindre vos objectifs.
Cordialement vôtre,
[nom et prénom]
[e-mail]
[numéro de téléphone]
[adresse]
Conseils pour rédiger une lettre de démission
Chronométrez-le de manière appropriée
Votre lettre de démission ne devrait pas être la première fois que votre employeur entend parler de votre départ. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, vous ne pouvez pas contrôler le moment où ils liront votre lettre, sans compter que les nouvelles importantes doivent toujours être annoncées en personne.
Votre lettre de démission fait plutôt officede documentationquede notification. Considérez-le comme un reçu. La meilleure pratique consiste à informer votre responsable que vous démissionnez en personne, puis à lui remettre la lettre de démission comme document officiel.
Vous pouvez remettre à votre employeur une lettre imprimée lorsque vous en discutez en personne, ou vous pouvez l'envoyer par courrier électronique par la suite. Quoi qu’il en soit, cela doit compléter une conversation en personne et non la remplacer.
Ne brûlez pas les ponts
Rester cordial n’est pas uniquement une question de bonnes manières ; il est courant que les gens conservent leurs relations de travail même après leur démission. Peut-être y aura-t-il une nouvelle ouverture intéressante dans votre ancienne entreprise à l'avenir, ou peut-être aimeriez-vous les recommander en tant que client pour votre nouvelle entreprise. Ces situations se déroulent plus facilement si vous mettez fin aux choses à l’amiable.
De plus, vous devrez souvent utiliser votre ancien employeur comme référence pour de nouveaux emplois. Dire des choses négatives dans votre lettre de démission ne fera que nuire à vos chances de trouver un nouvel emploi si votre ancien employeur vous en veut.
Au lieu d’exprimer tous vos sentiments négatifs, il vaut mieux être poli. Même si vous partez en raison d'un environnement de travail hostile, indiquez-le en termes professionnels : de cette façon, votre entreprise enregistrera votre plainte au cas où d'autres personnes partiraient pour les mêmes raisons.
Toujours relire
Ne gâchez pas votre sortie gracieuse avec une faute de frappe embarrassante. Comme pour tout document important, relisez-le attentivement pour détecter les erreurs avant que quiconque puisse le voir. Lisez-le rapidement lorsque vous avez terminé pour vérifier les fautes d’orthographe et de grammaire.
Les suggestions d'écriture de Grammarly vous informeront de toute erreur pendant que vous écrivez, avec des commentaires sur la façon de les corriger. De plus, notre détecteur de tonalité garantit que votre lettre de démission apparaît comme vous le souhaitez, en vous permettant de savoir si vous semblez trop « informel », « énergique » ou « accusateur », vous offrant ainsi une tranquillité d'esprit supplémentaire.
Cet article a été initialement rédigé en 2017 par Karen Hertzberg. Il a été mis à jour pour inclure de nouvelles informations.