Comment rédiger une lettre de démission

Quitter un emploi peut sembler excitant. Mais cela peut aussi être inconfortable, surtout lorsqu'il s'agit d'annoncer la nouvelle à vos collègues actuels. Rédiger une lettre de démission peut sembler difficile à un moment où vous avez déjà beaucoup de choses en tête. C'est le protocole standard de partager ce changement en face à face (par courtoisie pour votre manager et vos pairs) et de mettre également la nouvelle par écrit, sous la forme d'une lettre de démission (à des fins RH officielles). Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas exactement quoi inclure et comment le formuler de manière appropriée ?

Écrire une lettre de démission n'a pas à être quelque chose d'inquiétant. Dans ce guide, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la rédaction d'une lettre de démission. Nous passons en revue ce qu'il faut inclure dans le vôtre et couvrons quelques conseils utiles. De plus, nous fournissons un modèle de lettre de démission pratique pour vous aider à démarrer.

Quoi inclure dans votre lettre de démission

Comme pour la rédaction d'une lettre de motivation , lorsque vous rédigez une lettre de démission, vous devez inclure des informations spécifiques que l'employeur doit connaître. En plus de cela, il y a une étiquette de travail que vous devez suivre, donc votre employeur s'attendra également à certaines plaisanteries. Plus précisément, votre lettre de démission doit inclure les éléments suivants :

Accueil formel et clôture

Les lettres de démission sont des documents commerciaux, donc ouvrez-les avec un "Cher" formel et concluez avec une fermeture appropriée telle que " sincèrement vôtre ".

Annonce de votre démission

Généralement, la première phrase de votre lettre de démission explique votre intention de quitter votre poste. Cela informe immédiatement le lecteur sur le contenu de votre lettre, et évite d'enterrer le lede. Indiquez clairement que vous démissionnez en langage simple. Si votre lettre de démission est trop vague ou ambiguë, vos employeurs pourraient mal l'interpréter. Il est préférable d'être franc et direct, c'est-à-dire d' enlever rapidement le pansement .

La plupart des gens n'aiment pas annoncer de mauvaises nouvelles, alors certains ont tendance à adoucir leur lettre de démission avec des euphémismes ou des couvertures (langage incertain comme « je pense… » ou « ce serait mieux si… »). Non seulement cela crée une ambiguïté, mais cela encombre également votre écriture avec des mots en excès qui nuisent à votre message.

Date à laquelle vous arrêtez de travailler

Il est crucial d'indiquer ouvertement votre dernier jour d'emploi afin que votre entreprise puisse s'adapter correctement. De nombreux préparatifs sont nécessaires, comme trouver votre remplaçant ou encore restructurer votre équipe. Pour programmer et organiser correctement ces événements, l'entreprise a besoin d'une date définitive.

Offre d'aide à la transition

Lorsque vous démissionnez, vous placez l'entreprise dans une position difficile. Une bonne étiquette de travail suggère que vous aidiez votre équipe à préparer votre départ entre votre démission et votre dernier jour pour éviter de surcharger vos collègues.

Les façons spécifiques dont vous pouvez aider varient d'un emploi à l'autre, mais voici quelques tâches courantes :

• rédiger un plan de transition qui détaille qui assumera laquelle de vos anciennes tâches, le cas échéant
• former votre remplaçant ou vos collègues
• transfert de propriété des projets
• rédiger un manuel sur la façon dont vous accomplissez certaines tâches
• détaillant votre emploi du temps en cours afin que quelqu'un puisse reprendre là où vous vous étiez arrêté
• informer/transférer vos contacts professionnels

Vous devrez probablement régler ces détails avec votre responsable, vous n'avez donc pas besoin de vous engager sur des détails dans votre lettre de démission. Même s'il n'y a pas d'assistance nécessaire, c'est toujours un geste attentionné à offrir. Celui qui lit votre lettre de démission l'appréciera.

Reconnaissance polie (si sincère)

Il est souvent considéré comme courtois de remercier l'entreprise pour l'opportunité d'y travailler, surtout si elle a fourni une formation ou une aide personnelle. Bien sûr, si la raison de votre départ implique un lieu de travail hostile, n'hésitez pas à ignorer cette section car elle pourrait sembler hypocrite ou inauthentique.

Informations de contact

Quelque part dans votre lettre de démission, incluez des informations de contact à jour pour vous-même. Peut-être que les RH devront peut-être discuter de quelque chose avec vous à l'avenir, ou peut-être que vos collègues ou votre remplaçant auront quelques questions.

Si vous écrivez une lettre officielle, vos coordonnées doivent figurer sous votre nom dans le coin supérieur gauche. Si vous écrivez un e-mail, vous pouvez l'ajouter en bas sous votre signature.

Comment rédiger une lettre de démission

Avant tout, vous devez choisir le bon canal de communication pour votre lettre de démission. Habituellement, les lettres de démission sont envoyées par e-mail ou imprimées et remises en mains propres.

Comme mentionné ci-dessus, il est recommandé de démissionner en personne (soit en personne, soit par appel vidéo si vous travaillez à distance), puis de remettre votre lettre de démission. Non seulement c'est plus poli, mais vous contrôlez également quand les nouvelles sont livrées. Si vous envoyez simplement un courriel ou une lettre, vous ne savez pas quand la personne le lira, cela peut compliquer les choses, surtout en ce qui concerne le préavis de deux semaines.

En supposant que vous démissionniez d'abord en personne, le choix entre l'impression et l'e-mail dépend de votre entreprise. Les entreprises plus formelles aimeraient des lettres imprimées, tandis que les plus décontractées se contenteraient d'un e-mail. En cas de doute, vous pouvez simplement demander à votre responsable ou à votre équipe RH ce qu'il préférerait, après avoir annoncé la nouvelle, bien sûr.

Lorsque vous rédigez votre démission, ne vous en tenez qu'à l'essentiel et soyez bref : pas plus d'une page . Couvrir tous les domaines mentionnés ci-dessus et en rester là. Inutile de s'attarder sur les détails.

Si vous entretenez une relation personnelle avec votre supérieur, vous aurez peut-être l'impression d'avoir plus à dire. Dans ce cas, pourquoi ne pas leur envoyer une lettre personnelle ? Votre lettre de démission doit être strictement professionnelle, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas partager vos pensées dans un message séparé et informel.

Quant au ton, utilisez le même langage que vous écririez sur LinkedIn . Même lorsque les émotions sont impliquées, les lettres de démission restent des documents formels. Évitez les blagues, l'argot, les emojis et autres communications qui pourraient sembler trop décontractées.

Modèle de lettre de démission

Voici un modèle de lettre de démission pour vous aider à démarrer. N'hésitez pas à le copier et à remplir les champs en conséquence.

Conseils pour rédiger une lettre de démission

Chronométrez-le de manière appropriée

Votre lettre de démission ne devrait pas être la première fois que votre employeur entend parler de votre départ. Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, vous ne pouvez pas contrôler quand ils lisent votre lettre, sans compter que les nouvelles importantes doivent toujours être annoncées en personne.

Au contraire, votre lettre de démission sert davantage de documentation que de notification . Considérez-le comme un reçu. La meilleure pratique consiste à informer votre responsable que vous démissionnez en personne, puis à remettre la lettre de démission en tant que document officiel.

Vous pouvez remettre une lettre imprimée à votre employeur lorsque vous en discutez en personne, ou vous pouvez l'envoyer par e-mail par la suite. Dans tous les cas, il doit compléter une conversation en personne, et non la remplacer.

Ne coupez pas les ponts

Rester cordial n'est pas complètement une question de bonnes manières; il est courant que les gens conservent des relations de travail même après avoir démissionné. Peut-être y aura-t-il une nouvelle ouverture attrayante dans votre ancienne entreprise à l'avenir, ou peut-être aimeriez-vous les recommander en tant que client de votre nouvelle entreprise. Ces situations se déroulent plus facilement si vous terminez les choses à l'amiable.

De plus, vous devrez souvent utiliser votre ancien employeur comme référence pour de nouveaux emplois. Dire des choses négatives dans votre lettre de démission ne fera que nuire à vos chances de trouver un nouvel emploi si votre ancien employeur vous en veut.

Au lieu d'exprimer tous vos sentiments négatifs, il est préférable d'être poli. Même si vous partez en raison d'un environnement de travail hostile, indiquez-le en termes professionnels - de cette façon, votre entreprise conservera votre plainte au cas où d'autres partiraient pour les mêmes raisons.

Relisez toujours

N'entachez pas votre sortie gracieuse avec une faute de frappe embarrassante. Comme pour tout document important, relisez-le attentivement avant que quelqu'un d'autre ne puisse le voir. Lisez-le rapidement lorsque vous avez terminé pour vérifier les fautes d'orthographe et de grammaire.

Les suggestions d'écriture de Grammarly vous informeront de toute erreur pendant que vous écrivez, avec des commentaires sur la façon de les corriger. De plus, notre détecteur de tonalité garantit que votre lettre de démission se présente comme vous le souhaitez, en vous indiquant si vous semblez trop "informel", "forcé" ou "accusatoire", vous offrant une tranquillité d'esprit supplémentaire.

Cet article a été initialement écrit en 2017 par Karen Hertzberg. Il a été mis à jour pour inclure de nouvelles informations.